Revisione e valutazione di Expensepoint

Qualsiasi software che pretende di giocare nello spazio di rendicontazione delle spese deve servire due comunità di utenti: gli amministratori e i contabili che gestiscono il denaro dell'azienda e i dipendenti che vogliono essere pagati per il denaro che hanno disposto per conto dell'azienda. Idealmente, entrambi i tipi di utenti sono felici ma, in caso di conflitto, gli amministratori solitamente vincono. Dopotutto, sono le persone che scelgono il software. Questo è un modo prolisso per dire che ExpensePoint (che inizia a $ 7, 50 al mese) può far contorcersi i contatori di fagioli come un cucciolo felice che si massaggia la pancia.

Tuttavia, dal punto di vista dell'utente, il che significa quegli sfortunati guerrieri della strada che cercano di raggruppare le loro varie ricette per la cena e di sottoporle a un processo OCR, ExpensePoint non è l'app più amichevole che abbiamo visto in questa carrellata. Ciò lo mantiene dietro i vincitori dei nostri Editors 'Choice Certify e Rydoo.

Prezzi ragionevoli

ExpensePoint ti dà un sacco di soldi per il dollaro. Costa $ 7, 50 per utente al mese, senza livelli di abbonamento complessi richiesti per funzionalità aggiuntive. Tutti gli abbonamenti ti consentono di acquisire ricevute e altre spese utilizzando l'applicazione mobile, l'importazione delle carte di credito e le immagini scansionate, nonché utilizzando un flusso di lavoro di approvazione completo (utente, responsabile dell'approvazione e amministratore).

È facile sperimentarlo utilizzando la versione di prova gratuita di 15 giorni; questo ti guida attraverso le funzionalità di base con tutorial facili da seguire. Una volta che sei più coinvolto, tuttavia, aspettati più interazioni one-one-one dall'azienda. Mentre l'app è pensata per essere universale, il personale di ExpensePoint personalizza i codici e le categorie di contabilità generale di ogni cliente e anche i clienti a bordo con la formazione dell'amministratore; ciò lo rende molto simile alle app di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in cui i servizi post-vendita e di valore aggiunto possono diventare un requisito che può far aumentare il costo totale di proprietà.

Inserimento dati, stile vecchia scuola

Come con la maggior parte delle app in questa carrellata, hai diversi modi per trasferire le tue entrate in ExpensePoint, a partire da un'app mobile, un'interfaccia del browser Web e un flusso di dati delle carte di credito aziendali. ExpensePoint ha anche un'app desktop di Windows a cui è possibile accedere offline (ad esempio durante un viaggio aereo) e quindi sincronizzare i dati con il cloud in un secondo momento. E ExpensePoint ti consente persino di inviare via fax le ricevute utilizzando una copertina dedicata dotata di un codice a barre. Questa è un'eccellente funzionalità, sebbene la sua interfaccia fosse in qualche modo difficile da padroneggiare, anche più di Expensify, che ha i suoi problemi.

A differenza della maggior parte dei suoi concorrenti, ad eccezione di ExpensePath, ExpensePoint non utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per leggere le ricevute. Al contrario, utilizza una funzione denominata Receipt Reader che utilizza il riconoscimento dei caratteri umani in tempo reale, in altre parole, il fornitore, la data e il totale su una ricevuta vengono trasmessi, letti da persone reali e quindi popolati nei campi appropriati. Sorprendentemente, questo non richiede molto più tempo di alcuni dei prodotti che utilizzano OCR come Certify, anche se il processo può sembrare un po 'imbarazzante e potenzialmente invasivo. Dopo aver ricevuto la notifica che la ricevuta è stata letta, la si assegna a un report e si compila tutti gli altri campi necessari, che possono includere il codice GL, un progetto che può riferirsi in modo confuso al cliente o ad un'azione. Da lì, puoi inviare il rapporto.

Ci sono cose che mi piacciono molto di ExpensePoint, abbastanza che rendono sicuramente la soluzione degna di uno sguardo da vicino. Ad esempio, quando si crea una spesa in miglia, è possibile inserire l'indirizzo iniziale e finale. ExpensePoint calcola il chilometraggio basato su Google Maps, visualizzando un'immagine della mappa come documentazione. Può applicare costi per miglio diversi (dal momento che il gas costa di più in Francia che negli Stati Uniti). Fa anche un ottimo lavoro ricordando le impostazioni utilizzate per le spese precedenti, quindi non è necessario dire nuovamente al software che Marriott dovrebbe essere classificato come viaggio in hotel. Le spese possono essere associate a un progetto o un cliente. Puoi anche dividere le spese per dividere il costo del servizio in camera dal costo dell'hotel. Ed è più facile del solito abbinare le ricevute di spesa con le informazioni estratte dalle carte di credito aziendali utilizzando l'app mobile.

