Revisione e valutazione dell'impresa desktop Quickbooks

Chiunque sia coinvolto in remoto nella contabilità delle piccole imprese conosce il nome Intuit e la sua venerabile piattaforma QuickBooks. Sebbene abbia iniziato a concentrare il proprio marketing su una versione orientata al cloud, soprannominata Intuit QuickBooks Online, dove si trova ad affrontare una forte concorrenza, Intuit rimane un marchio incredibilmente forte e sfoggia persino la controparte di fascia media che stiamo recensendo qui, chiamata QuickBooks Desktop Enterprise edition. Questa versione del software copre la contabilità di fascia media, incluso il libro mastro generale e la gestione dell'inventario, ed è concessa in licenza per postazione, con prezzi a partire da $ 1.100 all'anno per un abbonamento annuale per singola postazione. Con diversi abbonamenti disponibili per accedere a diversi livelli di funzionalità, tra cui Advanced Reporting, Advanced Payroll e diversi gradi di supporto, i clienti di QuickBooks Desktop Enterprise possono progettare soluzioni che sono abbastanza ben mirate per esigenze specifiche. Tuttavia, un database proprietario, un limite max-user abbastanza basso e una dipendenza dalla sua comunità di utenti per la documentazione di aiuto mantengono questo sistema leggermente indietro rispetto ad Acumatica e Intacct, gli attuali vincitori della scelta degli editori in questa categoria.

Puoi anche pagare l'abbonamento su base mensile, a partire da $ 75, 60 al mese per una licenza per posto singolo. La maggior parte delle applicazioni per piccole e medie imprese (SMB) esaminate in questa carrellata viene eseguita su database pesanti come Microsoft SQL Server, Oracle o SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise utilizza un database proprietario Intuit e la scalabilità è limitata a soli 30 utenti simultanei. Questa è una grave limitazione quando le app degli altri fornitori recensite possono essere ridimensionate in centinaia o addirittura migliaia di utenti. D'altra parte, molti di questi concorrenti, tra cui Intacct e NetSuite OneWorld, hanno lo scopo di far crescere il cliente nell'espansione della piattaforma in un ambiente ERP (Enterprise Resource Planning). QuickBooks Desktop Enterprise non ha tali obiettivi in ​​quanto è progettato rigorosamente per la contabilità.

Inoltre, QuickBooks Desktop Enterprise e Microsoft Dynamics GP erano gli unici due prodotti che dovevo effettivamente installare in locale, sebbene entrambi siano disponibili come piattaforme ospitate sul cloud (attraverso vari servizi di hosting che fungono da partner a valore aggiunto per i rispettivi produttori). Intuit offre anche una versione ospitata sul cloud di QuickBooks Desktop Enterprise stessa, per un leggero premio rispetto alla versione locale.

L'installazione è avvenuta rapidamente, senza problemi. I tipi di entità predefiniti come costruzione, no profit, servizi professionali, consulenza e altri sono disponibili durante il processo di installazione e devono essere selezionati per configurare correttamente il sistema. La selezione di un tipo di attività influisce sul piano contabile predefinito e questo processo è esattamente lo stesso di altre versioni di QuickBooks, quindi sarà familiare per i clienti precedenti. A differenza della maggior parte degli altri software in questa carrellata, è possibile acquistare QuickBooks Desktop Enterprise direttamente da Intuit o attraverso l'ampia rete di rivenditori del fornitore. Sebbene sia possibile configurare e personalizzare da soli QuickBooks Desktop Enterprise, potresti prendere in considerazione l'uso di un ProAdvisor certificato se ritieni di aver bisogno di una personalizzazione estesa o se ritieni che la tua installazione possa richiedere una configurazione non standard. È anche molto probabile che il tuo commercialista sia un ProAdvisor certificato o lavori con uno, dato l'uso diffuso dell'app, quindi sviluppare una relazione in tal senso potrebbe essere utile se pensi che utilizzerai la piattaforma per molto tempo.

