Revisione e valutazione di Microsoft visio pro per Office 365

In passato era un onere disegnare diagrammi di flusso, organigrammi, planimetrie, diagrammi di rete e altri elementi visivi comunemente utilizzati negli affari. Visio è stato uno dei primi software a semplificare il modo in cui è stato realizzato fornendo forme e oggetti predefiniti, piuttosto che penne e goniometri virtuali. Visio, che è di proprietà di Microsoft dal 2000, è ancora una delle app di diagramma e diagramma di flusso più importanti disponibili. È potente e pieno zeppo di opzioni, ma è meglio per le grandi aziende con un po 'di supporto IT, poiché il processo di acquisto e configurazione è confuso.

Acquisti e installazione

Ottenere Visio è complicato per alcuni motivi. Parte del problema è che non puoi semplicemente visitare un sito Web e acquistare Visio. Devi prima assicurarti di avere o registrarti per il giusto tipo di account Microsoft, un account aziendale (quando ti registri, ottieni un indirizzo e-mail che termina in "onmicrosoft.com") o un account con un Office 365 sottoscrizione. Quindi, a seconda del tipo di account in uso e della versione di Office installata, è necessario scoprire quale versione di Visio è possibile installare. Una volta effettuato l'accesso al tuo account Microsoft, il sito web verifica almeno l'idoneità e ti chiede le opzioni giuste, ma arrivare a quel punto richiede un po 'di fare.

Un altro ostacolo è che Visio è disponibile solo come software installato localmente su Windows. Non puoi usarlo su un computer Mac o Linux e non esiste una versione basata su browser. Nonostante il suo nome, Visio Online non è un'app Web perfettamente funzionante. Ne parleremo tra poco. In un'era in cui così tanti software aziendali sono esclusivamente basati sul Web e puoi accedervi da qualsiasi macchina con una connessione Internet, questo potrebbe essere abbastanza frustrante da allontanarti dall'inizio. Tutte le altre app di diagrammi che ho testato - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart e SmartDraw - offrono app Web.

Supponendo di arrivare così lontano, ci sono tre versioni aggiornate di Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 e Visio per Office 365 (che è la versione che ho recensito qui). Due versioni precedenti, Visio 2010 e Visio 2013, stanno ancora andando in giro e potrebbero essere la versione giusta per alcune persone, a seconda dei requisiti di sistema e dell'account Microsoft. Vedere la tabella di confronto di Visio di Microsoft per ulteriori informazioni su Visio 2010 e 2013.

Visio Pro per Office 365 (la versione che ho testato) e Visio Pro 2016 sono quasi identici, tranne che con Pro for Office, stai acquistando un abbonamento che include aggiornamenti al prodotto non appena sono disponibili. La versione Pro for Office ha anche alcuni altri modelli e forme, in particolare quelli relativi all'istruzione. Visio Standard, tuttavia, è diverso in quanto non include alcun supporto per la collaborazione e ha molti meno modelli e forme.

Prezzi e confronti

Visio Pro per Office 365 è venduto su abbonamento. Costa $ 15, 50 al mese o $ 13 al mese con un impegno annuale, che ammonta a $ 156 per l'anno. Visio Standard 2016 costa $ 299, 99 e Visio Pro 2016 costa $ 589, 99. Entrambi questi ultimi due prezzi sono commissioni una tantum.

Rispetto ad altre app di diagrammi, Visio è costoso. Lucidchart, ad esempio, è la scelta migliore per questo tipo di software e costa solo $ 5, 95 al mese o $ 59, 40 all'anno per un account utente singolo di base. Un account Pro, che è il livello che consiglio, costa $ 9, 95 al mese o $ 107, 40 all'anno. Lucidchart è disponibile solo nel browser, quindi non è necessario preoccuparsi della compatibilità.

SmartDraw è anche una scelta dell'editore, e il suo prezzo è più vicino a quello di Visio. La versione online, chiamata SmartDraw Cloud, costa $ 179, 40 all'anno. SmartDraw ha anche un'app desktop per Windows ed è disponibile in tre livelli: $ 297 per Standard, $ 397 per Business e $ 2, 995 (prezzo iniziale) per Enterprise.

Ci sono anche altri strumenti di diagrammi che costano ancora meno. Draw.io è totalmente gratuito e offre un servizio abbastanza buono. Altre due app, Gliffy e Creately, hanno prezzi molto bassi. Gliffy offre alcuni livelli di servizio, ma il suo meno costoso costa $ 14, 85 ogni tre mesi, il che equivale a circa $ 3, 99 al mese o $ 59 all'anno. Creativamente costa quasi lo stesso. Un abbonamento online all'app Web di Creately costa $ 5 al mese o $ 49 all'anno per un piano personale. Una versione desktop scaricabile di Creately ha un costo una tantum di $ 75 per gli individui (chiamato Desktop Personal) ed è disponibile per Windows, OS X e Linux.

