Recensione e valutazione della ricerca X1

Alcune persone non vedono la necessità di un'utilità di ricerca desktop come X1 Search ($ 49, 95, oltre $ 19, 95 all'anno per il supporto premium opzionale). Preferiscono fare affidamento su una struttura di cartelle gerarchica attentamente mantenuta e aderire religiosamente ad essa. Quelle persone senza dubbio non perdono mai nemmeno le chiavi della macchina. Per il resto di noi, strumenti come X1 Search sono il modo ideale per trovare file, e-mail e altri elementi digitali di cui abbiamo bisogno quando ne abbiamo bisogno e con il minimo sforzo.

Quando Microsoft ha aggiunto Windows Search al sistema operativo, ha ridotto in parte la necessità di programmi di ricerca desktop. Proprio come X1 Search e concorrenti come Lookeen Desktop Search, crea un indice per la ricerca, in modo da poter trovare risultati molto più velocemente della ricerca attraverso il testo completo di ogni file ogni volta. Trova anche i messaggi di posta elettronica di Outlook, quindi non è necessario utilizzare la funzionalità di ricerca wimpy di Outlook. E poiché è integrato in Windows, è gratuito. Indipendentemente dai vantaggi di Ricerca Windows, tuttavia, non è semplicemente nella stessa lega di un'utilità di ricerca desktop su larga scala. Windows non offre lo stesso livello di sofisticazione e non offre la capacità di X1 Search di indicizzare e trovare informazioni su siti cloud di posta elettronica e archiviazione di file come Gmail, Yahoo Mail e Box.

Andare oltre il desktop

X1 Search supporta Windows 7 fino a 8.1 in questo momento e supporterà Windows 10 con una prossima versione a breve, secondo la società. Supporta inoltre ufficialmente entrambe le versioni a 32 e 64 bit di Outlook 2007 fino al 2013. Per i miei test, ho installato la versione 8 del programma su un sistema che esegue Windows 7 a 64 bit e Outlook 2003 e ha funzionato senza problemi. Secondo X1, funzionerà con Microsoft Exchange Server 2007 e successivamente direttamente, ad esempio, nonché indicizzando i file OST presenti sul disco rigido. Immergendosi nel cloud, è in grado di indicizzare i messaggi sui server IMAP, con routine di installazione integrate per la connessione con AOL, Gmail, Outlook.com e Yahoo, oltre a una scelta IMAP generica per altri siti di archiviazione e-mail. Inoltre, può indicizzare e cercare i file memorizzati in un account Box.

Vantaggioso per l'uso aziendale, puoi anche impostare X1 Search in modo che funzioni come client con Microsoft SharePoint, Vault (un programma di archiviazione della posta elettronica a livello aziendale di Symantec) e X1 Rapid (il programma di indicizzazione a livello aziendale di X1 che parte da - e archivia i file di indice su un server).

Impostare

L'impostazione di base per il programma non potrebbe essere più semplice. Scarica il file di installazione dal sito Web di X1 ed eseguilo. Al termine dell'installazione, X1 Search creerà un indice in background, inclusi tutti i file e le voci di Outlook dai contatti alle voci del calendario alle attività. Quanto tempo impiegherà l'indicizzazione dipende dalla velocità del tuo computer e da quanto c'è da indicizzare, ma puoi continuare a lavorare mentre è in background.

Oltre all'impostazione di base, è possibile sfogliare le opzioni di menu per personalizzare le impostazioni e aggiungere origini dati o rimuoverle dall'indice. Ad esempio, se archivi regolarmente i dati di Outlook alla fine di ogni anno, potresti voler indicizzare uno o più file PST di archiviazione. Aggiungerli è una semplice questione di dire al programma dove trovarli sul tuo disco rigido. Puoi anche scegliere se avviare X1 Search automaticamente all'avvio di Windows, la frequenza con cui indicizzare e i dettagli su cosa indicizzare. È possibile, ad esempio, specificare quali cartelle includere o saltare, oppure è possibile modificare le impostazioni per ignorare, ad esempio, le voci del Calendario di Outlook o tipi di file specifici.

