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Il 64% delle aziende afferma che i processi di approvazione del contratto stanno causando l'interruzione delle operazioni, secondo un nuovo rapporto di SpringCM. La più grande sfida che le organizzazioni devono affrontare è gestire i flussi di lavoro a contratto e ottenere le autorizzazioni dagli stakeholder principali. La più grande barriera che le aziende devono affrontare, secondo il sondaggio, è la mancanza di processi per gestire e spostare i contratti. Il 60% delle aziende utilizza la posta elettronica per gestire i contratti, mentre solo il 32% delle aziende utilizza uno strumento di gestione dei contratti. Il sei percento delle aziende afferma di non avere alcun processo di gestione dei contratti in atto.
"Cercare di ottenere contratti attraverso processi di approvazione interni ed esterni è solo un'esperienza infelice", ha dichiarato Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer di SpringCM. "Un contratto è fondamentalmente dati non strutturati che stai lavorando attraverso due diverse organizzazioni con due diversi set di strumenti e processi. Alla fine se esegui tramite e-mail e allegati, ciò che accade è che nessuno ha visibilità sul processo e nessuno può ottimizzare il processo ".
"Se guardi al sondaggio e alle maggiori sfide degli intervistati", ha affermato Will Wiegler, Chief Marketing Officer di SpringCM, "i quattro principali sono il flusso di lavoro, la generazione di nuovi contratti, il monitoraggio e l'approvazione. Questi sono processi aziendali bloccati. In genere, la gente non sa nemmeno dove sono in corso i contratti. Di chi è la casella di posta in arrivo? Chi lo riceverà dopo?"
(Immagine via: SpringCM)
Cosa può fare la gestione dei contratti
Gli strumenti di gestione dei contratti offrono alle aziende la possibilità di archiviare, tracciare, riaffiorare ed eseguire report su dati basati su contratto. Ciò comporta in genere un software basato su cloud in grado di leggere e aggregare automaticamente i dati, nonché di fornire avvisi agli stakeholder quando è il momento di intraprendere un'azione su un contratto specifico. Severinghaus ha affermato che le aziende che tentano di gestire questi processi senza software stanno lottando per correggere i dati da sette o otto diversi tipi di documenti o file, quindi traducendo tali informazioni in un contratto o una fattura standardizzati. In questi scenari, ha spiegato, "Ci sarà sicuramente un errore umano".
In effetti, anche le aziende che stanno sfruttando il software di gestione dei contratti stanno ancora lottando per evitare errori comuni. Il novanta per cento degli errori di gestione del contratto sono attribuiti all'uomo, secondo gli intervistati. Il sette percento delle aziende afferma che gli errori umani si verificano molto spesso. "Un venditore ama parlare con i clienti, ama costruire relazioni, ma in genere odiano la matematica, l'aritmetica, la finanza e il lavoro manuale di traduzione di numeri tra sistemi diversi", ha affermato Severinghaus. "Se ti impegni a spostare queste cose manualmente, non dovresti essere sorpreso se vedi errori nel processo."
(Immagine via: SpringCM)
Un quarto di tutte le aziende intervistate afferma che l'IT è coinvolto nel processo del flusso di lavoro del contratto, una mossa che potrebbe aiutare a compensare parte dell'errore umano coinvolto nella registrazione e nell'elaborazione dei contratti. Prima che i fornitori di software di gestione dei contratti parlino con potenziali clienti, il dipartimento IT ha generalmente collaborato con gli analisti aziendali per aiutare a definire un flusso di lavoro standardizzato che tenga conto dei processi aziendali, della tecnologia e di eventuali problemi precedenti che combinano i due (ad esempio perché i fogli di calcolo non si traducono in fatture).
Ad esempio: i migliori strumenti di gestione dei contratti che abbiamo esaminato offrono cose come automatismi del flusso di lavoro, funzionalità di chat in-app e avvisi e-mail che avvisano le persone quando è il momento di agire su un contratto. Alcune di queste funzionalità sono disponibili negli strumenti Scelti dai redattori come Agiloft e Mitratech Getting Contracts Done, così come SpringCM.
Queste funzionalità possono anche aiutare ad accelerare il ciclo del contratto e risparmiare denaro delle aziende. La durata del ciclo contrattuale tipico per gli intervistati è stata tra uno e due mesi (33 percento). Il 22% degli intervistati afferma che il loro ciclo di contratto dura più di quattro mesi. Il venti percento degli intervistati afferma che l'utilizzo del software di gestione dei contratti ha consentito di risparmiare denaro.
Gestione futura del contratto
Quando si aggiungono tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) al mix, la gestione dei contratti ha il potenziale per essere ancora più vantaggiosa per gli utenti. "L'intelligenza artificiale sarà incredibilmente importante", ha detto Severinghaus. "Ci sono casi di utilizzo nascenti in cui l'IA consente accordi di non divulgazione reciproci. L'intelligenza artificiale può effettuare una revisione e una classificazione del contratto di base."
Sfortunatamente, l'IA non risolverà la difficile sfida dello sviluppo di un processo di gestione dei contratti, che è il primo passo verso l'automazione. "Siamo lontani dall'intelligenza artificiale che risolve le sfide dei processi aziendali", ha affermato Severinghaus. "Emergono nuove tecnologie e tutti pensano che saranno i proiettili magici. Poiché questa tecnologia ora esiste, pensano che non dovremo fare il duro lavoro e analizzare i nostri processi aziendali. L'intelligenza artificiale in particolare è a questo punto in cui le persone dicono di aver vinto devi fare il duro lavoro perché l'IA farà il lavoro magico per noi. In realtà, l'IA è l'epitome di un sistema che dipende da dati strutturati e un processo strutturato per addestrare quegli algoritmi ".
Questa mancanza di standardizzazione è il motivo per cui aziende come SpringCM implorano le aziende di sviluppare un processo per la gestione dei contratti ancor prima di parlare con un fornitore. "Non avere un processo è una ricetta per i problemi in tutte le fasi", ha detto Wiegler. "Non è possibile ridimensionare un'azienda senza una procedura per la gestione dei contratti." Per iniziare a codificare il processo di gestione dei contratti, Wiegler ha affermato che le aziende devono porsi le seguenti domande: "Cosa stai facendo ora? Cosa può essere strutturato in termini di un processo che può essere identificato?" Una volta identificato il processo che è stato e dovrebbe essere, sarai in grado di lavorare con i fornitori di IT e software per creare un sistema che funzioni. Oppure, come diceva Wiegler, "Non puoi automatizzare qualcosa se non capisci di cosa si tratta per primo".
SpringCM ha intervistato 1.409 intervistati, il 32% dei quali provenienti da aziende con meno di 100 dipendenti e il 16% da aziende con oltre 8.000 dipendenti.
