Analisi del settore: dove sta andando la gestione dei documenti?

Gli strumenti di gestione dei documenti (DM) offrono agli utenti aziendali il potere non solo di modificare i file, ma anche di trasformare i contenuti, semplificare i flussi di lavoro ed eseguire un business più organizzato in generale. Questi strumenti, che spesso sfruttano i file PDF, sono stati così onnipresenti che probabilmente usi la gestione dei DM nella tua vita lavorativa quotidiana senza pensarci troppo. Tuttavia, il campo continua a evolversi e modernizzarsi continuamente.

Di recente abbiamo parlato con Eugene Xiong, fondatore e Presidente di Foxit Software Inc., su come il panorama competitivo sta cambiando quando si tratta di tecnologia PDF e alcune delle sfide che le aziende devono ancora affrontare quando si tratta di questa tecnologia onnipresente. Nella nostra discussione, abbiamo coperto l'attuale direzione del DM e alcune previsioni sulle funzionalità intelligenti nello spazio.

PCMag (PCM): Dove vedi lo spazio DM nel suo complesso nei prossimi 18 mesi?

Eugene Xiong (EX): Una cosa che stiamo vedendo in particolare è che DM si sta concentrando sempre più nel dare al singolo documento un nuovo senso di identità. È molto difficile avere un flusso di lavoro digitale completo e totale con i sistemi DM standard di oggi. A volte è necessario scaricare il file dal sistema e quindi utilizzare uno strumento diverso per elaborarlo. In tal caso, questo documento è totalmente fuori controllo del sistema di documenti.

Diversi anni fa, abbiamo sviluppato una tecnologia che chiamiamo ConnectedPDF . L'idea di base era che, se avessimo approfittato delle connessioni incorporate nel documento, avrebbe dato più significato al file. Il PDF collegato funziona in questo modo: una volta che un documento è condiviso, il creatore può tenere traccia di chi lo ha ricevuto, cosa ha fatto con esso e vedere quando le attività sono state completate. Offre inoltre potenti controlli di accesso ai singoli utenti. Tutto ciò sta accadendo in tempo reale. È possibile configurare le autorizzazioni PDF anche dopo l'invio del file.

È qui che ci siamo resi conto che il panorama in evoluzione dello spazio DM consiste nel dare alle aziende un maggiore controllo sui loro PDF e farli sembrare molto più "vivi" di un documento standard. Penso che, in futuro, entro il termine che hai citato, entro un anno o due, penso che i sistemi DM sposteranno l'attenzione su il documento stesso. Questa sarà la tendenza invece di avere solo sistemi diversi che non funzionano insieme. Questo è quello che speriamo di fare: promuovere il documento in uno spazio più libero basato su standard aperti e anche servizi cloud. Costruiamo un cloud che collega tutti i diversi documenti insieme.

PCM: che tipo di tecnologie influenzeranno il DM in futuro? Vedi lo spazio PDF che implementa le funzionalità di intelligenza artificiale (AI)?

EX: In realtà non penso che sia adatto. Ci sono molti dati non strutturati in PDF. Se prendi semplicemente tutti i tipi di PDF diversi e li inserisci in un motore di intelligenza artificiale, non generano risultati significativi. Quello che stiamo cercando di fare è in realtà capire un po 'di più il documento, quindi, a partire dalla creazione del file, assegniamo un ID al documento. Ciò consente al documento di viaggiare in luoghi diversi e comprendere cosa stanno facendo le persone in merito al file. Una volta che abbiamo abbastanza dati sul documento, allora possiamo avvicinarci all'applicazione dell'IA osservando alcuni dei dati più strutturati. Questo genererà tanto risultato più significativo.

I documenti da soli contengono i cosiddetti dati non strutturati. È molto difficile estrarre i dati in modo affidabile e coerente da qualcosa come un white paper PDF. Penso che in questi giorni sia molto facile promuovere l'IA nel tuo Prodotto perché è una tecnologia molto eccitante. La verità della questione è che i documenti sono stati progettati esclusivamente per il consumo umano. Hanno una grande quantità di dati non strutturati che l'attuale tecnologia AI non è in grado di decifrare in modo efficace. Detto questo, vedremo più iniziative per estrarre dati strutturati, ad esempio informazioni sui prezzi, titoli e nomi, e ciò porterà informazioni più significative sui documenti a utenti e manager. Fornirà un aiuto molto più grande in termini di maggiore produttività per i lavoratori della conoscenza.

PCM: Cosa dovrebbero pensare le piccole e medie imprese (PMI) quando si tratta di DM?

EX: Questa è una buona domanda e le piccole imprese devono riflettere molto sul DM. Foxit in sé non è una grande impresa; siamo ancora noi stessi una PMI. E anche allora, vediamo ancora enormi quantità di informazioni scambiate all'interno della nostra organizzazione e tra noi stessi e le altre società. La risposta a ciò è quella di creare una soluzione completa per documenti basata su cloud e web.

Molte piccole imprese potrebbero avere paura quando parlano di DM. Devono pagare un sacco di soldi e anche impegnarsi molto per distribuire, configurare e mantenere quelli gentili dei sistemi DM. Vediamo che, nel prossimo futuro, molti fornitori, incluso noi di Foxit, forniranno una soluzione completa, non solo un sistema DM ma anche strumenti di produttività documentale. Abbiamo una versione PDF basata su browser di facile utilizzo che offre tutte le funzionalità di personalizzazione di qualsiasi altro prodotto ma non richiede installazione aggiuntiva. Le piccole imprese dovrebbero concentrarsi sull'adozione di soluzioni più leggere e più sensate per le loro operazioni in PDF.