Revisione e valutazione di Oracle netsuite oneworld

Nozioni di base su Oracle NetSuite OneWorld

NetSuite OneWorld era originariamente NetLedger, poi divenne Oracle Small Business Suite e fu infine trasformato in una società pubblica separata nel 2007. Il sistema che abbiamo testato, ancora costruito su un database Oracle proprio come Intacct, era Oracle NetSuite OneWorld anziché la base sistema. La più grande differenza tra le due versioni è l'ampia multivaluta e le capacità multinazionali di OneWorld, mentre l'offerta standard di NetSuite è la stessa app di base più orientata verso le operazioni statunitensi.

NetSuite ha anche versioni per organizzazioni no profit, produzione e altri tipi di operazioni aziendali specifiche. È anche molto semplice aggiungere funzionalità aggiuntive come CRM e risorse umane (HR) e scalare Oracle NetSuite OneWorld nel già citato sistema ERP.

Disponibile esclusivamente come servizio su abbonamento, a partire da $ 999 al mese per l'accesso di base insieme a $ 99 per utente aggiuntivo al mese, Oracle NetSuite OneWorld è venduto principalmente attraverso un canale partner / rivenditore, quindi probabilmente non parlerai con un venditore rappresentante se dovessi scegliere di acquistare. Ciò significa che è necessario ricordare anche che il prezzo base sopra indicato non include le commissioni per i servizi a valore aggiunto di partner / rivenditore, come l'installazione, la personalizzazione o la formazione. Questo è simile a quasi tutto il software in questa carrellata ed è semplicemente il modo in cui i sistemi di contabilità per le PMI di fascia media vengono generalmente venduti. Il sistema che abbiamo esaminato comprendeva GL (dati finanziari), debiti e crediti (inclusi ordini di vendita e acquisto), buste paga e risorse umane. Ho principalmente testato la navigazione globale del sistema e le capacità GL.

Delving Deeper Sotto il cruscotto

I dashboard sembrano essere pagine di destinazione onnipresenti per le app finanziarie. Proprio come le altre app che abbiamo esaminato, l'accesso a Oracle NetSuite OneWorld ti porta immediatamente in una dashboard coperta di widget, anche se la società chiama questi portlet. Come con SAP Business One Professional e Open Systems Traverse, passando il cursore su un elemento grafico o "portlet" fornisce i dettagli per quel punto. Con un portlet che visualizza una tabella di dati, ad esempio, facendo clic su un importo in dollari si passa in genere al punto di provenienza della figura. Come con il software di altri fornitori, i portlet sono modificabili e ridimensionabili. Esistono numerosi portlet predefiniti e separati in tre categorie principali (Contenuto standard, Istantanee dei report e Grafici di tendenza) con una quarta scheda che mostra quali portlet sono attualmente utilizzati nella Dashboard. Esiste anche un linguaggio di scripting che consente a te, o più probabilmente al partner / rivenditore con cui stai lavorando, di programmare il tuo portlet. I portlet predefiniti sono facili da aggiungere e rimuovere con un clic del mouse.

Esistono due modi per passare dalla Dashboard. Nella parte superiore dello schermo è presente una barra multifunzione che elenca le funzioni comuni come "Attività, Clienti". Tra questi troverai fornitori, buste paga e risorse umane e il luogo in cui trascorri la maggior parte del tuo tempo: dati finanziari. Facendo clic su uno di questi si avvia un menu a discesa con le funzioni disponibili. Facendo clic su Panoramica, che è sempre la prima scelta di menu, viene avviato un altro dashboard che di solito ha i portlet più comuni per quella categoria di funzioni.

Ad esempio, quando si accede al menu a discesa Finanziario, vengono visualizzate le opzioni tra cui Bancari, Elenchi, Inventario e Rapporti. La selezione di Rapporti ha aperto un'altra dashboard con portlet incluso un riquadro in formato Windows Explorer con un elenco di rapporti standard disponibili (Rapporti salvati, Finanziari, Fatturazione, Inventario e altro) con un pulsante più a sinistra di ogni intestazione. Facendo clic sul segno più si espande la categoria per mostrare esattamente quali report sono disponibili e facendo clic sul titolo di un report si avvia il report. Per coloro che desiderano creare i propri report, è disponibile un Generatore di report facendo clic sul pulsante "Nuovo report" nella parte superiore del riquadro e una selezione di report eseguiti di recente in un piccolo riquadro a sinistra.

