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Paychex Accounting Online è stato rilasciato solo alla fine del 2013, ma le due applicazioni integrate che lo compongono sono in circolazione da molto più tempo. L'applicazione di contabilità principale è il servizio canadese Kashoo, ora disponibile come pacchetto integrato con Paychex Online Payroll. Tuttavia, il marchio Paychex ha più di 40 anni ed è piuttosto familiare alla comunità degli affari. Il suo libro paga, le risorse umane e le soluzioni di outsourcing dei benefici sono ben rispettate e utilizzate da oltre mezzo milione di aziende statunitensi. Il Kashoo, d'altra parte, è relativamente nuovo; è un solido sito Web di contabilità a doppia voce che è facile da capire e da usare. Ma Paychex Accounting Online (a partire da $ 27 al mese, più le commissioni) manca di molte funzionalità presenti nei suoi concorrenti, come ordini di acquisto, record di contatto completi, tracciabilità degli articoli e categorizzazione delle transazioni.
L'approccio ibrido è un ottimo esempio della natura in evoluzione della contabilità delle piccole imprese mentre si sposta nel cloud. Alcune aziende, come Intuit e Xero, forniscono una soluzione di contabilità di base e un'applicazione per l'elaborazione dei salari che si integrano perfettamente. Altre organizzazioni stanno collaborando tra loro e integrando siti correlati, come nel caso di Paychex Accounting Online. Questo è già successo da anni, il miglior esempio è probabilmente l'Intuit App Center, che ha centinaia di componenti aggiuntivi che estendono l'utilità del desktop QuickBooks e QuickBooks Online Plus, in settori come CRM, fatturazione e fatturazione e tempo / spese gestione.
Crediti e debiti
Paychex Accounting Online servirebbe al meglio le piccole imprese con esigenze di credito e debiti modeste, ma che necessitano di una vera contabilità a doppia iscrizione senza dover comprendere debiti e crediti di fondo. Viene fornito con un piano dei conti personalizzabile (meglio personalizzato da un professionista della contabilità, che puoi invitare a controllare la tua attività) e rapporti finanziari standard: bilancio, profitti e perdite e bilancio di verifica. Puoi esportarli in formati PDF, Excel, CSV e HTML. È possibile inserire le rettifiche delle transazioni, ma la gestione di debiti e crediti è meglio lasciare al proprio professionista contabile.
Il sito non utilizza il termine "crediti". Piuttosto, fai clic sulla scheda "Entrate" per aprire lì le tue opzioni. È possibile inserire entrate varie, una fattura o un pagamento. Un modello di record per i tuoi clienti contiene informazioni di contatto molto semplici, con alcuni altri elenchi a discesa per variabili come Termini e Conto delle entrate. Il modello di fattura è approssimativamente paragonabile a quelli offerti dai concorrenti in quanto include i campi di base per cose come l'imposta sulle vendite, i termini e la data di scadenza. E puoi inviarli via email ai clienti.
Ma non puoi assegnare fatture a categorie come addetto alle vendite, divisione o posizione, né i tuoi clienti possono restituire un pagamento tramite carta di credito (non esiste supporto per gli account commerciante). Non è disponibile il monitoraggio dei livelli di inventario (sebbene sia disponibile un record di articoli di base) né prezzi alternativi (sconti, ecc.). L'unico rapporto offerto qui è Crediti scaduti, la cui unica opzione di personalizzazione è la data di fine.
Il livello di dettaglio e personalizzazione è simile per i conti da pagare, o "Spese". È possibile compilare un modulo che delinea una spesa o fattura e registrare i pagamenti. I modelli di record del fornitore serviranno bene le semplici aziende, ma non sono così dettagliati come quelli di Xero, per esempio. Debiti scaduti è l'unico rapporto disponibile qui.
Banking in the Cloud
Le migliori soluzioni di contabilità online e finanza personale (in effetti, la maggior parte, periodo) ti consentono di collegarti agli istituti finanziari in cui hai conti e scaricare transazioni. Paychex Accounting Online non fa eccezione. Basta selezionare il nome della propria banca o società emittente della carta di credito e inserire le credenziali di accesso per tali siti. Paychex Accounting Online quindi effettua una connessione ed esegue il download iniziale. Puoi anche caricare manualmente estratti conto bancari.
