Recensione e valutazione professionale di Sap business one

SAP SE è un venerabile produttore di software tedesco che si rivolge principalmente a società Global 1000 e specializzato in database all'avanguardia, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e software finanziario, inclusa la contabilità generale. SAP ERP (precedentemente SAP R3) è una delle applicazioni ERP più ampiamente implementate nel mercato globale e si attiene a un percorso di implementazione tradizionale che in genere richiede un'ampia personalizzazione, percorsi di implementazione pluriennali e centinaia di migliaia di dollari in commissioni di consulenza.

Detto questo, per questa recensione, stiamo guardando SAP Business One (che inizia a $ 82 per utente al mese per l'edizione Professional ospitata); rappresenta l'offerta di piccole e medie imprese (PMI) dell'azienda. Lo testiamo sia dal punto di vista finanziario generale sia dal punto di vista ERP. La versione che ho testato era SAP Business One per il database e il motore analitico HANA di SAP; tuttavia, Business One è disponibile anche in una versione di Microsoft SQL Server (nel caso in cui tu ti senta più a tuo agio). Tuttavia, solo Business One per HANA offre funzionalità multivaluta mentre la versione di Microsoft SQL Server è progettata per essere utilizzata esclusivamente negli Stati Uniti.

La maggior parte dei sistemi di contabilità delle PMI e ERP adotta ancora un approccio modulare, che consente di mettere insieme la contabilità finanziaria, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione delle risorse umane (HR) e la gestione complessa dell'inventario. SAP Business One Professional (che è disponibile anche a $ 3, 145 per una licenza utente professionale locale) ha un solido nucleo contabile, ma integra perfettamente funzionalità in tutte queste altre aree su più moduli (il che significa che puoi acquistare molto più di te si intende effettivamente utilizzare), ad esempio il modulo di amministrazione delle prestazioni (BA) dettagliato più avanti nella revisione.

Questa caratteristica da sola aumenta il misuratore di complessità di Business One ma l'attenzione del software sul supporto di requisiti aziendali e operativi complessi e altamente personalizzabili lo rende ancora più complicato. Se la tua azienda può trarre vantaggio da questo livello di personalizzazione e non ti dispiace per una forte curva di apprendimento e implementazione iniziale, allora SAP Business One vale davvero la pena. Le aziende che cercano qualcosa di un po 'più semplice e progettato per il cloud staranno meglio con i vincitori di Editors' Choice Intacct (sul lato della contabilità finanziaria) e NetSuite OneWorld (per i sistemi ERP all-around).

Non pensarlo come un cruscotto

Ho testato Business One utilizzando una connessione desktop remoto (RDP) a un server SAP che esegue la versione HANA. Sebbene questo account di prova sia stato gestito sui server di SAP, è importante notare che stavo lavorando con la versione locale del software, installata su server virtuali e ospitata nel cloud. La versione di SAP Business One Cloud è un animale diverso, progettato specificamente per l'accesso solo su cloud e basato su browser che esegue un livello di servizio gestito interamente da SAP.

Questo è probabilmente uno dei motivi per cui ho avuto difficoltà ad accedere alla mia istanza di test utilizzando il browser. SAP sostiene che è accessibile anche tramite il browser Web Firefox, che è attualmente (e sorprendentemente) l'unico browser Web supportato. Non ha mai funzionato per me, ma SAP mi assicura che ci stanno lavorando. Indipendentemente da come accedi al sistema, la prima schermata che vedrai è la dashboard "Cockpit" di SAP. Cockpit è altamente personalizzabile, visualizza dati pertinenti a livello di utente e funge da portale utile per la navigazione del sistema nel suo insieme.

Questo sistema di navigazione è composto da tre parti: una barra multifunzione nella parte superiore della cabina di pilotaggio, una barra laterale del menu verticale sul lato sinistro dello schermo e i widget visualizzati nella dashboard. La barra multifunzione superiore è un modo semplice per analizzare i record. Ad esempio, se ci si trova nel file degli ordini di acquisto, ci sono delle frecce nella barra degli strumenti per spostarsi avanti e indietro.

Il menu della barra laterale di sinistra consente di accedere a qualsiasi transazione, schermata di immissione dei dati o report nel sistema. È suddiviso in aree funzionali come amministrazione, finanza, vendite, acquisti, opportunità (essenzialmente CRM) e altre, tra cui una sezione denominata Rapporti. Inventario e buste paga sono anche nel menu principale. Facendo clic su un'intestazione si aprono i sottolivelli. È possibile immettere o visualizzare transazioni o generare report, inclusi i rendiconti finanziari di base. SAP Business One fornisce tre dei quattro rendiconti finanziari di base. Una dichiarazione separata delle modifiche negli utili non mantenuti non è uno dei rapporti, ma è abbastanza facile da generare in Microsoft Excel se effettivamente ne hai bisogno.

