Implementazione di bamboohr, passo dopo passo

BambooHR è la nostra scelta dei redattori per i sistemi di gestione delle risorse umane (risorse umane). È dotato di un'interfaccia utente (UI) meravigliosa e facile da usare, un'interfaccia di programmazione di applicazioni aperte (API) che ti consente di estendere lo strumento a software di terze parti e una varietà di moduli tack-on, come la gestione dei progetti, monitoraggio dei candidati (AT) e buste paga, che consentono di estendere i dati sulle risorse umane oltre i campi tradizionali.

Se hai letto la nostra recensione di BambooHR e sei interessato a sapere come la tua azienda utilizzerà il sistema nelle sue prime quattro o sei settimane, allora stai tranquillo: ti abbiamo coperto. Abbiamo parlato con l'azienda per darvi un modello base per il processo di implementazione.

Tieni presente che BambooHR ha due tipi di servizi di implementazione. Per i clienti con più di 16 dipendenti, ti verrà data la possibilità di acquistare un pacchetto di implementazione. Questo pacchetto include prezzi personalizzati che iniziano a $ 700 ma aumentano a diverse migliaia di dollari a seconda del numero di dipendenti che la tua azienda prevede di entrare nel sistema. Questo è un processo guidato da quattro a sei settimane ed è ciò di cui parleremo in dettaglio.

Per le aziende con 15 dipendenti o meno, BambooHR non fornisce un servizio di implementazione completo. Invece, l'azienda offre un programma Quick Start, che è essenzialmente un'implementazione guidata self-service. Ciò include quattro webinar che spiegano ciascuna delle funzionalità dello strumento e argomenti pertinenti, nonché email di follow-up con guide interattive. Il programma Quick Start costa $ 199 ma, se si completa il programma in tre settimane, si ottiene un credito di $ 49.

Per iniziare (una settimana)

Se hai optato per un'implementazione in coordinamento con BambooHR, la prima cosa che farai è trasformare il tuo account di prova in un nuovo account pulito. Questo cancella tutti i tuoi dati di prova e demo e ti indirizza a un sondaggio di implementazione. Fai clic sulla scheda Introduzione. Qui ti verrà chiesto di inserire le informazioni sull'azienda, inclusi nome, email, nome dell'azienda e dati di contatto principali. Ti verranno anche poste domande specifiche sull'implementazione, incluso quando prevedi di abilitare l'accesso dei dipendenti, se usi o meno i numeri ID dei dipendenti, i servizi di terze parti che desideri connettere al sistema e quali moduli desideri attivare. Altri campi interessanti includono la necessità o meno del sistema di tenere conto delle normative sui dati esteri per i dipendenti internazionali e di eventuali conflitti che potrebbero impedire il completamento dell'integrazione entro le prossime quattro settimane. Sarai anche in grado di aggiungere campi personalizzati al tuo sistema in questo sondaggio, quindi tieni pronto un elenco se e quando decidi di iniziare l'implementazione del sistema.

Una volta completato il sondaggio, vedrai una foto del project manager che ti guiderà attraverso questo processo e una linea temporale approssimativa di come sarà il processo di implementazione una volta che BambooHR avrà ricevuto e inserito i tuoi dati. Quando sei pronto, invia i dati dei dipendenti e dell'azienda al project manager. I dati possono essere inviati come file CSV o tramite qualsiasi formato di foglio di calcolo principale (tuttavia, non possono essere file di testo o PDF). Se stai già utilizzando un sistema HR, puoi esportare i tuoi dati e inviarli direttamente allo specialista dell'implementazione di BambooHR.

Una volta che i tuoi dati sono stati ricevuti e inseriti in BambooHR, salterai alla tua prima chiamata con un project manager. Durante questa chiamata, verificherai i dati nel tuo sistema e discuterai l'intero processo di implementazione dall'inizio alla fine. Il project manager ti farà quindi iscrivere al webinar introduttivo.

Il webinar introduttivo è una panoramica amministrativa di alto livello delle funzionalità di base di BambooHR. Gli utenti amministratori apprenderanno la navigazione del proprio account BambooHR, ciò che è disponibile nella home page e come gestire i dati attraverso il ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione alla risoluzione. Viene inoltre fornita una semplice introduzione ai livelli di accesso e ai report dei dipendenti. Non imparerai nulla di super complicato in questo webinar. Invece, è pensato per prepararti per la tua prossima telefonata con il tuo project manager, durante il quale inizierai a imparare come utilizzare il sistema per le tue esigenze specifiche.

Le basi (3 giorni)

La prima lezione importante che il project manager ti insegnerà è come utilizzare i report all'interno del tuo sistema. Scriverà un elenco di rapporti standard, inclusi rapporti Aggiunte e cessazioni, Profili di genere, Personale e Fatturato dei dipendenti. È sufficiente fare clic sul nome di un report e visualizzare i dati in formato grafico. È inoltre possibile aggiungere report personalizzati basati su tutti i campi di dati attivi in ​​BambooHR.

La prossima cosa che farai è impostare i livelli di accesso per tutti i dipendenti. Quali informazioni vedranno i dipendenti su se stessi? Cosa vedranno degli altri dipendenti? Quali modifiche al sistema o ai loro profili saranno in grado di apportare all'interno del sistema? Saranno in grado di aggiungere informazioni a moduli aggiuntivi o solo lo strumento HR standard?

