Recensione e valutazione di Iqboxy prime (per iPhone)

IQBoxy Prime ($ 5, 99 per utente / al mese) si avvicina all'essere la migliore app all-around per liberi professionisti e appaltatori indipendenti il ​​cui lavoro richiede un monitoraggio delle spese eccezionale e tecnologicamente avanzato. IQBoxy Prime offre sette modi diversi per importare i dati delle ricevute cartacee ed è l'unica app per iPhone che abbiamo testato che utilizza la sofisticata tecnologia OCR per leggere le informazioni stampate e convertirle in record elettronici (la maggior parte delle app ti consente di salvare la foto). Inoltre, è una delle pochissime app che offre strumenti per spostare le spese in QuickBooks Online e Xero. Purtroppo, IQBoxy Prime non fa quasi quanto la nostra scelta dei redattori, GoDaddy Bookkeeping Essentials, ma ha un bell'aspetto, è estremamente facile da usare e offre funzionalità insolite come supporto multi-valuta, budget molto semplice e "scatola da scarpe" elaborazione di ricevute cartacee.

La magia dell'OCR

Dopo aver scaricato l'app e creato un nome utente e una password, sono necessarie pochissime impostazioni. Ti vengono richiesti il ​​fuso orario, la valuta, l'aliquota dell'imposta sulle vendite e il limite del budget mensile. Se lo desideri, puoi iniziare immediatamente a inserire i dati della ricevuta.

Un modo popolare per ottenere i dati di spesa in IQBoxy Prime è scattare foto delle ricevute. Questo metodo mostra una delle caratteristiche più impressionanti di IQBoxy Prime: l'implementazione della tecnologia OCR. Lo attivi facendo clic sull'icona + Raccogli, che apre l'opzione Foto. Quindi fai clic sulle icone Rilevazione luce e ricevuta, tieni il tuo iPhone direttamente sopra una ricevuta cartacea fino a quando il rettangolo in ombra verde - lo strumento di ritaglio - copre tutti i dati di ricevuta pertinenti e fai clic sulla grande icona blu per scattare la foto. IQBoxy Prime suggerisce di riprovare o di accettare la foto facendo clic su Fine. Se la coordinazione occhio-mano è buona, puoi dominarla rapidamente. Non l'ho fatto

Puoi visualizzare rapidamente la ricevuta facendo clic sull'icona Documenti e selezionandola dall'elenco. L'immagine della ricevuta viene visualizzata nella parte superiore di questa schermata. Sotto di essa troverai il fornitore, il totale, le tasse, la mancia e il tipo di pagamento estratti dalla ricevuta e inseriti nei campi corretti, insieme alla data e all'ora in cui è stata scattata la foto. Puoi documentare ulteriormente la transazione taggandola, aggiungendo note ed elementi SKU e assegnandola come rimborsabile. IQBoxy Prime ti offre molte opzioni.

Ci sono altre tre opzioni nella pagina + Raccogli oltre a scattare una foto. Puoi caricare una ricevuta esistente dalla galleria di immagini del tuo iPhone, dettare ad alta voce i dettagli necessari o inserire il testo. La tecnologia OCR di IQBoxy ha compilato i dati di ricevuta come ha fatto con le foto che ho scattato e tutti i metodi hanno funzionato per me.

Puoi anche inviare via email le ricevute al tuo indirizzo email univoco o inviare le copie cartacee a IQBoxy, dove verranno inserite per te (questo metodo è ancora in prova limitata). Utilizzando un processo chiamato Reverse Cloud Sync, l'app può estrarre le ricevute memorizzate selezionate da servizi di archiviazione come Dropbox, Google Drive o OneDrive. E puoi visualizzare i dati di spesa sul tuo Apple Watch, il che è un bel tocco.

Nessuna delle app per iPhone che ho recensito qui si avvicina a fare ciò che IQBoxy Prime ha fatto con la tecnologia dello smartphone, considerando le sue capacità OCR e le sue opzioni di integrazione.

