Revisione e valutazione centrale dei contenuti di Ademero

Ademero Content Central (che inizia a $ 35 per utente al mese) ha un seguito fedele nel mercato affollato e complesso della gestione dei documenti (DM). È lodato per avere una vasta gamma di opzioni di personalizzazione e soluzioni di flusso di lavoro per soddisfare le esigenze della maggior parte delle aziende. Ma l'interfaccia utente (UI) di Ademero Content Central non è così raffinata come quella offerta da alcuni concorrenti. Di tutti gli strumenti DM che abbiamo testato, abbiamo scoperto che ottengono valore dalla presenza di campi di metadati, quindi cerca quelli che scelgono un prodotto in questa classe.

La raccolta di questi metadati e il successivo utilizzo per migliorare la tua attività è il valore di Ademero Content Central. Anche con questa funzionalità, Ademero Content Central è in ritardo rispetto ai vincitori dei nostri editor's Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online in termini di prezzi, nonché opzioni di condivisione e archiviazione.

Architettura locale, sensazione basata sul cloud

Anche nell'era odierna delle soluzioni SaaS (Software-as-a-Service), non è insolito trovare sistemi aziendali progettati per server aziendali locali, soprattutto nel caso dei sistemi DM, incluso Ademero Content Central ma anche Computhink Contentverse. Questo perché molte aziende hanno uno o più file server legacy nei loro armadi di dati che spesso contengono una grande quantità di file accumulati in diversi anni. Scoprire, etichettare e organizzare tali archivi di file è il punto in cui i sistemi DM eccellono e spesso rappresentano gran parte del loro potenziale di ritorno sull'investimento (ROI).

Ademero Content Central segue uno standard familiare in termini di architettura, utilizzando Microsoft Internet Information Services (IIS) e SQL Server per ospitare l'applicazione Ademero Content Central e il back-end del database. Entrambi questi strumenti di back-office sono familiari a molti professionisti IT aziendali, ma potrebbero chiedere a molti amministratori part-time di impiegare molte piccole e medie imprese (PMI) che potrebbero non averli mai usati prima - un punto potenzialmente importante considerare prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto. Più in linea con ciò che le PMI di oggi si aspettano, l'azienda rende disponibile anche Ademero Content Central come soluzione ospitata, eliminando la necessità di molte competenze IT sul lato cliente.

Sebbene l'architettura principale di Ademero Content Central sia di vecchia scuola, il portale web dell'utente è più in linea con le app basate su cloud che gli utenti stanno diventando più a loro agio. Colori piatti; pulsanti grandi e facili da toccare; e una dashboard modulare sono solo alcune delle funzionalità chiave dell'interfaccia utente centrale di contenuto predefinita. Ademero Content Central consente anche che i temi personalizzati corrispondano alla tua cultura aziendale o al tuo marchio.

Configurazione dei cataloghi

Per contribuire a promuovere la sua attenzione ai processi, Ademero Content Central utilizza il concetto di cataloghi per gestire la struttura di massimo livello della memorizzazione dei documenti. I cataloghi organizzano anche i principali componenti amministrativi come autorizzazioni, processi di approvazione e flussi di lavoro, tipi di documenti e campi personalizzati, nonché criteri di conservazione. Tutto ciò significa che un'efficace gestione del catalogo è un elemento critico per la corretta configurazione di Ademero Content Central.

I cataloghi contengono tipi di documenti, ognuno dei quali può essere configurato con i propri campi. I campi globali relativi a tutti i cataloghi e tipi di documenti possono anche essere gestiti nel pannello di controllo dell'amministratore. Entrambi i tipi di campo supportano una serie di opzioni di configurazione, inclusi tipo di campo, formato, opzioni dell'elenco valori, anche estraendo un elenco di opzioni valide da un'origine dati esterna. I valori dei campi possono anche essere sfruttati per creare una struttura di cartelle e gestire la denominazione dei file per vari tipi di documenti.

I pacchetti sono un altro tipo di dati utilizzati da Ademero Content Central, che sono costituiti da più documenti con un valore di campo chiave condiviso (si pensi al numero di contratto o all'ID dipendente). I modelli di pacchetto possono essere configurati per richiedere determinati tipi di documenti e possono richiedere a un utente di fornire i documenti richiesti per completare un pacchetto.

Il riconoscimento zonale è una delle funzioni più interessanti offerte da Ademero Content Central. Supponiamo che la tua organizzazione abbia un documento standard per l'acquisto o l'inserimento dei dipendenti, il riconoscimento zonale può essere utilizzato per definire le aree (zone) in quel tipo di documento e popolare i valori dei campi in base al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o un valore di codice a barre. Le zone sono definite specificando il posizionamento dell'area dall'angolo in alto a sinistra della pagina, nonché l'altezza e la larghezza dell'area. È possibile definire facilmente più zone per un particolare tipo di documento per acquisire più punti dati.