Cockpit offre anche un altro modo per inserire, accedere e segnalare i dati. I widget sullo schermo sono mobili, il che significa che è possibile aggiungerli ed eliminarli in base alle esigenze dei singoli utenti e sono disponibili una notevole quantità di widget predefiniti. È inoltre possibile modificare i widget esistenti o creare le proprie informazioni di contenimento necessarie per la propria posizione specifica. Passare il mouse su un punto dati in un widget fa apparire un piccolo schermo con maggiori dettagli su quel punto dati. Questo è definito nel widget e, come la maggior parte degli aspetti del sistema, è modificabile e personalizzabile. Nel complesso, questo stile di rappresentazione dei dati dei widget è tipico nelle applicazioni di contabilità e ERP più grandi, e lo troverai in gran parte della concorrenza, comprese le app incentrate sul cloud come Intacct o NetSuite OneWorld. Puoi creare nuovi widget utilizzando l'opzione Pervasive Analytics nel menu della barra laterale.

Due dei widget sono particolarmente notevoli. Il widget Funzione comune è una tabella di collegamenti alle operazioni eseguite più frequentemente. Ho trovato un modo conveniente per impostare un set personalizzato di scorciatoie per una persona specifica, anche se sarebbe applicabile anche a livello dipartimentale. Un altro widget prezioso è Workbench. Il Workbench è composto da tutti i documenti e i report relativi a un flusso di lavoro specifico. Nella società di test che ho creato per i test, questo widget è stato impostato per il processo di vendita ed era essenzialmente un diagramma di flusso attraverso l'intero processo, dalla generazione di una stima attraverso il sistema di contabilità clienti. C'è una piccola freccia verso il basso accanto all'icona per un processo secondario e facendo clic su di essa vengono visualizzati i report relativi a quella parte del flusso di lavoro. Vengono forniti quattro banchi di lavoro: vendite, acquisti, inventario e dati finanziari.

Ci sono altri due aiuti alla navigazione che ho usato frequentemente durante i test. Quando una finestra del grafico è aperta, fare clic con il pulsante destro del mouse o fare doppio clic sul numero di riga per visualizzare tutti i dettagli sulla transazione di riga. Spesso ci sono molti più dettagli di dati rispetto a quelli mostrati nella finestra aperta. Alcune voci della riga avranno anche una freccia arancione che punta su uno o più degli elementi mostrati nella riga. Ciò indica che è possibile eseguire il drill down in quel dato. Ad esempio, in un report che mostra un articolo di inventario, facendo clic sulla freccia arancione si aprono la descrizione, la posizione e il costo dell'articolo nonché il numero in stock o se l'articolo è in arretrato.

Indipendentemente dalla struttura organizzativa, il sistema di numerazione dei conti è abbastanza flessibile da gestirlo. SAP Business One offre quattro segmenti di account predefiniti (account, divisione, area e reparto complessivi) ed è possibile definire fino a 10 segmenti per fornire una maggiore granularità dell'account.

Per i miei test di contabilità di contabilità generale, ho esaminato principalmente la sezione Contabilità generale del sistema generale, ma SAP Business One Professional ha conti debitori e ricevibili, paghe, immobilizzazioni e inventario altrettanto potenti. L'inventario in particolare è dove i sistemi contabili entry-level spesso non sono all'altezza. Il sistema di inventario di Business One offre la possibilità di utilizzare diversi metodi di determinazione dei costi su diversi tipi di articoli di inventario e fornisce anche l'elaborazione di kite e distinte materiali (distinta materiali).

Le funzionalità multivaluta nella versione HANA dell'applicazione sono solide e puoi mantenere divisioni valutarie in altre aree geografiche, convertendole in valuta americana alla chiusura del periodo. Business One esegue questa conversione in tempo reale solo alla chiusura di un periodo, ma può simulare un'approssimazione della conversione per i rapporti di metà periodo. A seconda delle esigenze, l'incapacità di una vera conversione di valuta in tempo reale in qualsiasi giorno o ora potrebbe presentare un problema, sebbene per la maggior parte degli utenti la conversione di fine periodo utilizzando la valutazione di chiusura del giorno sarà sufficiente.