Se non osservi attentamente, sembra che QuickBooks Desktop Enterprise utilizzi un piano dei conti rigorosamente denominato, privo dei numeri familiari utilizzati da altri sistemi contabili. In realtà, i numeri di conto sono presenti, ma non vengono visualizzati per impostazione predefinita. Nel menu Modifica preferenze, è presente una casella di controllo "Usa numeri". QuickBooks Desktop Enterprise utilizza lo stesso sistema di numerazione a quattro cifre (serie 1000 per attività, 2000 per passività, 3000 per conti azionari, 4000 per entrate e 5000 per spese) utilizzate da altre versioni di QuickBooks. E, come con altre versioni di QuickBooks, puoi avere più livelli di account secondari per fornire un monitoraggio più granulare degli account principali o per impostare divisioni o posizioni. Sul lato negativo, QuickBooks Desktop Enterprise non fornisce vere funzionalità multi-azienda, anche se probabilmente potresti truccare il piano dei conti per comprenderlo. Tuttavia, ha la capacità di gestire più valute.

Tutte le attività sul ponte

Il lancio di QuickBooks Desktop Enterprise ti porta sulla Home page, che è un insieme di diagrammi di flusso del processo. QuickBooks è stato uno dei primi fornitori a incorporare questa interfaccia utente (UI) ed è diventato una sorta di standard perché aiuta notevolmente ad aiutare gli utenti attraverso una serie di attività specifiche del processo. Ciò che viene visualizzato nel diagramma di flusso della Home page è determinato da come si risponde a una serie di domande durante l'installazione. La società di test che ho usato per queste recensioni includeva tre livelli orizzontali: fornitori in alto, attività dei dipendenti in basso e attività del cliente nel livello intermedio. Attività specifiche sono incluse o escluse a seconda che si utilizzi la funzione. Ad esempio, se non si utilizza una dichiarazione del cliente, non verrà visualizzata un'icona per eseguire questa particolare attività (sebbene sia possibile aggiungerla in un secondo momento). Due riquadri verticali aggiuntivi sul lato destro contenevano attività aziendali e bancarie. La navigazione aggiuntiva è fornita da una barra multifunzione superiore e da una barra dei menu verticale sul bordo più a sinistra dello schermo, che può essere nascosta se lo si desidera.

Tutte le app di contabilità che ho recensito offrivano una sorta di dashboard. Anche QuickBooks Desktop Enterprise lo fa e si chiama Insights. La dashboard è attivata / disattivata da una scheda nell'angolo in alto a sinistra della schermata Home. Come per molti dashboard, passare il cursore su un punto dati fa apparire il valore numerico del punto e puoi eseguire il drill down di diversi livelli in singole transazioni direttamente dalla schermata di Insights. È disponibile anche qualcosa che Intuit chiama Istantanee, raggiungibile dal menu a sinistra. Questo presenta ciò che la maggior parte degli altri fornitori chiama indicatori chiave di prestazione (KPI).

Una modifica qui, una modifica lì

Alcuni dei programmi che ho recensito, tra cui SAP Business One Professional e NetSuite, ti consentono di personalizzare quasi ogni aspetto dell'app. Il vantaggio della flessibilità è che puoi perfezionare il software per adattarlo con precisione ai flussi di lavoro della tua azienda. Il rovescio della medaglia è che capire come farlo è una bestia, motivo per cui i clienti generalmente fanno affidamento su partner a valore aggiunto per tali progetti.

QuickBooks Desktop Enterprise non offre questo grado di personalizzazione. Tuttavia, è possibile aggiungere ed eliminare colonne e campi di dati in moduli e report. Fare questo tipo di modifiche è facile e, in larga misura, intuitivo. I filtri di report offrono anche un discreto controllo su ciò che accade in un report. I filtri di QuickBooks Desktop Enterprise sono semplici da usare ma è probabile che non ne avrai bisogno. Per molte aziende che ritengono che QuickBooks Desktop Enterprise sia adatto, il vasto numero di report standard funzionerà perfettamente. Ci sono anche rapporti per legare i conti a linee specifiche su una dichiarazione dei redditi e un bilancio di prova rettificato (cioè funzionante). Entrambi sono fantastici alla chiusura di fine anno.