Il generatore di flussi di lavoro di Ademero Content Central non è così intuitivo come alcuni degli altri sistemi che ho recensito, in particolare Microsoft SharePoint o Fluix, ma è altrettanto potente. I flussi di lavoro vengono avviati utilizzando eventi trigger, che possono essere acquisiti da un documento di un determinato tipo in un campo corrispondente a un determinato valore. Le azioni del flusso di lavoro definiscono quali passaggi verranno intrapresi sui documenti attivati, tra cui la modifica della priorità o dello stato, la copia in una cartella, l'invio di un'e-mail o persino l'esecuzione di un programma esterno. Infine, le regole del flusso di lavoro possono essere utilizzate per unire trigger e azioni, offrendo la flessibilità necessaria per eseguire una o più azioni basate su uno o più trigger, consentendo anche di determinare se un trigger esegue le azioni o se tutti i trigger devono prima essere soddisfatti. Questo approccio modulare al flusso di lavoro consente di riutilizzare i vari componenti secondo necessità per semplificare i processi aziendali.

Sapere è potere

Come con qualsiasi database, uno degli aspetti più complicati dell'implementazione di una soluzione DM è l'acquisizione di quanti più dati possibile senza rendere il processo di raccolta troppo noioso per gli utenti. In molti casi, gli utenti non hanno capito perché le informazioni che stai raccogliendo su moduli lunghi, ad esempio, siano utili per l'azienda. Il risultato di un processo di acquisizione di documenti con un pesante sovraccarico di utenti di questo tipo può spesso essere rappresentato dagli utenti che popolano i campi con dati inutili che finiranno per fare più danni che benefici.

Per facilitare questo processo, Ademero Content Central offre vari metodi di acquisizione che possono semplificare il processo e ridurre i passaggi necessari per ottenere documenti in Ademero Content Central. È inoltre possibile ottenere le informazioni necessarie per garantire funzionalità business-critical come ricerca, approvazioni, flussi di lavoro e criteri di conservazione dei file. Puoi aggiungere documenti a Ademero Content Central tramite caricamenti basati su browser, cartelle monitorate o incorporando QCard tramite ascolto e-mail.

Le QCard, che sono simili alle copertine, sono generate dall'interno di Ademero Content Central e includono codici a barre per identificare il tipo di documento creato e i dati chiave prepopolati dall'utente. Negli scenari in cui gli amministratori richiedono l'acquisizione di informazioni aggiuntive, i documenti aggiunti di recente vengono aggiunti a una coda di codifica, che consente agli utenti di identificare rapidamente i documenti che richiedono informazioni aggiuntive. Ademero offre anche il software client CapturePoint, che offre alcune serie funzionalità per l'acquisizione efficiente di documenti in blocco. Include la facilitazione dell'uso dell'OCR per il popolamento dei campi chiave, particolarmente utile quando si acquisiscono più documenti con lo stesso formato.

Gli strumenti per semplificare l'uso dei campi di dati chiave con i tuoi documenti non si fermano dopo aver caricato i tuoi documenti in Ademero Content Central. L'azienda riconosce che potrebbe essere utile utilizzare i metadati del documento raccolti in Ademero Content Central per altri scopi al di fuori della soluzione DM. A tal fine, Ademero Content Central offre l'integrazione con Intuit QuickBooks Payments e Workday, consentendo di sincronizzare i dati residenti in Ademero Content Central con questi altri sistemi aziendali. Hai anche la possibilità di creare modelli di esportazione dai tuoi dati, permettendoti di eseguire esportazioni di dati adattando gli stessi parametri su base periodica.

Ademero Content Central ti consente di mantenere una cronologia completa delle revisioni, che comprende modifiche, approvazioni e aggiornamenti delle proprietà. Puoi accedere alle versioni precedenti dei documenti in qualsiasi momento. Inoltre, l'azienda offre documentazione di aiuto contestuale e supporto di chat live 24 ore su 24.

Prezzi

Ademero Content Central ha recentemente semplificato i suoi prezzi, senza più prezzi o livelli per modulo. Le aziende che utilizzano la versione ospitata di Ademero Content Central possono aspettarsi di pagare $ 35 al mese per utente con sconti sul volume disponibili. Coloro che optano per la soluzione locale stanno cercando un costo iniziale di $ 500 per utente per una licenza perpetua. Le funzionalità sono in gran parte comparabili tra le due opzioni, sebbene la scelta dell'architettura possa aggiungere complessità in termini di rete e opzioni di archiviazione.

Un solido concorrente nello spazio DM, Ademero Content Central ha abbastanza funzionalità per renderlo un'opzione praticabile per la maggior parte delle aziende e alcune potenti funzionalità che potrebbero renderlo perfetto per gli altri. Se funzioni come il riconoscimento zonale o le opzioni di integrazione con Intuit QuickBooks Payments e Workday potrebbero avere un impatto positivo sulla tua attività, allora dovresti dare un'occhiata più da vicino a Ademero Content Central.