Revisione e valutazione dei sistemi aperti

Open Systems e la sua piattaforma finanziaria Traverse potrebbero non essere un "nome familiare" tra gli operatori di piccole e medie imprese (PMI), ma in realtà è in circolazione da molto tempo. Fondata nel 1976, Open Systems inizialmente offriva un sistema di contabilità generale chiavi in ​​mano basato su minicomputer scritto in Business Basic. Nel corso degli anni, la società ha ceduto la divisione hardware e ha offerto una versione aggiornata di Open Systems Accounting Software (OSAS), che offre ancora per sistemi operativi (SO) diversi da Windows, inclusi Linux, Mac OS X e Unix.

La Open Systems Traverse che stiamo esaminando qui (che inizia a $ 175 per utente al mese) è un sistema modulare di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), contabilità generale e sistema di gestione dell'inventario disponibile in locale o come pacchetto software-as-a-service (SaaS). A differenza di molti altri sistemi di contabilità di piccole e medie imprese (PMI), Open Systems Traverse è disponibile non solo attraverso la rete di rivenditori di Open Systems ma anche direttamente dal fornitore. Tuttavia, mentre la sua flessibilità di acquisto e distribuzione è eccezionale, la complessità di Open Systems Traverse a livello di manipolazione dei dati lo mantiene leggermente indietro rispetto al vincitore di Editors 'Choice Intacct in questo riepilogo.

Muoversi

Piuttosto che un diagramma di flusso o un diagramma di processo, come quello che è possibile creare con Intacct o Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse utilizza un'interfaccia di tipo Esplora file di Windows, con categorie funzionali espandibili mostrate in un pannello che occupa il lato sinistro dello schermo. Un display dashboard personalizzabile occupa la maggior parte degli immobili dello schermo rimanenti. Quel pannello sinistro simile a Explorer è diviso, con la parte inferiore che mostra le icone delle cartelle dei file etichettate con i moduli dell'applicazione disponibili nel sistema installato. Fai clic su uno di questi e l'applicazione si espande nella metà superiore del pannello, mostrando le funzioni e i rapporti disponibili in quel libro mastro. Le stesse parti dell'intero sistema sono raggiungibili tramite menu a discesa su una barra multifunzione che si estende orizzontalmente nella parte superiore dello schermo.

Per un drill-down più granulare, fare clic su un punto dati sull'immagine di un dashboard (il passaggio del cursore mostra i dettagli di quel punto dati). Sono disponibili ulteriori approfondimenti, ma solo attraverso la maggior parte dei report.

Un po 'confuso

Per ottenere il massimo valore da qualsiasi sistema contabile o ERP, la formazione è un must. Mentre un rivenditore può installare ed eseguire la configurazione iniziale, la maggior parte dei sistemi di contabilità o ERP per le PMI è ancora abbastanza complessa da richiedere una persona di supporto interna (o dipartimento) addestrata per aiutare nelle attività quotidiane, come la configurazione di immissione di dati personalizzati e schermate dei report. Ciò è particolarmente vero con Open Systems Traverse. Con l'immissione dei dati, le transazioni vengono archiviate in una tabella Transazioni appropriata fino alla registrazione del batch. Esistono diverse tabelle delle transazioni per diversi tipi di transazioni (A / R, A / P, G / L) e comprendere le relazioni tra le tabelle di archiviazione dei dati è fondamentale per configurare correttamente schermate e report. Questo perché, come impostazione predefinita, Open Systems Traverse esegue il batch anziché la registrazione e l'elaborazione in tempo reale.

Fortunatamente, Open Systems Traverse include Design Studio, uno strumento di utilità di amministrazione visiva utilizzato per impostare e personalizzare moduli e schermate. È qualcosa che l'amministratore dei sistemi Traverse dovrebbe probabilmente acquisire rapidamente. Utilizzando Design Studio, un amministratore può creare schermate personalizzate per immettere dati specifici sui processi aziendali e quindi creare report personalizzati.

Troppo di una cosa buona?

Come accennato in precedenza, Open Systems Traverse è uno dei pochi sistemi di contabilità e ERP per le PMI che è possibile acquistare direttamente dal fornitore. Tuttavia, a meno che non si disponga di un reparto IT molto forte in grado di lavorare a stretto contatto con il personale contabile, sarà quasi sicuramente meglio trattare con un partner Open Systems che può aiutarvi a personalizzare e installare il sistema in modo rapido ed efficiente. Senza questo tipo di aiuto, la distribuzione iniziale, la configurazione e la personalizzazione e persino molte operazioni quotidiane non sono solo impegnative, ma inutilmente richiedono tempo e sono costose.

