Revisione e valutazione dei reagenti

FreeAgent ha iniziato la sua vita nel 2007 nella città di Edimburgo, in Scozia, creata da designer che ritenevano che gestire le finanze aziendali fosse troppo difficile per la maggior parte delle piccole imprese e liberi professionisti. FreeAgent ($ 24 al mese), un servizio di contabilità basato su cloud, non sta cercando di essere QuickBooks Online o Xero. È più vicino a FreshBooks, in quanto sta semplicemente cercando di rendere più comprensibile il processo di pagamento e farsi pagare per i non contabili. Ci riesce, per la maggior parte. C'è un'eccellente dashboard che offre una panoramica completa delle finanze della tua azienda e una base domestica ben progettata e utile per i contatti. Puoi persino inviare fatture e preventivi e pagare le bollette, nonché eseguire alcuni progetti di base e il monitoraggio del tempo.

FreeAgent fornisce anche semplici strumenti per la gestione delle spese e del chilometraggio e ti consente di collegarti ai tuoi conti bancari online e / o inserire manualmente le transazioni. Mentre classifica le entrate e le spese, il sito sposta tali numeri negli elementi pubblicitari appropriati nell'IRS Schedule C, anche se non aiuta a calcolare le imposte stimate. Puoi impostare e applicare più livelli di imposta sulle vendite e puoi impostare diverse impostazioni specifiche dell'azienda, inclusa la valuta.

La contabilità in partita doppia di FreeAgent è evidente quando vedi un collegamento di navigazione per voci di giornale, nonché i rapporti finanziari di base richiesti. Sfortunatamente, ci sono pochi rapporti oltre a quelli e le loro opzioni di personalizzazione sono minime. È possibile ottenere informazioni sui livelli di inventario, ma è difficile e troppo complesso per un'applicazione che pretende di essere progettata per i principianti. Se trovi FreeAgent desiderare in una determinata area, hai pochissime opzioni per migliorarne l'utilità con i componenti aggiuntivi.

Strumenti capaci

Se hai già un database di contatti in formato.CSV, puoi importarli in FreeAgent con qualche modifica. Il sito importa anche progetti e contatti da Basecamp e consente l'inserimento manuale di persone e aziende. I record di contatto completati sono ben progettati. La loro struttura aiuta a ridurre al minimo i clic del mouse e consente di risparmiare tempo.

L'indirizzo del contatto attivo e altri dettagli vengono visualizzati in un riquadro verticale sulla destra, mentre la maggior parte di questa schermata visualizza diversi tipi di informazioni finanziarie accessibili facendo clic sulle schede. Includono un riepilogo di 12 mesi di fatture e fatture per quel contatto, un elenco di progetti e fatture correlati, un estratto conto con un intervallo di date personalizzabile, una cronologia dell'account e un file di note.

FreeAgent contiene schermate progettate per l'immissione di stime, schede temporali e schede attività (con un timer), fatture, fatture, spese e chilometraggio. Queste sono le transazioni di base di cui un unico proprietario o una piccola impresa potrebbero aver bisogno e il livello di dettaglio consentito mi sembra appropriato. Un framework scheletrico per progetti consente di tenere insieme transazioni e note correlate. Una volta creato, ogni progetto ha il suo schermo con accesso a tutte quelle attività.

Puoi ricevere pagamenti dai clienti configurando conti commerciante con PayPal, Stripe o Dwolla, ma i concorrenti offrono più varietà qui. La contabilità di GoDaddy va oltre, consentendo agli utenti di gestire le proprie vendite su siti di e-commerce come Etsy ed eBay.

Le spese sono gestite abilmente. Puoi classificarli e specificare una valuta, collegarli ai progetti e renderli ricorrenti e caricare gli allegati (molto probabilmente le ricevute). Per quanto riguarda le fatture, FreeAgent suggerisce di non inserire quelle che appariranno nel tuo feed bancario, come l'hosting web o la bolletta del telefono, ma documentare solo quelle che pagherai dopo aver ricevuto una fattura, per esempio, o che sono pagate con un carta di credito che non stai monitorando sul sito. Questo assicurerà che ci sia un registro di tali spese.

Approcci diversi

Come ogni altro sito recensito qui, FreeAgent ti consente di collegarti ai tuoi conti finanziari inserendo il nome utente e la password che normalmente usi per accedervi. Puoi anche caricare estratti conto bancari direttamente nel sito.

FreeAgent tratta due importanti processi in un modo che potrebbe non essere familiare agli utenti. Innanzitutto, non offre la tradizionale riconciliazione dell'account in cui abbini un estratto conto al saldo online. Piuttosto, ti consente di "spiegare" le transazioni nel tuo feed bancario che non vengono automaticamente abbinate assegnando una categoria e inserendo una descrizione. Gli altri servizi per le piccole imprese che ho esaminato contemporaneamente funzionano in modo simile.

In secondo luogo, il monitoraggio dell'inventario è atipico per le applicazioni di contabilità per piccole imprese con sede negli Stati Uniti. Sebbene sia possibile immettere una quantità disponibile quando si crea un record di articolo e tale quantità cambia quando si acquista o vende tale articolo, la contabilità effettiva viene effettuata all'interno di report e voci di giornale. Non sai quando crei una fattura se hai abbastanza prodotto da vendere.