Buona per andare?

Ci sono sia buone che cattive notizie per gli utenti mobili. Le cattive notizie: al momento della stesura di questo documento, la versione basata su Web di SAP Business One Professional supporta un solo browser: Mozilla Firefox. La buona notizia è che Firefox è disponibile per i sistemi operativi iOS, Android, Windows e Mac. Tuttavia, SAP sta ancora sviluppando questa capacità di accesso. Durante i miei test, non sono stato in grado di accedere al sistema SAP Business One tramite Firefox, nemmeno dal mio PC.

SAP è a conoscenza di questi problemi, ha le risorse da sfruttare e conosce il valore dell'accesso mobile e BYOD (porta il tuo dispositivo), quindi ho pochi dubbi sul fatto che l'accesso mobile sarà attivo e funzionante in breve tempo. Ti consiglierei, tuttavia, se questa funzionalità è importante per la tua attività, ti assicuri che il rivenditore con cui stai lavorando possa dimostrare di avere accesso funzionante a Firefox sui tuoi dispositivi.

Vantaggi Amministrazione

Nel nostro esame più approfondito degli altri moduli e funzionalità opzionali di SAP Business One, abbiamo iniziato con la contabilità e poi abbiamo spostato l'alfabeto verso l'amministrazione dei vantaggi. Come con tutti gli altri moduli aggiuntivi che la tua azienda può incorporare nella piattaforma SAP, il modulo di gestione dei vantaggi è altamente configurabile per piani e pacchetti di benefici complessi e granulari tra le aziende. Sottocomponente del modulo HR mySAP, il modulo BA è integrato con il modulo Payroll di SAP e si basa su un framework flessibile e flussi di lavoro automatizzati per semplificare l'amministrazione delle risorse umane.

Il modulo è suddiviso in alcuni componenti chiave. Per gli amministratori dei vantaggi, SAP offre una serie di strumenti che include una procedura guidata di registrazione per configurare piani e vantaggi personalizzati in ambito medico, dentistico e visivo. Include anche uno strumento di verifica dell'idoneità e si integra con i principali fornitori di piani per ottenere dettagli sulla copertura. Come per i software BA come BambooHR e Namely, il modulo include anche funzionalità di reporting dei benefici per aggregare e riepilogare i dati sui benefit tra dipendenti e piani, oltre alla possibilità di creare report sui benefit personalizzati.

Per quanto riguarda i dipendenti, il modulo BA presenta un portale Self-Service per i dipendenti in cui gli utenti possono visualizzare il piano e la copertura delle prestazioni e apportare modifiche alla selezione delle prestazioni. Il modulo non approfondisce troppo i vantaggi e i vantaggi premium, ma copre piani sanitari di base, piani assicurativi, conti di spesa flessibili (FSA) e piani di risparmio come 401k.

L'esperienza utente (UX) è coerente con i principi di progettazione di SAP, il che significa che ha un design barebone vecchio stile simile a quello di Fairsail HRMS. Offre una personalizzazione granulare profonda utilizzando gli schemi di visualizzazione e i parametri di infotype proprietari di SAP. Il modulo in generale è una preziosa aggiunta alle funzionalità ERP all-in-one di un'organizzazione, sebbene il suo valore BA autonomo e l'esecuzione siano lontani dalle caratteristiche, dalla funzionalità e dall'intuitiva UX di Choice Zenefits di Editors.

Una buona relazione è importante

CRM è un componente chiave di qualsiasi organizzazione di vendita aziendale moderna, al punto che SAP ha deciso di non etichettare le sue funzioni CRM "CRM", ma invece le definisce "Opportunità di vendita". I clienti (e i potenziali clienti) vengono impostati nella sezione Ordine cliente del sistema, importati da Microsoft Outlook o immessi tramite una schermata Opportunità di vendita. La schermata Opportunità di vendita ti consente di importare un cliente o un lead esistente facendo clic sul campo "Codice partner commerciali", che visualizza quindi un elenco di partner commerciali. Altri campi in questo record ti consentono di inserire l'opportunità (vale a dire, quali articoli o servizi vuoi presentare), la data di chiusura anticipata e la fase del processo di vendita.

Le fasi di vendita sono tratte da una tabella che crei che mette in scena il processo di vendita da lead a riunioni, preventivi o altre pietre miliari e (si spera) alla fine termina con un ordine. È inoltre possibile immettere una percentuale di chiusura stimata in ogni fase. Non è necessario passare attraverso ogni fase con ogni vantaggio, ma la percentuale di chiusura viene utilizzata per prevedere la probabilità di ottenere effettivamente un ordine. Quanto sia utile dipende in gran parte dalle tue metriche di stima, ma l'approccio di Business One è sicuramente interessante.