Dove potresti anche aver bisogno di qualche consiglio è mettere insieme i moduli giusti per comprendere il tuo sistema. I moduli disponibili di Open Systems Traverse includono CRM, immobilizzazioni, gestione del magazzino e inventario della produzione, tra molti altri. Avrai bisogno di un aiuto esperto per mappare i processi aziendali della tua azienda e abbinarli con le funzionalità disponibili in tutti quei moduli, non solo per assicurarti di ottenere ciò di cui hai bisogno, ma anche per evitare ridondanza, sovrapposizioni e spese inutili.

Ti consigliamo inoltre di prestare attenzione a ciò che vedono i tuoi utenti, in particolare utilizzando la versione basata su cloud che ho testato in quanto è la versione più facilmente accessibile da una varietà di dispositivi mobili. Ho testato l'accesso mobile usando il browser Chrome (lo stesso browser che ho usato sul PC per il resto del test) usando un tablet Lenovo Android, un Apple iPad Air 2 e un tablet Microsoft Surface 3 con Windows 10. Tutti e tre mi permettono accedere e spostarsi nell'applicazione, ma era notevolmente più facile sui due tablet (iPad e Surface 3), che avevano tastiere opzionali insieme a touchpad. Consiglio vivamente agli utenti di dispositivi mobili di disporre di una tastiera opzionale o di un mouse Bluetooth se devono accedere al sistema Open Systems Traverse in viaggio.

Alcuni report intelligenti

Un altro luogo in cui Open Systems Traverse mostra la sua maturità è la segnalazione; Open Systems elenca più di 800 report disponibili. Fortunatamente, questo non è tutto per gli utenti di contabilità generale, ma per un sistema ERP completamente decorato. Tuttavia, il modulo di contabilità generale che ho esaminato includeva tutti i rapporti standard che potresti desiderare, con l'unica omissione evidente che è una Dichiarazione separata degli utili non distribuiti. Tuttavia, con i filtri di report di Open Systems Traverse e Design Studio, la creazione di questo report è un lavoro semplice; poche circostanze in realtà richiedono comunque un quarto rendiconto finanziario separato.

Un rapporto che ho notato è un bilancio di valutazione funzionante (a volte chiamato bilancio di verifica rettificato), qualcosa che è piuttosto raro in questi giorni (ma è incluso nell'edizione contabile di QuickBooks Desktop Enterprise. Questo rapporto viene utilizzato durante le chiusure di fine periodo o di fine anno, ed è costituito da un elenco di saldi dei conti non rettificati, rettifiche di chiusura e saldi dei conti rettificati. Un saldo di prova funzionante è molto facile da costruire in Microsoft Excel, ma è stato bello vederlo incluso nei rapporti disponibili.

Costruire il sistema

Se decidi di evolvere Open Systems Traverse dalla contabilità di fascia media a ERP completo, sarai felice di sapere che è un processo semplice da completare. Ma assicurati che il set di funzionalità ERP sia in linea con le tue esigenze aziendali. Come per molti dei sistemi ERP recensiti qui, Open Systems Traverse è più forte in alcune aree rispetto ad altre. Mentre i componenti aggiuntivi possono fornire punti di vendita (POS), servizi al dettaglio e pianificazione delle attività di servizio, nonché funzionalità di spedizione e routing, i maggiori punti di forza di Open Systems Traverse risiedono nella distribuzione e nella produzione.

Tuttavia, diversi sottosistemi sono applicabili a una vasta gamma di tipi di attività, tra cui la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione delle immobilizzazioni. CRM è una funzione ERP comune, quasi alla base, e Open Systems Traverse lo fa bene. Oltre alle informazioni di contatto standard del cliente, sviluppate nei moduli di vendita e contabilità clienti, CRM di Open Systems Traverse consente di interagire con Microsoft Outlook e Microsoft Office per sviluppare e tenere traccia delle campagne di vendita e dei materiali e delle e-mail della campagna.

La maggior parte dei moduli di Open Systems Traverse ti consente di definire i tuoi campi e CRM supporta anche questa funzionalità, quindi puoi aggiungere le tue attività e altre informazioni che ritieni utili se associate a un record cliente. Puoi anche stabilire relazioni tra contatti nella stessa organizzazione, come ad esempio la visualizzazione di un organigramma dall'alto verso il basso. Ciò è utile quando si trattano persone diverse nella stessa azienda per prodotti o servizi diversi o per prendere nota del contatto appropriato per problemi o attività specifici.

