Microsoft onedrive per revisione aziendale e valutazione

Microsoft OneDrive for Business (che inizia a $ 5 per utente al mese, fatturato annualmente) è la risposta di Redmond a Google Drive for Work e servizi di archiviazione cloud aziendali comparabili. Microsoft OneDrive for Business può essere accoppiato con le versioni online di Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word per una condivisione indolore e la collaborazione in team. Puoi anche combinarlo con Microsoft Office 365, che ha più applicazioni e versioni desktop dei programmi di cui sopra.

Se hai bisogno di strumenti di collaborazione e gestione dei documenti più robusti, prova Zoho Docs Standard, la nostra scelta dei redattori in quella categoria. Dal punto di vista dello storage, Microsoft OneDrive for Business è una soluzione solida e un gioco da ragazzi per coloro che hanno standardizzato sulle piattaforme Microsoft Office, Office 365 o SharePoint. Tuttavia, quando si tratta di funzionalità di conformità e collaborazione integrale, è un po 'indietro rispetto a Dropbox Business, il nostro vincitore della scelta degli editori nella categoria di archiviazione cloud aziendale.

Puoi acquistare un account Microsoft OneDrive for Business autonomo registrando uno dei due piani. Il piano 1 costa $ 5 per utente al mese e include 1 TB di spazio di archiviazione per utente, upload di file fino a 15 GB e la possibilità di sincronizzare i file su tutti i tuoi dispositivi (Mac, PC, smartphone e tablet). Piano 2 costa $ 10 per utente al mese e include 5 TB di spazio di archiviazione cloud per utente per abbonamenti con almeno cinque utenti (altrimenti, 1 TB). Il piano 2 aggiunge la prevenzione della perdita di dati, strumenti amministrativi più solidi e la capacità di conservare i documenti cancellati e modificati.

Microsoft OneDrive for Business è incluso nelle suite Business ed Enterprise di Microsoft Office 365 (che iniziano a $ 8, 25 al mese), che include le versioni online di Microsoft Excel, Microsoft Word e Microsoft PowerPoint e altri programmi Microsoft. Include anche l'accesso offline e supporto telefonico 24/7. Tutti i piani di Microsoft Office 365 hanno una prova gratuita di un mese senza carta di credito richiesta. Tuttavia, se hai bisogno di più tempo per decidere, puoi prolungare la prova di altri 30 giorni aggiungendo i dettagli di pagamento.

Introduzione a OneDrive

La registrazione non è un problema: basta fornire alcune informazioni di contatto, creare un nome utente e una password e il gioco è fatto. Il tuo nome utente in questo caso è yourcompany.onmicrosoft.com . In alternativa, se disponi già di un abbonamento Microsoft, puoi aggiungere Microsoft OneDrive for Business a un account esistente. Puoi anche scaricare un'applicazione desktop che si sincronizza con il tuo account. Sono disponibili app per Android, iOS, Windows Phone e persino Xbox.

L'interfaccia utente di Microsoft OneDrive for Business (UI) è molto pulita e in qualche modo simile a Google Drive for Work. Sul binario di sinistra è presente un menu con collegamenti a tutti i file, file recenti e file che sono stati condivisi con te. Nella parte superiore della dashboard sono presenti i pulsanti Nuovo, Carica e Sincronizza. In alto a destra c'è un punto interrogativo; facendo clic sulle diapositive del punto interrogativo in un modulo di Guida con alcune informazioni introduttive sul lato destro dello schermo.

Al primo accesso, viene richiesto di sincronizzare tutti i file in Microsoft OneDrive for Business. Se hai molti gigabyte di file (e chi no), sei incoraggiato a utilizzare il client desktop. Puoi anche caricare singoli file e cartelle e invitarne altri. Per condividere file e cartelle, puoi ottenere un link pubblico o inserire indirizzi e-mail o nomi di chiunque sia già stato invitato al tuo account. Quindi, puoi scegliere se richiedere l'accesso e se inviare o meno un invito via e-mail. Ciò significa che puoi condividere documenti liberamente con utenti esterni. Le autorizzazioni sono limitate alla visualizzazione o alla modifica. Da questa finestra pop-up, puoi anche vedere con chi hai già condiviso un documento o una cartella e interrompere la condivisione.

A giugno, Microsoft ha annunciato che avrebbe aggiunto una funzionalità di spostamento delle cartelle note (KFM) per OneDrive per consentire a un solo pulsante di trasferire il contenuto dalle cartelle Desktop, Documenti e Immagini su OneDrive. Le cartelle note sono puntatori che ti consentono di trasferire documenti, desktop e immagini in OneDrive.