Dashboard e altro

La dashboard di IQBoxy Prime è una semplice schermata che mostra un grafico a linee che illustra i totali delle ricevute. Mentre scorri verso il basso, vedrai i numeri effettivi per oggi, ieri, questa settimana, la settimana scorsa, questo mese e il mese scorso. Non è un vero rompiscatole di un cruscotto, ma nessuna app in questo gruppo fa un uso eccezionale di quello spazio importante.

Né le app includono più report, ma con una funzionalità così limitata, questo è comprensibile. IQBoxy, tuttavia, offre visualizzazioni dei rapporti dei dati delle ricevute nei formati.CSV o.PDF. Puoi personalizzarli impostando l'intervallo di date, i membri del team (gli abbonati IQBoxy Prime possono condividere i dati con gli associati a un costo aggiuntivo) e i tag. Sono disponibili due tipi: una tabella che elenca semplicemente tutti i dettagli per ciascuna ricevuta e un rapporto sul libro mastro che suddivide ogni transazione in debiti, crediti e saldi.

Integrazione eccezionale

IQBoxy Prime può condividere le tue informazioni di spesa con numerosi altri siti Web. Per lavorare con loro, fai clic su Altro nell'angolo in basso a destra e poi su App connesse.

Puoi esportare i dati delle ricevute da IQBoxy a una delle quattro app di contabilità online e un prodotto desktop: Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, SAASU e FreshBooks. Ho seguito il processo per QuickBooks Online. Ho dovuto inserire le mie credenziali di accesso QBO per effettuare la connessione, selezionare la società corretta e autorizzare la connessione. Quindi, ho dovuto designare i valori predefiniti per gli acquisti (conto acquisti, tipo di spesa e così via). E ho dovuto indicare se volevo caricare le ricevute come fatture o come spese e se le ricevute dovevano essere caricate automaticamente o selezionate manualmente. Ho anche dovuto assegnare le ricevute con un tag "qb".

IQBoxy Prime può anche archiviare i dati delle ricevute in numerosi siti di archiviazione basati su cloud, tra cui Dropbox, Evernote e Google Drive e su due siti Web per la produttività, Office 365 e Slack. Ognuno ha requisiti di installazione minimi. E puoi importare i dati delle ricevute da Shoebox. Ci sono collegamenti per PayPal e Uber, ma questi non erano ancora attivi quando ho guardato IQBoxy Prime.

Automazione basata su regole

Puoi creare utili Regole nella tua pagina delle impostazioni, che può accelerare il processo di categorizzazione delle transazioni dell'app. Il lavoro autonomo di QuickBooks offre un'opzione simile. Scegli innanzitutto quali spese saranno interessate dalla regola. A questo punto, le uniche opzioni disponibili sono Tutti i documenti, Da luogo e Pagato con carta.

Quindi assegni un nome al luogo o inserisci le ultime quattro cifre della carta di credito e selezioni dall'elenco di tag (qualunque cosa tu abbia definito) e categorie predefinite, come spese di ufficio, pasti e intrattenimento o articoli di cancelleria e stampa. Quindi, ad esempio, stai dicendo a IQBoxy Prime che ogni volta che registri una ricevuta da Home Depot, dovrebbe essere taggata per affari e classificata come Spese di Office.

conclusioni

Come i suoi concorrenti, IQBoxy Prime continua ad evolversi. Puoi vedere da alcune delle voci in grigio ciò che potrebbe succedere dopo, anche se sembrerebbe meglio non includere semplicemente alcuna funzionalità che non è ancora attiva - è fonte di confusione per gli utenti. IQBoxy Prime ha fatto un inizio eccezionale in un periodo di tempo relativamente breve, implementando applicazioni innovative della tecnologia esistente. È una buona scelta per i liberi professionisti che si aspettano di tenere traccia delle entrate da un'app per smartphone, ma desiderano condividere tali dati con altre soluzioni online correlate. IQBoxy Prime non dispone delle funzionalità di base offerte da alcune app concorrenti, tra cui transazioni bancarie scaricate, calcoli delle imposte stimate ed elaborazione dei pagamenti, ma fa ciò che fa in modo completo, creativo e soddisfacente.