I professionisti dovrebbero usare carte di credito virtuali, non solo conti da pagare

Supponiamo che la prossima volta che sentirai parlare di una violazione della sicurezza in un'altra azienda, sai che non devi preoccuparti, non importa quanto sia stata grande la violazione o quanti numeri di carta di credito sono stati presi. Supponiamo che tu sappia che, anche se i criminali hanno ottenuto tutti i dati delle carte di credito dalla tua azienda attraverso un fornitore, non potevano farci nulla. Questo sarebbe un grande sollievo rispetto a quanti si sentono ora, quando ogni grande violazione li porta freneticamente alla ricerca di notifiche che sono state prese anche i loro dati.

Fortunatamente, con l'aiuto dell'ufficio contabilità fornitori, nessun professionista IT deve preoccuparsi di perdere nuovamente i numeri delle carte di credito dei clienti. Il motivo è che ora è abbastanza facile per le aziende effettuare pagamenti utilizzando numeri di carta di credito virtuali validi solo per una singola transazione. Una volta che la transazione è stata completata, il numero è inutile. Non importa se i cattivi hanno il numero, il codice di sicurezza e le date di scadenza perché nessuna di queste informazioni può essere riutilizzata. Ciò può accadere quando si configurano i pagamenti commerciali utilizzando carte di credito virtuali e quindi si configura il software di contabilità aziendale in modo che tutto avvenga automaticamente e in modo trasparente.

Cosa sono le carte di credito virtuali?

Le carte di credito virtuali sono in circolazione da un po 'di tempo, ma fino a poco tempo fa esistevano che i consumatori effettuassero pagamenti una tantum online per proteggere dal furto di un numero di carta. Per uso aziendale, sono state le più grandi società a iniziare a utilizzare i numeri di carte virtuali per gli acquisti e i viaggi, generalmente come parte dei loro sistemi di pagamento commerciali complessivi.

Ma ora, i numeri di carte virtuali per le transazioni commerciali sono disponibili anche per le piccole imprese. Il supporto iniziale proviene da MasterCard, uno dei più grandi nomi del settore finanziario, anche se è probabile che seguiranno altri fornitori di pagamenti.

"Le carte virtuali sono una delle aree in più rapida crescita nel settore", ha dichiarato Jeff Feuerstein, Vicepresidente senior, Prodotti per grandi mercati e Gestione prodotti piattaforma presso Mastercard. Ha detto che la spesa virtuale della carta di credito dell'anno scorso negli Stati Uniti è stata di $ 122 miliardi.

Feuerstein ha anche affermato che le aziende stanno ora lavorando con le loro banche per effettuare pagamenti utilizzando i numeri di carte virtuali e nel processo stanno eliminando gradualmente i pagamenti utilizzando assegni e pagamenti di liquidazione automatica (ACH). Ha affermato che i clienti commerciali stanno scoprendo che i pagamenti con carta virtuale sono più sicuri rispetto ad altre forme di pagamento e inoltre sono generalmente meno costosi. In alcuni casi, le aziende potrebbero persino scoprire di ottenere uno sconto sui loro pagamenti.

Come funzionano le carte di credito virtuali

Per la maggior parte delle aziende, i pagamenti con carta virtuale vengono utilizzati per gli acquisti e altri tipi di transazioni in cui viene presentata una fattura relativa alle consegne a fronte di ordini di acquisto (OP). Inoltre, vengono spesso utilizzati per i pagamenti delle spese di viaggio in cui l'ufficio viaggi interno utilizza una carta di credito virtuale.

Il modo in cui funziona il processo dipende dal sistema contabile e dalla banca con cui stai lavorando. Ad esempio, MasterCard lo supporta con i propri due sistemi di pagamento virtuali, chiamati "MasterCard In Control for Commercial Payments" e "MasterCard In Control for Business Travel". Il modo in cui MasterCard gestisce ciò varia in base alle tue esigenze.

Ad esempio, esiste un sito Web per pagamenti virtuali piccoli o poco frequenti. Per la maggior parte delle aziende, tuttavia, la scelta più semplice è quella di creare un nuovo tipo di file di pagamento che definisca i pagamenti da effettuare utilizzando un numero di carta virtuale. Tale file di pagamento viene quindi trasmesso alla tua banca in cui viene elaborato, quindi ogni pagamento nel file di pagamento viene effettuato utilizzando un numero di carta di credito univoco, monouso, a 16 cifre. Il tuo fornitore non vede mai un numero di carta di credito reale, quindi se vengono violati, non importa.

Alcuni sistemi di contabilità non utilizzano i file di pagamento, quindi per quelli esiste un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) che consente al personale IT di integrare il sistema di pagamento virtuale nel sistema di contabilità esistente. Numerosi altri processori di pagamento virtuali, come Bento for Business di Bento Technologies, forniranno supporto agli sviluppatori per implementare le loro API nel tuo sistema di contabilità. Altri, come Divvy di DivvyPay, sono dotati di interfacce utente (UI) per alcuni dei più comuni sistemi di contabilità aziendale.

Utilizzare una VPN per garantire la sicurezza

Per far funzionare tutto questo, il personale IT deve essere in grado di modificare i file di pagamento o aggiungere il supporto API nel sistema di contabilità esistente. Poiché queste informazioni di pagamento sensibili verranno trasmesse al tuo istituto finanziario o, in alcuni casi, ai tuoi fornitori, avrai bisogno di una rete privata virtuale (VPN) per garantire la sicurezza. E, naturalmente, il tuo reparto contabilità avrà bisogno di accedere ai registri di spesa in modo che possano verificarli.

Attualmente, la maggior parte delle banche offre questo servizio di pagamento virtuale gratuitamente come servizio per i propri clienti, ma questo può variare a seconda della banca, quindi è necessario verificare prima di impegnarsi. I tuoi fornitori verranno pagati proprio come farebbero per qualsiasi altra transazione di credito, quindi non è necessaria alcuna iscrizione speciale.

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Vale la pena notare che l'uso di numeri di carte virtuali per i pagamenti ha alcuni vantaggi aggiuntivi oltre alla sicurezza del pagamento e alla libertà dalla preoccupazione per le violazioni del fornitore. Secondo Feuerstein, ci sono alcuni importanti vantaggi in conto capitale: poiché può esserci un ritardo da 30 a 45 giorni per le spese in conto capitale, il monitoraggio delle spese è facilmente automatizzato e, in molti casi, l'utilizzo di questo metodo di pagamento con carta è meno costoso di assegni o ACH pagamenti. Spesso, in realtà è più economico che accettare denaro per beni o servizi.

Tuttavia, la considerazione di fondo per l'utilizzo dei numeri di carta di credito virtuali è la sicurezza. Gli hacker che violano uno dei tuoi fornitori non avranno i numeri di carta di credito che possono utilizzare, indipendentemente da quanto ci provino e da quanto debole possa essere la sicurezza del fornitore. E questo vale molto.