Problemi complessi

Quando è il momento di preparare le tasse, avrai già una bozza del tuo Programma C come riferimento (basato sui dati di FreeAgent), poiché le categorie di FreeAgent si basano sulle stesse categorie utilizzate dall'IRS nell'Allegato C. Ma il sito non ti aiuta a calcolare le tasse stimate, come fa GoDaddy Bookkeeping, e non puoi importare quei dati in un programma fiscale. È possibile copiare i totali manualmente durante la preparazione delle imposte o consentire al proprio commercialista di accedere alle imposte.

Ha senso invitare il tuo commercialista nel tuo file FreeAgent, poiché la maggior parte dei pochi rapporti disponibili sono i rapporti standard richiesti nella contabilità in partita doppia (bilancio, bilancio di verifica e così via). Sono più complessi delle relazioni di base sui debitori e creditori anziani che FreeAgent produce. Un libero professionista o un piccolo imprenditore sarebbe in grado di capirli. Inoltre, nel menu Contabilità è presente un collegamento a Voci di giornale. L'immissione diretta di debiti e crediti è qualcosa di meglio fatto dai professionisti della contabilità.

Alcuni deficit

La dashboard di FreeAgent, chiamata Panoramica, è la schermata iniziale. È un buon strumento, che fornisce i dati chiave necessari per avere un'idea di dove ti trovi finanziariamente in un minuto o due. Un grafico del flusso di cassa scorre orizzontalmente nella parte superiore; puoi impostarlo per visualizzare tre, sei o 12 mesi. Al di sotto di ciò c'è una finestra a schede che ti consente tra gli elenchi di fatture, stime, progetti e tempi.

Ulteriori finestre sulla dashboard mostrano i saldi dei conti, le spese e le bollette, i profitti e le perdite e una sequenza temporale delle scadenze fiscali imminenti. E il pulsante QuickLink in alto a destra apre un elenco di collegamenti a singole attività, come Nuova spesa. Tutto nella pagina Panoramica, infatti, è costituito da collegamenti interattivi, in modo da poter passare rapidamente alle schermate correlate sul sito.

Una barra degli strumenti di navigazione nella parte superiore dello schermo divide il sito in raggruppamenti di contenuti logici, in modo simile al modo in cui la concorrenza lo fa. La scheda Contatti si apre su una tabella di tutti i tuoi contatti e sono disponibili più opzioni per la visualizzazione (Clienti attivi, Fornitori attivi, Clienti con fatture aperte e così via). Fare clic sulla scheda Lavoro per accedere a tutti i tipi di transazione ad eccezione di Fatture e spese; hanno le loro schede. Le restanti tre schede sono Banking, 1040 Schedule C e Accounting (Report and Journal Entries).

Le schermate di lavoro di FreeAgent utilizzano convenzioni standard di Windows come elenchi a discesa, pulsanti e campi vuoti per l'immissione dei dati. Fai clic sul menu Lavoro, quindi su Stime, ad esempio, e vedrai un elenco di stime che hai creato. Gli elenchi a discesa consentono di associarlo a Tutte le stime o Stime recenti e, inoltre, per stato (Bozza, Inviata e Rifiutata, ad esempio). La tabella che mostra il tuo gruppo target ha colonne per data, riferimento, contatto e progetto, valore totale e stato. Puoi aprirli e modificarli facendo clic sul pulsante Modifica e crearne uno nuovo facendo clic sulla barra Aggiungi nuovo preventivo in alto a destra.

I moduli di transazione sono gestiti in modo leggermente diverso rispetto a molti siti concorrenti. Molto spesso, i moduli assomigliano alle loro controparti cartacee e tutte le informazioni sono inserite in una schermata. FreeAgent presenta una serie di campi in un elenco che rappresenta il contenuto che viene normalmente visualizzato nella parte superiore del modulo. Devi fare clic su Altre opzioni e Crea nuovo preventivo per specificare le tue preferenze e aggiungere gli elementi effettivi.

Gli schermi di FreeAgent non sono così comprensibili né graficamente attraenti come quelli di concorrenti come FreshBooks e GoDaddy Bookkeeping.

Concorrenti difficili

Non ho recensito FreeAgent faccia a faccia con siti come QuickBooks Online e Xero; è stato valutato rispetto a siti come GoDaddy Bookkeeping e FreshBooks, soluzioni di contabilità online che sono costruite appositamente o liberi professionisti e aziende molto piccole. FreeAgent supporta i tipi di compiti di contabilità richiesti da molti proprietari individuali e liberi professionisti, ma non è all'altezza del vincitore del nostro Editor's Choice - FreshBooks - in diversi modi. L'interfaccia utente e lo schema di navigazione di FreshBooks sono più attraenti e intuitivi. Offre più componenti aggiuntivi e report e singoli strumenti incorporano maggiore profondità e flessibilità. La versione di FreshBooks che abbiamo esaminato è molto meno costosa di FreeAgent e FreshBooks non addebita la sua app mobile come FreeAgent. FreeAgent fa alcune cose bene, ma non abbastanza per sfidare FreshBooks quest'anno.