Office 2016: più collaborativo, ma non proprio lì

Inutile dire che Microsoft Office non è solo la suite di produttività per ufficio più popolare, è anche la più potente. Prodotti come LibreOffice e Corel WordPerfect sono concorrenti diretti, ma non rientrano nella stessa classe. Al contrario, la concorrenza proviene da app mobili e alternative online, in particolare Google Drive / App, che offre una collaborazione maggiore e migliore, insieme ai vantaggi della memorizzazione dei dati online.

Negli ultimi mesi, Microsoft ha rifocalizzato Office per combattere su questi fronti, con una nuova versione della suite per iOS e Android, app Web migliorate e, più recentemente, in Office 2016, una nuova versione della suite desktop che sembra specificamente progettata per contrastare i vantaggi di collaborazione dei suoi rivali. Su questo fronte, Office 2016 ha solo parzialmente successo; alcune funzionalità funzionano bene, ma molte delle funzionalità che vorresti non fossero ancora presenti. Avendolo usato negli ultimi mesi, sembra molto simile alle versioni precedenti di Office: funziona bene ed è ancora al di sopra della concorrenza, ma non è ancora così collaborativo come vorresti che fosse.

A prima vista, Microsoft Office 2016 non sembra essere così diverso dalle ultime versioni di Office. Sì, la barra del titolo ha cambiato colore e le barre del nastro e i menu sembrano essere stati modificati in modo da funzionare meglio quando si lavora su un tablet (o su qualsiasi macchina con un touchscreen). Ma le funzioni di base non sono cambiate molto: i comandi sono tutti dove ti aspetti che siano, i formati dei file sono invariati e anche cose come macro e componenti aggiuntivi sono gli stessi. Dato che l'ho usato negli ultimi mesi, in generale, ho scoperto che funziona bene, ma non è un grande cambiamento, fino a quando non inizi a collaborare con altre persone.

In effetti, i principali vantaggi di Office 2016 sono le funzionalità di collaborazione migliorate e un po 'più di controllo per l'IT sulla gestione del sistema. Di questi, le caratteristiche collaborative - che consentono a due o più persone di lavorare insieme su un documento - spiccano davvero.

Le versioni precedenti di Office avevano alcune funzionalità di collaborazione, ma Office 2016 va molto più lontano, permettendoti di vedere immediatamente le modifiche in un documento di Word (mentre qualcun altro sta scrivendo). Sebbene questo sia un grande passo, mancano ancora le funzionalità di collaborazione per le versioni desktop di Excel e PowerPoint, sebbene Microsoft abbia promesso aggiornamenti nei prossimi mesi.

Il montaggio collaborativo è tutt'altro che una nuova idea. È la caratteristica che ha fatto risaltare Google Documenti anni fa e da allora Microsoft ha aggiunto una serie di funzionalità collaborative a Office, in particolare nelle versioni basate sul Web di Office Online. In tali versioni, più persone possono modificare contemporaneamente lo stesso documento, foglio di calcolo o presentazione. Questa è un'ottima funzionalità, utile per i fogli di calcolo in cui più persone possono inserire informazioni su righe diverse o lavorare insieme su un documento modificando sezioni diverse.

Purtroppo, le applicazioni Web non sono così potenti come le applicazioni desktop. Le versioni online mancano di potenti funzionalità per la formattazione; in effetti, trovo che la formattazione di documenti complessi possa incasinarsi se si tenta di apportare modifiche abbastanza piccole all'aspetto del documento (cambiare il testo non è un problema) e le versioni online mancano delle macro che molti utenti esperti fare affidamento sulla versione desktop. Ciò non significa che le versioni Web siano dannose, ma certamente non sostituiscono le versioni desktop. Lo stesso vale per le app iOS e Android: fanno un buon lavoro nel preservare la formattazione all'interno dei file e sono utili da portare in viaggio, ma per la modifica e la creazione di documenti seri, sei molto meglio sul desktop.

A partire da Word 2013, Microsoft ha reso disponibili alcune funzionalità di collaborazione nelle applicazioni desktop. In Word 2013, hai visto che altre persone stavano modificando il documento, ma in realtà non hai potuto vedere le loro modifiche finché non le hai salvate (quando sono state evidenziate).

Nella versione desktop di Word 2016, non solo vedi un'indicazione di chi sta apportando le modifiche, ma puoi vedere queste modifiche mentre scrivono. Durante i test, ho scoperto che funziona abbastanza bene, anche se a seconda della tua connessione, le modifiche non sono sempre istantanee.

