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Video: Shoeboxed Demo (Ottobre 2024)
La maggior parte delle applicazioni di scansione mobile che abbiamo valutato in questa carrellata ricopre un ruolo diverso. Shoeboxed (che inizia a un livello di prezzi gratuito) pone la sua attenzione principalmente sull'aiutare i proprietari di piccole imprese a gestire ricevute e biglietti da visita. Altri documenti ottengono un'attenzione secondaria. Questo non vuol dire che Shoeboxed li ritenga irrilevanti, ma sono trattati con notevole urgenza. Per molte aziende, va benissimo; ma se stai cercando un ambito più ampio di funzioni di scansione, ti consigliamo di dare un'occhiata ai nostri vincitori di Editors 'Choice Abbyy FineScanner e Evernote Scannable.
Puoi iniziare con Shoeboxed gratuitamente, anche se se sei interessato al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), la versione gratuita "DIY" è più che altro "È giusto per me?" prova; elabora solo cinque documenti e una ricevuta al mese. Puoi raccogliere tutti i documenti che desideri, ma con la versione fai-da-te devi trascrivere i dati dall'immagine (ad esempio, digitando l'importo della ricevuta, il fornitore, la categoria e così via).
Realisticamente, inizieresti con uno dei piani tariffari entry-level, come un piano per utente singolo ($ 9, 95 al mese) che ti consente di scansionare 50 documenti e ricevute elettroniche al mese. Per $ 29, 95 al mese, due utenti possono aggiungere 150 documenti e ottenere l'integrazione Intuit QuickBooks Online; un piano da $ 99, 95 al mese supporta 1.000 documenti e più di 10 utenti.
Tutto è una ricevuta, a meno che non lo sia
Shoeboxed (che puoi eseguire su Android o iOS) sintonizza tutte le sue funzionalità per le piccole e medie imprese (PMI) che vogliono gestire la raccolta fluttuante di ricevute cartacee, biglietti da visita e altre transazioni effimere che si insinuano sul fondo di uno zaino da viaggio. Shoeboxed potrebbe essere messo in servizio come soluzione dedicata, sebbene limitata, per la gestione dei documenti, ma i suoi punti di forza stanno altrove. Se la tua principale necessità è quella di elaborare pile di carta, entrambe le scelte dei nostri redattori sono opzioni migliori, con FineScanner che forse tiene un leggero margine su Evernote se ci sono pile di carta molto grandi.
Tuttavia, Shoeboxed brilla quando lo si utilizza come previsto, che consente di acquisire ricevute e tracciamento delle spese e, in misura minore, di acquisire informazioni dai biglietti da visita. Per impostazione predefinita, Shoeboxed presuppone che qualsiasi documento fotografato sia una ricevuta della transazione; se si desidera trattarlo in modo diverso, è necessario modificare deliberatamente il tipo di documento in "biglietto da visita" o "altro".
Nessuna domanda: Shoeboxed fa un ottimo lavoro di acquisizione delle ricevute, con diversi modi per raccogliere immagini e dati. Puoi inviare via e-mail le ricevute a un ID e-mail dedicato, importare immagini esistenti da un album fotografico, istruire Shoeboxed ad importare automaticamente le ricevute da un account Gmail, utilizzare un componente aggiuntivo del browser Web per ritagliare una ricevuta su una pagina Web, caricare un file dal tuo desktop o spedisci alla compagnia una busta pagata con affrancatura piena di frammenti di carta (lasciando che prendano il controllo del tedio). Shoeboxed ha anche funzionalità mobili abilitate GPS per tenere traccia del chilometraggio a fini di rendicontazione delle spese. Ma poiché questa recensione parla di Shoeboxed come scanner mobile, è qui che ho posto la mia attenzione.
