Revisione e valutazione dei progetti di lavoro di squadra

Introduzione ai progetti di lavoro di squadra

Teamwork Projects semplifica la creazione di un account e inizia subito a inserire i dettagli di un progetto. Alcune app di gestione del progetto lo rendono più difficile perché usano una terminologia non convenzionale per le loro funzionalità o nascondono le impostazioni che ti servono in luoghi che potresti non cercare. I progetti di lavoro di squadra no. È uno degli strumenti di gestione del progetto più intuitivi che abbiamo mai visto. Dopo pochi minuti dalla creazione di un account, avevamo creato un progetto, invitato i collaboratori, inserito un elenco di pietre miliari e iniziato ad aggiungere attività.

L'app ha un design fresco e intelligente. È vivace mentre è ancora professionale, con un tema di colore che puoi personalizzare e utilizza lo spazio in modo appropriato. Tutto ciò rende un'app visivamente invitante. La navigazione non potrebbe essere più intuitiva. È sempre evidente dove è necessario andare per visualizzare un elenco di progetti, assegnare un'attività a una determinata persona, modificare i livelli di autorizzazione di qualcuno, aggiungere dettagli a un'attività, elaborare un rapporto o avviare un timer per tenere traccia del tempo sull'attività.

Per quanto sia facile da navigare e utilizzare l'app, i progetti di lavoro di squadra non sono affatto semplicistici. Il suo set di funzionalità è profondo. Ad esempio, durante la creazione di attività, è possibile aggiungere attività secondarie, creare dipendenze di attività, indicare livelli di priorità, definire una data di scadenza o un intervallo di tempo per l'attività e assegnarla a più di una persona. Manca la possibilità di assegnare un orario di scadenza dell'attività (è possibile impostare solo la data), ma, in caso contrario, le opzioni sono abbondanti.

Puoi personalizzare il tuo account Progetti di lavoro di squadra per marchiarlo con l'identità della tua azienda. Ogni account riceve un URL univoco per l'accesso e puoi anche aggiungere un logo. Inoltre, puoi accedere a personalizzazioni e impostazioni di livello inferiore come quelle relative a webhook, single sign-on (SSO) e ai dettagli della tua iscrizione.

Caratteristiche

Man mano che il team popola i progetti di lavoro di squadra con progetti e dettagli associati, viene visualizzata anche una dashboard con le informazioni. La dashboard contiene diversi grafici e riquadri informativi che descrivono lo stato dei progetti. Ad esempio, può mostrare agli amministratori del team il numero di attività che devono essere completate a breve in tutti i progetti, quante attività attive sono assegnate a diversi membri del team, quanto tempo il team ha dedicato recentemente alle attività e quante di quelle ore sono fatturabili. Per le persone che non dispongono di privilegi di amministratore, vedono le informazioni a loro pertinenti, quali attività imminenti e pietre miliari, tempo registrato e attività attive assegnate loro.

Parlando di tempo registrato, Teamwork Projects viene fornito con funzionalità di tracciamento del tempo e fatturazione, incluso un timer in-app che puoi avviare mentre lavori. Se non tieni traccia del tempo mentre lavori, puoi sempre aggiungere il numero di ore o minuti lavorati manualmente. I progetti di lavoro di squadra ti consentono di inserire ulteriori dettagli, come una descrizione del lavoro, attività pertinenti e persino tag. È inoltre possibile contrassegnare le voci dell'ora come fatturabili o non fatturabili.

I progetti di lavoro di squadra comprendono anche le spese e gli strumenti di fatturazione. La maggior parte di queste funzioni sono sotto un titolo chiamato Fatturazione. Quando si incorre in spese che dovrebbero essere addebitate a un cliente, è possibile aggiungerle in quest'area e includere un nome, una data e una descrizione. Da questa sezione, puoi anche selezionare tutti i tempi e le spese fatturabili e generare automaticamente una fattura. Puoi anche creare una fattura forfettaria qui. I progetti di lavoro di squadra tengono traccia delle fatture generate e delle spese fatturate in modo da non raddoppiare le fatture a nessuno.