Tutto ciò richiede che il documento sia archiviato in un archivio documenti Microsoft come OneDrive o SharePoint. Questo sarà un grave limite per alcune persone. In molte aziende, i file condivisi sono ospitati su un file server tradizionale e molte persone utilizzano servizi diversi da OneDrive per l'archiviazione e la condivisione. Microsoft offre spazio di archiviazione OneDrive gratuitamente a chiunque e le persone che acquistano il prodotto tramite il piano di abbonamento a Office 365 hanno pieno accesso a OneDrive. Mi piace il concetto di OneDrive, ma ho sicuramente notato problemi con la sincronizzazione dei file tra un PC e OneDrive; uno strumento di sincronizzazione di nuova generazione è ora in fase di test di anteprima e spero che questo risolva presto il problema.

Lavoro spesso all'interno di un documento condiviso di Word (archiviato su un server online di SharePoint) con informazioni che il mio team aggiorna. Usiamo la versione desktop completa di Word, anziché l'app Web, perché la formattazione funziona come previsto. Posso vedere dove funzionerà molto meglio quando possiamo vedere le modifiche di battitura in Word 2016.

Il grande svantaggio, almeno per ora, è che per quanto riguarda le app desktop, questo è limitato solo a Word. PowerPoint mantiene le funzionalità di co-editing presenti nella versione 2013 (e sono simili a Word 2013), mentre la versione desktop di Excel non ha molto. Microsoft ha affermato che le versioni future di Excel e PowerPoint che faranno parte di Office 2016 otterranno funzionalità di co-editing in tempo reale nel prossimo futuro e che questi aggiornamenti saranno disponibili per coloro che acquistano Office nel piano di abbonamento annuale di Office 365, ma non per coloro che acquistano la versione desktop autonoma. Nel frattempo, le versioni Web delle app continuano a offrire collaborazione, il che non risolve completamente il problema. Ho applicazioni in cui più persone inseriscono i dati in una versione online di un foglio di calcolo Excel, ma devono quindi aprire la versione completa di Excel per la formattazione e le macro avanzate.

Word, Excel e PowerPoint

Una nuova interessante funzionalità delle applicazioni principali si chiama "Dimmi cosa vuoi fare", che appare nella barra dei menu in Word, Excel e PowerPoint. Ad esempio, puoi semplicemente digitare "aggiungi tabella" e lo farà, o indirizzarti al sistema di aiuto tradizionale. Ho trovato che questa è una bella aggiunta, ma c'è chiaramente ancora spazio per miglioramenti. Ad esempio, non ha ancora la ricerca vocale (né è integrato con Cortana su Windows 10) e generalmente fa apparire varie opzioni di menu piuttosto che fare semplicemente le cose per te.

All'interno di Word, un'altra caratteristica interessante è la "ricerca intelligente", che visualizza un pannello di ricerca con informazioni da Wikipedia e altre fonti web. Basta fare clic su una parola o selezionare la fase, quindi selezionare la ricerca intelligente dal menu a comparsa (che contiene elementi come taglia, copia e incolla). Le versioni precedenti di Word ti consentono di cercare le parole andando in una finestra del browser separata e avevano un "riquadro di ricerca", ma con il 2016, questo è sia più conveniente che più autonomo.

Se stai usando una macchina con un touch screen e uno stilo, ora puoi aggiungere un'equazione disegnando; non è qualcosa che faccio molto, ma posso vedere dove potrebbe essere utile.

Con Excel, le modifiche più evidenti riguardano la creazione di grafici, con nuovi tipi di grafici come Pareto e grafici a cascata. Aggiunge anche alcune animazioni e una nuova funzionalità chiamata Previsione. Le funzionalità di PowerPivot sono ora integrate, anziché un componente aggiuntivo, e puoi pubblicare più facilmente i dati su Power BI. Questo è utile per gli utenti esperti e in situazioni specifiche, ma suppongo che la maggior parte degli utenti sarebbe meglio servita da alcune delle caratteristiche non apprezzate del prodotto che sono state introdotte nelle versioni precedenti, come la selezione di una gamma e colpire Control-Q per far apparire un'analisi rapida o scegliendo il menu Inserisci per i grafici e le tabelle pivot consigliati.

Programmi come Google Apps, Corel WordPerfect e LibreOffice offrono al giorno d'oggi un'elaborazione testi molto potente; non corrispondono a Word, ma sono sufficienti per la maggior parte delle persone. Per gli utenti più seri, tuttavia, Excel è in una classe da solo. Microsoft ha fatto un grosso problema quando ha promesso che Office 2016 non avrebbe visto cambiamenti nei macro o nei formati di file rispetto alle versioni precedenti, qualcosa di molto importante dato il ruolo critico di Excel in molte impostazioni aziendali.

