Revisione e valutazione dei contenuti di Computhink

Molti dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo esaminato, come una grande percentuale dei sistemi IT nel loro insieme, stanno passando da applicazioni client-server locali ad app SaaS (Software-as-a-Service) fornite su cloud. Nella maggior parte dei casi, ciò offre vantaggi sia al cliente che al venditore. Accanto a questa transizione nel cloud c'è un movimento verso interfacce utente (UI) più semplificate orientate verso una generazione cresciuta con gli iPad di Apple.

Computhink Contentverse (che inizia a $ 15 per utente al mese per il piano Professional) contrasta queste tendenze, optando invece per un'architettura client-server in un ambiente locale o ospitato. È vicino a un'app SaaS ma non è la stessa cosa. E, mentre alcuni degli elementi di design utilizzati nella sua interfaccia utente saranno familiari agli utenti di Windows 10, come la barra degli strumenti in stile Microsoft Office nella parte superiore dello schermo, un aggettivo che non è possibile utilizzare per descriverlo è "semplice. " Con queste idiosincrasie che lo appesantiscono, anche se offre alcune potenti funzionalità di gestione dei documenti di livello aziendale, lo abbiamo trovato molto indietro rispetto ai vincitori dei nostri redattori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online.

Una ricchezza di funzionalità aziendali

Non ci sono dubbi sul fatto che Computhink Contentverse sia orientato verso le aziende che cercano di garantire coerenza e conformità al processo di gestione dei documenti. Computhink Contentverse offre la possibilità di creare una struttura organizzativa orientata alle cartelle utilizzando una metafora cabinet / drawer / folder. Viene utilizzato per gestire la sicurezza e gestire i tipi di documento in modo tale che i metadati dei file debbano essere opportunamente compilati. Questi metadati di file, noti in Computhink Contentverse come "campi indice", aiutano a descrivere il documento, il suo scopo o le informazioni sulla proprietà e guidano le funzionalità più avanzate ad esempio conservazione dei file, ricerca e flusso di lavoro. Una nota importante per gli amministratori IT: molte delle funzionalità aziendali più complesse vengono configurate utilizzando un'app di amministrazione separata, come la configurazione di tipi di documento, utenti, criteri di conservazione e altro ancora.

Le politiche di fidelizzazione sono un requisito fondamentale per le società che operano in attività pesanti in contenzioso. La prevenzione della perdita di documenti aziendali critici è una caratteristica cruciale per i negozi IT che desiderano mantenere la conformità e limitare l'esposizione legale. Computhink Contentverse fornisce un set di strumenti per la gestione dei criteri di conservazione tramite la console di amministrazione. Ciò comporta la configurazione di una cartella, un tipo di documento, una condizione e un'azione applicabili. Queste politiche basate sulle condizioni consentono di contrassegnare i file che soddisfano una determinata regola come di sola lettura, per impedire modifiche o per imporre l'archiviazione o l'eliminazione dopo un determinato periodo di tempo. Facoltativamente, è possibile inviare una notifica e-mail prima dell'azione eseguita. Ogni criterio si applica a una singola cartella e può avere una sola azione, il che rende la gestione abbastanza inefficiente. Idealmente, è possibile applicare più condizioni e azioni a una singola politica, quindi applicare tale politica a livello globale o su più cartelle; questo è qualcosa che speriamo di vedere nelle prossime edizioni.

Un'altra caratteristica di gestione dei documenti che la maggior parte delle aziende sta cercando di implementare è il flusso di lavoro, qualcosa che Microsoft SharePoint fa bene insieme al player meno noto Ademero Content Central. Se correttamente implementato, un flusso di lavoro di gestione dei documenti può migliorare l'efficienza e la conformità attraverso l'automazione, attivata su campi indice o cartelle. I flussi di lavoro sono un po 'più complessi da configurare rispetto ai criteri di conservazione, ma Computhink Contentverse fornisce un modulo di configurazione del flusso di lavoro nell'app di amministrazione. A partire da un nodo iniziale, che viene attivato su un nuovo documento in una cartella, che viene impostato un valore di indice o che un utente seleziona manualmente il flusso di lavoro, i documenti possono essere gestiti in modo appropriato in base ai criteri selezionati dall'amministratore IT. I flussi di lavoro possono essere semplici come il routing del documento a un singolo utente per l'approvazione o abbastanza complessi da gestire decisioni condizionali e il routing a più firmatari per l'approvazione a più livelli.