L'app ha anche diagrammi Gantt interattivi, quindi puoi regolare la sequenza temporale di un progetto trascinando le attività interessate. Puoi anche modificare la maggior parte degli altri dettagli importanti. Ad esempio, è possibile creare dipendenze tra attività, registrare i progressi su un'attività rilevandone la percentuale verso il completamento, riassegnandola a qualcun altro, modificando il livello di priorità e così via. Tuttavia, le viste a griglia dei diagrammi di Gantt sono strette e incompatibili con il design altrimenti invitante dell'app.

Se ami i diagrammi di Gantt e ami la gestione del tempo e il monitoraggio del tempo, potresti trovare LiquidPlanner più attraente. In LiquidPlanner, puoi vedere su un diagramma di Gantt come l'assenza inaspettata o il congedo prolungato di qualcuno influenzeranno lo stato di avanzamento di un progetto e puoi immediatamente adeguare di conseguenza l'intero programma di progetto. Comindware Project ha molte caratteristiche simili ma non mette in primo piano la gestione del tempo tanto quanto LiquidPlanner.

I progetti di lavoro di squadra includono anche schede kanban opzionali. Kanban è un metodo di gestione del lavoro. Hai una tavola con una serie di colonne verticali e hai delle carte. Ogni carta è un compito. Puoi etichettare le colonne come preferisci, anche se spesso le persone le usano per tenere traccia del lavoro attraverso un flusso di lavoro, come Fare, Fare, Fatto. Quindi sposti una carta attraverso le colonne mentre avanza nel flusso di lavoro.

Il modo in cui i progetti di lavoro di squadra implementa kanban è un po 'insolito, ma in modo ordinato. Normalmente, quando le app di gestione dei progetti hanno schede kanban (ed è raro che lo facciano), le colonne della scheda corrispondono a un campo già presente nei dettagli dell'attività, ovvero, si scelgono le intestazioni di colonna da alcuni campi esistenti. Nei progetti di lavoro di squadra, tuttavia, la tua scheda kanban può essere completamente scollegata dalle informazioni esistenti sul progetto e sulle attività. Puoi creare una nuova scheda kanban per visualizzare qualsiasi informazione tu voglia. Ad esempio, nel nostro account demo, abbiamo creato una scheda kanban per il monitoraggio dello stato dell'attività: da assegnare, assegnato, in corso, in attesa di approvazione. Queste opzioni non compaiono in nessun punto dei dettagli dell'attività. Sono completamente separati. Poiché personalizzi la scheda kanban come preferisci, hai l'opportunità di fare qualcosa di nuovo con il tuo progetto che non è intrinsecamente supportato nell'app.

Nella vista del Consiglio di amministrazione, Teamwork Projects ha un'altra caratteristica molto interessante chiamata Trigger. I trigger sono automazioni create in modo tale che quando qualcuno sposta una task card in una determinata colonna, alcune azioni specificate si verificano automaticamente. Ad esempio, supponiamo di avere una colonna chiamata In attesa di approvazione. È possibile creare un trigger in modo tale che ogni volta che una carta finisce in questa colonna, il responsabile del gruppo e chiunque segua l'attività ricevano una notifica che il lavoro è pronto per essere approvato. Si noti che i trigger non sono disponibili nel piano gratuito.

Integrazioni e Webhook

Teamwork Projects supporta webhooks, che è una funzione leggermente avanzata che consente di creare automazioni con servizi online esterni a Teamwork Projects. Ad esempio, è possibile creare un webhook che invia un'e-mail al team esecutivo ogni volta che qualcuno segna un traguardo completo. Perché un webhook funzioni, è necessario anche il servizio connesso per supportare i webhook.

Un altro modo in cui è possibile utilizzare i webhook è quello di raccogliere informazioni personalizzate su come il team utilizza i progetti di lavoro di squadra. Ad esempio, potresti sviluppare un webhook che registra l'ora, la data e l'utente ogni volta che qualcuno scarica un file dall'account del tuo team. Nota che i Webhook richiedono di immergerti un po 'nell'API, quindi alcuni utenti potrebbero preferire optare per altre integrazioni.