Ovviamente puoi anche inserire entrate e transazioni manualmente. E puoi trasferire fondi tra conti. Ma Paychex Accounting Online non offre la funzionalità di riconciliazione bancaria più sofisticata e continua di Xero e QuickBooks Online Plusdo. Funziona in modo simile alla riconciliazione sulla carta. Devi mettere un segno di spunta davanti a tutte le transazioni sul sito che compaiono sul tuo estratto conto cartaceo, oltre a contrassegnare le tue transazioni online sul tuo estratto conto. Questo sembra un doppio inserimento di dati, che la contabilità online avrebbe dovuto evitare.
Un flusso di lavoro logico
Paychex Accounting Online è stato chiaramente progettato pensando al professionista non contabile. La sua interfaccia utente è pulita e ordinata e utilizza un linguaggio comprensibile ai laici. Il riquadro verticale sinistro contiene collegamenti di testo a ogni elemento del sito. Il primo, ovviamente, è il Dashboard, che è un po 'atipico per questo tipo di sito Web. Il centro dello schermo, che normalmente contiene i numeri chiave dell'azienda, contiene due finestre a schede: una per l'immissione delle entrate e l'altra per le spese.
Questo layout è simile a quello che vedi quando fai clic sui singoli collegamenti Entrate e Spese, sebbene il Dashboard non visualizzi la cronologia delle transazioni nella parte inferiore dello schermo. I dati aziendali in tempo reale, principalmente i saldi dei conti, vengono visualizzati nel riquadro verticale destro. E non ci sono diagrammi o grafici.
I collegamenti ad altre aree del sito vengono visualizzati nel riquadro verticale sinistro. A differenza delle soluzioni di contabilità online che sono più complesse, Paychex Accounting Online è abbastanza semplice da chiarire tutto in questo riquadro, anche i singoli report (che sono pochi). Fare clic su un collegamento per visualizzare la schermata di lavoro principale per quell'attività, anziché presentare un altro menu di collegamenti secondari.
La connessione Paychex
Mentre i siti di contabilità online concorrenti hanno lentamente creato le proprie applicazioni per i salari ben integrate, Paychex è andato nella direzione opposta. Ha creato una nuova soluzione facilitando l'integrazione di Paychex Online Payroll con l'attuale servizio di contabilità Kashoo, come menzionato in precedenza. Immettere le informazioni sulla busta paga nell'applicazione Paychex e quindi importarle manualmente sul lato contabile. Sono supportati il calcolo dell'imposta sui salari e il deposito / pagamento. Paychex non pubblica i prezzi; piuttosto, devi chiedere un preventivo.
Paychex Accounting Online non è un sito difficile da imparare abbastanza rapidamente, ma chiunque sia nuovo nella contabilità richiederà probabilmente alcuni chiarimenti e assistenza, nonostante l'approccio inglese standard dell'app alla sua interfaccia utente: è solo la natura della bestia contabile. Il sito supporta gli utenti con una varietà di risorse di aiuto, tra cui video, webinar, articoli online, chat e telefono. L'accesso mobile è disponibile per entrambe le applicazioni su dispositivi iOS, ma il supporto Android è limitato all'app per le buste paga stessa.
È bello vedere i fornitori di soluzioni finanziarie collaborare per dare alle aziende pacchetti di applicazioni sensati. Se si utilizzano già i servizi di gestione stipendi Paychex e si desidera sposarli con funzioni di contabilità di base a doppia registrazione, vale sicuramente la pena considerare Paychex Accounting Online. A questo punto, tuttavia, se la tua azienda necessita di più funzionalità rispetto alle offerte di Paychex Accounting Online, oltre all'elaborazione completa e perfettamente integrata delle buste paga, QuickBooks Online Plus, Scelta degli editori PCMag per la contabilità online, è una scelta migliore.