L'app per dispositivi mobili consente di fotografare un documento e taggarlo per l'elaborazione successiva, ad esempio "rimborsabile" o una categoria di attività fiscali ("pasti" o "biglietto aereo"). L'app per Android e iPhone ha interfacce utente leggermente diverse; l'app per Android presuppone che tutto sia una ricevuta, mentre l'app per iPhone ti chiede di identificare se l'immagine è una ricevuta o un biglietto da visita. In entrambi i casi, puoi (facoltativamente) aggiungere categorie e una nota ("pranzo del cliente") mentre inserisci la ricevuta o in seguito.
L'accuratezza del testo estratto è estremamente elevata, perché è controllata dagli esseri umani. Quando si invia una ricevuta o un biglietto da visita a Shoeboxed per l'elaborazione, questo viene sottoposto all'estrazione dei dati e viene quindi verificato da persone reali. La società afferma che l'elaborazione può richiedere fino a 24 ore ma di solito è molto più veloce; mentre il giorno successivo ho riscontrato che la mia affermazione era accurata durante i miei test.
Quindi, se sei impaziente, questo può essere un problema, anche se i risultati finali sono eccellenti. Inoltre, poiché ogni analisi di testo viene conteggiata rispetto al limite di utilizzo mensile del tuo piano, potresti non voler pagare per ogni documento. In ogni caso, Shoeboxed ti dà la possibilità di inserire manualmente i dati, il che è adeguato per molte esigenze delle piccole imprese. La maggior parte delle PMI vuole solo tenere traccia di quanto è stato speso nel negozio di batterie e metterlo in un secchio fiscale di "forniture per ufficio" senza sentirsi in dovere di registrare quale carta di credito è stata utilizzata anche se stampata sulla ricevuta.
Gestione dei dati in un'applicazione Web
Indipendentemente dalle immagini o dai dati immessi, in qualsiasi modo, tutto viene archiviato in un repository centrale nell'app Web Shoeboxed, dove i dati e le immagini sono organizzati, classificati e ricercabili.
Una dashboard organizza i documenti come ricevute, biglietti da visita e altro, con una buona anteprima che mostra la descrizione del testo di un documento (ovvero, qualsiasi cosa tu abbia digitato o elaborato dall'azienda) e l'immagine associata. È facile vedere cosa è in sospeso per l'elaborazione manuale o automatica del testo e contrassegnare i singoli elementi per "Lo farò da solo". Sebbene sia possibile inserire il testo manualmente sull'app mobile, è certamente più veloce farlo con una tastiera e un monitor reali, ad esempio per ingrandire l'immagine per capire l'ortografia arcana di qualcuno o borbottare su strani caratteri tipografici per biglietti da visita.
Puoi esportare biglietti da visita in Contatti Google, come un archivio Evernote o come file CSV (e quindi importare in LinkedIn, altri gestori di contatti o persino piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce).
Tutto può essere scaricato in formato PDF, che è il destino probabile per la maggior parte delle scansioni acquisite come "altri" documenti. Nessuno degli "altri" documenti che ho inviato a Shoeboxed per OCR è tornato con qualsiasi testo allegato oltre un'etichetta di testo (nel caso del testo del libro di due pagine, era il titolo "50 alimenti" - non una singola riga di testo del libro). In ogni caso, i documenti "Altro" non sono organizzati in alcun modo se non per la tua stessa codifica.
Ma, ancora una volta, ricorda che Shoeboxed è specificamente ottimizzato per il monitoraggio delle spese. È estremamente facile classificare e taggare le ricevute, creare report (ad esempio tutte le spese di viaggio per questo mese) e visualizzare dove stanno andando i soldi. Shoeboxed ha anche numerose partnership con altre app SaaS (Software-as-a-Service), come la connessione diretta a un piano dei conti Xero o l'archiviazione automatica di documenti su Evernote dopo che Shoeboxed le ha elaborate.
Chiaramente, Shoeboxed è bravo a fare ciò che dice - aiuta a raccogliere le entrate e a tenere traccia delle spese - e qualsiasi altra cosa che compie è un bel extra. Non chiedergli di fare più di quanto promette, e ti piacerebbe che vada bene.
