Revisione e valutazione dei team Microsoft

Teams, l'app di messaggistica aziendale di Microsoft, mi ricorda molto la sezione self-service di IKEA. Se lavori in quel vasto magazzino e hai memorizzato dove tutto appartiene, scommetto che navighi con facilità nel posto. Dopotutto, è pulito, ordinato e numerato in sequenza. Se sei un cliente che scende dallo showroom, tuttavia, potrebbe essere necessario un po 'di tempo per decifrare la nota che hai preso con il numero della corsia, l'area del cestino e lo scaffale in cui dovresti cercare il tuo nuovo Korshamn o qualunque cosa sia.

Se e quanto velocemente questa configurazione sia d'accordo con te, può determinare in gran parte il resto dei tuoi sentimenti riguardo alle squadre. Se fa clic, adorerai Teams per tutto ciò che ha da offrire, dalla sua lunga lista di opzioni di integrazione alla sua capacità di lavorare senza problemi con quasi tutte le altre app di Office. Per il suo potenziale, Teams è la scelta migliore, ma solo per i gruppi che già utilizzano prodotti Microsoft.

Non è per tutti, però. Come il magazzino Ikea, Teams è ordinato, ma anche iper compartimentato. Potrebbe essere necessario immergersi in profondità a quattro livelli (Squadre> Squadra> Canale> scheda) per trovare una conversazione. Ogni volta che crei un nuovo team in Team, il numero di posti in cui potresti andare per trovare informazioni o rispondere a una domanda aumenta in modo esponenziale. Se non riesci a superare questa configurazione, il resto dell'app non ti impressionerà mai. Quel primo ostacolo è troppo alto. Teams è una specie di prodotto che ama o lascia. Quelli nel campo di abbandono potrebbero guardare a Slack, la scelta degli editori in questa categoria. Il suo design rende la comunicazione più veloce, più aperta, forse più caotica, ma anche più divertente.

Prezzi e piani di Microsoft Teams

Esistono due modi per ottenere un account Microsoft Teams. Uno è quello di registrarsi per un account gratuito, che richiede un account Microsoft, e l'altro è di avere un account Microsoft Office 365 Business o Enterprise, in cui l'app è inclusa.

Per creare un account Teams gratuito, l'account Microsoft richiesto può essere qualsiasi tipo di ID Microsoft, ad esempio un account di accesso per Outlook.com. Con questo account gratuito, puoi invitare fino a 299 persone in più per unirti a te, anche se tutti devono anche avere un account Microsoft per utilizzare l'app. Ottieni tutte le funzionalità principali e perdi solo l'integrazione unica con le app di Office aziendali, come riunioni pianificate, accesso a SharePoint e cose del genere. Inoltre, non ottieni un elenco completo di strumenti di supporto o sicurezza e conformità per gli amministratori.

La versione di Teams fornita con Office 365 aggiunge tutte le strette integrazioni con altre app di Office, oltre al supporto 24/7 e strumenti di livello aziendale per l'amministrazione, la sicurezza e la conformità. Come con la versione gratuita, questa versione ti consente di avere fino a 300 membri del team, a meno che tu non abbia l'edizione enterprise, che è utile per tutte le persone di cui hai bisogno. Ecco le tre versioni di Office che includono squadre e i loro prezzi:

• Office 365 Business Essentials: $ 5 a persona al mese con impegno annuale
• Office 365 Business Premium: $ 12, 50 a persona al mese con impegno annuale
• Office 365 E3 (enterprise): $ 20 a persona al mese con impegno annuale

Il confronto di questi prezzi con altre app di messaggistica aziendale non è un affare dalle mele alle arance, visto che i prezzi sopra indicati sono per i pacchetti di software, non solo per i team. In ogni caso, possiamo esaminare ciò che le altre app di messaggistica di gruppo addebitano per avere un'idea del mercato. Il prezzo medio si aggira intorno ai $ 6 a persona al mese.

Flock addebita $ 6 a persona al mese, così come Twist by Doist per il suo account Illimitato. Glip di RingCentral costa un po 'meno a $ 5 a persona al mese.

Zoho Cliq è la scelta di bilancio in questa categoria, con tariffe comprese tra $ 1 e $ 3 a persona al mese, a seconda della dimensione totale della squadra.

Slack costa la maggior parte di questi da $ 8 a $ 15 a persona al mese, a seconda del livello di servizio.

