Quando lavoro recensione e valutazione

Gli smartphone sono diventati un'estensione della vita delle persone, sia a casa che al lavoro. Ciò ha avuto un profondo effetto sul modo in cui gli ingegneri costruiscono software, in particolare la pianificazione dei dipendenti e il software di pianificazione dei turni come When I Work. A partire da $ 9 al mese per una posizione e fino a cinque utenti, When I Work è uno strumento mobile-compatibile che si presenta e funziona perfettamente sui telefoni, ha un'interfaccia moderna e intuitiva (UI); e gioca bene con altri software di gestione delle risorse umane (HR) attraverso le API (Application Programming Interface) aperte. Non è l'opzione di pianificazione più economica e manca di alcune funzionalità potenzialmente importanti come la previsione, che è ciò che lo tiene dietro il vice vincitore di Editors 'Choice. Tuttavia, molteplici funzionalità per il risparmio di tempo e un'abbondanza di formazione e supporto valgono il prezzo per alcune organizzazioni.

Chiunque abbia mai dovuto organizzare turni per un negozio, un ristorante o una fabbrica sa che può richiedere enormi quantità di tempo. Piattaforme come When I Work mirano a minimizzarlo, incluso il tempo necessario per l'installazione. La piattaforma offre diversi modi per aggiungere dipendenti e una varietà di opzioni per creare programmi giornalieri, settimanali e mensili.

Accedere a livello di amministratore o gestore di sistema e vedrai il Dashboard principale della piattaforma, che mostra una manciata di widget preconfigurati che mostrano il programma della giornata, gli avvisi di presenza e altre azioni che richiedono attenzione; periodo di retribuzione corrente e confronto tra il costo del lavoro stimato e il totale delle ore lavorate. Le icone per le funzioni principali del servizio vengono eseguite da sinistra a destra in alto, inclusa un'icona a forma di campana per le notifiche.

Per integrare nuovi dipendenti, dall'icona Strumenti sulla barra di navigazione principale selezionare Dipendenti> Aggiungi dipendente e inserire un minimo di informazioni di contatto. Quindi, fai clic sul pulsante verde "Aggiungi dipendente" in basso per inviare alla persona un invito a registrarsi. Quando il dipendente accede per la prima volta, gli verrà chiesto di inserire le informazioni mancanti, tra cui una foto, le ore totali che desidera lavorare in una settimana e se desidera ricevere o meno la pianificazione e altri avvisi via e-mail o tramite l'app mobile della piattaforma. I manager possono anche aggiungere nuovi dipendenti facendo clic sul pulsante verde "Invita dipendenti" sulla barra di navigazione principale, digitando l'indirizzo e-mail o il numero di telefono di un nuovo lavoratore e facendo clic su "Aggiungi" per inviare loro un invito a installare l'app e compilare il loro informazione. I nuovi account possono anche caricare informazioni per il personale esistente da fogli di calcolo di Microsoft Excel o estrarre i dati dei dipendenti da Square, un processore di carte di credito e un servizio POS (Point of Sale).

Dare ai dipendenti il ​​potere sugli orari

Per rimanere competitivi, le aziende di alcuni settori stanno dando ai dipendenti un maggiore controllo sui loro programmi e When I Work fa un buon lavoro nel fornire assistenza, consentendo anche ai dipendenti di utilizzare il proprio smartphone per farlo. Nell'app, i lavoratori selezionano Inserisci la tua disponibilità> Imposta disponibilità e usano una griglia del calendario per indicare quando possono funzionare: trascinando e rilasciando un'icona verde "Pollice su" tra giorni e ore sono disponibili e una "Pollice giù" rossa icona a volte no. Possono anche indicare quando di solito dormono di notte, quindi il sistema silenzia gli avvisi durante quelle ore, il che è un tocco premuroso.

Gli amministratori di sistema possono configurare le impostazioni di Quando lavoro in modo che i dipendenti possano ottenere turni aperti per i quali sono qualificati a lavorare, rilasciare turni o scambiare turni con altri dipendenti, tutti con o senza l'approvazione di un manager. Per scambiare i turni, i dipendenti selezionano "La mia agenda", fanno clic sul turno che desiderano scambiare, quindi scelgono Dettagli turno> Cambia turno. Lo schermo mostra quindi tutti i colleghi con i quali potevano passare in base alle loro qualifiche e disponibilità, e consente persino alla persona di fare clic su chiunque non desideri offrire lo scambio; possono quindi aggiungere un messaggio e premere "Invia". Le offerte di swap vengono visualizzate come notifiche push sui telefoni degli invitati. I dipendenti sono anche in grado di dividere i loro turni, offrendo parte di un turno programmato a un altro dipendente. La società ha anche recentemente aggiunto funzionalità di chat al software, che consente agli utenti di comunicare in tempo reale prima di inviare richieste di cambio turno.

programmazione

I nuovi account devono prima fare clic su Impostazioni> Posizioni per inserire i nomi di ogni tipo di lavoro nell'azienda, che possono essere codificati a colori per facilitarne il tracciamento sulla griglia di pianificazione. Usa Impostazioni> Posizioni per inserire posizioni, che possono essere posizioni fisiche separate o diverse aree di lavoro o dipartimenti all'interno di un singolo stabilimento; questa è una funzione utile per le aziende che utilizzano diversi programmatori per diversi dipartimenti. Una volta impostate le informazioni su dipendente, lavoro e posizione, è tempo di costruire un programma.

