Voip e ucaas: spiegate le differenze

La maggior parte delle organizzazioni gestisce i propri telefoni aziendali tramite un provider di servizi Voice over IP (VoIP). La facilità di gestione e il risparmio sui costi superano semplicemente i sistemi PBX locali vecchio stile nella maggior parte dei casi, in particolare per le piccole e medie imprese (PMI). Ma i provider VoIP non sono rimasti fermi. Da quando VoIP trasforma la voce in software, questi sviluppatori sono stati molto impegnati a trasformare le loro piattaforme in sistemi di distribuzione multicanale, soprannominati Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Sembra complesso, ma è davvero piuttosto semplice fintanto che ti concentri su ciò di cui hai bisogno piuttosto che sulle innumerevoli opzioni potenzialmente disponibili dai fornitori.

, Spiegherò cosa otterrai quando lavori con un tipico fornitore di servizi VoIP, inclusa la maggior parte di quelli selezionati dai nostri lettori nei PCMag Business Choice Awards di quest'anno per i fornitori di VoIP. Tratterò anche ciò che otterrai se il tuo provider VoIP offre UCaaS. Prima di entrare nei dettagli, lascia che ti dia una semplice suddivisione di VoIP e UCaaS. Ho chiesto a Curtis Peterson, Senior Vice President of Cloud Operations del provider di sistemi di telefonia aziendale RingCentral, di aiutare a distinguere i due servizi.

"Il VoIP di solito è solo un fornitore di servizi vocali, chiamate in entrata e in uscita", ha spiegato Peterson. "UCaaS sta fondamentalmente guardando tutte le comunicazioni aziendali e inserendole su IP o protocollo Internet. VoIP è una modalità singola. UCaaS è multimodale: sms, chat, videoconferenza, condivisione dello schermo, videoconferenze. Ma utilizza VoIP per alimentare la parte vocale ".

Bene, ora che hai una conoscenza di base della differenza tra VoIP e UCaaS, analizzerò ciò che otterrai con ogni servizio.

Caratteristiche VoIP

Alla base, VoIP è un servizio telefonico digitale che utilizza Internet per il trasporto e la consegna delle comunicazioni. Puoi effettuare e ricevere chiamate dalla tua connessione Internet tramite i telefoni come faresti nelle impostazioni di ufficio più tradizionali o tramite softphone (che sono applicazioni basate su software). Sfruttando il microfono e gli altoparlanti del tuo desktop, laptop o smartphone, puoi effettuare chiamate nello stesso modo in cui utilizzeresti un normale ricevitore.

VoIP offre molti degli stessi accessori del tuo fornitore di servizi di telecomunicazioni. Sarai in grado di ricevere e ascoltare i messaggi della segreteria e monitorare le chiamate tramite ID chiamante. Le chiamate possono essere inoltrate a linee alternative se qualcuno non è disponibile a ricevere una chiamata. Altre caratteristiche Le offerte VoIP includono gli operatori automatici, le chiamate in attesa, i registri delle chiamate, il monitoraggio delle chiamate, la registrazione delle chiamate, le trascrizioni delle chiamate, le conferenze telefoniche e il porting dei numeri.

Caratteristiche UCaaS

Se scegli di andare con un provider solo VoIP, ti perderai una caratteristica ovvia: il video. Con UCaaS, il tuo fornitore di servizi ti consentirà anche di pianificare videochiamate one-to-one e videoconferenze one-to-many. Questo potrebbe non sembrare un must per le aziende più piccole ma, man mano che il tuo team scala e mentre assumi in diverse aree geografiche, vorrai essere in grado di condurre videochiamate "faccia a faccia". Con le videoconferenze e il VoIP, sarai in grado di fare cose come condurre riunioni con centinaia di partecipanti, condividere il tuo schermo con tutti i partecipanti e persino condividere e ricevere file con tutti coloro che partecipano alla chiamata o con singoli partecipanti.

Gli strumenti UCaaS ti consentono anche di chattare e inviare messaggi di testo con i colleghi del tuo piano. Perché dovresti aver bisogno di questa funzione? Bene, se stai effettuando una videochiamata con un cliente e il tuo rappresentante di vendita sta parlando fuori turno, puoi inviarle un messaggio di chat privato per portare tutti sulla stessa pagina. Ciò consente inoltre ai membri del team di inviare messaggi di chat anziché e-mail per discutere di interazioni più sensibili al tempo e più casuali.

Alcuni provider UCaaS consentono una collaborazione approfondita e la gestione di progetti di gruppo. Ciò include la condivisione di documenti e la modifica simultanea, elenchi di cose da fare, calendari condivisi e persino la memorizzazione di file congiunti.

Se sei uno di quegli strani gatti a cui piace ancora inviare e ricevere fax, allora alcune soluzioni UCaaS ti consentono di farlo dal tuo computer o dispositivo mobile (dove i fax verranno automaticamente archiviati sul tuo account Dropbox o Microsoft OneDrive). Questa funzione consente inoltre una migliore supervisione di chi sta inviando e ricevendo i fax, di cosa stanno inviando i fax e di disattivare i fax indesiderati.

Forse l'aspetto più importante di una piattaforma UCaaS è la sua capacità di integrarsi con soluzioni di terze parti per aiutarti a estrarre e esportare meglio i dati da uno strumento all'altro. Ad esempio, se devi chiamare un cliente e desideri accedere ai suoi record per migliorare le tue comunicazioni, un'integrazione tra il tuo account Salesforce e il tuo strumento UCaaS lo rende incredibilmente facile. Dalla dashboard di Salesforce, potrai avviare la chiamata, visualizzare la cronologia delle interazioni del cliente e aggiungere note su ciò che viene detto durante la chiamata. Con un'integrazione e-mail di Microsoft Outlook, puoi avviare chiamate direttamente dal corpo di un'e-mail.

Le integrazioni sono particolarmente utili per le aziende che prevedono di utilizzare il proprio strumento UCaaS per rispondere ai ticket dell'helpdesk. Immagina di dare ai rappresentanti del tuo servizio la possibilità di effettuare e ricevere chiamate direttamente dalla console dell'helpdesk. Immagina di dare loro la possibilità di ricercare le interazioni con i clienti o aggiungere note ai record dei clienti durante la chiamata, quindi ricollegare questi dati agli strumenti UCaaS, helpdesk e gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per successive modifiche.

"Le aziende che cercano soluzioni VoIP semplici stanno perdendo l'opportunità di mettere insieme più strumenti di comunicazione con un fornitore e ottenere uno sconto per farlo", ha dichiarato Peterson. Questo perché la maggior parte dei fornitori offre sconti in blocco quando si raggruppano tutti gli strumenti UCaaS insieme anziché strumenti di comunicazione di tipo ciliegia tra più fornitori. Pensa a come acquisti il ​​servizio via cavo, internet e telefonico della tua casa: il prezzo di tutti e tre insieme è in genere inferiore a quello di andare con tre diversi fornitori per ciascuno.

Il bundling garantisce inoltre che ogni servizio si integri e si riporti reciprocamente senza problemi. "se hai un provider per VoIP, uno per i video e uno per le chat, non puoi condividere le analisi tra di loro", ha spiegato Peterson.