Avere la capacità di redarre un documento, bloccare le informazioni sensibili, è un altro requisito popolare per molte aziende che devono controllare quali informazioni vengono rese disponibili a diversi utenti, clienti, partner e altre classificazioni. Le redazioni dei documenti in Computhink Contentverse sono gestite da utente, e comportare l'uso degli strumenti di annotazione del documento per selezionare il contenuto del documento da nascondere. La versione redatta di un documento può essere visualizzata dagli utenti con le autorizzazioni appropriate, mentre solo gli utenti con la password di redazione possono visualizzare il documento nella sua interezza.

Le autorizzazioni per le cartelle sono una funzione di amministrazione che non è presente nell'app di amministrazione. Gli utenti (supponendo di disporre delle autorizzazioni appropriate) possono gestire le autorizzazioni sulla struttura delle cartelle di Computhink Contentverse. Questo processo prevede la selezione di un gruppo o utente, e l'applicazione di autorizzazioni come la creazione, la modifica e la condivisione di documenti (tramite e-mail, stampa, ecc.). Le autorizzazioni per le cartelle possono essere configurate per ereditare dalla cartella principale, il che consente un'applicazione efficiente delle autorizzazioni.

Oltre alle soluzioni di conformità e controllo dei documenti, molte aziende sono alla ricerca di opzioni per semplificare la condivisione e la collaborazione dei documenti. Computhink Contentverse non fornisce molto valore in quest'area, principalmente perché i principali metodi di condivisione sono via e-mail, fax o stampa di una copia cartacea di un documento.

L'interfaccia utente deve funzionare

In conclusione: non siamo fan dell'interfaccia utente offerta da Computhink Contentverse e abbiamo un elenco di motivi per cui. I pannelli personalizzabili hanno i loro usi ma per metà del tempo sono semplicemente uno spreco di spazio, in quanto non visualizzano effettivamente alcuna informazione fino a quando un documento non viene selezionato o modificato. Inoltre, è abbastanza difficile trovare il pulsante per eseguire una particolare funzione. Uno dei motivi principali per cui Microsoft ha implementato l'interfaccia utente della barra multifunzione è stato quello di fornire un'area centrale (sensibile al contesto) per gli strumenti. Una grande percentuale delle funzioni in Computhink Contentverse è disponibile solo attraverso il menu contestuale o il tasto destro. Mentre il menu di scelta rapida è un potente strumento a sé stante, è inefficiente e difficile apprenderlo come metodo di navigazione principale.

Ironia della sorte, considerando la passione di Computhink per lo standard dell'interfaccia utente di Microsoft, un perfetto contrasto con l'interfaccia utente di Computhink Contentverse è il vincitore di Editors 'Choice Microsoft SharePoint Online. A lungo diffamato per la complessità esagerata e la mancanza di usabilità, Microsoft ha lavorato seriamente per alleviare il dolore di iniziare con il proprio sistema di gestione dei documenti. Gli utenti esperti e gli amministratori hanno ancora la possibilità di utilizzare funzionalità avanzate, ma sono opportunamente stratificati dietro un design che presenta gli strumenti più comuni richiesti dagli utenti e cerca di rendere più facile, non più difficile, lavorare con i documenti aziendali. Computhink ha del lavoro da fare per emulare queste capacità con Computhink Contentverse.

Nel complesso, al di fuori delle funzionalità di condivisione e collaborazione dei documenti, che rappresenta un'omissione significativa, il set di funzionalità Computhink Contentverse è competitivo con le migliori soluzioni di gestione dei documenti che abbiamo esaminato. Se questo è abbastanza per te, sappi che il livello Professional di Computhink Contentverse costa $ 15 per utente al mese in una configurazione ospitata, anche se è un po 'limitato nelle funzionalità. La versione Enterprise (che è quella che abbiamo testato) include cose come annotazioni e ritrattazioni e un maggiore supporto per i formati di output, e ti farà guadagnare $ 33 per utente al mese. Se si opta per architetture di distribuzione in loco o ibride, è necessario contattare l'azienda per informazioni sui prezzi.

Sfortunatamente, l'interfaccia utente è gravemente difettosa e dovrebbe essere considerata in termini di costi a causa della perdita di efficienza o persino dei requisiti di formazione rispetto a meglio progettato offerte come Microsoft SharePoint Online e Ascensio System OnlyOffice. A meno che tu non riesca a superare la mancanza di una vera condivisione dei documenti e che i tuoi utenti siano in grado di gestire un'interfaccia utente poco intuitiva, la maggior parte vorrà evitare Computhink Contentverse fino a quando la società non rielaborerà il front-end.