Intervista: cassetta postale ceo gentry underwood sulla produttività

Il co-fondatore di Mailbox Gentry Underwood non aveva molto da dire sulla versione del prodotto di cui dovevamo discutere quando è arrivato dall'ufficio PCMag all'inizio di questa settimana. "È Mailbox su iPad", ha detto.

"Sembra piuttosto semplice", ho risposto.

Così gli ho chiesto invece la filosofia alla base di Mailbox: che cosa significa veramente fare e a chi serve? Questi sono i tipi di domande che suscitano il mio interesse, soprattutto come foraggio per la mia rubrica settimanale Get Organized sull'organizzazione nel mondo digitale. Hanno suscitato un certo entusiasmo anche in Underwood altrimenti calmo e composto.

Gentry Underwood: Se chiedi a David Allen di cosa tratta GTD [la filosofia e il libro "Come ottenere le cose fatte" con lo stesso nome], dirà che non si tratta tanto di fare le cose quanto di un impegno adeguato. Non si tratta di fare di più, si tratta di avere tutto al suo posto.

C'è questo principio psicologico chiamato Effetto Zeigarnik. Probabilmente lo conosci, potresti non conoscerlo per nome, ma sicuramente lo hai sperimentato. Sai quando ti incuriosisci una canzone in testa ed è come, ripetutamente? Le nostre menti sono cablate per contenere nella nostra memoria a breve termine una serie di cose di cui abbiamo bisogno per chiudere il circuito, che dobbiamo finire. Quindi una canzone può rimanere intrappolata in quella trappola, ma anche una manciata di cose che dobbiamo fare che continuiamo a dirci di non dimenticare. Tendiamo a caricare quella roba nella nostra memoria a breve termine e diventa una sorta di stato di ansia che portiamo con noi mentre andiamo in giro durante il giorno.

La filosofia alla base di qualcosa come Getting Things Done è che prendi tutto ciò che potresti altrimenti tenere nella tua testa come un ciclo aperto e fai qualcosa con esso. Lo fai. Oppure chiedi a qualcun altro di farlo o delegarlo. Lo lasci cadere, vale a dire che decidi che non lo farai. O lo rinvii in qualsiasi numero di posti. Nel mondo GTD, potresti metterlo in una cartella per domani o potresti rimandarlo in un progetto che arriverai a un certo punto. Quando lo fai, arrivi in ​​un posto dove la tua lista si svuota, per così dire, e questo arriva con una straordinaria tranquillità, quasi euforica. Improvvisamente tutte le piccole voci, tutti i piccoli piatti che hai girato quasi inconsciamente nella parte posteriore della tua mente - non li fai più girare. Quel rumore è sostituito da una specie di quiete.

JD: Hai altre app per la produttività che ti piacciono e che usi?

GU: Io no. Uso ancora l'app Note gialla [per iPhone e iPad]. A volte uso Clear. Sono stato molto colpito dalle cose gestuali progettate dai ragazzi di Real Mac [sviluppatori dell'app Clear].

Non uso Evernote. Uso Dropbox, ironicamente.

Per me, l'email è una specie di catch-all. Mi ritrovo a scrivere e-mail, come so che molte altre persone fanno. Funziona come una sorta di elenco di cose da fare di fatto.

Usiamo Asana ora al lavoro, di cui sto cercando di prendere l'abitudine. Faccio fatica un po '. La loro esperienza mobile è un po 'più ruvida delle loro cose Web e sto cercando di vivere solo su dispositivi iOS per diventare un tester più attivo dell'app per iPad.

JD: Quindi non stai usando affatto i desktop?

GU: Sto cercando di non farlo, sì. Sento che sia il modo migliore per me di imparare cosa funzionerà e non funzionerà nel mondo iPad e quali sono le opportunità.

JD: Come lo trovi finora?

GU: Faccio fatica senza la tastiera. Mi piace molto l'iPad mini. Ne ho uno [che punta al nuovo iPad] con un display Retina, e mentre è bello, a una sterlina e mezza è davvero troppo pesante da tenere in mano per un certo periodo di tempo. Questa cosa [l'iPad Mini] è poco più di mezzo chilo e con un terzo del peso è un'esperienza completamente diversa. Ma la sua impronta è così piccola che digitando sulla superficie del vetro o su una tastiera di dimensioni simili, le dita sono tutte ammassate. E non riesco proprio a aggirare quel pezzo.

JD: Usi la dettatura?

GU: Lo faccio al telefono. Non l'ho usato quasi per niente qui [sull'iPad mini]. Non so se hai visto il dettato più recente di Google…

JD: Le cose di Google Now?

GU: In effetti sì. È davvero incredibile il modo in cui completa automaticamente le tue frasi. Puoi effettivamente vederlo cambiare in tempo reale. [Attiva Google Now] "Questo è un test. Sta cambiando mentre parlo." [L'app suona un segnale acustico per indicare che la sintesi vocale è stata completata.] È fantastico. Sta diventando davvero fantastico.

Le sfide legate alla dettatura sono più sociali. Queste cose [come l'iPad mini e l'iPhone] vanno con me nel mondo. Non è lo stesso che sedersi a una scrivania in una stanza. In effetti, se sono seduto a una scrivania in una stanza, probabilmente sono su una macchina più tradizionale. Quindi, se sono su una di queste cose, sono fuori nel mondo in cui è spesso imbarazzante parlare con il mio cellulare, o perché disturberà le altre persone o mi sentirò a disagio nel farle sentire quello che ' sto dettando.

È difficile. È difficile trovare la sovrapposizione di luoghi in cui stai usando uno di questi dispositivi e tuttavia parlare con loro non è imbarazzante. Il completamento automatico adattivo e la correzione ortografica e le ipotesi, tutto aiuta. Ma è ancora un secondo lontano per riuscire a comporre semplicemente su una tastiera.

JD: Abbiamo avuto una conversazione in ufficio ieri su chi poteva toccare il tipo. Molti di noi possono, ma ci sono ancora alcune persone che cacciano e beccano furiosamente.

GU: Deve esserci un modo per trarre vantaggio da quel cellulare. C'è ancora un'opportunità lì che nessuno ha abbastanza rotto. Pensa a quelle tante volte quando sei in un luogo pubblico, come su un treno o quando stai aspettando qualcosa, e non vuoi parlare con il tuo telefono. Questo è ridicolo. Ovviamente non hai intenzione di portare con te una grande tastiera e sempre più persone non vogliono nemmeno portare con sé i laptop. Soprattutto in un mondo in cui hai solo questo [raccoglie iPad mini], come puoi arrivare a quella cosa "le dita si muovono più velocemente del mio cervello"?

JD: Non lo so.

GU: Nemmeno io. Ma è un'opportunità.