Iniziare

L'acquisizione di una copia di Visio può essere fonte di confusione, ma non iniziare con una volta avviata l'app. Ha un layout familiare di Microsoft Office per la navigazione di menu e opzioni di base. L'area di lavoro è al centro con una barra dei menu a schede (interfaccia della barra multifunzione) nella parte superiore. A sinistra è un pannello che contiene oggetti. Ciò che trovi lì cambia in base al tipo di diagramma che stai creando o modificando. Altre opzioni appaiono a destra quando sono rilevanti, come le opzioni di formattazione quando sono selezionati determinati oggetti.

I modelli possono creare o distruggere un'app di diagrammi, poiché un motivo enorme per cui le app di diagrammi sono utili in primo luogo è perché ti aiutano a creare diagrammi di flusso, planimetrie e altri elementi visivi senza doverli disegnare a mano come faresti se stessi utilizzando software vettoriale. Visio ha dozzine di modelli. Alcuni esempi delle categorie di modelli che troverai sono Business, Flowchart, Engineering, Network e Floorplan.

All'interno di una qualsiasi delle categorie ci sono molti modelli più specifici. Il gruppo Floorplan ha opzioni per un piano casa, un piano del sito, un layout dell'ufficio, una mappa 3D direzionale, un piano elettrico e di telecomunicazione e altro. Continua a esplorare e troverai diagrammi di Gantt, diagrammi di brainstorming e persino diagrammi molto specifici relativi all'utilizzo di SharePoint.

Alcuni modelli contengono contenuti quando li apri. Quando ho iniziato un organigramma, ad esempio, è stato pre-popolato con un amministratore delegato, alcuni dirigenti sotto quella posizione e dipendenti sotto di loro. Ma altri modelli ti iniziano con una tela bianca e un elenco di probabili forme e oggetti che utilizzerai dal pannello a sinistra.

Usando Visio

È molto facile trascinare e rilasciare oggetti, ridimensionarli, ruotarli, aggiungere testo, aggiungere linee di collegamento per mostrare le relazioni e così via. Gli strumenti sono semplici, ma ce ne sono molti e l'interfaccia potrebbe sicuramente essere ridotta. È grosso come lo sono molti prodotti software Microsoft. C'è così tanto racchiuso in un'app che guadare fastidiosi menu e opzioni. Adobe, un'altra azienda che ha lottato per adattare centinaia di funzionalità in una singola app, ha avuto un certo successo con la creazione di uno spazio di lavoro personalizzato, in modo che, a seconda del tipo di lavoro che stai svolgendo, l'interfaccia sia ridotta alle tue esigenze. Le app per i diagrammi, inclusa Visio, tendono a fare la stessa cosa in termini di selezione degli oggetti appropriati, ma nel caso di Visio, potrebbe funzionare bene anche per ridurre il resto dell'interfaccia, in base al modello selezionato.

Facendo clic con il tasto destro su un oggetto o un gruppo di oggetti vengono visualizzati anche gli strumenti pertinenti. È possibile allineare e distribuire facilmente gli oggetti, raggrupparli e separarli e apportare altre modifiche, sebbene l'elenco delle opzioni sia ancora più lungo di quanto sia necessario.

Visio ha alcune comodità, molte delle quali sono anche offerte dalla concorrenza. Ad esempio, ho disegnato una planimetria e volevo raggruppare alcuni oggetti. Quando ho fatto scorrere il cursore attorno agli oggetti desiderati, l'app in modo intelligente non ha selezionato le pareti o la forma che rappresentano lo spazio generale del pavimento. Un altro esempio è la possibilità di rimappare rapidamente l'organigramma che avevo creato in una disposizione diversa, ad esempio fianco a fianco, verticale o orizzontale. Ci sono anche opzioni di stile, come quelle viste in Microsoft PowerPoint, che cambiano la combinazione di colori dell'intero diagramma in un clic. Se lavori con un computer Windows abilitato per il tocco, puoi utilizzare anche uno stilo o un dito per lavorare con Visio.

File basati sui dati

Uno dei maggiori punti di forza di Visio è che è possibile collegare un diagramma a un set di dati da un altro prodotto Office e generare diagrammi basati sui dati. È simile alla creazione di un grafico in Excel basato sui dati in altre celle. Quando si modificano i dati principali, il diagramma si aggiorna automaticamente.