Interfaccia di Microsoft Teams

Microsoft Teams è più facile da usare come app desktop o web app. Esistono versioni mobili, ma le app desktop e Web sono più facili da navigare.

Nell'app desktop o Web, viene visualizzata una barra di scorrimento estrema sinistra con navigazione principale, una guida di sinistra secondaria con opzioni di navigazione aggiuntive e una grande finestra centrale per le interazioni. Il primo livello è Attività, Squadre di chat, Chiamate e File. L'attività mostra un riepilogo dell'attività nel tuo account. La chat è per la messaggistica diretta. Teams è lo spazio interattivo principale per le conversazioni. Le chiamate sono, ovviamente, dove ti connetti per videochiamate, chiamate audio e condivisione dello schermo.

Oltre a queste opzioni, puoi fare clic su un'icona di tre punti per aprire più opzioni, che sono app installate (OneNote, Zoom, ecc.) E una sezione della guida.

Concentriamoci sui team, poiché è il cuore della comunicazione per un'app di messaggistica di gruppo.

Quando fai clic su Team, viene visualizzato un elenco di team o diversi gruppi di persone. Questa configurazione è diversa da quella di Slack, in cui i canali si trovano nella barra di navigazione principale. In Microsoft Teams invece devi prima scomporre le persone in squadre. Potresti avere un team a livello aziendale, un team di vendita, un team di risorse umane e così via. Crea le squadre che desideri, ma un avvertimento equo: più squadre crei, più diventa difficile navigare nell'app.

Con ogni squadra hai canali. Si potrebbe presumere che il canale sia il luogo in cui le persone dello stesso team comunicano tramite chat di testo in modo sincrono o asincrono, ma no. Un canale è semplicemente il prossimo livello di organizzazione. Ogni canale ha schede e la scheda Conversazioni è il luogo in cui si svolgono le discussioni.

Dobbiamo immergerci ancora di uno strato più in profondità per comprendere la portata di quanto siano compartimentate le squadre. Quando pubblichi una conversazione, il tuo post viene visualizzato in un feed. Chiunque legga il tuo post vedrà un piccolo link Rispondi nella parte inferiore di esso. L'uso della funzione Rispondi a un post crea una discussione, per cui tutti i commenti aggiuntivi a quel post vengono contenuti sotto di esso. Visivamente, è abbastanza diverso dai thread di Slack, che sparano a destra, o persino dall'impostazione di Twist, che raggruppa le conversazioni in una vista quasi simile a un'e-mail. Direi che in realtà è un layout più efficace in Teams che in Slack.

In ogni caso, quando un thread si allunga, Teams lo comprime per ridurre al minimo la quantità di spazio che utilizza nel flusso; puoi riaprirlo in qualsiasi momento. Il risultato è un'interfaccia altamente organizzata, ma anche quella che sembra avere molte regole. Per me, Slack è sempre sembrato un posto in cui molte persone sono meno inibite a parlare (ovviamente non posso garantire a tutti di usare saggiamente quella mancanza di inibizione). Le squadre non hanno quell'atmosfera. In Teams, sembra che ci siano regole da seguire.

Personalizzazione degli spazi squadra

Ogni volta che crei un nuovo canale, ottieni tre schede predefinite: Conversazioni, File e Wiki. Puoi tenerli tutti e tre, eliminarne alcuni o aggiungere nuove schede. Il numero e il tipo di schede che è possibile aggiungere è eccezionale. Ci sono schede per Excel, OneNote, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM, oltre a cose di cui non ho mai sentito parlare prima come JogNog. Apparentemente, è un'app che gli insegnanti usano per preparare gli studenti a test standardizzati.

L'elenco di opzioni sembra abbondante, ma alcune di esse (come JogNog e Quizlet, un'altra app per studenti) sembrano stranamente situate in un ambiente di collaborazione aziendale.

Se sai cosa vuoi ottenere con i tuoi team e le loro schede, hai la libertà di personalizzare lo spazio aggiungendo e rimuovendo le schede che desideri. È possibile personalizzare questi spazi a un livello ottimale, creando uno spazio in cui archiviare tutte le conoscenze, le informazioni non elaborate e le informazioni acquisite collettivamente dal team. Supponiamo ad esempio che un team di vendita annunci abbia una scheda Conversazione per le discussioni in corso, un Wiki pieno di punti di discussione per i clienti che vendono, un foglio Excel incorporato che mostra le tariffe per gli annunci e un'altra scheda che punta a una pagina Web che mostra in tempo reale notizie relative al business. Potrebbe essere tutto in un canale. Il team di vendita degli annunci potrebbe infatti avere più canali all'interno del proprio team, come un altro per il brainstorming e un terzo per le conversazioni di watercooler.

