Revisione e valutazione dei salari del servizio completo di software Patriot

Qualsiasi piccola impresa che utilizza un servizio di gestione stipendi online per gestire autonomamente i pagamenti dei dipendenti tende a richiedere molto supporto, soprattutto durante il processo di installazione. Patriot Software Full Service Payroll eccelle nel fornire assistenza ai propri clienti dall'inizio alla fine. Gestisce le attività di base necessarie per creare i record dei dipendenti, oltre a definire detrazioni e contributi, elabora le esecuzioni delle buste paga e invia automaticamente le imposte sui salari. Tuttavia, l'interfaccia utente di Patriot Software non è all'avanguardia e la sua fusione di contabilità e buste paga può essere fonte di confusione. Inoltre, se si prendono in considerazione tutte le funzionalità aggiuntive di Patriot Software per l'offerta della concorrenza gratuita, l'app può essere costosa.

Prezzi e contabilità

Il costo del servizio completo Patriot Software è aumentato di prezzo dall'ultima volta che l'ho recensito, da un prezzo base di $ 25 al mese (incluso un dipendente) a $ 30 al mese, più $ 4 per dipendente al mese. Esiste una versione Basic meno costosa che costa $ 10 al mese più $ 4 per dipendente al mese, ma devi presentare le tue tasse sui salari se segui questa strada. Inoltre, è necessario che tu invii le tue tasse sui salari e ha un costo base minimo di $ 50 al mese. Il prezzo di Workful, tuttavia, include la funzionalità di orologio integrata, mentre il componente aggiuntivo Time and Attendance di Patriot Software parte da $ 5 al mese per un dipendente.

Il sito addebita anche l'archiviazione dei documenti (a partire da $ 4 al mese, più $ 1 per dipendente), che Workful e altri offrono gratuitamente. A ciò si aggiungono i $ 10 al mese di Patriot Software per tenere traccia degli appaltatori e dei fornitori e stampare 1099 e 1096 (gratuiti su altri siti), e il sito finisce per essere il secondo sito più costoso che abbiamo esaminato, dopo l'offerta di fascia alta di QuickBooks Payroll.

Se desideri aggiungere funzionalità di contabilità di base, puoi iscriverti a una delle soluzioni di contabilità integrate di Patriot Software. Di base ($ 15 al mese) include i pagamenti di fornitori e fornitori e la creazione, la stampa e i rapporti 1099/1096 (il deposito elettronico è facoltativo). Puoi tenere traccia delle entrate e delle spese, accettare pagamenti con carta di credito e creare e tracciare fatture illimitate. Premium ($ 22, 50 al mese) aggiunge diverse funzionalità, come stime, fatture ricorrenti e promemoria sul pagamento delle fatture. Accounting Basic è in realtà un buon affare se hai intenzione di utilizzare tutte le sue funzioni; Premium non aggiunge molte funzionalità significative. Nessun altro prodotto nella categoria, a parte QuickBooks Payroll, offre questo tipo di connessione contabile.

Buone opzioni di supporto

L'eccezionale supporto di Patriot Software diventa rapidamente evidente. Come alcuni dei suoi concorrenti, Patriot Software mette a disposizione i suoi esperti in buste paga per completare questo oneroso compito per te. È possibile farlo da soli, ma ti consiglio di lasciare che l'azienda ti aiuti se non hai mai fatto un libro paga. È l'elemento più complesso della contabilità delle piccole imprese e richiede assoluta precisione e tempestività. Non solo devi ottenere il risarcimento dei dipendenti esattamente nel modo giusto, ma devi anche effettuare pagamenti a fornitori di prestazioni e agenzie fiscali. Se i tuoi dipendenti hanno detrazioni multiple, ci vuole molto coordinamento. Puoi contare sul supporto gratuito via telefono, e-mail e chat di Patriot Software, ma a un certo punto potrebbe essere necessario un aiuto più completo, dal vivo, e il personale dell'azienda sarà pronto e capace.

Assistenza per l'installazione

L'anno scorso Patriot Software ha aggiunto una procedura guidata di configurazione dedicata, qualcosa che in precedenza mancava. Invece di spostarti nel menu Impostazioni, il sito ti guida attraverso una serie di schermate che descrivono ciò che è necessario per iniziare a gestire le buste paga. Durante questa procedura guidata, vengono visualizzati collegamenti a risorse utili, ad esempio come ottenere un numero di disoccupazione statale (SUTA). A differenza di altri tipi di applicazioni finanziarie, con le buste paga, ogni elemento della configurazione deve essere completato prima di poter iniziare a emettere buste paga.

L'installazione prevede la definizione di tutti i modi in cui i dipendenti possono essere compensati e tutte le detrazioni che devono essere fatte. Ciò include i tipi di guadagno, ad esempio. Patriot Software è molto flessibile in questo senso sia per le ore in cui i dipendenti possono lavorare (ferie, regolari, doppio orario e così via) sia per i tipi di retribuzione che possono ricevere (inclusi bonus, commissioni e rimborsi spese). Il sito si riferisce a questi come codici orari e codici denaro. Queste appaiono come opzioni quando inizi a elaborare gli stipendi nel servizio di Patriot.