Condivisione e collaborazione dei documenti

Sebbene Microsoft OneDrive for Business condivida molte somiglianze con Google Drive for Work, Microsoft non consiglia OneDrive for Business come piattaforma di condivisione. Al contrario, punta ai siti dei team, ospitati da Microsoft SharePoint Online, che offre un dashboard condiviso. Tuttavia, Microsoft OneDrive for Business può essere utilizzato in modo molto simile a Google Drive for Work per condividere, modificare e commentare i file con i colleghi. È possibile condividere cartelle e file su una base ad hoc e utilizzare i programmi online di Microsoft Office per collaborare. Sta a te decidere se utilizzare entrambi i prodotti insieme (Office 365 include un sito del team) oppure no.

Se sincronizzi i tuoi file Microsoft OneDrive for Business con l'app desktop, puoi accedervi anche quando sei offline, il che è utile per i viaggiatori. Puoi anche accedere ai tuoi documenti utilizzando le app mobili per Android, iOS e Windows Phone.

Microsoft offre una vasta libreria di contenuti della guida, tra cui informazioni pratiche e risoluzione dei problemi. A volte può essere fonte di confusione poiché ci sono sempre più versioni del sistema operativo (SO) e del suo software, quindi è necessario tenerlo presente durante la ricerca. C'è anche una comunità online in cui puoi porre domande ad altri utenti e moderatori. Puoi anche porre domande tramite un assistente virtuale, ma ciò porta semplicemente a risultati di ricerca. Se acquisti Microsoft OneDrive for Business come parte di Office 365 for Business, riceverai supporto telefonico 24/7. Puoi anche creare un ticket di supporto o inviare domande su tweet a @MicrosoftHelps.

Integrazione e sicurezza

OneDrive for Business offre una buona selezione di integrazioni prontamente disponibili con i servizi Web più diffusi. Questi sono buoni, ma come ti aspetteresti, dove OneDrive brilla è nella sua profondità di integrazione con altri prodotti Microsoft (in particolare Office 365), la serie di servizi back-end di Office Online tra cui SharePoint Online, nonché la suite desktop di Prodotti di Office 2016. A partire dal 2015, esiste anche una speciale API (Application Programming Interface) OneDrive for Business. Come la maggior parte delle API di integrazione Web, si basa su REST e si adatta molto bene a qualsiasi attività incentrata su Microsoft. Mentre il numero di integrazioni di prodotti esistenti è ormai rudimentale, ci sono molte potenzialità per un nuovo sviluppo. Ciò dovrebbe essere interessante per le aziende che hanno una partecipazione significativa nell'utilizzo dei prodotti SharePoint e Microsoft Office in generale e con l'enorme ecosistema di partner Microsoft, puoi aspettarti di vedere un numero crescente di integrazioni a valore aggiunto diventare disponibili nel tempo.

Sorprendentemente, dato il suo massiccio investimento in data center globali con funzionalità di sicurezza avanzate, Microsoft non garantisce che OneDrive for Business sia conforme alla Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), sebbene Microsoft lo abbia indicato principalmente perché non esiste una certificazione nota per HIPAA conformità. Indica che il prodotto è stato sottoposto a audit per garantire la conformità alla ISO 27001 e che firmerà un accordo HIPAA Business Associate. Ma ciò non garantisce in alcun modo la conformità HIPAA nella tua organizzazione, che sarà tra te e il tuo revisore. Tra i lati positivi, tutti i dati sono crittografati da e verso il client al server tramite SSL. I dati inattivi vengono crittografati utilizzando le chiavi di crittografia AES a 256 bit archiviate nel database del contenuto di SharePoint associato. Poiché le chiavi sono archiviate sotto il controllo di Microsoft, l'accesso ai dati è possibile, ma rigorosamente controllato tramite un sistema lockbox che consente agli amministratori di ottenere un accesso verificato ai dati per un breve periodo a scopo di risoluzione dei problemi.

Uno dei principali vantaggi di OneDrive for Business è l'integrazione nativa con il servizio Active Directory (AD) di Microsoft e questo si estende alla sua controparte basata su cloud, anche Azure Active Directory. Mentre AD è l'unica opzione Single Sign-On (SSO) in questo momento, non è un peccato che AD sia, di gran lunga, la piattaforma di gestione delle identità e SSO più comunemente usata di livello aziendale. Esiste anche una funzione di autenticazione in due passaggi nativa che può essere abilitata o disabilitata dalle impostazioni dell'account, quindi è possibile aggiungere un ulteriore livello di sicurezza se lo si adatta.

Condivisione di file semplice, grande spazio di archiviazione

Microsoft OneDrive for Business offre molto spazio di archiviazione cloud per utente (1 TB o 5 TB, a seconda del piano). Ma funziona meglio se integrato con Microsoft Office 365, che include versioni online e desktop del software di produttività Microsoft e Microsoft SharePoint Online, che consente la condivisione di documenti e la collaborazione con un team. Per uno sportello unico di collaborazione, tuttavia, prendere in considerazione Ascensio System OnlyOffice o il vincitore Zoho Docs Standard. Detto questo, come soluzione di archiviazione cloud aziendale autonoma, è un'ottima soluzione autonoma, soprattutto per le piccole e medie imprese (PMI) che si sono standardizzate su altri strumenti di produttività di Microsoft.