Il rovescio della medaglia di questo accordo è il rischio che le persone non vedano tutte le conversazioni che sono rilevanti per loro perché devono controllare diverse schede all'interno di ciascun canale per assicurarsi che non manchi nulla. Tale necessità di ricerca toglie l'idea delle app di chat di gruppo che offrono maggiore trasparenza. Crea cerchi per saltare.

Indipendentemente da come lo vedi, il fatto è che Microsoft Teams ti offre uno stretto controllo e il potere di organizzare le interazioni dei team, il che è in netto contrasto con il flusso di coscienza del gruppo a ruota libera che probabilmente troverai in un canale lento. È buono o cattivo? Dipende da come i membri del tuo team comunicano meglio.

Notifiche e distrazioni frenanti

Come con altre app di chat di gruppo, ogni volta che qualcuno menziona il tuo nome con un simbolo @ o ti invia un messaggio diretto, ricevi una notifica. Puoi anche ricevere notifiche per le risposte alle conversazioni avviate, le risposte alle conversazioni a cui hai aderito, qualsiasi attività nei canali che segui, quando alcuni membri del team vengono visualizzati come Disponibili o Non disponibili e altro. Puoi personalizzare qualsiasi opzione abilitata in modo da visualizzare un messaggio banner, un messaggio banner ed e-mail o solo un aggiornamento nel feed.

Le impostazioni di notifica del team di Microsoft non sono male, ma Slack ha opzioni molto più ricche e rappresentano un enorme punto di forza per l'app. È possibile abilitare e disabilitare dozzine di opzioni, nonché impostare un tono personalizzato per ognuna. C'è un'opzione Non disturbare che puoi abilitare a ricorrere in base a un programma prestabilito, come tutti i giorni dalle 19:00 alle 8:00 del giorno successivo. Un'altra opzione dice a Slack di inviare notifiche al tuo dispositivo mobile anziché al desktop quando sei inattivo sul desktop per un certo periodo di tempo e puoi scegliere per quanto tempo.

La capacità di silenziare selettivamente le notifiche è cruciale per l'efficacia di un'app di chat di squadra e la capacità di un individuo di concentrarsi. Sia con Teams che con Slack, puoi attivare o disattivare le notifiche per ciascun canale. È necessario andare su ciascun canale per modificarlo, tuttavia, anziché le impostazioni dell'applicazione in cui vivono tutte le altre opzioni di notifica.

Parlando di distrazioni, Teams supporta GIF di Giphy, immagini e sondaggi incorporati e altre caramelle che rendono lo spazio più interattivo, visivamente stimolante e divertente o terribilmente fastidioso. Senza uscire dall'app, puoi creare meme facendo clic su un disegno, cartone animato o immagine e inserendo il testo. Se lo desideri, puoi utilizzare le emoji nei nomi dei tuoi canali. Slack non consente nemmeno lettere maiuscole o spazi.

App e integrazioni

I team possono integrarsi con un lungo elenco di altre app e servizi, offrendo un'integrazione particolarmente stretta con altre app Microsoft. Con le app di Office, Teams supporta la creazione di contenuti integrati in tempo reale con Office Online per account gratuiti e app desktop di Office per account a pagamento.

Le integrazioni funzionano in modo diverso a seconda dell'app che scegli. Ad esempio, se ti connetti a Twitter, devi scegliere quali account e hashtag vuoi seguire, nonché la frequenza con cui desideri visualizzare un riepilogo delle attività. Quando c'è attività sugli account o per gli hashtag, viene visualizzato nel feed delle conversazioni. Per Twitter, in particolare, il più veloce che puoi impostare è intervalli di 15 minuti, quindi non è un vero aggiornamento in tempo reale.

Con altre app, come quelle di Microsoft, puoi inserirle nell'interfaccia come una nuova scheda. Mi sono collegato al mio account Microsoft OneNote, ad esempio, e ho creato una scheda per un notebook. Facendo clic su questa scheda si rivela essenzialmente il mio account Web OneNote con l'interfaccia di Teams racchiusa attorno ad esso. È completamente interattivo come se OneNote fosse aperto in una scheda del browser.