La documentazione "To Go" di SAP Business One, che è una guida utente di base, illustra in dettaglio questo processo (e altri) ed è un documento da leggere per qualsiasi azienda che consideri il sistema software. Come con qualsiasi applicazione CRM, SAP Business One ha la capacità di creare e gestire campagne, principalmente tramite la procedura guidata per la gestione delle campagne, che ho trovato facile da usare. Inoltre, nell'ambito del processo di vendita è inclusa la possibilità di creare e gestire contratti di assistenza, schede delle attrezzature dei clienti e creare chiamate di assistenza.

Forte gestione dell'inventario

SAP Business One Professional è ovviamente bravo a gestire una vasta gamma di organizzazioni di vendita, ma è anche bravo a gestire la produzione leggera e le entità di deposito, anche se le sue capacità sono leggermente inferiori a quelle specializzate in questo settore verticale, come Epicor.

L'inventario di SAP Business One Professional è particolarmente adatto per il mercato delle piccole e medie imprese (PMI). Tuttavia, sebbene abbia alcune funzionalità necessarie in una catena di inventario di produzione, non fornisce abbastanza per supportare una vera operazione in officina. Tuttavia, anche all'interno del modulo Inventory, il sistema SAP Business One Professional offre ampie analisi e capacità predittive.

Il modulo Pianificazione risorse materiali (MRP), che manca in numerosi sistemi entry-level come il Summit Cougar Mountain Denali, consente di eseguire una discreta quantità di analisi e previsioni e tali capacità vengono ulteriormente rafforzate nella funzione Intelligent Forecast. Questa funzione utilizza "Triple Exponential Smoothing" o "Linear Regressione with Damped Trend and Seasonal Adjust" per produrre previsioni accurate delle tue future esigenze di vendita e di inventario, con l'app che seleziona il metodo più appropriato in base alla quantità e al tipo di dati che inserisci. Questo risultato di previsione può essere utilizzato come input per la procedura guidata MRP che guida l'utente attraverso il processo di immissione dei parametri richiesti per generare una previsione sugli ordini e l'inventario necessario per soddisfarli (ad esempio, gli ordini di acquisto). Oppure, se lo si utilizza con i moduli di produzione, quindi sugli ordini di produzione necessari per produrre l'inventario che soddisfa i requisiti di vendita. È possibile impostare livelli di scorta minimi e massimi ed eseguire analisi della quantità di ordini economici (EOQ) per mantenere il livello di scorte ottimale per soddisfare le vendite previste, riducendo al minimo i costi complessivi e la probabilità di una condizione di esaurimento delle scorte.

Per il calcolo del costo dell'inventario, SAP Business One Professional offre funzionalità per tutti e quattro i principali metodi di determinazione dei costi, tra cui First-In First-Out (FIFO), Media mobile, Costo stand e Costo seriale / batch. Il metodo di determinazione dei costi Seriale / Batch consente di assegnare un costo a singoli articoli nell'inventario, che è essenzialmente Costing articolo specifico. Quello che non troverai è il supporto per il metodo Last-In First-Out (LIFO), ma questo modo di fare le cose è sfuggito al favore, quindi è improbabile che ne abbiano bisogno per operazioni più recenti e più piccole.

Le funzionalità di inventario in SAP Business One Professional sono orientate attorno al magazzino. È possibile specificare un magazzino come magazzino drop-ship, come magazzino bin o semplicemente come "magazzino". Una volta specificato come magazzino cestino, tuttavia, ogni articolo deve essere assegnato a un cestino, sebbene sia possibile disporre di un cestino "generale" che può contenere più articoli diversi. Una volta che un magazzino è impostato con contenitori, ogni transazione (ricevuta, consegna, trasferimenti, ordine di produzione o acquisto) deve avere un numero di cestino correlato ad esso. I numeri di cestino possono essere codificati a barre e il sistema può conservare distinte base (BoM), kitting e liste di prelievo usando tali assegnazioni. Le BoM vengono create e gestite nel modulo Produzione, sebbene Inventario, Vendite, Acquisti, MRP e Produzione siano tutti strettamente integrati e queste funzionalità scorrono tra i moduli a seconda dell'articolo specifico e della transazione a cui un utente accede.