Se offri benefici ai tuoi dipendenti, come un'assicurazione sanitaria o piani pensionistici, puoi configurarli in modo che possano essere assegnati ai dipendenti quando crei i loro registri. Esistono due posizioni in cui è possibile definirle: all'interno di un record dei dipendenti effettivi o facendo clic su un collegamento nel menu Impostazioni. Mi piace questa flessibilità e non tutti i prodotti offrono. Square Payroll e QuickBooks Payroll lo rendono disponibile solo nei registri dei dipendenti.

Le informazioni relative sia alle detrazioni a livello aziendale sia ai contributi versati dall'azienda vengono immesse nello stesso modo, sebbene i loro campi dati siano leggermente diversi. Per creare una detrazione per il 401 (k), ad esempio, fai clic su Aggiungi nuovo, quindi seleziona il tipo da un elenco a discesa. È possibile immettere una descrizione che verrà visualizzata nei report e negli stipendi, quindi fornire l'importo in dollari predefinito che verrà sottratto dagli stipendi in percentuale o in un importo fisso in dollari. È inoltre possibile inserire tutti i limiti richiesti e specificare la casella W-2 corretta, se necessario.

Più configurazioni

È inoltre necessario inserire le impostazioni fiscali della propria società e indicare i tassi di disoccupazione. Patriot Software ha creato un'eccellente pagina con collegamenti a informazioni specifiche dello stato che è possibile consultare se non si dispone di tali numeri. Descrive inoltre come richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN) e soddisfare tutti i requisiti di registrazione statali. Fornisce collegamenti a moduli che i nuovi dipendenti devono compilare e che è necessario presentare. È necessario fornire i dati del conto bancario per i prelievi delle buste paga, compilare un modulo di autorizzazione e inserire le impostazioni di stampa della busta paga o del deposito diretto.

Se si desidera che i dipendenti siano in grado di accedere a portali protetti da password in cui possano visualizzare le buste paga e altre informazioni personali sui salari, è possibile creare nomi utente e password temporanee per ciascun membro dello staff e inviare inviti. I portali dei dipendenti del sito sono eccellenti, alcuni dei migliori che abbiamo visto. Quando accedi per la prima volta, vedrai i collegamenti alle attività più comuni (Visualizza buste paga, Stampa paystub e così via). Il riquadro verticale a sinistra contiene collegamenti di navigazione ad altri dati e strumenti trovati qui, come imposta federale (ritenuta d'acconto), documenti del datore di lavoro, storia delle retribuzioni e rapporto di sintesi dei tempi. I dipendenti possono eseguire il punch in e out (manualmente o in base al tempo effettivo) sui loro portali se si desidera utilizzare questa funzione; i time card possono quindi essere inviati al libro paga.

Questo è il motivo per cui Patriot Software e concorrenti come SurePayroll offrono assistenza ai nuovi utenti attraverso il processo di configurazione e l'inserimento dei dati necessari per fornire la cronologia dei salari. È molto complicato Puoi sempre tornare alle pagine delle Impostazioni una volta completata la procedura guidata per apportare modifiche quando necessario.

Informazione personale

Una volta completate le impostazioni della gestione stipendi dell'azienda, è possibile creare un record per ciascun dipendente. Questo è un processo semplice ma che richiede molto tempo. Compilare i campi vuoti per informazioni che non sono ancora state introdotte (nome, indirizzo, SSN, data di assunzione e così via) e selezionare dagli elenchi delle opzioni appena create (come il tipo di pagamento e la frequenza). Dopo aver fornito tutti i dati richiesti, è possibile accedere ai singoli record da una schermata facendo clic sulle schede che aprono diverse sezioni del record, come Informazioni sui pagamenti, Cronologia buste paga, Detrazioni e contributi e Informazioni sull'ora.

Questo è un modo efficace per rendere disponibili tutti questi dettagli. Nessun altro prodotto lo fa molto meglio, anche se alcuni dei siti fanno un uso più economico dello spazio dello schermo e sottolineano l'aspetto degli schermi e il loro contenuto.

Strumenti di navigazione

L'esperienza utente di Patriot Software può essere fonte di confusione se si utilizzano solo gli elementi di gestione stipendi, poiché le funzionalità di contabilità e gestione stipendi sono integrate in un sito. Quando accedi per la prima volta, vedrai due barre degli strumenti separate, una nel riquadro verticale a sinistra e una nella parte superiore. Quest'ultimo è lo strumento di navigazione principale; ha schede etichettate come Dashboard, Contabilità, Paghe, Rapporti e Impostazioni. C'è un pulsante di aiuto sulla destra. Passa il mouse su uno dei primi tre pulsanti con il mouse e verrà visualizzato un menu di collegamenti correlati. Fare clic su uno e la barra degli strumenti verticale sinistra cambia per visualizzare collegamenti simili a quelli nell'elenco a discesa sopra menzionato.