Chiamate video, chiamate audio e condivisione dello schermo

La maggior parte delle app di messaggistica di gruppo ora offre videochiamate, chiamate audio e condivisione dello schermo, in modo nativo o tramite componenti aggiuntivi di terze parti. Anche Microsoft Teams.

È possibile effettuare chiamate one-to-one o chiamate di gruppo con solo audio o video. Chiunque nel tuo account Microsoft Teams può fare clic sul tuo nome, fare clic sull'icona del video e chiamarti. Se non si risponde, il chiamante può lasciare un messaggio simile alla posta vocale.

Quando vedi l'icona di una videocamera accanto a una conversazione, significa che è in corso una videoconferenza, a cui puoi partecipare. Nessuno deve chiamarti, per così dire. Le videochiamate in Teams sono diverse dalle conversazioni su Skype, quindi non devi preoccuparti delle implicazioni del server back-end dei tuoi account Skype o Skype for Business.

Per gli uffici che lavorano con Microsoft da un po 'di tempo, potrebbe essere necessario del tempo per capire come si desidera che il sistema di chiamata funzioni, poiché ci sono più opzioni e alcuni cambiamenti nei lavori. Ad esempio, alcune funzionalità di Skype for Business vengono implementate in Team e, a un certo punto, l'app Skype eliminerà le sue funzionalità Voice-over-IP aziendali, secondo Microsoft. Teams supporta le funzionalità di chiamata VoIP, in quanto puoi chiamare chiunque abbia un telefono utilizzando il PBX basato su cloud di Microsoft. Quando si fa clic sulla scheda Chiamate in Squadre, è possibile scegliere di aprire una tastiera e comporre un numero. La funzione di chiamata supporta softphone su computer desktop e laptop e su dispositivi iOS e Android e supporta un numero limitato di telefoni da scrivania. Assicurati di leggere il documento dell'azienda su Microsoft Phone System in Office 365 se questo argomento è particolarmente preoccupante.

Tuttavia, non esiste un'app di chat di gruppo sul mercato le cui funzioni di chiamata possono sostituire un servizio di videoconferenza. I servizi di videoconferenza sono ancora utili per connettersi con un miscuglio di persone, come appaltatori, persone in diversi dipartimenti e così via, nonché per ospitare webinar.

Per pianificare le chiamate, Teams ha alcuni strumenti utili e integrazioni con Outlook che non si trovano nella maggior parte delle altre app di chat di gruppo. È possibile pianificare una videochiamata in anticipo, ad esempio, e si riceve un avviso prima che inizi. Puoi anche programmare chiamate ricorrenti. Con le autorizzazioni appropriate, puoi visualizzare il calendario di Outlook di qualcuno per trovare un buon momento per una riunione video. Una chiamata può ospitare fino a 250 partecipanti. Slack supporta solo 15 persone alla volta. L'app di videoconferenza Zoom supporta 100 persone in una chiamata in account gratuiti e fino a 1.000 per gli account aziendali. Se quello che stai cercando è un PBX cloud completo per la tua azienda, RingCentral Office è la nostra scelta dell'editor per il VoIP aziendale.

Proprio un prodotto Microsoft

Microsoft Teams guadagna punti per essere altamente personalizzabile, supportando una vasta gamma di app e servizi per l'integrazione e colpendo tutte le principali caratteristiche che ci si aspetta di vedere in un'app di chat aziendale. L'app deve ancora affrontare un grosso ostacolo: gli unici gruppi che useranno mai le squadre al massimo potenziale sono quelli già fortemente investiti in un ambiente di lavoro Microsoft. Se sei una casa di Microsoft, probabilmente hai già squadre. Ora c'è la domanda se si desidera utilizzarlo.

Microsoft Teams si adatta perfettamente alle organizzazioni a cui piace mantenere organizzate le idee, ma anche compartimentate. (La parola "siled" continua a venire in mente, il che è appropriato, ma porta con sé troppe associazioni negative per essere esattamente la descrizione giusta qui. Non c'è nulla di intrinsecamente sbagliato nel mantenere la comunicazione ordinata.) Se quella descrizione sembra eccessivamente complicata e formale, quindi Slack, l'altra scelta dell'editore in questa categoria, potrebbe essere un'opzione migliore. Se sei già all-in con Microsoft, è un'app di messaggistica di squadra eccellente.