Microsoft, google, zoho: la migliore suite da ufficio per professionisti

Spostare la tua azienda in una suite di produttività per ufficio servita da cloud non è qualcosa che qualsiasi azienda intraprende alla leggera. Ci sono molti fattori che potrebbero motivare una simile mossa e persino elementi della tua attività che saranno influenzati dalla decisione. Pertanto, dovresti prenderli in considerazione tutti prima di lanciarti. I motivatori possono essere qualsiasi cosa, dagli utenti chiave che si innamorano di una nuova funzionalità alla necessità di nuovi strumenti per aiutare una forza lavoro più mobile.

Anche le licenze sono spesso un fattore motivante, con le suite di produttività per ufficio gestite dal cloud considerate come un efficace passo in avanti per la riduzione dei costi. Ma un fattore spesso trascurato è l'effetto che una tale mossa ha sui professionisti IT. Ignorarlo può essere un errore, poiché l'IT ha il compito di integrare la nuova suite con tutti i server back-end e gli archivi dati della propria organizzazione, nonché di mantenere gli utenti della nuova suite in modo sicuro e affidabile, indipendentemente da dove si trovino.

Gestire un gran numero di utenti e il loro software per la produttività dell'ufficio può essere un compito arduo e avere quella suite servita da un'organizzazione separata tramite il cloud invece che installata e gestita localmente presenta sia nuovi vantaggi che nuove difficoltà. Ad esempio, diventa estremamente doloroso se è necessario apportare un gran numero di modifiche (come la rimozione dell'accesso a un documento specifico o una condivisione di file) che interessano un lungo elenco di utenti. L'automazione di tali compiti diventa quindi essenziale, così come assicurarsi che la nuova suite funzioni bene con gli strumenti di automazione che il personale IT userebbe. Potrebbe essere semplicemente un motore di script, come Microsoft Windows PowerShell, oppure potrebbe essere una directory aziendale governata da una piattaforma di gestione delle identità (IDM), come Okta Identity Management.

Il backup è un'altra area che dovrebbe riguardare ogni professionista IT. Con il recente attacco di ransomware, il backup deve essere un problema prioritario. Dove sono archiviati i documenti della nuova suite di produttività per ufficio? Quella posizione è sicura non solo dal ransomware ma anche dagli attacchi di altre forme di malware? Se la tua breve risposta alla prima domanda è "nel cloud", allora la risposta alla sicurezza dei tuoi dati diventa "forse". Se i tuoi documenti locali sono sincronizzati con l'archiviazione cloud e il tuo sistema locale viene compromesso, è possibile che i due vengano sincronizzati e perderai entrambe le copie, non solo quella locale.

La protezione dei dati è diventata un obiettivo chiave per i responsabili IT. Esistono molte soluzioni di backup cloud di livello aziendale disponibili per aiutarli, in particolare Zetta Data Protection, il nostro vincitore della redazione in quella categoria. Prodotti come Zetta Data Protection hanno agenti situati sui tuoi server e sui vari dispositivi informatici degli utenti che consentono loro di gestire sofisticate operazioni di backup per tutte quelle apparecchiature locali e mobili sul cloud. Ciò include non solo i repository di archiviazione cloud gestiti dal fornitore di backup, ma anche qualsiasi altra destinazione di archiviazione designata dal personale IT, come un server locale o un altro fornitore di cloud come Amazon Web Services (AWS). Oltre a un backup di base, questi strumenti implementano anche backup incrementali e di solito una funzionalità di ripristino Point-in-Time (PIT). Quest'ultimo è quando il software scatta una copia di backup di un sistema completo per un determinato timestamp. Se organizzato correttamente, ciò significa che puoi avere effettivamente una o più istantanee dell'intero ambiente prima che si verifichi un attacco. Quindi tutto ciò che devi fare è trovare una copia dei documenti critici che sono stati archiviati prima di un attacco ransomware o semplicemente riportare l'intero ambiente a un tempo precedente all'infezione.