SAP Business One Professional non fornisce un numero enorme di report predefiniti, sebbene contenga i report che è più probabile che tu utilizzi spesso. E puoi specificare quali indicatori di prestazione chiave (KPI) relativi allo spazio pubblicitario desideri visualizzare nella pagina di destinazione dello spazio pubblicitario, che è anche utile. Se si richiedono report personalizzati, ricordare che il motore di report per la maggior parte dei prodotti SAP, incluso Business One Professional, è Crystal Reports, che in realtà è un prodotto SAP. Anche se questo è un ottimo strumento di reporting, non è particolarmente facile da usare. Quindi avere qualcuno interno o un consulente esperto in questa app di reporting è probabilmente una buona idea.

Nel complesso, come con gli altri componenti di SAP Business One Professional, a volte ho trovato il modulo Inventory un po 'difficile da usare. Alcune schermate dei dati possono essere ottuse e non intuitive, e non è sempre chiaro cosa inserire in un campo o dove trovare i dati richiesti. Tuttavia, la compensazione di questo è un sistema di aiuto molto completo e una documentazione eccellente per coloro che sono disposti a impegnarsi.

Sopra e oltre

SAP Business One fornisce un sistema finanziario completo e sofisticato che si estende facilmente per aggiungere le funzioni di un vero sistema ERP, inclusi i moduli per la produzione, risorse umane, CRM e MRP. C'è persino la capacità di tenere traccia dei progetti ed eseguire analisi di business predittive utilizzando funzionalità avanzate del database SAP HANA.

L'aspetto negativo di tutte queste funzionalità è che il sistema complessivo è abbastanza complesso. Raggiungere una particolare funzione è facile. Di solito ci sono diversi modi per arrivare a una particolare transazione o report e più livelli di drill-down, il che significa che puoi ottenere il più granulare di quanto la maggior parte degli utenti desidererà o necessiterà. La tabella di confronto mostra circa 150 report standard disponibili, sebbene questa cifra sia un po 'ingannevole. Come per tutte le opzioni di report disponibili, è possibile ottenere praticamente qualsiasi tipo di report desiderato o necessario.

Tuttavia, in molti casi avere tutte le opzioni di report disponibili su più livelli può rendere la generazione di un report non standard un compito considerevole. Fortunatamente, è molto facile esportare un report in Microsoft Excel e manipolarlo lì. Crystal Reports è anche disponibile e se hai qualcuno nella tua azienda con esperienza in questa applicazione, potrebbe essere più semplice generare alcuni dei tuoi rapporti con quello. Il database sottostante di Microsoft SQL Server e HANA è accessibile tramite Studio Manager del sistema, che consente di formare query complesse, generare schermate di moduli e creare widget.

La linea di fondo

Una sovrabbondanza di ricchezze non è rara nei sistemi per le PMI, e SAP Business One soffre di questa "malattia" come molti altri sistemi ERP per le PMI inclusi in questa raccolta. E con tutti loro, la soluzione è quella di entrare nell'implementazione con una chiara idea di quali ruoli avranno il tuo staff e il rivenditore / partner nell'installazione e configurazione del sistema.

Infine, uno dei fattori più importanti per passare a un sistema come SAP Business One è rendersi conto che alzarsi e funzionare senza intoppi non sarà veloce. Con app di contabilità più piccole come QuickBooks e molti dei più recenti sistemi di contabilità basati su cloud di fascia media, puoi installare il sistema da solo o con l'aiuto del tuo commercialista in pochi giorni e addestrare qualcuno a usarlo in un solo giorno o due. Non aspettarti che ciò avvenga con SAP Business One o una qualsiasi delle altre app di fascia media testate in questa carrellata, soprattutto se costruite attorno a framework più tradizionali in stile ERP, come Open Systems Traverse.

Realisticamente, è necessario pianificare l'implementazione, la configurazione e i test per alcune settimane. Dovresti anche ottenere un preventivo chiaro dal tuo partner SAP o VAR su quanto questi servizi aggiungeranno al costo complessivo del sistema. Per avere un'idea di cosa comporta l'utilizzo e la modifica dell'applicazione, passa a YouTube. Ci sono dozzine di demo e tutorial, che dovrebbero darti un'idea decente di cosa puoi aspettarti.

SAP Business One è un sistema robusto e con il giusto rivenditore / partner sarà una scelta eccellente per molte PMI. Tieni presente, tuttavia, che la tua azienda avrà bisogno sia della contabilità che delle competenze IT per fare un uso produttivo del sistema.