Il modulo Scheduler della piattaforma può essere configurato per mostrare un calendario giornaliero, settimanale e (a seconda del livello di servizio acquistato) mensile per una posizione specifica. Tutti i dipendenti collegati a quella posizione appaiono a sinistra e i giorni o le ore del giorno attraversano la parte superiore, creando una griglia di celle aperte che rappresentano le ore possibili che una persona può lavorare. Crea turni facendo doppio clic in una cella aperta, che apre una finestra di informazioni a comparsa per quel dipendente, mostrando quale turno durante tale periodo sono qualificati per riempire e se sono disponibili. Se i dipendenti lavorano in più posizioni, il sistema riconosce se sono già assegnati a un turno in un'altra posizione. Fare clic con il tasto sinistro del mouse su eventuali turni mostrati e il turno viene automaticamente caricato nel calendario, dove appare sotto una schermata grigia diagonale per indicare che non è stato pubblicato.

Nella finestra pop-up, puoi anche creare un turno personalizzato, aggiungere una pausa pagata o non pagata e lasciare una nota (ad es. "Per favore, pulisci i bagni prima che il tuo turno sia finito"). Una volta impostato un programma, fai clic su "Pubblica e notifica" per pubblicare il programma e scegliere chi riceverà una notifica. Se il programma contiene turni aperti, i dipendenti identificati come idonei e disponibili a lavorare riceveranno un avviso. A seconda di come si configura il sistema, se più di una persona è interessata, è possibile scegliere chi ottiene il turno in base all'anzianità o in base al principio "primo arrivato, primo servito".

Dopo aver creato un turno, è possibile salvarlo come modello di turno, una scorciatoia per le aziende che riempiono gli stessi turni su base regolare. Esistono due modi per accedere ai turni salvati. Un modo è selezionare Impostazioni> Modelli di turni, che visualizzano tutti i turni salvati che possono essere aggiunti al programma. Il secondo modo è facendo clic sull'icona della chiave inglese nell'angolo in alto a destra del modulo Scheduler, che porta in primo piano un menu a discesa in cui un'opzione è "Copia settimana precedente". Questa opzione copierà l'intero programma della settimana precedente. Gli utenti possono ora ordinare i turni per dipendente o posizione, il che è particolarmente utile per i manager con grandi forze di lavoro in più aree geografiche.

Molte aziende prestano molta attenzione al modo in cui i turni corrispondono alle vendite. A tale scopo, When I Work mantiene in esecuzione un totale di ore pianificate al giorno nella parte inferiore della pagina Scheduler. Fare clic sulla scheda Budget nella parte superiore della pagina e nella parte inferiore della pagina vengono visualizzati "Vendite previste, Costo del lavoro e% della manodopera" (vale a dire, manodopera in percentuale delle vendite). Tuttavia, questi sono numeri che cambiano in tempo reale man mano che le persone vengono aggiunte o rimosse dalla pianificazione. In questo momento, gli utenti devono collegare da soli i numeri di vendita previsti, diversamente da ciò che devono fare nel concorrente Humanity, che estrae tali dati da altri fornitori di risorse umane con i quali si integrano.

Supporto e prezzi

La società con sede in Minnesota offre supporto via chat ed e-mail dalle 7:00 alle 20:00, ora centrale, e caricherà gratuitamente i programmi, i modelli di pianificazione e i nuovi dipendenti dei nuovi clienti sulla sua piattaforma. I clienti possono guardare i video della Guida, immergersi in articoli nel Centro assistenza, iscriversi a una delle numerose sessioni di formazione dal vivo tenute online ogni settimana o pagare una piccola tassa per le istruzioni individuali.

I prezzi per la pianificazione partono da $ 9 al mese per una sede per un massimo di cinque utenti (inclusi programmatori e dipendenti) e le funzionalità più basilari, tra cui una vista mensile del calendario. Per $ 29 al mese, il servizio può essere utilizzato per pianificare fino a 20 utenti e include più posizioni, siti di lavoro, riconoscimenti per i turni, annotazioni e una vista mensile del calendario. Le aziende con 100 o più dipendenti pagano tariffe negoziate a livello aziendale. Una funzione di messaggio TeamTxt (messaggio di testo personalizzato) consente ai manager di inviare messaggi SMS di gruppo a uno, alcuni o tutti i dipendenti e costa circa 3 centesimi per messaggio. When I Work offre pacchetti per la registrazione sia per la pianificazione che per il tempo e la frequenza a partire da $ 17 al mese per un massimo di cinque utenti.

When I Work ha un paio di funzionalità in arrivo, tra cui WorkChat, uno strumento di comunicazione in-app per messaggi di gruppo o one-to-one. WorkChat è attualmente disponibile solo per account con meno di 20 dipendenti. La società offre anche una versione in lingua spagnola della sua app iOS e afferma che prevede di estendere il supporto della lingua spagnola alle altre piattaforme entro la metà del 2018. When I Work si integra direttamente con Square, Intuit QuickBooks Online Plus e ADP (tramite un CSV file flat) e un funzionario dell'azienda afferma che stanno arrivando integrazioni con altri sistemi POS.

Quando vale la pena considerare gli strumenti di pianificazione di I Work per la gestione dei lavoratori orari che preferiscono utilizzare i loro telefoni per fare quasi tutto ciò che riguarda il loro lavoro, tra cui la ricerca di programmi, la raccolta dei turni, la richiesta di tempo libero e la comunicazione con i capi o i colleghi. I prezzi di partenza non sono convenienti come Deputy o ZoomShift, ma When I Work offre più funzionalità integrate per il prezzo rispetto a ZoomShift. È il prezzo che paghi per uno strumento con molteplici funzionalità per risparmiare tempo che si adatta al modo in cui tu e i tuoi dipendenti volete lavorare.