Questo è solo un piccolo assaggio dei problemi che il software ampiamente distribuito, come le suite di produttività, può avere sulle operazioni IT. Pertanto, mentre le nostre recensioni principali delle principali suite di produttività basate su cloud, tra cui Google G Suite, Microsoft Office 365 e Zoho Office (che viene fornito con Zoho Docs) si concentrano sulle funzionalità di cui gli utenti hanno bisogno, abbiamo deciso qui di esaminare quegli stessi prodotti da il punto di vista di un professionista IT. Ci siamo chiesti: quale di queste suite fa di più per un professionista IT incaricato di distribuire, gestire e proteggere una suite di produttività per ufficio sia per le piccole e medie imprese (PMI) che per le imprese?

Google G Suite

Google ha lentamente aumentato la sua suite di produttività per ufficio negli ultimi anni, con la sua offerta iniziale destinata a singoli o, nella migliore delle ipotesi, a piccoli team. Negli ultimi anni, tuttavia, ha fatto passi da gigante con l'offerta, che probabilmente ricorderete come "Google Apps", ma che la società ha recentemente ribattezzato "G Suite" e aggiornata con una maggiore attenzione per gli utenti aziendali. Dal punto di vista dell'amministratore IT, l'interfaccia utente (UI) è pulita e semplice. La gestione di attività come la reimpostazione della password e l'amministrazione del gruppo richiede un numero minimo di clic. La facile integrazione con altri servizi Google, come Google Drive, semplifica la manipolazione e la condivisione delle informazioni. Gli utenti possono anche salvare gli allegati su Google Drive del team, che sono simili alla funzione Siti del team disponibile in Microsoft SharePoint. Google Team Drives consente un accesso facile e controllato ai documenti da un gruppo anziché solo da un individuo.

L'offerta Basic di Google G Suite costa $ 5 al mese per utente. Viene fornito con Gmail for Business, conferenze vocali e video e calendari, documenti, fogli di calcolo e presentazioni condivisi intelligenti. Viene inoltre fornito con 30 GB di spazio di archiviazione cloud. L'offerta Business costa $ 10 al mese e aggiunge una serie di altre funzionalità, tra cui criteri di archiviazione e conservazione per e-mail e chat, eDiscovery per e-mail, chat e file; fino a 1 TB di spazio di archiviazione e rapporti di controllo. L'offerta Enterprise aggiunge la prevenzione della perdita di dati per Gmail e Google Drive, l'integrazione dell'archiviazione di terze parti e una maggiore sicurezza, oltre all'analisi dei log tramite BigQuery.

Puoi implementare un po 'di automazione tramite l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) di Google utilizzando un numero qualsiasi di linguaggi di programmazione diversi, anche se ciò significa che avrai bisogno di un po' di talento di programmazione o DevOps per il tuo personale IT. È necessario utilizzare il kit di sviluppo del software di amministrazione (SDK) per tutti i lavori di automazione, disponibile sul sito Web di Google. Ma, di nuovo, ciò richiede abilità di programmazione reali per poter essere utilizzato. Google fornisce documentazione e tutorial con un codice di esempio per aiutarti a iniziare e troverai anche molti video di YouTube sull'argomento, ma questo non è un compito che la programmazione dei neofiti troverà semplice. In alternativa, l'offerta Business offre anche l'accesso a Google App Maker, la piattaforma di sviluppo a basso codice di Google per la creazione di app aziendali attraverso un'interfaccia di trascinamento della selezione visiva e basata su moduli che non richiede codifica per la creazione di app di base.

Le notifiche forniscono un modo per avvisare un amministratore IT quando si verifica un evento che richiede attenzione. Google utilizza un interruttore on / off per abilitare o disabilitare gli avvisi da un elenco di possibili eventi. Sebbene l'elenco sia in qualche modo limitato, copre la maggior parte degli eventi che potrebbero interessare un amministratore IT, inclusi problemi di sicurezza e avvisi di servizio per interruzioni delle app.

