Revisione e valutazione di Google g suite

Amministrazione di G Suite

Ho usato una versione aziendale di G Suite per anni attraverso una grande organizzazione per cui lavoro, ma, per questa recensione, ho testato il servizio di base di G Suite per farmi un'idea di cosa significhi amministrare la suite invece di usare semplicemente l'installazione che un amministratore ha creato per me. Come nelle versioni a livello aziendale di Office 365 e Zoho Docs, ho usato una procedura guidata per la creazione di siti per creare un sito Web per il mio nuovo dominio e renderlo accessibile solo agli utenti con indirizzi su PCMagReviewers.com o a chiunque sul Web.

L'app Google Sites che crea questi siti ha tutta l'eleganza e la semplicità delle altre app di Google, rendendo semplice la creazione di un sito multipagina in meno di un'ora. Google Sites è gratuito per chiunque, ma gli utenti gratuiti possono creare siti solo con un indirizzo sites.google.com, mentre gli abbonati G Suite utilizzano il proprio nome di dominio come indirizzo del sito, proprio come in qualsiasi altro servizio di web hosting a pagamento.

Funzionalità della suite Office

Le versioni di Google Documenti, Fogli e Presentazioni di Google Apps offrono gli stessi eleganti modelli dall'aspetto minimalista disponibili nelle versioni gratuite, ma G Suite ti consente di caricare i tuoi documenti, fogli di calcolo o presentazioni da utilizzare come modelli per crearne di nuovi.

Per la collaborazione e la condivisione, G Suite offre più opzioni di quelle ottenibili con le app Google gratuite. Ad esempio, puoi specificare che un documento può essere condiviso solo con i membri della tua organizzazione o solo con i membri della tua organizzazione a cui hai inviato un link di condivisione. Come con la suite gratuita per ufficio di Google, puoi specificare che le modifiche apportate al tuo documento dai tuoi collaboratori vengano visualizzate a colori, per indicare che si tratta di suggerimenti piuttosto che di modifiche effettive. Questi suggerimenti possono essere accettati o rifiutati uno per uno facendo clic sui pulsanti nel pannello dei commenti a destra della finestra.

Quando scegli G Suite su Office 365 o le app di Apple, stai prendendo una decisione importante fare affidamento su dati e app che vivono quasi interamente nel cloud, accessibili solo in un browser o un dispositivo mobile. Google non fornisce app desktop come le versioni desktop di Microsoft Word o Excel o le pagine e i numeri di Apple. Se desideri modificare i tuoi documenti su un aereo con difficoltà Wi-Fi, dovrai modificarli nel browser Chrome di Google tramite un'estensione opzionale. E, prima di passare alla modalità offline, dovrai scaricare tutti i documenti che desideri modificare. Non sono disposto a prendermi quel tipo di problema ogni volta che rischio di trovarmi da qualche parte, come un tipico treno Amtrak, in cui il Wi-Fi potrebbe smettere improvvisamente di funzionare.

Office Suite in the Cloud

A differenza delle app solo cloud di Google, le app di Microsoft e Apple vengono eseguite sia sul desktop che su un browser o dispositivo mobile e le app desktop hanno il tipo di potenza che nessuna app mobile può offrire. Inoltre, OneDrive di Microsoft e iCloud di Apple in genere archiviano copie dei tuoi documenti sul tuo disco rigido e anche nel cloud, mentre Google memorizza solo i collegamenti ai tuoi documenti nella cartella Google Drive che puoi creare sul tuo disco rigido. Puoi scaricare i tuoi documenti Google sul tuo disco rigido ma solo in formati come il formato Office o Open Document (LibreOffice), non nel formato Google Docs stesso. Non sono del tutto a mio agio con l'idea che i miei documenti vivano nel cloud in un formato che non posso scaricare sul mio disco rigido, ma questo potrebbe non disturbarti tanto quanto me.

Le app solo cloud come Google hanno sempre un set di funzionalità ridotto rispetto agli equivalenti desktop, ma la stragrande maggioranza di documenti e fogli di lavoro non ha bisogno di più funzionalità di quelle fornite da Google. Le app di G Suite hanno l'interfaccia tipicamente elegante di Google e sono impressionato dal modo in cui Google prende sul serio l'accessibilità della tastiera. Le barre degli strumenti e i menu mostrano le scorciatoie da tastiera per quasi tutte le funzioni, quindi non è necessario sforzare il polso del mouse attorno allo schermo poiché è necessario principalmente con le app di Apple. (L'ufficio online di Microsoft offre anche molte scorciatoie da tastiera.)

Modifica e versioning

Le app di Google tengono traccia di tutte le modifiche apportate al documento, risalendo al momento della sua creazione. Puoi ripristinare una versione precedente della presentazione di Presentazioni Google o semplicemente utilizzare la funzione di cronologia dei documenti per guardare indietro a una versione precedente per trovare e copiare il testo che desideri incollare nella versione corrente. Microsoft e Apple offrono entrambe un'opzione Traccia modifiche, ma è necessario ricordare di attivarla ed è molto più comodo averla in esecuzione per impostazione predefinita. Le app di Apple ti consentono di attivare il monitoraggio delle revisioni nella versione desktop, ma le versioni online delle app di Apple non supportano affatto il monitoraggio delle revisioni, il che può essere un problema. Se si utilizza un browser per aprire un documento con il rilevamento delle revisioni attivato, non sarà possibile modificarlo.

Un altro vantaggio nelle app di Google è il riquadro Esplora, che puoi aprire dal menu o da una scorciatoia da tastiera. Come la funzionalità Smart Lookup di Microsoft, Explore cerca nel Web informazioni pertinenti sul documento. A differenza della funzionalità di Microsoft, tuttavia, Google visualizza un'icona di virgolette accanto a ciascuno dei suoi risultati di ricerca. Fare clic su questa icona e il materiale di riferimento viene inserito nel documento come nota a piè di pagina. Probabilmente dovrai formattare e rivedere il testo della nota a piè di pagina, ma eviterai molti passaggi complicati richiesti per aggiungere riferimenti in qualsiasi altra app.

Un'eccellente suite per ufficio

G Suite ha molto da offrire a qualsiasi organizzazione che necessiti di una suite per ufficio pronta per la collaborazione, un sito Web, calendari condivisi e servizi di posta. Rispetto a Office 365, che esiste sul desktop e nel cloud, G Suite è solo cloud e questo è un vantaggio o uno svantaggio, a seconda delle esigenze. Le app solo cloud sono un vantaggio se vuoi assicurarti che tutto ciò che viene prodotto dalla tua organizzazione sia sempre disponibile. Sono uno svantaggio se vuoi la piena potenza delle app desktop o se hai bisogno di un accesso offline ai tuoi file.

Sono impressionato dalla facilità, dall'eleganza, dalla velocità e dalla profondità di G Suite, e se preferisco ancora svolgere il mio lavoro in Office 365, è perché ho bisogno della piena potenza delle app desktop come Microsoft Word per il lavoro che faccio. Se la tua organizzazione è in grado di gestire con le app cloud-only relativamente leggere in G Suite e non ti dispiace conservare i tuoi documenti in Google Drive, G Suite è una scelta straordinariamente potente ed elegante e un vincitore della scelta degli editor per il cloud di classe business suite per ufficio basate su.

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