Puoi creare diagrammi e grafici basati sui dati utilizzando i dati provenienti da poche origini diverse, come Excel (deve essere ospitato su SharePoint) e Microsoft Access, e puoi generare i diagrammi finali come disegni web in modo che chiunque possa visualizzarli, anche le persone che non hanno una copia di Visio.

Tipi di file supportati

Quando si tratta di lavorare con un'ampia varietà di tipi di file, Visio è l'app da battere. Ha più opzioni per l'importazione e l'esportazione rispetto a qualsiasi altra app per diagrammi sul mercato. Visio può esportare in BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF e molti altri formati quando si utilizza l'opzione Salva con nome anziché Esporta. PDF, disegno di AutoCAD, stencil VSS e modello VST, sono solo alcuni esempi. Visio offre anche il supporto più efficace per i tipi di file che è possibile importare: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF e WMF.

Supportare tutti questi tipi di file può essere importante per il tuo lavoro se si scambiano spesso diagrammi con persone che utilizzano altri strumenti, come AutoCAD.

Tuttavia, Visio non supporta l'importazione di formati da app di diagrammi concorrenti, ad esempio i tipi di file proprietari utilizzati da Lucidchart di Scelte dell'editore.

Collaborazione e integrazione

Visio supporta alcune collaborazioni, ma ci sono alcuni requisiti che devi prima soddisfare per farlo funzionare. La collaborazione è supportata solo da Visio Professional 2016 e Visio Pro per Office 365 (non Visio Standard 2016), il che significa che tutti i collaboratori devono prima soddisfare tutti i requisiti necessari per ottenere una di queste app. Quindi, chiunque desideri collaborare ha bisogno di un account SharePoint o Office 365, oltre a disporre del software Visio.

Se si soddisfano i requisiti, si ottengono strumenti di co-authoring, commenti e annotazioni. Come con altri prodotti Office, puoi anche configurare l'integrazione di Skype for Business per incontrarla virtualmente tramite Skype mentre lavori insieme.

Per dirla più concretamente, è possibile collaborare pienamente con gli altri in Visio, ma solo se tutti hanno già una copia funzionante di Vision Professional o Visio Pro. Quindi potrebbe funzionare per la collaborazione all'interno dell'organizzazione.

Come si condividono i diagrammi con persone esterne all'organizzazione o con persone che non dispongono di una copia di Visio? Microsoft ha rilasciato di recente Visio Online (era in beta dalla fine del 2016), ma non è troppo eccitato, il nome è un po 'fuorviante. Se quello che ti aspetti è, ad esempio, un'app online che offre le stesse funzioni delle versioni Windows di Visio, rimani deluso. Visio Online è molto più limitato di così. Diciamo che creo un diagramma e voglio condividerlo con Susan, che non ha una copia di Visio. Posso inviarle un collegamento a una versione di sola visualizzazione del mio file che apparirà nel suo browser web. Susan può vedere il file e aggiungere commenti ad esso. Ma lei non può modificarlo. Per questo avrebbe comunque bisogno di una copia di Visio installata localmente.

Se Susan ha una copia di Visio, può passare dalla versione online alla modifica del diagramma in un clic o due. Visio Online trova il file per lei, quindi non deve cercarlo. Tutto qui, non particolarmente impressionante.

Se la collaborazione è importante per il tuo lavoro, consiglierei di demolire Visio e guardare invece Lucidchart, perché offre editing collaborativo in tempo reale e non devi saltare alcun cerchio per ottenerlo. Funziona in modo semplice e facile e funziona per tutti i livelli di servizio. L'unica avvertenza è che i limiti dei diversi tipi di account si applicano ancora durante la collaborazione. Ad esempio, se qualcuno con un abbonamento Team invita un titolare di account gratuito a collaborare a un diagramma, l'utente libero può modificare il file solo se contiene meno di 60 oggetti e se non include oggetti limitati a utenti paganti.

Meglio per le aziende più grandi

Visio è un'app innegabilmente potente con tantissime funzionalità. È anche complicato iniziare, costoso e funziona solo su computer Windows. Inoltre, non è possibile collaborare con utenti non Visio inviando loro un collegamento a un diagramma e facendoli accedere a un'app Web. Esistono altre app per diagrammi che sono più facili da ottenere, costano meno e fanno ciò che la maggior parte delle persone ha bisogno di fare.

Visio è un software di qualità, ma è probabilmente il più adatto alle grandi organizzazioni con amministratori IT responsabili dell'acquisto e della configurazione. Nonostante il potere di Visio, i proprietari di piccole imprese potrebbero trovare altre opzioni più interessanti. Scelte dai redattori Lucidchart e Smartdraw in particolare sono molto più facili da iniziare e utilizzare.