Per quanto riguarda la sicurezza, poiché un account Google G Suite aziendale viene fornito con la posta elettronica, la gestione efficace degli utenti diventa una directory di base, in particolare per le piccole e medie imprese (PMI) che potrebbero non aver bisogno della funzionalità più profonda offerta da una piattaforma IDM su vasta scala. Tuttavia, Google supporta alcune funzionalità piuttosto sofisticate, tra cui l'autenticazione a due fattori (2FA) a livello di account. Gli amministratori IT possono richiedere 2FA costituiti da una password e un codice di verifica. A livello di abbonamento Enterprise, un amministratore IT può scegliere di consentire solo le chiavi di sicurezza che richiedono un dispositivo fisico, come un dongle USB o uno smartphone. Ciò elimina la necessità di un codice speciale e aggiunge il livello aggiuntivo di richiedere un dispositivo fisico. Gli amministratori IT possono consentire l'integrazione con servizi di autenticazione esterni, come Microsoft Active Directory (AD) o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) e altre fonti compatibili con il Security Assertion Markup Language (SAML). Google utilizza anche la crittografia AES a 128 bit o più potente per tutti i dati a riposo. I dati in transito utilizzano HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) e forward segretezza (FS). Quest'ultima è una tecnica intesa a proteggere i canali di comunicazione bloccando i tentativi di decrittografare retroattivamente le sessioni HTTPS precedenti.

Google offre sia rapporti predefiniti che puoi eseguire in qualsiasi momento dalla dashboard dell'amministratore sia un'API dei rapporti che ti consentirà di creare rapporti personalizzati. I rapporti predefiniti includono Attività, Utilizzo app, Sicurezza e numerosi rapporti di controllo. I rapporti di audit forniscono informazioni dettagliate su aspetti quali la creazione di account e gruppi, l'attività di accesso dell'utente, la creazione e l'eliminazione di file e una ricerca e-mail. Ciascuno di questi rapporti di controllo ha una capacità di filtro per ridurre la quantità di informazioni restituite. I nomi degli eventi sono specifici per ogni tipo di controllo ma forniscono un modo per vedere rapidamente cose come accessi non riusciti.

Come accennato in precedenza, Google offre Team Drive, che funge da archivio di file per un determinato gruppo di utenti destinato alla condivisione e alla collaborazione di file veloci. Le funzioni amministrative includono la gestione dell'appartenenza, il controllo delle autorizzazioni per cose come la migrazione dei file e la condivisione dei collegamenti e il trasferimento della proprietà da un utente a un altro. L'amministratore IT ha anche controlli molto granulari su come i file vengono condivisi dai membri del team. I valori predefiniti globali sono impostati nella pagina "Impostazioni per Drive e Documenti".

Microsoft Office 365

Microsoft ha sempre progettato le imprese e quell'esperienza è evidente in Office 365. L'Admin Center della piattaforma è il punto di accesso principale per tutte le attività di amministrazione in Office 365. La home page del dashboard presenta attività comuni come Aggiungi, Elimina, Modifica un utente, Gestisci fatturazione e altro sui singoli pannelli chiamati Carte. Queste schede possono essere eliminate o riorganizzate in base alle proprie esigenze, il che semplifica la creazione di una pagina personalizzata che visualizza solo le informazioni necessarie ai professionisti IT per monitorare lo stato corrente, gestire gli utenti o gestire le impostazioni dell'account aziendale.

Microsoft offre un'app mobile di amministrazione di Office 365 per Android, iOS e Windows Phone. Questa utile utility ti consente di eseguire la maggior parte delle funzioni di amministrazione IT tipiche direttamente dal tuo telefono. Per maggiore sicurezza, l'app mobile fornisce un PIN di accesso per impedire azioni non autorizzate in caso di smarrimento del telefono. Mentre puoi accedere alle pagine di amministrazione IT di Google G Suite e Zoho Office dal tuo browser mobile, Office 365 è attualmente l'unico dei tre con un'app mobile dedicata. E, naturalmente, ha anche versioni rivolte all'utente delle sue app core disponibili per Android, iOS e Windows Phone.