Al passo con l'ammortamento

La gestione del capitale fisso di Open Systems Traverse non è necessaria in modo universalmente applicabile come CRM, ma è vicina. Non tutte le aziende devono tenere traccia delle immobilizzazioni, ma molte hanno attività che l'IRS richiede di essere ammortizzate in un certo numero di anni anziché semplicemente riportate come spese al momento dell'acquisto. Il modulo "Immobilizzazioni" di Open Systems Traverse semplifica le attività poiché calcola automaticamente l'ammortamento su un determinato bene utilizzando qualsiasi metodo di ammortamento prescritto. Fornisce inoltre fino a quattro serie di libri per situazioni in cui i rapporti devono essere calcolati in modo diverso. Ad esempio, l'IRS potrebbe richiedere un metodo di ammortamento diverso dal modo in cui si desidera che l'attività venga riflessa nei libri e nei rendiconti finanziari. In questo caso, è possibile conservare due o forse tre serie di record di ammortamento.

Il modulo cespiti ha molte altre utili funzioni. La sua capacità di analisi "Leasing vs. Buy" è un esempio utile, così come le sue funzioni di "Ammortamento di prova" che consentono di testare vari scenari prima di effettuare un'acquisizione. Inoltre, il rapporto di sintesi fiscale di fine anno rispecchia il modulo IRS 4562, che è conveniente. E, sebbene molti sistemi di immobilizzazioni trascurino l'ammortamento poiché in realtà non si applica alle attività ammortizzabili, Open Systems Traverse ha un calcolatore di ammortamento del prestito, che è utile per creare piani di ammortamento per cose come prestiti e spese prepagate.

Gestione delle scorte

È impossibile riesaminare l'ERP senza notare che la contabilità finanziaria è un grosso problema. Ad esempio, quando parliamo di funzionalità di distribuzione, non stiamo solo esaminando una singola app, ma piuttosto un sistema correlato di funzioni discrete. La distribuzione e la produzione sono entrambe strettamente legate all'inventario, all'immissione dell'ordine di vendita e agli acquisti, per esempio, per non parlare dell'integrazione importante con i moduli non contabili come la gestione del magazzino e la pianificazione dei requisiti di produzione (MRP).

Strettamente legato a ciò è la gestione completa dell'inventario, in cui Open Systems fa un buon lavoro. Questo mi è stato subito evidente in quanto il sistema di test che stavo usando per questa recensione era configurato con ciò che Open Systems chiama una Suite di distribuzione. Ciò include Inventario, distinta base (BoM) con kitting, gestione del magazzino e pianificazione dei requisiti oltre alle app di vendita e ordine di acquisto. Tutti questi sono strettamente integrati ma sono disponibili come moduli di app separati o anche in diverse combinazioni. Tutti i moduli supportano il funzionamento multivaluta.

Il modulo Traverse Inventory supporta più magazzini e, se necessario, possono esistere articoli in più magazzini. Gli articoli vengono inoltre trasferiti facilmente tra i magazzini per far fronte a improvvisi spostamenti della domanda. I trasferimenti di magazzino possono includere il costo del trasferimento nel calcolo del costo dell'articolo. Puoi anche tenere traccia dei movimenti degli articoli all'interno di un magazzino.

Traverse fornisce supporto per tutti i metodi di determinazione dei costi comuni e include i costi bin o serializzati, nonché i costi specifici degli articoli. Quando si utilizza il modulo Inventario per evadere un ordine, è possibile specificare articoli alternativi da spedire quando i livelli delle scorte sono bassi, supponendo che gli articoli siano equivalenti. Open Systems supporta i dispositivi mobili e la scansione del codice a barre, ma la maggior parte delle funzionalità in quest'area si trova nell'app Ordine cliente in cui gli articoli possono essere scansionati o inseriti in un ordine cliente da un dispositivo. È inoltre supportata l'importazione per conteggi fisici, quindi è possibile condurre conteggi di inventario sia usando i fogli di lavoro generati dal sistema, sia importandoli da un foglio di calcolo se i conteggi di inventario fisico sono registrati usando questo approccio. Le schermate dei report di inventario hanno eccellenti capacità di drill-down e, sebbene non vi sia una sovrabbondanza di report di inventario, quelli forniti sono pertinenti e utili.

La distinta base (BoM) è abbastanza standard e include il kitting per fornire un approccio più granulare quando il BoM ha sottoassiemi. È possibile utilizzare il BoM per creare articoli non serializzati che contengono sottoassiemi e kit serializzati e tenere traccia separatamente del costo dei componenti ma assegnare il prezzo complessivo al kit. È inoltre possibile creare batch per l'elaborazione dell'inventario in base alla classificazione ABC (dove gli articoli "A" forniscono le entrate migliori e gli articoli "C" sono i meno redditizi). Attraversare l'inventario consente inoltre di specificare colori di avviso diversi per i livelli delle scorte, in modo che le condizioni di esaurimento o di scorte siano più visibili.