Questa descrizione potrebbe rendere Oracle NetSuite OneWorld più complesso di quanto non lo sia realmente una volta che si interrompe la lettura e si posiziona il cursore sullo schermo. C'è una progressione logica e ordinata dei clic del mouse che ti porta rapidamente alla transazione o al rapporto di cui hai bisogno. Non è visivamente intuitivo come Intacct, ma esaminalo alcune volte e dovresti essere abbastanza a tuo agio.

Un modo per rendere le cose più facili da digerire è collaborare con il rivenditore per creare flussi di lavoro individuali per i processi aziendali chiave. La società include SuiteFlow Workflow Manager appositamente per questo scopo. Questo modulo consente di trascinare e rilasciare attività come l'immissione di dati e la generazione di report in un riquadro di lavoro per creare un diagramma di flusso personalizzato che guida un singolo utente o un insieme di utenti attraverso un intero processo. Questo flusso di lavoro può essere semplice o complesso come richiesto.

Un flusso di lavoro di processo di questo tipo non è solo un modo efficiente per gli utenti di lavorare in generale, ma è particolarmente utile quando si accede a nuovi utenti o si introduce una nuova piattaforma di app. Utilizzando SuiteFlow, non è difficile imitare un flusso di lavoro esistente piuttosto che addestrare un utente a cercare, comprendere e incorporare l'host di nuove funzionalità disponibili in Oracle NetSuite OneWorld.

Sovraccarico di informazioni

Tuttavia, anche con scorciatoie come SuiteFlow, l'utilizzo di Oracle NetSuite OneWorld inizialmente può essere intimidatorio, specialmente nel set di livello C. C'è molto sullo schermo e più alto è il livello di autorizzazione più complicato può sembrare. Fortunatamente, a causa del suo orientamento SaaS, Oracle NetSuite OneWorld è in realtà abbastanza facile da personalizzare, certamente nella fase di reporting, che è dove la maggior parte dei dirigenti di livello C trascorrerà la maggior parte del loro tempo. L'impostazione di un report o modulo personalizzato è semplice e, proprio come i dashboard ti guidano verso una determinata attività, il processo di personalizzazione e configurazione è per la maggior parte facile da capire. Anche se per te non è ovvio, ti imbatterai in un'area in cui Oracle NetSuite OneWorld è leggermente crollato: aiuto.

Data la raffinatezza dell'intero sistema, la capacità di ricerca del linguaggio naturale potrebbe sicuramente essere migliore. Tra i lati positivi, ci sono numerosi video di formazione disponibili nel centro di supporto online. Sorprendentemente, ignorare la casella di ricerca e semplicemente fare clic sul pulsante "Aiuto" è stato il metodo più produttivo per rispondere alle mie domande, che dice meno sull'aiuto sensibile al contesto di Oracle NetSuite OneWorld di quanto non faccia su quanto lontano dai risultati di ricerca del linguaggio naturale essere finito.

CRM intelligente integrato

Le funzionalità di CRM sono integrate in Oracle NetSuite OneWorld su tutta la piattaforma. La pipeline CRM copre tutti i punti principali: gestione dei contatti e dei lead, ordini di vendita e adempimenti, rinnovi, up-sell e cross-sell e automazione del marketing con un modulo di e-commerce integrato. Dal portlet di navigazione principale, le principali funzionalità di CRM sono accessibili scorrendo il lungo elenco di categorie fino a Vendite. Il modulo viene quindi suddiviso in quattro sottocategorie: relazioni con i clienti (con opzioni di lead, contatti, prospettive e clienti), transazioni di vendita (opportunità, preventivi, vendite in contanti e ordini di vendita), report delle vendite (vendite per articolo, revisione della pipeline, previsioni vs. Quota e Vendite trimestrali perse) e Strumenti di vendita (Quora, Twitter, LinkedIn e Gestione file).

Il meccanismo di scorrimento delle categorie è piuttosto fastidioso da usare, quindi puoi anche semplicemente cercare CRM nella barra di ricerca in alto o aggiungere un widget CRM alla dashboard. Con una piattaforma che racchiude così tante diverse funzionalità aziendali in un'unica esperienza, la navigazione era destinata a sovraccaricarsi un po '.

