Revisione e valutazione della banca ricevuta

Ricordi i vecchi tempi dei processi cartacei? I pacchetti software di monitoraggio delle spese odierni sembrano emulare queste tecniche. Era un momento in cui riempivamo una busta piena di entrate e la combinavamo con un rapporto in stile foglio di calcolo che descriveva in dettaglio come spendevamo i soldi dell'azienda. Dopo la firma del direttore di dipartimento, il dipartimento di contabilità è stato lasciato per verificare che ogni ricevuta avesse una spiegazione soddisfacente e viceversa. Receipt Bank (che inizia a $ 14, 99 al mese per un utente singolo) adotta un approccio leggermente diverso, che può essere adatto per alcune piccole imprese. Funziona potentemente - e con successo - per rispondere alle singole entrate piuttosto che ai "rapporti" formali. Consente a chiunque abbia ottenuto lo status di "approvatore" di dare un OK per il rimborso. E si basa fortemente sull'integrazione con applicazioni di terze parti, in particolare applicazioni di contabilità basate su cloud, per eseguire il sollevamento back-end pesante. Tuttavia, se stai cercando una gestione delle spese di alto livello più tradizionale, dai un'occhiata alle nostre scelte degli editori, Certify Now, Rydoo e Expensify.

Conteggio delle transazioni, non utenti

Invece di addebitare per utente attivo, così come Expensify, lo schema di pagamento di Receipt Bank si basa sul numero di articoli elaborati al mese. Gli imprenditori singoli che desiderano tenere traccia delle spese possono iniziare a $ 14, 99 al mese per 50 articoli elaborati, $ 29, 99 per 100 articoli elaborati o $ 44, 99 per 150 articoli e procedere fino a $ 202, 49 per 675 articoli. Le aziende con più di un utente pagano $ 25 al mese per 50 articoli elaborati, $ 40 per 100 articoli, $ 55 per 150 articoli e fino a $ 220 per 675 articoli.

Questi conteggi hanno una media mobile di tre mesi, tuttavia, quindi puoi avere un programma di viaggio pesante a settembre seguito da due mesi di inattività, senza dover aggiornare a causa di una conferenza annuale, ad esempio. Questi abbonamenti includono tutti la scansione automatica della ricevuta di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), la sicurezza SSL (Secure Sockets Layer) a 256 bit (il che significa che gli utenti potrebbero essere in grado di rinunciare all'uso di una rete privata virtuale (VPN) se inviano ricevute dalla strada), integrazione con le applicazioni di contabilità online (compresi Intuit QuickBooks) e condivisione dei dati con un'organizzazione separata, in genere contabile o contabile di una piccola impresa.

E qualcosa che non viene offerto da nessuno degli altri servizi: un servizio per i lavoratori autonomi che è gratuito se limitato a 10 scansioni di scontrini al mese. Altrimenti, costa $ 24, 99 per 50 scansioni al mese e $ 49, 99 all'anno per oltre 50 scansioni. Sfortunatamente, non esiste un abbonamento gratuito, ma è disponibile una versione di prova gratuita di 14 giorni per il piano per utente singolo. Poiché volevo testare il processo di approvazione, ho richiesto e ricevuto una versione di prova gratuita della versione multiutente.

Scatta una foto, acquisisci i dati

Come per le altre applicazioni di spesa, inserisci i dati in Receipt Bank utilizzando un'app mobile, un caricamento del browser Web, inoltrando la posta elettronica a un ID dedicato per ciascun dipendente o tramite la sincronizzazione della carta di credito aziendale o personale. Ha anche alcuni modi autonomi per ottenere dati nel sistema. Receipt Bank può importare ricevute e fatture da PayPal o Dropbox. Quest'ultimo è particolarmente interessante: il personale può sistemare le proprie ricevute in una cartella Dropbox dedicata, dalla quale Receipt Bank estrae i file ogni 24 ore. Dopo averli elaborati, sposta le ricevute in un'altra cartella dedicata.

L'app mobile di Receipt Bank è un chiaro vincitore nel settore della facilità d'uso, riducendo al minimo il tempo impiegato da un dipendente a occuparsi di inserire i dati. Scatti una foto di una ricevuta, fai clic su "invia per l'elaborazione" e dopo un po 'i dati analizzati vengono visualizzati per consentirti di ricontrollare e inviare al responsabile dell'approvazione. Un bel risparmio di tempo che non abbiamo visto da nessun'altra parte: puoi impostare la fotocamera per fotografare più ricevute, una dopo l'altra, o una singola ricevuta che ha più di una pagina. Receipt Bank fa del suo meglio per identificare la data della transazione, la valuta, le tasse, il fornitore e la categoria. Se riconosce la carta di credito utilizzata per la transazione, sincronizza i record con l'applicazione di contabilità, quindi non è necessario inserire una voce due volte.

D'altra parte, non c'è modo di inserire manualmente una spesa senza un qualche tipo di ricevuta? che può essere un problema per le spese, diciamo, la mancia che lasci alla governante della tua camera d'albergo. Alla domanda, un rappresentante dell'azienda ha suggerito di aggiungere una nota scritta a mano.

Il processo OCR richiede un po 'più di quanto preferiremmo. Nei test sembrava impiegare circa un'ora, anche se non abbiamo usato un timer. Tuttavia, Receipt Bank vale la pena aspettare. Fa un ottimo lavoro nel trasformare lo scarabocchio della calligrafia intenzionalmente sciatta in un testo accurato. Quando abbiamo inoltrato una ricevuta Uber da un viaggio a Budapest all'indirizzo e-mail personale, Receipt Bank ha scansionato correttamente l'addebito fiorino ungherese, eseguito la transazione di valuta e registrato i dollari USA nel campo spese. Un altro vantaggio: se necessario, puoi facilmente dividere una fattura combinata, ad esempio una fattura d'albergo, in singoli elementi pubblicitari.