Molti clienti non dovranno assolutamente personalizzare report o modelli di inserimento dati. L'ampia comunità di utenti di QuickBooks non solo costituisce un'ottima fonte di supporto per la guida, ma offre un gran numero di report e modelli personalizzati creati da altri utenti e messi online per il download gratuito. Sono lì per la presa. E, poiché QuickBooks è in circolazione da così tanto tempo, ci sono anche componenti aggiuntivi di terze parti disponibili per estendere le funzionalità di QuickBooks Desktop Enterprise, ma controlla prima gli omaggi.

Il rovescio della medaglia, QuickBooks Desktop Enterprise non fornisce una vera funzione di esportazione. È possibile esportare alcuni degli elenchi, come Clienti e Fornitori, in formato CSV. Ma per ottenere l'accesso al database sottostante, avrai bisogno di un'utilità di terze parti. Quello che QuickBooks Desktop Enterprise ha è la possibilità di esportare una copia dei suoi dati al proprio commercialista, che può effettuare registrazioni e rettifiche di giornale in remoto nella "Copia del commercialista" e unire queste modifiche ai dati esistenti. Tuttavia, è possibile importare file di Microsoft Excel nel sistema e scaricare estratti conto bancari e di carte di credito da banche di grandi numeri e società di carte di credito che supportano la piattaforma QuickBooks.

Fare il punto della gestione dell'inventario

L'edizione Enterprise di Quickbook che Intuit mi ha fornito per i test includeva i suddetti elementi Advanced Reporting, Enhanced Payroll, Field Support e Data Protection, ma includeva anche Advanced Inventory. Questo modulo è generico nel senso che Intuit lo intende per quasi tutti i tipi di entità, ma lo suddivide nelle seguenti opzioni di cui dovrai selezionarne una durante la configurazione del modulo: Costruzione, Non profit, Vendita al dettaglio e Produzione e vendita all'ingrosso, che è il tipo di entità che ho selezionato.

L'abilitazione del modulo Advanced Inventory fornisce funzionalità di una discreta gamma di funzionalità di gestione dell'inventario, tra cui il costo First-In First-Out (FIFO) in aggiunta al calcolo del costo medio ponderato fornito nell'edizione di base, codice a barre, tracciabilità bin e numero seriale e supporto per magazzini multipli. A differenza di sistemi come Acumatica, Advanced Inventory di QuickBook non è un'app di tipo di produzione reale perché non offre funzionalità come work-in-progress e monitoraggio dell'inventario in tutta la produzione. Inoltre, è notevolmente meno costoso della maggior parte dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) che offrono queste funzionalità.

Entrare nel modulo Inventario è semplice. C'è una scheda Inventario nella barra multifunzione superiore e un'icona Attività inventario nella schermata Avvio / Home nella sezione Azienda. Entrambi ti portano al Centro inventario, che elenca gli articoli di inventario disponibili e il loro stato. Inventory Center è personalizzabile ed è possibile aggiungere facilmente report e altri indicatori chiave di prestazione (KPI).

L'inventario è inoltre strettamente integrato con le vendite e gli acquisti, come dovrebbe essere, con l'inventario aggiornato quando vengono effettuate le vendite o quando viene acquistato un nuovo inventario. L'inventario di QuickBooks non consente l'inventario negativo, ma fornisce arretrati e bandiere quando non si dispone di parti sufficienti per completare le build per i prodotti di spedizione. Sarebbe bello avere una sorta di previsione dell'inventario, come la quantità di ordine economico (EOQ), ma questa è una caratteristica che di solito si trova nei sistemi di inventario ERP più avanzati. Quello che ottieni in QuickBooks Inventory è una funzionalità distinta base (BOM) in cui puoi costruire un assieme di elementi componenti. La mancanza, tuttavia, è la funzionalità di kitting più granulare, supportata anche da applicazioni di gestione dell'inventario di fascia bassa come Cougar Mountain Denali Summit.

QuickBooks è anche un po 'limitato quando si tratta di metodi di determinazione dei costi. La mancanza dei costi di Last-In First-Out (LIFO) non sarà significativa per la maggior parte degli utenti poiché è usata raramente al giorno d'oggi. Ma più preoccupante è la mancanza di costi standard e specifici. QuickBooks si basa principalmente sul calcolo dei costi medi come metodo di base per la determinazione dei costi dell'inventario, sebbene l'inventario avanzato che ho testato abbia aggiunto FIFO, che è ampiamente popolare.