PowerPoint non sembra essere cambiato molto, sebbene le funzionalità di collaborazione siano promesse. Microsoft include un nuovo strumento di presentazione diverso chiamato Sway, progettato per la creazione di pagine Web che è possibile scorrere per fungere da presentazioni; è interessante, ma non ne ho ancora trovato la necessità. Allo stesso modo, non ci sono molte modifiche a OneNote.

Outlook e altri strumenti

Outlook ha più modifiche, sempre con un focus sulla collaborazione, anche se non sono stato in grado di testarle molto, poiché la maggior parte dei miei collaboratori sta ancora eseguendo la versione precedente. Per gli utenti aziendali, aggiunge una funzione Gruppi che consente di inviare rapidamente messaggi a un determinato team in un concetto che sembra molto simile a Slack e che è possibile visualizzare queste conversazioni separatamente in un'app mobile. Inoltre, consente di condividere file e calendari per il team più facilmente. Questo è un concetto importante e non vedo l'ora di vedere se contribuirà a migliorare le comunicazioni.

Altre nuove funzionalità includono la semplificazione dell'invio di un collegamento a un file OneDrive anziché l'invio come allegato (qualcosa che è stato nell'app Web da un po 'di tempo), così come una funzione "Clutter" per gli utenti aziendali che raccoglie i messaggi di posta che non pensa siano spam, ma ritiene che possa avere una priorità inferiore. È un'idea interessante

Mentre il co-authoring è la nuova grande funzionalità, ci sono alcune altre nuove aggiunte alla suite, specialmente per i clienti business. Questi includono una migliore pubblicazione su PowerBI, lo strumento di business intelligence che si collega a Excel e l'ultima versione di Skype for Business. Esiste un nuovo strumento chiamato Delve, progettato per aiutarti a trovare documenti importanti e condividerli, e la roadmap include Office 365 Planner, uno strumento che aiuta i team a organizzare il proprio lavoro e sembra molto più semplice e facile da usare rispetto al tentativo di utilizzare SharePoint o Progetto completo, ma non è ancora disponibile. Finora, queste sono idee interessanti, anche se non sembrano abbastanza mature per la maggior parte delle aziende.

Dal punto di vista aziendale, Office 2016 include una migliore prevenzione della perdita di dati e supporto per l'autenticazione a più fattori, nonché una nuova opzione di distribuzione denominata Current Branch for business, che consente ai dipartimenti IT di implementare aggiornamenti significativi solo tre volte all'anno, offrendo loro più tempo per i test. In base a questo piano, la prima versione di Office 2016 sarà distribuita agli utenti aziendali il prossimo febbraio, con le funzionalità della versione generale iniziale più i nuovi aggiornamenti di sicurezza.

Dovresti effettuare l'aggiornamento?

Quando si dispone di un prodotto onnipresente come Office, la vera domanda per la maggior parte degli utenti è se valga la pena o meno l'aggiornamento. Se hai solo bisogno di modifiche di base, le versioni mobili gratuite o un'alternativa come LibreOffice o Google Apps soddisferanno le tue esigenze; non sono così potenti, ma sono certamente meno costosi. Se sei solo un singolo utente di Office che raramente condivide file, non c'è molto in questa versione; probabilmente non noterai molte differenze nel mantenere il tuo ufficio esistente. Il modello di abbonamento a Office 365 ti offre la versione aggiornata più l'archiviazione OneDrive, ma il vecchio modello di acquisto una tantum può essere più economico se non hai bisogno delle nuove funzionalità.

Per le piccole imprese, le funzionalità di collaborazione aggiuntive saranno utili, ma ancora una volta, molte di esse non sono ancora completamente cotte. Per le aziende con un accordo aziendale o un piano di abbonamento, la nuova versione è un aggiornamento più ovvio, ma posso certamente vedere l'argomento per aspettare fino a quando non saranno risolti alcuni dei nodi del co-editing di Word o finché Excel non avrà quelle funzionalità.

La mia conclusione è che Office rimane il programma più potente della sua categoria e sembra puntato nella giusta direzione, ma vorrei che alcune delle nuove funzionalità di collaborazione fossero un po 'più mature di quanto non siano in questa versione.

Per ulteriori informazioni, consultare la recensione di PCMag su Office 2016.