Inoltre, gli approvatori possono firmare una nota spese dal client desktop o mobile senza dover visitare il sito Web. Se il boss è in viaggio, questo può accelerare il rimborso. Una dashboard mostra le note spese in sospeso, nonché le tendenze di spesa per mese e categoria. L'amministratore può scegliere quali video dimostrativi veramente utili visualizzare sulla dashboard dell'utente, il che può ridurre al minimo il tempo speso a capire come, ad esempio, dividere le spese.

Tutto ciò che i professionisti della contabilità potrebbero desiderare: quasi

Mentre altre app offrono un certo livello di controllo sulla quantità che un dipendente può spendere per un noleggio auto, ExpensePoint va molto oltre. A ciascuna categoria possono essere associate etichette di campo univoche (come richiedere un nome di progetto o un elenco di partecipanti); può anche identificare i fornitori preapprovati (costringendo il dipendente a spiegare perché ha scelto Sixt su Hertz) o limitare quali gruppi di dipendenti possono sostenere tale spesa (perché il bidello noleggia un'auto?). E, come con tutte le altre app, i campi possono essere contrassegnati come obbligatori, in modo che una nota spese non possa essere inviata a meno che non sia compilata.

C'è anche molta granularità nei tipi di pagamento: carte di credito aziendali (l'azienda paga il conto o l'impiegato fa e viene rimborsato), l'impiegato viene pagato, l'impiegato per rimborsare l'azienda, il pagamento da un anticipo in contanti o un giorno per giorno. ExpensePoint è anche iper-consapevole di questioni internazionali come le strutture fiscali regionali e la traduzione di valuta. Esistono più controlli di sicurezza rispetto ad altre app, come la possibilità di forzare una modifica della password ogni "n" giorni o di negare il riutilizzo della password.

Tutto il software di gestione delle note spese che ho esaminato può salvare o esportare dati in un file CSV, ma è difficile immaginare un modo più potente per personalizzare l'esportazione dei dati rispetto a come ExpensePoint lo fa. Ad esempio, per ogni modello creato, è possibile indicare a ExpensePoint di rinominare i campi o di controllare l'ordine in cui vengono presentati i dati, il che semplificherà l'importazione nel sistema contabile prescelto.

ExpensePoint non ha un'integrazione standard con Intuit QuickBooks o altri programmi di contabilità standard. Invece, la società utilizza un gestore dell'automazione in grado di automatizzare l'esportazione dei dati verso i sistemi contabili di un'azienda, il che è quasi altrettanto buono. E anche senza un bridge di integrazione dedicato, è possibile rimborsare i dipendenti dall'interno del software utilizzando un processore batch Automated Clearing House (ACH), che invierà denaro da un account aziendale e lo depositerà sul conto del dipendente (di solito entro tre giorni, secondo a ExpensePoint). Tuttavia, sebbene ciò significhi che i rimborsi avverranno rapidamente, lascia comunque alla vostra contabilità un processo manuale per l'importazione dei dati di back-end.

Tuttavia, potresti perdonare queste debolezze quando esplori i 30 rapporti dispari personalizzabili integrati in ExpensePoint, completi di grafici e filtri, da un rapporto sull'invecchiamento dell'approvazione all'analisi del pagamento con carta di credito. Sono abbastanza impressionanti.

ExpensePoint è progettato principalmente per il reparto contabilità e, sebbene sia stato modificato dalla nostra ultima recensione per renderlo più amichevole per gli utenti finali, può ancora essere un po 'scoraggiante. Ha un'incredibile quantità di informazioni per coloro che devono tenere traccia delle spese, tra la personalizzazione e il controllo dettagliati per categoria e i rapporti di analisi, ma ExpensePoint non costa più dei suoi concorrenti con funzionalità di base. Il processo di riconoscimento del personaggio umano è interessante se un po 'imbarazzante; una volta risolto, e l'interfaccia resa più semplice per gli utenti quotidiani, sarà un serio contendente competere con gli strumenti Scelti dai redattori Certifica e Expensify.