La maggior parte dei dipendenti pensa che i processi siano rotti: nintex

Quando è stato chiesto di definire i processi più interrotti della propria azienda, 620 su 1.000 dipendenti a tempo pieno con sede negli Stati Uniti hanno dichiarato che i processi IT non funzionanti sono stati un grosso problema. Inoltre, 580 intervistati hanno dichiarato che i processi di onboarding sono stati interrotti, secondo la "Guida definitiva ai processi più spezzati di Corporate America", un rapporto pubblicato questo mese, commissionato dalla società di automazione per la gestione dei progetti Nintex.

Tra i principali processi IT non funzionanti, il 59 percento degli intervistati ha affermato che la risoluzione dei problemi di tecnologia era la loro principale preoccupazione, mentre il 42 percento dichiara che il processo di richiesta di un nuovo computer o dispositivo è stato interrotto. Più di un terzo degli intervistati (36 percento) ha affermato che la risoluzione dei problemi delle applicazioni è stata un grave problema.

Anche i processi amministrativi interrotti sono stati citati come una delle principali questioni aziendali. Il cinquantaquattro percento degli intervistati ha dichiarato di aver osservato processi interrotti all'interno della propria azienda. Questi includevano infrazioni meno citate come non essere pagati in tempo (9 percento) e non essere in grado di prendersi una giornata di malattia (25 percento). Ma sono state anche affrontate altre questioni più dannose relative alle risorse umane (risorse umane).

Ad esempio, il processo per condurre revisioni annuali delle prestazioni è stato citato dal 53 percento degli intervistati come un processo amministrativo interrotto. Anche il processo attraverso il quale sono stati negoziati i rilanci e le promozioni è stato citato come rotto dagli intervistati (rispettivamente 47 e 53 percento). Anche i sistemi per identificare i problemi o raccomandare correzioni dei problemi sono stati citati come non funzionanti (rispettivamente 37 e 34 percento).

Anche la gestione dei documenti (DM) è stata considerata un grosso problema. Il quarantanove per cento degli intervistati ha dichiarato che il processo mediante il quale individuano documenti importanti è stato interrotto e il 43 per cento ha dichiarato che il processo di condivisione e approvazione dei documenti è stato interrotto. Anche dopo che importanti azioni, come la chiusura di nuove vendite, avevano raggiunto il punto di finalizzazione, il 34 percento degli intervistati ha dichiarato che il processo di completamento e archiviazione dei nuovi documenti dei clienti è stato interrotto.

1 Chi è la colpa?

"Quando si tratta di processi IT rotti come la risoluzione dei problemi tecnologici, una maggioranza significativa degli intervistati è pronta a incolpare il personale IT piuttosto che i dirigenti aziendali", afferma il rapporto. In effetti, il 73 percento degli intervistati attribuisce la colpa direttamente a coloro che gestiscono i processi piuttosto che ai dirigenti di livello C che potrebbero non essere direttamente coinvolti nelle attività quotidiane. "Solo il 13 percento degli intervistati totali incolpa l'amministratore delegato della propria azienda per carenze IT."

I fallimenti di onboarding ricadono in gran parte sulle spalle dei responsabili delle risorse umane. Il 53% degli intervistati ritiene che le risorse umane siano responsabili di difficoltà nell'avvio di una nuova società. "In termini di processi amministrativi, quali promozioni, rilancio delle negoziazioni e sistema annuale di revisione delle prestazioni, la colpa è distribuita uniformemente tra amministratori delegati (34 percento), direttori delle risorse umane (29 percento) e supervisori diretti (26 percento)."

Per ovviare alle carenze dell'IT, il 76% degli intervistati ha dichiarato di condurre ricerche personali online. Il sessantaquattro percento ha affermato di chiedere aiuto a colleghi che non lavorano nell'IT e il 19 percento ha dichiarato di chiedere aiuto a qualcuno al di fuori dell'azienda.



2 Un tema comune

I dati della società di gestione del progetto Wrike hanno scoperto che le aziende avevano difficoltà a trattenere i dipendenti a causa della cattiva gestione dei processi. In effetti, il 42% degli intervistati nel sondaggio di Wrike ha dichiarato di aver cercato un nuovo lavoro per la frustrazione con le operazioni sul lavoro, e circa il 15% ha dichiarato di aver effettivamente abbandonato. Il trentacinque percento degli intervistati ha dichiarato a Wrike di essere disimpegnato perché frustrato dalle operazioni e un altro 15 percento ha effettivamente rifiutato gli incarichi.

Allo stesso modo, un sondaggio condotto dal gruppo di ricerche di mercato Opinion Matters per conto di NewVoiceMedia, ha rivelato che il venditore medio trascorre 28 minuti al giorno inserendo manualmente i numeri di telefono. Alla fine dell'anno, sono trascorsi 15 giorni lavorativi a sprecare la digitazione delle informazioni nei sistemi.



3 Suggerimenti del rapporto

Per ottenere una gestione dei processi interrotti della tua azienda, il rapporto suggerisce di legare più strettamente l'IT ai lavoratori della linea di business (LOB). "Per migliorare i problemi come la mancanza di un pronto servizio IT e le difficoltà che richiedono nuovi dispositivi, le aziende devono prima colmare il divario tra IT e il resto del business", afferma il rapporto. "Ciò inizia assicurando che i responsabili delle decisioni IT siedano al tavolo delle discussioni aziendali di alto livello e siano più collegati ai dipendenti LOB."

Il rapporto suggerisce inoltre di eliminare la carta dal processo di onboarding. "Dalle scartoffie onboarding ai documenti sulle prestazioni lavorative ai moduli di iscrizione alla sanità, questi sono tutti processi in cui la carta è in parte responsabile di sprecare tempo e denaro", afferma il rapporto. "Che tu sia un dipartimento governativo o una società di tecnologie sanitarie, perseguire processi senza carta ha dimostrato risultati nella riduzione dei costi e nella promozione dell'efficienza".

L'automazione non può solo migliorare i processi, ma può anche migliorare il morale dei dipendenti, secondo il rapporto. "Con molti dei processi interrotti che abbiamo evidenziato, ci sono opportunità di razionalizzazione e automazione per svolgere ruoli trasformativi", afferma il rapporto. "Dall'automazione di processi semplici come l'invio di richieste PTO a quelli più sofisticati come la delineazione di un flusso di lavoro per revisioni annuali delle prestazioni, strumenti di automazione incentrati sui processi e sui contenuti possono aiutare le aziende a flussi di lavoro più efficienti, collaborativi e ottimizzati".