Successivamente, imparerai come creare annunci aziendali. Questo è un editor di testo molto semplice che ti consente di pubblicare notizie e aggiornamenti sulla pagina principale della dashboard BambooHR per tutti i dipendenti. Oltre al testo, sarai in grado di aggiungere immagini e collegamenti.

Dopo gli annunci dell'azienda, il project manager ti guiderà attraverso come gestire i dati sui profili dei dipendenti. Qui, scoprirai quali informazioni desideri che i dipendenti inseriscano per avere profili completi con dati facilmente accessibili. Troverai cose come campi di informazioni di contatto di emergenza. Il project manager ti guiderà anche attraverso il Centro assistenza. Lì troverai guide interattive su cui puoi indirizzare i tuoi dipendenti qualora avessero bisogno di aiuto per utilizzare il sistema ma non volessero disturbare nessuno.

Funzioni avanzate (2 settimane)

Successivamente, il project manager ti rimanderà a casa con un compito. In che modo la tua azienda si occupa di nuovi dipendenti? Quali attività devono essere completate quando qualcuno di nuovo arriva nella tua azienda? Li invierai al tuo project manager. Lui o lei li inserirà nel sistema. Successivamente, ti guiderà attraverso le sezioni AT, assunzione, onboarding e offboarding del sistema. All'interno del sistema AT, imparerai a creare nuove opportunità di lavoro, a scrivere lettere di offerta e a bordo di qualcuno dopo aver firmato una lettera di offerta. In questa pagina, vedrai le attività di onboarding che hai inviato; è probabile che includano attività come manuali di orientamento, documenti che devono essere completati e configurazione IT.

Il prossimo passo sarà fare più compiti. Dovrai compilare un documento che descriva in dettaglio le politiche di sospensione della tua azienda. Ad esempio, quanti giorni di ferie accumula una persona per ogni settimana in azienda? Qual è la struttura di laurea per il tempo libero per le persone che sono state in azienda da oltre un anno? Quanti giorni di malattia riceve ogni persona? Il team di implementazione prenderà le politiche e i tipi per la tua azienda e le inserirà nel sistema in modo che si aggiornino automaticamente in base alla competenza economica. Alla prossima chiamata, il project manager ti guiderà attraverso queste pagine e ti chiederà di verificare che tutte le politiche siano impostate correttamente.

Successivamente, ti aiuterà a impostare il processo del flusso di lavoro per le richieste di time-off (ad esempio, chi può approvare le richieste per chi). Successivamente, ti mostrerà come organizzare le vacanze aziendali, il che consente ai tuoi dipendenti di non essere in guardia ma di non essere pagati per giorni per la chiusura della tua attività. Lo inserirai tu stesso al termine della chiamata. Successivamente, dovrai inviare i dati reali. Ad esempio, "John ha accumulato 20 vacanze all'anno e riferisce a Jim". BambooHR assegnerà quindi a ciascun dipendente la corretta politica di sospensione nel sistema.

Successivamente, invierai le informazioni sui vantaggi a BambooHR. Invierai i piani utilizzati dalla tua azienda e quali gruppi di dipendenti hanno accesso a tali piani. Ciò include i piani di assicurazione medica, pensionistica e sulla vita. BambooHR inserirà tali piani nel software. Salterai su una chiamata per assicurarti che tutti i piani siano corretti nel sistema e che siano collegati ai gruppi di dipendenti corretti. Una volta fatto, invierai i dati concreti su quali dipendenti sono su quali piani, quali dipendenti hanno aggiunto persone a carico e quali dipendenti hanno rinunciato alla copertura.

Successivamente, il project manager ti mostrerà come aggiungere la formazione dei dipendenti al sistema. Questi includono i questionari di orientamento standard e i quiz sulle molestie aziendali. Se fai clic su "Aggiungi formazione", sarai in grado di aggiungere un link o un file ai tuoi materiali di formazione in modo che i dipendenti possano accedere ai documenti all'interno di BambooHR. Qui, sarai in grado di programmare per chi è richiesta ogni formazione (cioè, tutti i dipendenti o solo il personale di vendita). Ti mostrerà anche dove organizzare allenamenti ricorrenti e scadenze di addestramento. Invierai quindi dati concreti al project manager indicando quali dipendenti hanno già completato i corsi di formazione, quali dipendenti devono ancora corsi di formazione e qualsiasi altro dato di formazione esistente di cui desideri continuare a lavorare.

Preparare per l'implementazione (3 giorni)

Avrai un'altra chiamata con il tuo project manager. Passerai attraverso tutto un'ultima volta. Il project manager ti illustrerà come contattare l'assistenza clienti. Una volta che hai posto tutte le tue domande e ti senti a tuo agio a operare all'interno del sistema da solo, il project manager contrassegnerà l'implementazione come completa. Sarai indirizzato a un sondaggio in cui sarai in grado di esprimere la tua opinione sull'intero processo di implementazione. Una volta terminato il sondaggio, verrai indirizzato alla tua nuova dashboard BambooHR.