La pianificazione dei requisiti viene eseguita in un singolo modulo anziché richiedere un'operazione di pianificazione dei requisiti dei materiali (MRP) e pianificazione dei requisiti di distribuzione (DRP) integrata, come è più comune. I report di previsione sono flessibili e puoi mostrare i requisiti previsti in formati con bucket o bucket e in una varietà di visualizzazioni come grafici o tabelle. Le previsioni vengono eseguite utilizzando dati storici e non sembrano essere così sofisticate come i molteplici metodi disponibili in SAP Business One Professional. Dovrebbero essere sufficienti per molti utenti, tuttavia.

Per molti aspetti, Traverse Inventory è un modulo app abbastanza generico, anche nella configurazione della Suite di distribuzione che ho testato. Ha i requisiti di base e dovrebbe essere in grado di gestire le operazioni quotidiane per la maggior parte delle aziende. C'è un Design Studio che ti consente di creare report personalizzati e l'inventario supporta campi definiti dall'utente per coloro che necessitano di una piccola personalizzazione. Mentre ci sono moduli di inventario più completi e sofisticati di altri fornitori ERP, come le scelte dei nostri editor Syspro e Acumatica, l'ampia selezione di moduli di app disponibili di Open Systems lo rende una buona scelta per un'azienda che vuole costruire un sistema più personalizzato ai suoi bisogni.

È tutto sul prodotto

Mentre alcuni dei sistemi ERP che ho esaminato, come Epicor ERP e NetSuite OneWorld, includono capacità di gestione del progetto (fino a grafici Gantt inclusi e determinazione del percorso critico) come parte delle loro capacità ERP out-of-box, Open Systems Traverse si concentra su gestione della produzione. Sembra simile ma, in pratica, in realtà è più sull'ordine di MRP. Questa funzione collega i dati degli ordini di vendita, nonché l'inventario e il libro paga per consentire di determinare cosa deve essere fatto a livello di organizzazione per evadere gli ordini di vendita. La gestione della produzione presume che tu stia effettivamente producendo gli articoli che stai vendendo (ad es. Produzione) anziché acquistarli per la distribuzione. Il prodotto finale è un Ordine di produzione, che specifica gli articoli e i materiali necessari dall'inventario per creare i prodotti indicati nell'ordine di vendita. Se questo si adatta al tuo processo aziendale, allora è un modulo ben capace. È ben capace perché ti permette di approfondire molto al di sotto del semplice inventario di produzione quando descrivi in ​​dettaglio ciò che serve per riempire gli ordini di vendita (inclusa l'analisi dei costi di manodopera richiesti, gli strumenti e altro).

Nel complesso, mi piace Open Systems Traverse dal punto di vista ERP. Con il suo orientamento modulare, può essere rapidamente configurato per adattarsi a molte piccole imprese che necessitano di funzionalità di classe enterprise. Può ospitare quelle aziende con più sedi e filiali e supporta anche esigenze multivaluta. Open Systems Traverse è conveniente e non è difficile da usare una volta capito. Tuttavia, molti utenti vorranno comunque lavorare con un consulente o un rivenditore, almeno attraverso l'installazione e la configurazione iniziale, solo per aiutare a mettere a punto il sistema. Il software ha ottenuto un punteggio eccellente nella nostra recensione sulle sue capacità di contabilità generale e mantiene lo stesso punteggio dal punto di vista ERP.

Valutato per competere

La maggior parte dei venditori ha rifiutato di darci prezzi specifici, ma Open Systems era molto aperto riguardo ai loro. Open Systems Traverse include una licenza perpetua locale, valutata in base al numero di utenti simultanei e alle applicazioni acquistate. Ad esempio, un acquisto di sei utenti e cinque applicazioni equivarrebbe a $ 11.000 oltre a costi di manutenzione, supporto, formazione, implementazione e simili valore aggiunto. Il prezzo del cloud costa $ 175 per utente al mese, che include l'abbonamento Open Systems Traverse e l'ambiente virtuale Microsoft Azure che esegue i server cloud del sistema.

Traverse ha tutte le campane e i fischietti che potresti desiderare in un sistema di contabilità per le PMI e, se necessario, può evolversi in ERP completo. Come con altri sistemi di contabilità ed ERP in questo segmento di mercato, fornire un'estrema flessibilità comporta anche una certa complessità, specialmente quando si tratta di manipolazione e personalizzazione dei dati. Ma con l'esperienza e il Design Studio, Open Systems Traverse può essere personalizzato per le vostre esigenze operative e, una volta completamente personalizzato, offre una soluzione potente che vale per qualsiasi concorrente.