È possibile aggiungere rapidamente un lead utilizzando il pulsante Aggiungi nella barra di navigazione in alto. Il modulo di lead è abbastanza semplice rispetto a quello che troverai in Salesforce o Apptivo CRM, un altro vincitore della scelta degli editori per CRM, ma passando attraverso i campi aggiuntivi disponibili nella parte inferiore del modulo, puoi aggiungere note su campagne specifiche e acquisti abitudini, aspetti finanziari e se il lead è associato a prodotti specifici o sottoscritto a contenuti di marketing. Anche l'elenco dei contatti è piuttosto semplice, ma dati i punti di forza GL di Oracle NetSuite OneWorld, le voci possono essere collegate direttamente a una pista di controllo per ogni contatto. La gestione dei contatti e dei lead in Oracle NetSuite OneWorld non stupirà i responsabili delle vendite, ma è alla pari con le funzionalità di base che troverai in una soluzione CRM come Base.

Non sorprende che il punto di forza del CRM di Oracle NetSuite OneWorld risulti maggiormente nella gestione e nei rapporti delle transazioni di vendita. Nella pagina Preventivi, puoi etichettare la fase della pipeline alla quale un lead è progredito insieme a una previsione di potenziali entrate e probabilità di convertire un'opportunità di successo, sincronizzata con le informazioni di spedizione e fatturazione se legata a un prodotto o promozione specifici. Oracle NetSuite OneWorld fornisce anche diversi preziosi tipi di report CRM, in particolare il report di revisione della pipeline che suddivide la pipeline totale per rappresentante di vendita e traccia la progressione e i profitti attraverso l'identificazione di un'opportunità, l'avvio di discussioni, l'identificazione di decisori, l'invio e la negoziazione di una proposta, e convertire un cliente. Aggiungilo al rapporto Previsione vs. Quota, che identifica i rappresentanti di vendita più performanti e con prestazioni inferiori, e le capacità della pipeline di vendita di NetSuite sono in concorrenza con quelle di soluzioni come Pipedrive CRM e PipelineDeals.

Infine, c'è il modulo e-commerce, accessibile ancora una volta scorrendo il portlet di navigazione della categoria, questa volta fino a Commerce Manager. Da qui, Oracle NetSuite OneWorld offre opzioni complete di configurazione e hosting del sito Web insieme a modelli di progettazione CSS, un modulo di gestione del sito per gestire un catalogo di articoli e-commerce e livelli di prezzo e una scheda marketing di campagne e promozioni. Sebbene impallidisca rispetto a una vera piattaforma di e-commerce come Shopify, è stato abbastanza semplice gestire il negozio online di e-commerce legato a prodotti e campagne del CRM.

Nel complesso, le funzionalità di CRM di Oracle NetSuite OneWorld sono ancora dalla parte di base, nonostante il monitoraggio e la reportistica della pipeline di vendita, quindi non guadagna un cenno della redazione per CRM a fianco di Apptivo, Salesforce e Zoho in quella categoria. La nostra valutazione delle sue capacità di CRM è 3.5. Detto questo, la funzionalità CRM è l'ennesimo vantaggio aggiunto della soluzione SaaS GL ed ERP vincitrice della scelta degli editori.

Ancora meglio ERP

Come detto, le cose sembrano ancora migliori quando esaminiamo Oracle NetSuite OneWorld come un sistema ERP. Nessuno dei sistemi ERP esaminati copre tutti i possibili sottosistemi di processi aziendali di cui una PMI potrebbe aver bisogno. La maggior parte tende ad essere più forte in un'area specifica o verticale come produzione o distribuzione. Questa è un'area in cui Oracle NetSuite OneWorld riesce a differenziarsi.

Oracle NetSuite OneWorld differisce dai sistemi ERP entry-level come il Cougar Mountain Denali Summit in quanto offre una vasta gamma di funzionalità in quasi tutte le aree in cui i clienti potrebbero voler implementare ERP. Ciò include Project Management (PM), CRM e Sales Force Automation (SFA). È anche forte in gestione della catena di approvvigionamento, gestione delle risorse umane, inventario, pianificazione della domanda, pianificazione delle risorse dei materiali (MRP), nonché acquisizione, ammortamento e smaltimento di beni immobili complessi. E questo è già molto da ospitare sotto lo stesso tetto del software ma, per quelle aziende che sono maggiormente orientate alle vendite, Oracle NetSuite OneWorld include anche funzionalità di vendita al dettaglio ed e-commerce.

Gestione cespiti e inventario

La gestione delle immobilizzazioni non è qualcosa che ogni sistema ERP fa bene. In molte entità più grandi e assetate di risorse, spesso è necessario implementare un sistema di asset fissi separato per soppiantare le capacità mancanti del software ERP del cliente. Tuttavia, non per i clienti Oracle NetSuite OneWorld. Oracle NetSuite OneWorld ha tutti i metodi di ammortamento standard di cui potrebbero aver bisogno i gestori patrimoniali e consente loro di definire il proprio metodo per gli asset specializzati in cui sono consentite allocazioni di ammortamento personalizzate.

