Expensify recensione e valutazione

Prendi i dati di gestione delle spese da qualsiasi luogo

Expensify fa del suo meglio per rendere il più semplice possibile accedere e configurare un account. Quando ti iscrivi alla prova gratuita, ad esempio, un bot di concierge ti guida attraverso le fasi di configurazione.

Per la maggior parte, se hai un pezzo di carta con sopra un numero, Expensify ha un modo per assorbire quei dati. Expensify ti consente di aggiungere le spese usando la sua app mobile (disponibile per Android e iOS), che utilizza l'OCR SmartScan. Oppure puoi optare per caricamenti di siti Web, ricevute inviate a un indirizzo e-mail dedicato e account di carte di credito specifici (sia personali che aziendali). Puoi anche acquisire immagini di ricevute da un browser Web utilizzando un'estensione di Google Chrome o importarle utilizzando Dropbox o Evernote. Il sito Web ha una schermata in cui è possibile inserire più spese contemporaneamente, compilando un modulo simile a un foglio di calcolo e quindi caricando o allegando le relative ricevute. La prima scelta per l'acquisizione dei dati è un'app mobile. Scatti una foto della ricevuta nel punto vendita, la assegni a un rapporto e poi lasci che il software esegua il lavoro pesante. Expensify fa un buon lavoro in questo (anche se non è così facile come il point-and-shoot di Receipt Bank).

Più importante di un'interfaccia utente divertente (UI), tuttavia, è l'accuratezza. La capacità di Expensify di interpretare il testo su una ricevuta digitalizzata è esemplare. Ha correttamente identificato un totale scarabocchiato e il nome del fornitore senza incantesimi (Lo screenshot seguente mostra lo stato "grezzo" senza fare congetture sulle categorie). L'utente o l'approvatore può dividere le spese, ad esempio separando un soggiorno in hotel da determinati costi dei pasti; e lo fa usando un processo abbastanza semplice e intuitivo da rendere imbarazzante la capacità di ripartizione delle spese in ExpensePoint.

Oltre alle categorie contabili (ad esempio, hotel o pasti), puoi taggare le spese con qualsiasi testo che ritieni significativo (come il nome di un progetto o "candidato al colloquio di lavoro"). La dashboard Web dell'utente fornisce rapporti modesti sull'importo speso per categoria, tag e periodi di tempo.

Non tutto si basa sulla cattura di una foto di una ricevuta. Le spese di chilometraggio possono essere monitorate digitando la distanza digitata o le letture del contachilometri o utilizzando il GPS. Di 'all'app che va bene tenere traccia del tuo viaggio all'inizio del viaggio e Expensify capisce quanto hai guidato. Mentre altre app rilevano la distanza percorsa utilizzando Google Maps, a volte non passi dal punto A al punto B (per non parlare di quel guasto autostradale che dovevi evitare).

L'interfaccia utente Web è semplice e intuitiva come l'app per dispositivi mobili. È stato recentemente aggiornato e ora offre quattro opzioni: Posta in arrivo, Spese, Rapporti e Impostazioni sul lato sinistro dello schermo. Ogni spesa è assegnata a un rapporto e può quindi essere inviata per l'approvazione dalla schermata Rapporti. Expensify consente al gestore di decidere con quale frequenza le "entrate degli impiegati" devono essere "raggruppate" in modo che il gestore non sia costantemente infastidito dalle entrate in entrata.

Expensify svolge anche alcune attività di contabilità per le piccole imprese. Ad esempio, è possibile fatturare i clienti per un'ora di viaggio. Con la sua funzione di fatturazione (basandosi su Stripe) è possibile creare e inviare fatture a chiunque, anche se non dispongono di un account Expensify. Puoi avviare una fattura da zero o utilizzare una nota spese esistente e, se gli strumenti inclusi in Expensify non sono sufficienti, il software semplifica l'integrazione con la maggior parte dei sistemi di fatturazione e fatturazione di terze parti.

Il software dimostra buone riflessioni sulle spese di viaggio, integrandosi con altre app per rendere tutto più semplice. Ad esempio, quando si effettuano prenotazioni di viaggi utilizzando NexTravel, Egencia, Locomote o uno di una serie di altri servizi, le informazioni sulla ricevuta e sul viaggio vengono automaticamente compilate in Expensify. Tutto quello che devi fare è compilare alcuni dettagli. E anche allora, gran parte del lavoro può essere svolto per te come una funzione di categorizzazione automatica che rileva automaticamente il tipo di commerciante della carta di credito, associando i costi delle compagnie aeree a una categoria di spese di trasporto.

È una vittoria sull'integrazione anche in altri ambiti, come i servizi di auto e parcheggio, servizi di consegna di cibo, società di catering e sistemi di sistemi di punti vendita (POS). Nonostante la quantità di funzionalità, non è mai travolgente e i suoi utili video dimostrativi ti guidano attraverso ogni opzione.

Automatizza quanto vuoi

L'automazione è una caratteristica chiave quando si tratta di tracciamento delle spese. Servizi di contabilità come le strategie di supporto fanno uso delle funzionalità automatizzate di rendicontazione delle spese di Expensify.

Come con altre app, l'amministratore imposta i criteri aziendali e designa alcuni utenti come approvatori. Tra le molte impostazioni personalizzabili ci sono le tariffe di chilometraggio standard, le tariffe orarie predefinite, le tariffe giornaliere, le limitazioni di categoria (ad esempio, un massimo di $ 2.000 per le tariffe alberghiere) e la valuta.

Expensify organizza le ricevute in rapporti, nominalmente. Ai dipendenti non interessa l'idea di un rapporto. Vogliono solo consegnare le ricevute e riavere i loro soldi. Pertanto, Expensify può facoltativamente creare report automaticamente ogni giorno, settimana o mese, quando "Conferenza a Las Vegas" non ha senso. Quando il dipendente invia una ricevuta all'ID e-mail o tramite l'app mobile, viene automaticamente aggiunto al rapporto aperto. Con l'opzione di raccolta automatica attivata, Expensify controlla i rapporti aperti di notte (o secondo un programma che è possibile impostare) e approva quelli che corrispondono alle politiche aziendali (trattenendo quelli con violazioni, che passa al rapporto successivo per essere indirizzata).

Gli approvatori non devono visitare il sito Web per rivedere il rapporto di un dipendente; possono approvare direttamente dalla loro casella di posta elettronica, incluso il rifiuto di una singola spesa. Le violazioni delle politiche sono chiaramente etichettate e identificate, quindi la contabilità può decidere se rimproverare il dipendente per aver consegnato una ricevuta con più di 90 giorni di ritardo o decretare che è pronto.

Ma la maggior parte delle spese sono in-policy e banali. Expensify ti consente di attivare una funzione di approvazione automatica, che approva e rimborsa automaticamente qualsiasi segnalazione senza violazione delle norme. Ciò consente ai contabili e agli amministratori di prestare attenzione alle spese discutibili invece di passare il tempo a esaminare le ricevute di parcheggio di $ 5. Inoltre, una funzione di sincronizzazione automatica consente agli amministratori di sincronizzarsi direttamente con lo strumento di contabilità dell'azienda.

Ci piace molto la profondità delle funzionalità di Expensify, ma a volte la sua semplicità ostacola l'utilizzo sicuro del software, come capire cosa significa che un report viene "chiuso" anziché "elaborato". La maggior parte di questa è una curva di apprendimento che non durerà a lungo, ma genera alcuni "Huh?" momenti. In entrambi i casi, lo strumento è abbastanza ricco da guadagnare il massimo onore di PCMag come vincitore della redazione.