Ricerca

La capacità di ricerca del programma è impressionante, sia per la sua facilità d'uso che per le sue sofisticate funzionalità. La finestra di ricerca X1 include diverse caselle di testo in cui è possibile inserire frasi di ricerca. Immettere il testo nella casella di ricerca principale (per mancanza di un termine migliore) e il programma analizzerà l'intero indice, trovando tutte le corrispondenze se il testo è in un nome file, nel testo completo di un documento, e-mail o voce di contatto; o in qualsiasi campo in qualsiasi elemento di Outlook.

Le altre caselle di testo consentono di effettuare ricerche in campi specifici. Per le e-mail, ad esempio, le opzioni includono i campi Da, Oggetto, Data e Nome. Per i file, includono Nome (del file), Data modificata e Percorso.

Supponendo che il programma sia già in esecuzione in background, tutto ciò che devi fare per avviare una ricerca è premere Ctrl due volte o fare doppio clic sull'icona X1 nell'area di notifica per richiamare la finestra di ricerca, quindi digitare una ricerca frase o frasi in una o più caselle di testo. Puoi anche scegliere di restringere la ricerca evidenziando un tipo di elemento, ad esempio e-mail, contatto o documento, in un elenco sul lato sinistro dello schermo.

Se stavo cercando tutti gli elementi sul mio computer relativi alla ricerca X1, ad esempio, avrei inserito la ricerca X1 nella casella di ricerca principale. Se volessi trovare solo questa recensione, potrei scegliere il tipo di documento e inserire X1 nella casella Nome. Se ciò ha generato troppi risultati, potrei restringere ulteriormente la ricerca aggiungendo qualsiasi altra informazione nella casella di testo appropriata, come la data approssimativa in cui è stata scritta, come Dopo il 2015-06-10, o una frase probabile nel file, come "Secondo X1" (completo di virgolette) . Le virgolette intorno all'ultimo esempio indicano al programma di trovare una corrispondenza esatta con la frase. Senza di essi, i risultati includeranno anche qualsiasi file che includa ciascuna delle parole in qualsiasi punto del file.

Ricerca Avanzata

Per una ricerca più sofisticata, puoi creare frasi di ricerca complesse usando e , o , no o vicino (per trovare due parole separate da non più di un numero specificato di parole tra loro) e pre (simile a vicino, ma specificando anche quale la parola viene per prima). Puoi anche usare le parentesi: (cane o gatto) e cibo , ad esempio troverebbero sia oggetti con le parole cane e cibo , sia oggetti con le parole gatto e cibo , mentre cane o (gatto e cibo) troverebbero tutti gli oggetti con la parola cane più tutti gli articoli con le parole gatto e cibo .

Proprio come Outlook, o Lookeen per quella materia, X1 Search mostra l'elenco degli elementi che trova insieme a un riquadro di anteprima, quindi puoi sfogliare l'elenco e vedere un'anteprima di ogni elemento mentre lo evidenzi. Quando hai trovato l'elemento che desideri, puoi fare doppio clic su di esso o premere Invio per aprirlo con il programma a cui è associato, supponendo che ce ne sia uno installato sul tuo sistema. La società afferma che l'anteprima del programma supporta più di 500 tipi di file, quindi puoi vedere i file nel loro formato corretto indipendentemente dal fatto che tu abbia un programma installato che ti consentirà di lavorare con il file o meno.

Conclusione

Anche se non sei convinto di aver bisogno di qualcosa di più di Windows Search per trovare elementi sul tuo disco rigido, ti consigliamo di provare la versione di prova gratuita di 14 giorni di X1 Search o la versione gratuita di Lookeen per vedere cosa ti perdi. Le probabilità sono che deciderai rapidamente che sia Lookeen che X1 Search sono strumenti di ricerca molto migliori rispetto a Windows Search. Se sei preoccupato solo di cercare file sul tuo disco rigido, la versione gratuita di Lookeen sarà probabilmente la scelta migliore. Se vuoi anche trovare e-mail di Outlook, lo farà Lookeen Standard o X1 Search.

Detto questo, se puoi sfruttare la capacità di X1 Search di estendere la sua portata a SharePoint o e-mail e Box basati su cloud o sfruttare la sua capacità di creare frasi di ricerca molto più sofisticate di quelle che Lookeen è in grado di gestire, X1 Search è la scelta ovvia. Queste funzionalità aggiuntive, insieme a una configurazione più semplice di Lookeen per alcune funzionalità e un'interfaccia altrettanto facile da usare, lo rendono la nostra scelta dei redattori per le utility di ricerca desktop.