Su questo fronte, Teamwork Projects supporta numerosi servizi integrati, tra cui ZenDesk, FreshBooks, Harvest e Zapier. Zapier apre ancora più connettività, in quanto è un servizio che aiuta le persone a realizzare automazioni tra app che non si connettono necessariamente da sole. Ad esempio, è possibile utilizzare Zapier per collegare i progetti di lavoro di squadra a Salesforce in modo tale che quando qualcuno crea una nuova opportunità di vendita in Salesforce, una nuova attività viene automaticamente visualizzata in Progetti di lavoro di squadra che estrae qualsiasi informazione desiderata dalla nuova opportunità di vendita.

Collaborazione a progetti di lavoro di squadra

Per un breve periodo di tempo, le app di gestione dei progetti e altre app di gestione del lavoro hanno iniziato ad aggiungere funzionalità di chat in modo da poter inviare messaggi ai colleghi senza lasciare la finestra attiva in cui si sta lavorando. Questa tendenza è rallentata quando le app di messaggistica di gruppo sono diventate più popolari. Il lavoro di squadra offre infatti un'app di messaggistica per i team chiamata Teamwork Chat, ma è un prodotto venduto separatamente dai progetti di lavoro di squadra. Le due app possono integrarsi l'una con l'altra, quindi se ti piacciono i progetti di lavoro di squadra, potresti considerare di aggiungere la chat di lavoro di squadra.

La società ha anche altri prodotti di collaborazione, come un CRM, un software di help desk e un'app di modifica dei documenti collaborativa chiamata Teamwork Spaces che è in qualche modo simile a Quip di Salesforce. Tutte queste app possono integrarsi l'una con l'altra.

Alcuni servizi di gestione dei progetti offrono ancora un'app di chat completamente integrata, se ne stai cercando uno. Zoho Projects e ProofHub sono due esempi.

Per quanto i progetti di lavoro di squadra promuovano la collaborazione, non è l'ideale per determinati tipi di collaborazione. Ad esempio, è possibile caricare file sull'app, visualizzarli in anteprima e persino aggiungere commenti. Tuttavia, non è possibile eseguire il markup dei file utilizzando frecce e cerchi o uno strumento di evidenziazione, che è una battuta d'arresto se il team collabora frequentemente a materiali visivi.

Se hai bisogno di strumenti di markup nella tua app di collaborazione, potresti cercare specificamente il software di correzione o cercare un'app di gestione del progetto che lo contenga, come ProofHub. Volerro è un'altra opzione, sebbene sia più un'app kanban board che tradizionalmente un software di gestione dei progetti. Igloo è un'altra opzione, ma è più uno spazio di collaborazione sul posto di lavoro (pensa all'intranet) che una piattaforma di gestione del progetto. Ha strumenti di markup PDF e un'opzione di classificazione a stelle per tutti i file caricati.

Nonostante tali limitazioni, i progetti di lavoro di squadra ti consentono di aggiungere descrizioni ai file, classificarle e scegliere chi deve essere informato del suo caricamento. È anche possibile limitare l'accesso a un file se non si desidera che tutti nell'account lo vedano.

Se hai compagni di squadra che sono spesso in viaggio, Teamwork Projects ha un'app sia per iOS che per Android, che consente a tutti di rimanere aggiornati su progetti e attività, indipendentemente da dove si trovino. La versione mobile di Teamwork Projects ti dà un'idea dello stato del lavoro e delle scadenze, ma non ha tutte le funzionalità offerte dall'app Web. Quindi è utile per rimanere in contatto con il tuo team aggiornando il tuo stato o aggiungendo ore lavorate a un'attività, ma non è affatto una sostituzione dell'app Web.

Gestione del progetto resa semplice

Teamwork Projects offre un eccellente supporto per la gestione dei progetti, con una vasta gamma di strumenti, un design facile da usare e funzionalità utili. La sua tariffa forfettaria copre cinque utenti e i suoi prezzi competitivi lo rendono un buon valore, dato ciò che offre. I progetti di lavoro di squadra rimangono una scelta degli editori PCMag insieme a Zoho Projects e LiquidPlanner. Zoho Projects continua a fare appello alle piccole imprese con un budget limitato, mentre LiquidPlanner è l'ideale per le organizzazioni più grandi che sono disposte a dedicare tempo per apprendere un sistema incredibilmente produttivo.

Se scegli Progetti di lavoro di squadra, dai un'occhiata ai nostri consigli su 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra per aiutarti a iniziare.