Microsoft ha introdotto Windows PowerShell nel 2003 con il nome in codice "Monad". Da allora, l'azienda ha investito molto nell'estensione di questo nuovo motore di scripting e automazione, che ha portato a PowerShell Core e Office 365 PowerShell. Questa estensione di PowerShell fornisce una serie di strumenti per gestire account utente e licenze. Microsoft offre un centro di amministrazione di Office 365 per la gestione delle funzionalità primarie e dei punti di configurazione richiesti da un amministratore IT; tuttavia, una cosa importante da notare è che alcune funzionalità possono essere gestite solo tramite PowerShell. Ciò significa che sarà necessaria una certa familiarità con gli script per mantenere Office 365 in esecuzione in modo ottimale.

Tuttavia, i negozi IT che utilizzano prodotti Microsoft sul front-end o sul back-end possono trovare vantaggi significativi dall'investire in alcune conoscenze di PowerShell. Ad esempio, eseguire operazioni in blocco su un gran numero di utenti è molto più semplice utilizzando PowerShell. PowerShell si illumina anche quando è necessario filtrare i dati o eseguire operazioni come il calcolo del numero di elementi in tutti gli elenchi di Microsoft SharePoint Online che sono sotto il tuo controllo. Inoltre, se gestisci Office 365 nel cloud con altri prodotti Microsoft locali o altrove nel cloud, collegarli insieme può essere molto più semplice anche con PowerShell.

Per i professionisti IT che desiderano sviluppare le proprie competenze su Office 365, Microsoft offre una speciale certificazione Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) per Office 365. Questa certificazione richiede il superamento di due esami, incluso l'esame 70-346: gestione delle identità e dei requisiti di Office 365 ed esame 70-347: abilitazione dei servizi di Office 365. Microsoft offre due sessioni di preparazione agli esami video sul sito Web della rete di sviluppatori di Channel 9 che è possibile visualizzare per preparare questo esame. Queste risorse di apprendimento non solo ti preparano per l'esame, ma forniscono anche conoscenze utili per le persone gravate dall'amministrazione di Office 365 a un gran numero di utenti, incluse attività come la protezione dei dati, la gestione degli utenti e Office 365 PowerShell.

La creazione di nuovi account di Office 365 può essere eseguita anche con PowerShell. Utilizzando il cmdlet di PowerShell New-MsolUser (che sta per "command-let"), è possibile leggere un elenco di nomi da un file di valori separati da virgola (CSV) e quindi creare automaticamente quell'utente, incluso non solo il permesso di Office 365 ma anche a un account e-mail di Outlook e una voce AD ​​soggetta a impostazioni predefinite o personalizzate dei criteri di gruppo. A tale scopo, Office 365 è profondamente legato a Microsoft Azure AD, che può essere collegato a un dominio AD locale. Questa integrazione fornisce un'autenticazione utente senza soluzione di continuità tra computer locali, risorse e Office 365. Con AD come standard di fatto per l'autenticazione dei computer, l'adozione di Office 365 è molto più semplice, soprattutto per le organizzazioni che lo utilizzano già in locale.

Office 365 supporta più metodi per 2FA, inclusi chiamate o messaggi di testo a un telefono cellulare, chiamate a un telefono dell'ufficio o utilizzando un'app di notifica speciale disponibile per dispositivi Android, iOS e Windows Phone. Le impostazioni per l'autenticazione a più fattori (AMF) possono essere assegnate su base utente individuale. Il monitoraggio dello stato di abilitazione di questa impostazione avviene nella schermata Utenti dell'interfaccia di amministrazione di Office 365. La vista Utenti attivi mostrerà Disabilitato, Abilitato o Applicato per ciascun utente. Abilitato significa che l'utente è stato registrato in MFA ma non ha ancora completato il processo di registrazione. Per maggiore sicurezza, Microsoft utilizza diversi livelli di crittografia per proteggere i dati. Ogni amministratore dell'account ha accesso al portale di anteprima dell'affidabilità dei servizi, che fornisce dettagli sulla strategia di sicurezza completa di Microsoft.