Il software segue un cespite dall'acquisizione attraverso la cessione o la cancellazione, ed è possibile importare un set esistente di cespiti e ammortamenti da un file CSV utilizzando la procedura guidata di importazione. È inoltre possibile ottenere il costo originale di un bene ammortizzabile dalla fattura di contabilità fornitori generata per il suo acquisto. Oracle NetSuite OneWorld ha anche un eccellente sistema di gestione dei documenti, in modo da poter conservare immagini dell'asset e altra documentazione pertinente (come la documentazione del fornitore o una fattura di vendita).

Con industrie manifatturiere, di distribuzione e simili, la gestione avanzata dell'inventario è un must e il modulo Advanced Inventory di Oracle NetSuite OneWorld non fa nulla per diluire la sua designazione di redattori. Il sistema di test che ho usato per questa recensione era indirizzato alle aziende che eseguono produzione, distribuzione e produzione. Esattamente quello che vedi dipende dal ruolo che l'amministratore di sistema assegna. NetSuite fornisce una serie di ruoli predefiniti e il mio test è stato svolto nel ruolo di supervisore dell'inventario. In questo ruolo, la schermata di avvio visualizza gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che riflettono lo stato dell'inventario, sebbene le schermate siano completamente personalizzabili per quanto riguarda gli indicatori KPI e i grafici visualizzati. Nella maggior parte dei casi, le schermate dell'inventario scorrono verticalmente. Con alcuni dei rapporti, tuttavia, il display è troppo largo per adattarsi allo schermo e devi notare che c'è una barra di scorrimento orizzontale nella parte inferiore del display per spostare lo schermo a sinistra per visualizzare il resto del rapporto.

L'interfaccia utente di Advanced Inventory (UI) fornisce tutti i metodi di calcolo dei costi più diffusi, inclusa anche la metodologia decrescente Last-In First-Out (LIFO). Inoltre, è possibile utilizzare First-In First-Out (FIFO), Costo medio, Costo medio di gruppo, Costing standard e Costo lotto e serializzato. La determinazione del costo in serie consente di assegnare un costo a un articolo o gruppo di articoli specifici. Sono inoltre supportati i costi logistici. Un costo logistico include tutti i costi materiali sostenuti per ottenere un articolo di inventario nel magazzino, comprese le spese di spedizione e di importazione.

Le entità di produzione e produzione troveranno ampie funzionalità della distinta base (BoM), incluso il kitting, che estende la granularità della BoM ai sottoassiemi (o "kit") impiegati come elemento pubblicitario in una BoM. La granularità si estende in entrambe le direzioni poiché un articolo specifico può avere anche più BoM e kit. È inoltre possibile inserire elementi in gruppi, che NetSuite chiama "gerarchie".

Come ci si potrebbe aspettare da un sistema di inventario di fascia alta, NetSuite offre ampi strumenti di pianificazione e previsione. Le previsioni possono essere eseguite utilizzando la cronologia, la media mobile e la progressione lineare. Queste funzionalità di previsione fanno parte dei moduli Pianificazione fabbisogni materiali (MRP), ma le funzionalità MRP sono perfettamente integrate in modo da non pensare di passare da un modulo a un altro. La previsione è legata al mantenimento dei livelli di inventario in un punto in cui si garantisce di disporre di scorte sufficienti per evadere gli ordini previsti e previsti, evitando un esaurimento delle scorte e minimizzando al contempo una condizione di sovraccarico. L'inventario supporta la quantità di ordine economico (EOQ), che aiuta a determinare l'importo più economico da ordinare quando è necessario rifornire l'inventario.

Insieme a queste funzionalità di previsione, il modulo Inventario avanzato include ampie funzioni aggiuntive di pianificazione della domanda. È possibile tenere traccia del lavoro in corso e spostare l'inventario tra i magazzini o eseguire il drop shipping da magazzini di altri fornitori. Ai magazzini può essere assegnata un'identità come un magazzino fisico, un magazzino in transito e, se si utilizza il sistema Point of Sale (PoS) di NetSuite, un magazzino al dettaglio. L'inventario Just-in-Time (JIT) è supportato attraverso il sistema MRP. Gli arretrati vengono visualizzati nella sezione Promemoria della pagina di destinazione, quindi fanno sempre parte del primo display visualizzato da un supervisore.