La segnalazione è un miscuglio. Esistono solo pochi report di inventario standard, sebbene quelli disponibili siano utili. Tra i lati positivi, è facile personalizzare questi report e Advanced Reporting ti consente di generare report ad hoc quando ne hai bisogno. Un bel trucco qui è che laddove giocatori di fascia bassa come Cougar Mountain o Zoho Inventory si affidano a un motore separato come SAP Crystal Reports o Zoho Reports per fare report personalizzati o ad hoc, QuickBooks include questa capacità nel pacchetto base. Questi rapporti possono essere salvati per uso futuro.

Considerando il mercato su cui Intuit si rivolge con QuickBooks Enterprise, le funzionalità in esso contenute, tra cui Advanced Reporting, capacità di formattazione dei report personalizzate e un numero enorme di report forniti dagli utenti, dovrebbero soddisfare le esigenze di molti utenti a un prezzo accessibile. Questo in realtà fa apparire una caratteristica desiderabile offerta da Intuit che non è contenuta nel software, vale a dire l'enorme base di utenti QuickBooks e consulenti professionisti. Se hai un problema o necessità di personalizzazione, è probabile che questa vasta rete abbia una soluzione per te da qualche parte e probabilmente una che non romperà la banca.

Vi sono tuttavia alcuni potenziali rompicapo. Se hai bisogno di un costo superiore a quello offerto, come il prezzo standard o il costo specifico dell'articolo, sei sfortunato. Né il software offre il monitoraggio dell'officina, che è praticamente standard nei veri inventari di produzione / fabbricazione. Manca anche qualsiasi capacità di quantità di ordine economico, sempre una caratteristica interessante da avere in un sistema di inventario. Se hai bisogno (o desideri) di queste funzionalità, allora è probabile che dovrai trovarle in un vero sistema ERP per trovarle. Ma per molti della moltitudine di utenti di QuickBooks là fuori, l'aggiornamento a Advanced Inventory e Advanced Reporting si adatta perfettamente al conto.

Meglio di ERP entry-level ma non abbastanza

QuickBooks Enterprise è certamente un'opzione praticabile per gli utenti di QuickBooks esistenti che sentono di superare la versione attualmente in uso. È una transizione indolore, con menu familiari e un facile percorso di aggiornamento. Tuttavia, rispetto alle altre app che ho recensito, si tratta più di un sistema di contabilità per piccole imprese piuttosto che di una vera e propria app di contabilità per una piccola impresa che necessita di funzionalità estese multi-azienda o multi-nazione. Ad essere onesti, Intuit non si rivolge davvero alle soluzioni Enterprise per quegli utenti.

Sono stato anche deluso dalla documentazione di Intuit, che è principalmente file della Guida. In una certa misura, questo è compensato da un'enorme comunità di utenti vocali, ed è probabile che a qualsiasi domanda a cui non è possibile rispondere utilizzando il tasto Guida sia già risposta con un post online da qualche parte. Se hai intenzione di investire in QuickBooks Desktop Enterprise (o qualsiasi altra edizione di QuickBooks per quella materia), spendi un po 'di soldi extra e prendi una copia di QuickBooks 2016, il Missing Manual di Bonnie Biafore. È praticamente una risorsa necessaria per un amministratore di QuickBooks e costa meno di $ 30.

Infine, se vuoi poter accedere a QuickBooks Desktop Enterprise da un dispositivo mobile, dovrai scegliere la versione ospitata. La versione interna che ho recensito non supportava l'accesso remoto da uno smartphone o un tablet; fornisce solo un servizio aggiuntivo.

Detto questo, se sei un attuale cliente QuickBooks che deve solo aggiungere più utenti, scoprirai che QuickBooks Desktop Enterprise è un aggiornamento indolore con requisiti minimi di riqualificazione. Ma assicurati che la contabilità e la gestione generica dell'inventario siano tutto ciò che desideri. Se ritieni che un giorno ERP potrebbe essere nel futuro della tua azienda, allora vorrai una piattaforma che può trasformarsi in un tale sistema senza richiedere una migrazione del carrello elevatore e Intuit non ha creato QuickBooks Desktop Enterprise con quel percorso di crescita in mente.