Microsoft offre una gamma di piani tariffari per Office 365, a partire da $ 8, 25 per utente per le piccole imprese e $ 20 per utente al mese per l'abbonamento Enterprise E3. Dal punto di vista di un professionista IT, non esiste un piano tariffario preferito per la gestione di Office 365; gli strumenti di gestione sono gli stessi a tutti i livelli di prezzo. Le funzionalità di fascia alta, come la prevenzione della perdita di dati, la guida alla conformità e la protezione avanzata dalle minacce, richiedono tutte una licenza E3, che costa $ 35 per utente al mese. Come con lo strumento low-code di Google, Office 365 include anche l'accesso a Microsoft PowerApps per la creazione di app senza la necessità di competenze di programmazione.

Infine, Office 365 rende anche più facile per i professionisti IT combinare la suite di produttività per ufficio di base con strumenti più avanzati per offrire ai propri utenti maggiori capacità poiché si integra facilmente con molte altre piattaforme aziendali di Microsoft. Queste piattaforme includono la nuova piattaforma di contabilità e gestione delle relazioni con i clienti (CRM) di Dynamics 365, l'app di business intelligence (BI) di Microsoft Power BI e la summenzionata piattaforma di Microsoft SharePoint Online, per citarne alcuni. Zoho offre anche questo tipo di integrazione con il suo lungo elenco di app, ma la suite di Microsoft offre una profondità delle funzionalità e un design aziendale che non ha eguali.

Zoho Office

Zoho Office fa parte di un abbonamento Zoho Docs, quest'ultimo è la piattaforma di collaborazione, collaborazione e archiviazione di file cloud di Zoho. Fornisce un set simile di app e archiviazione di file sia a Google G Suite che a Office 365. Un'offerta entry-level è gratuita per un massimo di 25 utenti e offre 1 GB di spazio di archiviazione online e controlli di amministrazione online. I livelli a pagamento aumentano lo spazio di archiviazione per utente a 100 GB per $ 5 al mese e 1 TB per $ 8 al mese. Devi essere al livello Premium per sfruttare tutte le funzionalità, tra cui l'integrazione AD e SAML. Il livello Premium è richiesto anche per le funzionalità di governance dei dati di fascia alta, incluso il tracciamento di tutti i documenti creati utilizzando il prodotto.

L'aggiunta di utenti a Zoho Office richiede un processo di registrazione, che viene avviato da un'e-mail. Un elenco di utenti da invitare può essere inserito da un file CSV che elenca tutti gli indirizzi e-mail dell'utente. La stessa funzione può essere eseguita a livello di codice utilizzando l'API Zoho Mail. In Google Suite G, ad esempio, se è necessario modificare il nome del reparto per un intero gruppo di utenti, lo si farebbe tramite l'API di Google scrivendo un breve programma che legge l'elenco degli utenti da un file (in genere un file CSV), quindi chiama la funzione API richiesta per aggiungere quegli utenti al nuovo gruppo di reparti. In Zoho, questa è semplicemente l'API Zoho Mail. Sembra complesso, ma con una piccola esperienza di programmazione, non è così difficile da fare. Tuttavia, è più complicato che eseguire la stessa attività utilizzando Microsoft AD, per il quale si tratterebbe principalmente di un'operazione basata su procedura guidata. Zoho Office utilizza un'API basata su REST (Representational State Transfer) per tutte le interazioni esterne, quindi è possibile utilizzare qualsiasi linguaggio di scripting che si desidera automatizzare le attività e anche integrare (almeno a un livello elevato) con un gran numero di altri Software-as -a-Service (SaaS) app standardizzate anche su REST.

Dal punto di vista dell'automazione, la funzionalità API per Zoho Office è leggermente diversa dagli altri due prodotti. Tutte le app di Zoho sono integrate per impostazione predefinita. Per manipolare programmaticamente gli utenti, è necessario accedere all'API Zoho Mail. L'elenco delle funzioni disponibili è piuttosto ampio, inclusa la possibilità di modificare lo stato 2FA di un utente. L'API Account aggiunge funzioni aggiuntive, inclusa la possibilità di modificare le regole di inoltro e-mail e i messaggi di risposta automatica delle ferie.