I record di inventario possono contenere un'immagine dell'articolo, utile quando si dispone di articoli simili ma non identici. NetSuite include il monitoraggio dei bin per gli elenchi di selezione e, per coloro che necessitano di codici a barre, è supportato.

Sebbene l'inventario avanzato di NetSuite sia particolarmente applicabile alle aziende che svolgono operazioni di produzione, distribuzione e deposito, ha anche forti capacità nella produzione con gestione dell'officina e monitoraggio del costo del lavoro. Non tutte le società utilizzeranno tutte le caratteristiche e le funzionalità di Advance Inventory, ma è bene sapere che sono disponibili se necessario.

Mantenere i progetti in pista

Pochissimi dei sistemi ERP che abbiamo esaminato avevano vere capacità di PM. Microsoft Dynamics lo fa, ma solo con l'aggiunta di Microsoft Project, che è un pacchetto software aggiuntivo che si integra con, ma in realtà non fa parte di Microsoft Dynamics GP.

Oracle NetSuite OneWorld, d'altra parte, ha solide funzionalità PM come parte della sua piattaforma principale con strumenti eccellenti per aiutarti a tenere traccia dei progressi di un progetto, inclusi i grafici Gantt che possono eseguire il drill-down per la pianificazione, l'avanzamento e il completamento delle singole attività. Ciò consente di determinare il percorso critico di un progetto: attività chiave e ordine in cui devono essere completate affinché il progetto possa essere completato e completato.

PM è inoltre strettamente legato alle risorse umane e alle risorse umane di Oracle NetSuite OneWorld, in modo da poter monitorare da vicino importanti risorse del progetto, inclusi dipendenti chiave, tempi e spese. Puoi anche tenere traccia dei subordinati, dello stato dei visti, della formazione dei dipendenti e delle storie delle promozioni utilizzando le funzioni Risorse umane. Se hai bisogno di funzionalità PM più complesse di quelle fornite da Oracle NetSuite OneWorld, il sistema ERP può collegarsi a Microsoft Project, ma la maggior parte delle aziende non ne avrà bisogno, o se lo farà, utilizzerà già MS Project o software simile.

Chiaramente eccellente

In quanto piattaforma ERP, Oracle NetSuite OneWorld si è distinto chiaramente dal pacchetto e ha meritato facilmente la valutazione della sua scelta degli editori. Una delle cose che ci piace di più del software è che il suo modello di implementazione SaaS significa che è completamente scalabile e quindi appropriato sia per le piccole che per le grandi imprese. Inoltre, il suo set di funzionalità, anche pronto all'uso, è eccezionalmente ampio, il che lo rende utile per molti tipi diversi di aziende, dalle organizzazioni di servizi alle aziende manifatturiere o di deposito / distribuzione. Come per alcuni sistemi ERP recensiti qui, Oracle NetSuite OneWorld ha anche un'edizione adatta per le organizzazioni senza scopo di lucro.

L'edizione Oracle NetSuite OneWorld che abbiamo testato va ancora oltre, consentendoti di creare filiali multinazionali e multinazionali, con valute, imposte e standard di reporting diversi (GAAP per gli Stati Uniti e IFRS per altri paesi). Anche le PMI più piccole potrebbero aver bisogno di queste capacità se operano o producono in altri paesi ed è bello che Oracle NetSuite OneWorld offra loro questa opzione.

Il fatto che anche gli altri suoi moduli tendano a essere ben progettati e implementati non fa che rafforzare la nostra raccomandazione di NetSuite come piattaforma ERP completa. Il CRM e la gestione dell'inventario sono entrambi moduli eccezionali e le sue altre funzionalità, tra cui la gestione delle risorse umane, la gestione dei documenti e altri, ne fanno un'ottima soluzione a tutto tondo per le piccole e medie imprese.

Se le tue esigenze vanno oltre la semplice contabilità finanziaria (supponiamo che tu abbia bisogno di una soluzione software di gestione per l'intera azienda), Oracle NetSuite OneWorld è un ottimo punto di partenza. Tieni solo presente che, come con qualsiasi complessa app software / di gestione completa, ci vorrà pazienza, esperienza aggiuntiva (molto probabilmente da un partner di terze parti, il che significa denaro oltre il prezzo base) e un po 'di tempo significativo, non solo per configurarlo e implementarlo correttamente, ma anche per addestrare i dipendenti e utilizzarlo come base per la maggior parte delle loro attività quotidiane.