Perché il tuo sistema voip aziendale potrebbe non appartenere al cloud

I gestori di telefoni aziendali gestiti si occupano principalmente della tecnologia Voice-over-IP (VoIP), il che significa che spingono le implementazioni cloud quasi esclusivamente poiché è più efficace per loro. E per essere onesti, di solito è più facile ed economico anche per i loro clienti, specialmente per le piccole e medie imprese (PMI). Ma il cloud non è ancora una soluzione universale per ogni organizzazione. Esistono diversi motivi per cui la tua particolare operazione potrebbe non volere che le sue comunicazioni vivano nel cloud o almeno non tutte.

Anche con VoIP che semplifica le cose, i sistemi telefonici, a quanto pare, sono complicati. Sono anche molto diverse nelle loro capacità, come dimostrato da quanto diversi fossero i fornitori più popolari nei PCMag Business Choice Awards di quest'anno per i provider VoIP. Mentre operano in un ambiente IT utilizzando segnali e dati digitali, devono ancora vivere in parte in un mondo analogico. La ragione di ciò è perché le persone che li usano sono persistentemente analogiche.

In aggiunta alla complicazione, i sistemi telefonici non possono essere totalmente digitali perché l'ambiente in cui esistono potrebbero non essere totalmente digitali. Molto dipende dall'ambiente fisico in cui risiede il sistema telefonico e dall'ambiente di comunicazione con cui si connette il sistema telefonico.

D'altra parte, è certamente possibile un sistema telefonico aziendale completamente basato su VoIP. Tutto ciò che serve sono alcuni telefoni VoIP, una rete e una sorta di centralino privato (PBX). Un PBX è un sistema telefonico privato che opera all'interno dell'organizzazione e viene utilizzato per fornire comunicazioni interne e anche per connettersi alla rete telefonica più grande all'esterno.

Il PBX stesso può essere un server nel tuo data center o forse nell'armadio del telefono oppure può essere un server basato su cloud. Deve essere in esecuzione un software specializzato in grado di dirigere le chiamate vocali dalla loro origine alla loro destinazione. Non importa dove si trova il server per consentire ai dipendenti di effettuare telefonate, motivo per cui un PBX basato su cloud può essere un'alternativa razionale.

Considerazioni sui costi

Ma ci sono altre considerazioni. Un grande fattore è il costo. "In un modello di cloud pubblico o UCaaS, la spesa finanziaria è il driver principale", ha affermato Daryl Reva, Vice Presidente del Cloud Marketing di Mitel Networks, che realizza soluzioni telefoniche sia cloud che locali, tra cui Mitel MiCloud Business. Molto dipende anche dalle dimensioni dell'organizzazione. Ha affermato che le organizzazioni più piccole possono trovare maggiori vantaggi in termini di costi da una soluzione VoIP basata su cloud.

La semplice risposta è che il costo iniziale di un sistema telefonico basato su cloud è spesso inferiore a quello di un server in ufficio. Il motivo è che non è necessario acquistare il PBX. Ma a lungo termine, potrebbe essere più costoso perché dovrai pagare commissioni continue per gestire e amministrare il PBX, proprio come faresti con qualsiasi altro servizio cloud.

D'altra parte, un vero sistema di comunicazione unificato potrebbe essere migliore come soluzione cloud. UCaaS richiede strutture e competenze che potresti non avere nella tua azienda e potrebbe essere che ottenere quei servizi nel cloud potrebbe essere l'unica opzione possibile per te. Questo perché, sebbene UCaaS abbia un grande potenziale di risparmio sui costi, è principalmente una soluzione software, che probabilmente richiederà integrazione personalizzata, gestione in stile DevOps e supporto aggiuntivo per la gestione del software.

Ma quelli non sono gli unici motivi. "Se il business verticale sta dettando le tue scelte, come l'assistenza sanitaria e la finanza, la conformità controlla i tuoi obiettivi", ha spiegato Reva. Ciò significa che, prima di poter eseguire il sistema telefonico nel cloud, deve soddisfare le normative di conformità e non tutti i sistemi telefonici basati su cloud possono farlo. Dovrai trascorrere più tempo con il tuo team legale per determinare i requisiti di conformità esatti per la tua infrastruttura, e questo è qualcosa che dovresti fare attentamente poiché gli errori qui possono essere costosi.

Altri fattori da considerare

Ci sono altri fattori che possono governare la tua decisione. Ad esempio, se ti trovi in ​​un ambiente esistente con un sistema telefonico analogico esistente, potresti non voler buttare via centinaia di telefoni analogici ancora funzionanti. Ciò significa che, mentre ci si sposta su un sistema VoIP, è comunque necessario utilizzare telefoni analogici.

Mentre un adattatore VoIP può trasformare qualsiasi telefono analogico in un dispositivo che può esistere su una rete digitale, può avere più senso usare un'interfaccia che ti consenta di connettere la maggior parte dei tuoi telefoni analogici alla tua rete VoIP. Sebbene questi telefoni potrebbero non avere tutte le funzionalità di un telefono VoIP, possono comunque effettuare chiamate telefoniche e questo potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno. Quindi puoi spendere i soldi sui telefoni VoIP dove sono effettivamente necessari.

A volte, ovviamente, un sistema telefonico basato su cloud è l'ideale. E a volte ne vuoi qualcuno. Reva ha affermato che esistono due diversi tipi di sistemi telefonici ibridi. Un caso tipico è quando la sede centrale ha un PBX locale ma le filiali sono nel cloud. "Il quartier generale può avere ridondanza mentre possono portare i rami su e giù come necessario", ha detto.

Basato sul cloud vs. locale

Reva ha anche osservato che alcune forme di ibridi funzionali hanno il PBX di base in locale mentre alcune funzioni avanzate, come la collaborazione, sono nel cloud. Ciò significa che, mentre si sente molto parlare di soluzioni VoIP basate su cloud, questa non è l'unica opzione. Inoltre, per la tua organizzazione, potrebbe non essere nemmeno la soluzione migliore. Invece, è importante basare il tuo sistema VoIP su ciò che ha più senso per la tua azienda, che può essere su un server locale.

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Le considerazioni principali sono il costo, la quantità di controllo che desideri sul sistema telefonico e se ci sono o meno considerazioni come la conformità. Non è necessario acquistare un PBX per utilizzarne uno nel cloud, ma in caso contrario, è possibile pagare di più al mese nel tempo. È possibile che non si controlli molto su un sistema basato su cloud poiché il provider può scegliere quando applicare le funzionalità o apportare modifiche e un sistema basato su cloud potrebbe non soddisfare i requisiti di conformità.

D'altra parte, se hai solo pochi dipendenti e vuoi metterti subito in funzione, allora forse il cloud è il punto di partenza. Come ogni altra cosa nell'IT, tutto dipende da cosa vuoi farci.