Molte più informazioni possono anche essere acquisite e gestite. Tra questi: è possibile creare regole per un particolare fornitore, assegnando sempre le sue transazioni a una particolare categoria o cliente. Puoi dividere le spese. E puoi esportare i tuoi dati di spesa personali in un PDF o foglio di calcolo, come Microsoft Excel. La dashboard del sito Web mostra un elemento e un riepilogo dell'utilizzo. La posta in arrivo mostra le entrate in sospeso, opzionalmente includendo categorie, clienti o nomi di progetti. Su una schermata è possibile modificare più elementi contemporaneamente prima di aggiungerli a un report e inviare per l'approvazione.

Strumenti per rendere felici i contabili

Receipt Bank ha tre livelli utente: amministratore, responsabile approvazione spese e utente base. Gli amministratori impostano le regole e i criteri dell'azienda e hanno accesso all'intera casella di posta. Gli approvatori hanno un ruolo leggermente diverso: non possono modificare le impostazioni dell'account, ma qualsiasi responsabile dell'approvazione può firmare il rapporto di qualsiasi mittente, senza una gerarchia formale. La società prevede di ottenere più approvatori in autunno.

Questi tre livelli significano anche che i metodi di approvazione della Receipt Bank sono diversi da quelli con cui abbiamo lavorato. Si consiglia agli approvatori di quanti articoli attendono la loro attenzione. In qualità di responsabile dell'approvazione, puoi fare clic sull'elemento stesso per visualizzare ulteriori dettagli, inclusa la foto della ricevuta. L'approvazione è completamente manuale. Se vedi qualcosa che non ti piace, puoi fare clic su una piccola icona bandiera davanti all'elemento; puoi anche lasciare una nota. Ma non è possibile contrassegnare automaticamente una violazione delle norme e l'unico modo per inviare una voce problematica a un dipendente è inviare una copia CSV o PDF della voce utilizzando una funzionalità di posta elettronica piuttosto oscura.

Inoltre, Receipt Bank non richiede agli utenti di fare affidamento sulle note spese. Gli utenti non devono inviare o creare raccolte "viaggio a New York"; un amministratore dell'ufficio può assegnare le ricevute a un rapporto per suo conto. Puoi anche concedere l'accesso al tuo commercialista o contabile al fine di aggiungere nuovi elementi, modificare articoli, estrarre o inviare dati dal tuo account.

La configurazione è semplice: l'area Preferenze ti consente di mantenere sia la tua configurazione personale che quella dei tuoi utenti. È interessante notare che quando aggiungi utenti, tu (non l'utente) fornisci una password (una è suggerita per te), che viene quindi inviata via email all'utente.

Receipt Bank brilla davvero nella sua integrazione con i programmi di contabilità, a partire dal numero di quelli che supporta: Xero, Intuit QuickBooks e FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One e Sage 50. Puoi connettere Receipt Bank con un solo programma di contabilità alla volta. Quando ho integrato il sistema con il mio account FreshBooks, ha portato tutte le categorie utilizzate, nonché i nomi dei progetti e i client. Successivamente si basa sull'applicazione esterna per tutto, dai rimborsi spese ai conti da pagare alle tendenze di rendicontazione. Non è possibile aggiungere nuove categorie o progetti al volo. Invece, devi andare su FreshBooks (o su qualsiasi sistema che stai utilizzando), aggiungerli lì e quindi risincronizzare.

Mentre ci piace il fatto che la Receipt Bank includa le categorie contabili, abbiamo un cavillo sul modo in cui le presenta. Siamo sicuri che i professionisti della contabilità apprezzano le categorie di elenchi di software in base al numero GL (0030 - Pasti e intrattenimento) ma, dal punto di vista dell'utente, preferiremmo un'organizzazione alfabetica (anziché scorrere tutti i numeri) o altri modi per trova le opzioni (come "Quali categorie posso scegliere in un viaggio?").

Esistono diverse altre questioni che differenziano la Receipt Bank dalle altre. Ad esempio, mentre il software segnala alcuni problemi, come invii incompleti, non contrassegna automaticamente le violazioni dei criteri. Inoltre, si presume che le approvazioni (o i rifiuti) verranno dalla contabilità piuttosto che dall'approvatore iniziale. Una delle prime cose che ti viene chiesto quando inizi a lavorare è quella di integrare la Receipt Bank con un programma di contabilità.

Viene fatto molto per rendere la vita più facile alle società di contabilità che supportano le piccole imprese. Puoi importare i dati tramite Dropbox e MyFirmsApp (per le società di contabilità). C'è anche l'integrazione delle buste paga con KeyPay e PaySuite, e ancora maggiore integrazione con i servizi di fatturazione e fatturazione, inclusi Gusto e Bill.com.

Le funzioni di aiuto di Receipt Bank sono eccellenti. Se fai clic sul pulsante Guida nell'angolo in basso a destra di ogni pagina, mostrerà diversi argomenti correlati o ti permetterà di digitare la tua domanda. Il centro assistenza generale ha una vasta gamma di risposte e istruzioni. Ci sono anche una varietà di corsi di formazione basati su video.

Receipt Bank non fa tutto nel modo previsto. Aziende con forte "Lo facciamo in questo modo!" le mentalità potrebbero essere rimandate da alcune cose, come la sua gerarchia di approvazione piatta e talvolta confusa. Inoltre, stranezze come l'impossibilità di creare una spesa senza ricevuta o di restituire una spesa problematica per la correzione possono rendere le cose più scomode del necessario. Altrimenti, è vicino ai sistemi di punta, come gli strumenti vincitori della scelta dei nostri redattori Certify e Rydoo.