La dashboard globale del sito è diversa da quella della concorrenza. Contiene solo messaggi da Patriot Software e icone che rappresentano collegamenti che conducono a sette delle attività più comuni sia nelle applicazioni di gestione stipendi (Esegui gestione stipendi, ad esempio) sia nella contabilità (Crea fattura). Non ci sono articoli da fare, come include Gusto, né informazioni sull'attività salariale attuale e passata, come le offerte di OnPay.

Se non stai utilizzando il modulo di contabilità, puoi semplicemente fare clic sulla scheda Payroll per aprire la home page Payroll. Puoi eseguire la maggior parte del lavoro post-installazione da questa schermata. Nella parte superiore vengono visualizzati i collegamenti alle attività di gestione stipendi comuni. Sotto di essi è presente una tabella a tre schede in cui è possibile alternare i totali per i salari, le esenzioni fiscali e i depositi fiscali più recenti. I collegamenti agli articoli della guida più diffusi vengono visualizzati nel riquadro verticale destro. Puoi accedere a Rapporti e Impostazioni tramite i collegamenti nel riquadro verticale sinistro o le schede nella parte superiore dello schermo.

Dopo aver fatto clic su un collegamento, tuttavia, le schermate di lavoro stesse sono intuitive. Usano convenzioni standard di inserimento dati online. Compilare gli spazi vuoti o fare clic sui collegamenti o selezionare dagli elenchi a discesa. A volte ci sono frecce direzionali contrassegnate Next Step per guidarti, come nella schermata Run Payroll. Ogni servizio che abbiamo esaminato offre guide di navigazione per spostarti attraverso i processi a più fasi. Ma altri, come il pluripremiato Gusto, vincitore di premi Editors 'Choice, sono più interessanti dal punto di vista grafico ed esteticamente gradevoli.

Tempo per il giorno di paga

Seleziona la voce Esegui buste paga nella Home Page per prepararti al giorno di paga. Per definire le date di inizio e fine del periodo di pagamento e la data di pagamento, fai clic sui calendari accanto ai campi di dati vuoti nella parte superiore della schermata visualizzata. Le opzioni avanzate qui ti consentono di saltare detrazioni e contributi se preferisci. Un elenco dei tuoi dipendenti viene visualizzato sotto quelle caselle. Ogni riga contiene caselle per i tipi di retribuzione standard (regolari, straordinari), nonché la tariffa oraria dell'individuo. Basta inserire il numero di ore nelle caselle corrette e attivare l'interruttore accanto a Mostra tutti i codici orari e denaro in alto a destra se è necessario inserire ore per cose come il tempo di vacanza e bonus. Lo stesso vale per il personale dipendente.

Quando si fa clic sulla freccia Passaggio successivo, viene visualizzato un elenco di dipendenti con la retribuzione lorda e la retribuzione netta in sintesi. Fare clic su Visualizza dettagli per visualizzare lo stub di ciascun dipendente. Il debito fiscale totale appare chiaramente nella parte superiore della pagina. I totali forniti in vari punti da Patriot Software sono tutti molto importanti. Tuttavia, ciò che i gestori desiderano e ciò che forniscono altri siti come SurePayroll è un totale chiaramente visibile, l'importo che esce dal conto bancario alla data specificata, prima di approvare i pagamenti. Le uniche opzioni disponibili qui sono l'approvazione o l'annullamento della corsa o il ritorno al primo passaggio.

Dopo aver approvato una corsa, la schermata che appare non contiene numeri, si collega semplicemente al registro salari e alla fattura fiscale salari. In nessun luogo ti dice esattamente quanto uscirà dal tuo conto corrente bancario e in quale data.

Rapporti, cellulare

Patriot Software Full Service Payroll include molti report preformattati, non tanto quanto OnPay e non così personalizzabili, ma ciò che è disponibile è soddisfacente per le funzionalità offerte dal sito.

Per quanto riguarda l'accesso mobile, non esistono app dedicate come le offerte Intuit, ma è possibile visualizzare siti Web ottimizzati per dispositivi mobili che funzionano perfettamente su dispositivi Android e iOS. Assomigliano e funzionano in modo molto simile alle loro controparti basate su desktop, con solo alcune differenze nell'interfaccia utente.

Ad esempio, si apre il riquadro verticale sinistro facendo clic su un collegamento nella parte superiore sinistra dello schermo e seguendo le istruzioni per eseguire il drill-down fino alla schermata desiderata. Alcuni contenuti devono essere visualizzati verticalmente a causa della sua larghezza. Ma puoi fare tutto sul tuo dispositivo mobile come puoi fare sul desktop, inclusa l'esecuzione di un libro paga.

Una scelta solida

Patriot Software offre supporto e guida solidi per i nuovi utenti. Il software copre le basi per quanto riguarda le buste paga e le relative tasse ed eccelle in aree come l'accesso mobile e i portali dei dipendenti. Se desideri le funzionalità di gestione stipendi necessarie alla maggior parte delle piccole aziende e un'interfaccia eccellente, ti consigliamo Gusto, la nostra scelta dei redattori.

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