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L'interfaccia Web di Do.com è molto chiara e facile da navigare. Fai clic su qualsiasi voce del calendario e la finestra principale si popola di alcuni campi di testo che ti chiedono di scrivere un ordine del giorno, cioè presume che tu ne abbia bisogno. È inoltre possibile aggiungere partecipanti alla riunione. Seleziona una casella nella parte superiore della pagina e tutti i partecipanti riceveranno automaticamente le note e gli allegati aggiunti all'agenda della riunione. Inizialmente riceveranno questi aggiornamenti via e-mail, dove saranno anche invitati a unirsi a Do.com, anche se non è richiesto.
Quando aggiungi elementi all'ordine del giorno, l'interfaccia drag-and-drop di Do.com ti consente di riordinare facilmente gli elementi, anche se non puoi riordinare i punti dei punti elenco secondari né trasformarli rapidamente in punti principali dell'agenda senza eliminarli e ricominciare da capo.
Puoi tenere note private per ogni incontro, che mi piace. Di solito tengo note private su importanti riunioni in Evernote e Do.com offre un'integrazione con Evernote che mi consente di esportare la nota su quell'altro servizio. Do.com ha anche integrazioni dirette con Slack e Zapier.
Caratteristiche aggiuntive
La mia prima vera esperienza con Do.com è avvenuta quando ho organizzato l'intervista al fondatore dell'azienda, Jason Shah. Prima della nostra telefonata, ho ricevuto un'e-mail con un breve ordine del giorno, un elenco di tutti coloro che avrebbero partecipato alla chiamata, che eravamo solo noi due, e alcuni altri dettagli sulla riunione. È stato utile o eccessivo?
Per le riunioni uno contro uno, raramente ho un ordine del giorno. Ho pensato se sarebbe stato effettivamente produttivo o uno spreco di tempo scrivere ordini del giorno per incontri one-to-one. Di solito, la persona che convoca la riunione deve prima convincere l'altra partecipante che la riunione varrà la pena, e quindi, qualunque argomento persuasivo del leader della riunione sia in effetti all'ordine del giorno stesso, più o meno.
Per riunioni più grandi, in particolare quelle per le quali sono stato un partecipante "richiesto", avrei sicuramente desiderato che i leader della riunione fornissero in anticipo un ordine del giorno. Do.com li avrebbe guidati a crearne e condividerne uno.
Do.com ha anche una funzione accurata che ti consente di inviare rapidamente messaggi a tutti i partecipanti per confermare la riunione, dire che sei in ritardo di qualche minuto, chiedere cosa verrà discusso o inviare un messaggio personalizzato.
L'app ha anche funzionalità che spingono qualcuno a prendere appunti durante la riunione. Una barra di ricerca consente di cercare rapidamente note di riunioni precedenti, nonché ordini del giorno delle riunioni imminenti. Una scheda di notifica ti consente di vedere quando qualcuno aggiunge nuove note o cambia note in qualsiasi riunione a cui sei stato invitato o a cui hai partecipato.
Puoi contrassegnare una riunione come ricorrente in Do.com e puoi creare un modello per determinati tipi di riunioni che tu e i tuoi colleghi tendete ad avere ancora e ancora.
Una scheda Personal Insights accurata ti consente di vedere quante riunioni hai avuto durante la scorsa settimana, nonché quante ore hai trascorso nelle riunioni e la suddivisione delle ore trascorse nelle riunioni avviate da te, incontri uno a uno, riunioni interne dell'azienda e riunioni ricorrenti.
Dopo il mio incontro con Shah, abbiamo usato Do.com per tenerci in contatto per quanto riguarda le azioni post-riunione. Avevo bisogno di chiedere a lui e al suo team le immagini e voleva sapere quando avrei potuto pubblicare un articolo. Vedere tutte queste attività e domande in Do.com ha reso facile agire, e mi è piaciuto farlo qui meglio che nell'e-mail.
Se non trascorri gran parte della settimana lavorativa alle riunioni, l'app potrebbe sembrare un po 'superflua. Do.com sembra un altro strumento che devo aggiungere al mio toolkit sul posto di lavoro, piuttosto che un set di funzionalità o un plug-in che potrebbe funzionare con i miei strumenti esistenti. Ho un desiderio di vederlo in qualche modo integrato in Google Calendar, ad esempio, perché è già il posto in cui vado prima e durante le riunioni.
È abbastanza facile dire che Do.com non è pensato per persone come me che prendono solo una o due riunioni alla settimana. Se scelgo di non utilizzare lo strumento, ma qualcuno con cui sto incontrando desidera utilizzarlo, posso ignorare Do.com e semplicemente ricevere eventuali aggiornamenti delle note che la persona aggiunge via e-mail. La scelta è interamente mia.
Rinnova le tue riunioni
Se organizzi molte riunioni o assisti qualcuno che lo fa, Do.com è uno strumento eccellente e una scelta degli editori PCMag. Non crea incontri migliori di per sé, ma piuttosto ti guida per essere migliore nel tenere riunioni, il che li renderà sicuramente più produttivi per tutti coloro che devono frequentarli.