Zoho Office supporta la crittografia in transito durante la sincronizzazione dei file tra il dispositivo di un utente e il cloud. La tecnologia di base include una chiave univoca basata su RSA a 2048 bit generata attraverso Perfect Forward Secrecy (PFS) insieme al protocollo TLS (Transport Layer Security). I dati sono protetti in più posizioni per prevenire la perdita dei dati. Inoltre, 2FA può essere abilitato per gli utenti come fase iniziale di verifica.

Zoho Office è disponibile come app mobile per Android e iOS. La società non offre un'app di amministrazione IT mobile ma è possibile accedere al sito Web completo da qualsiasi browser. Mentre la maggior parte delle attività amministrative può essere eseguita da un browser mobile, uno schermo più grande semplifica il processo.

Nel complesso, la forza di Zoho sembra essere inferiore nelle funzionalità avanzate offerte in Zoho Office rispetto al numero puro di altri prodotti che Zoho ha nel suo portafoglio, che si integrano abbastanza facilmente con la suite di produttività. Questi prodotti sono vari, inclusi quelli per la contabilità, la BI, il CRM, il punto vendita (POS) e molti altri, tra cui la piattaforma Zoho Creator a basso codice dell'azienda per competere con le funzionalità di creazione di app visive di G Suite e Office 365. Ciò significa che i professionisti IT possono creare un set di strumenti abbastanza mirato per molti tipi diversi di aziende semplicemente selezionando la giusta combinazione di software. Il rovescio della medaglia è che questi strumenti non sono personalizzabili dal punto di vista dell'automazione, dell'interfaccia utente e del flusso di lavoro come quelli del portafoglio di Microsoft. D'altra parte, hanno un buon prezzo e mettono Zoho un passo avanti rispetto a Google poiché quest'ultimo semplicemente non offre la maggior parte di questi altri strumenti (ad eccezione della BI e dell'analisi dei dati).

Linea di fondo

Office 365 è la nostra migliore scelta dal punto di vista dei professionisti IT. Poiché è basato su un software orientato all'IT e una piattaforma di gestione degli utenti sotto forma di annuncio pubblicitario, Office 365 ha semplicemente più strumenti IT che i professionisti IT possono sfruttare rispetto agli altri giocatori. Microsoft si aggiunge a questo con una vasta gamma di strumenti e risorse aggiuntivi, come quelli del Centro protezione e del TechCenter di Office, oltre a offrire una ricca fonte di infrastruttura cloud e strumenti di gestione in Microsoft Azure che essenzialmente consentono l'integrazione "snap-in" con Ufficio 365.

Sebbene Google e Zoho offrano alcune di queste funzionalità, non corrispondono esattamente punto per punto, sebbene Google si avvicini agli strumenti di gestione e infrastruttura che offre tramite Google Cloud. Tuttavia, se si considera che Office 365 può essere facilmente esteso con le versioni cloud dei più diffusi prodotti server back-end di Microsoft, come Dynamics 365, Exchange Online e Microsoft SharePoint Online, Google diventa il giocatore più debole, con solo Zoho che ha una concorrenza portafoglio software (sebbene i suoi prodotti siano più focalizzati sulle PMI, mentre Microsoft punta direttamente all'azienda).

Nel complesso, Google G Suite sta facendo passi da gigante e farà appello a coloro che cercano un'alternativa Microsoft. Sebbene non corrisponda perfettamente alle sue funzioni di autenticazione o automazione, porta la semplicità di Gmail a svolgere le attività di amministrazione IT. Zoho Office è il meno costoso di tutti e tre e offre alcune funzionalità interessanti come 1 TB di spazio di archiviazione al mese per $ 8. Al rovescio della medaglia, gli strumenti di amministrazione e rendicontazione erano in qualche modo carenti. L'automazione può essere realizzata ma non allo stesso livello di funzionalità presente negli altri due prodotti.