Video: SINCRONIZZARE GOOGLE CALENDAR IN MICROSOFT OUTLOOK (Settembre 2024)
Gli utenti aziendali si sono abituati a Outlook. Il client di posta elettronica per oltre un miliardo di utenti di Microsoft Office sul pianeta è diventato una seconda natura. Ma alcune aziende stanno scoprendo che consente loro di risparmiare denaro e manutenzione per consentire a Google di ospitare email, calendari e contatti, anche se ciò significa che una terza parte avrà accesso ai contenuti della posta elettronica e gli annunci display mirati verranno visualizzati nella posta in arrivo. Se potessi utilizzare Outlook con Google Apps Mail (in realtà solo Gmail), non devi vedere questi annunci e otterrai un pannello di anteprima, l'ordinamento della posta in arrivo, la formattazione avanzata, le opzioni del tasto destro, il connettore social e la maggior parte di gli altri strumenti offerti da Outlook.
Per fortuna, Google Apps Sync per Microsoft Outlook ti consente di sfruttare la maggior parte degli strumenti di Outlook, ma finora solo per Outlook 2010. Se si esegue Office 2013, è comunque possibile connettersi a un account Gmail tramite IMAP, ma ciò riceverà solo posta, nessun calendario, attività o contatti. Utilizzando Apps Sync, Gmail emula una versione limitata di un Microsoft Exchange Server. Ottieni la maggior parte delle cose importanti: i tuoi contatti, eventi del calendario, attività e note di Outlook. Ma alcune cose non verranno sincronizzate, come bozze, date di follow-up e promemoria, regole, firme, formattazione rich-text, ricevute di consegna, allegati di calendario, promemoria di attività e voci di diario. C'è un elenco esaustivo di ciò che è e non è sincronizzato in questo PDF da Google.
Se riesci a rispettare tali limitazioni e la tua azienda ha effettuato il passaggio a Google Apps, l'utilizzo di Outlook con il tuo nuovo servizio di comunicazione è una questione di installazione e di esecuzione di Apps Sync. È compatibile con Windows 7, Vista, XP e Outlook 2003, 2007 e 2010. Nota che non è stato aggiornato per Windows 8 o Outlook 2013, la versione inclusa con Office 365. E gli utenti Apple Mac di Outlook 2011 sono abbastanza sfortunato. Abbiamo contattato Google a riguardo e aggiorneremo questo articolo quando ci saranno progressi. Puoi ottenerlo qui. Questo download ti offre in realtà due utilità: oltre a Apps Sync, otterrai anche la Google Apps Migration per Microsoft Outlook, che, come suggerisce il nome, ti consente di spostare i tuoi dati di Outlook esistenti su Google Apps. Puoi scaricare lo strumento di migrazione separatamente, da qui.
Dopo aver scaricato l'utilità, assicurati che Outlook non sia in esecuzione, quindi premi il pulsante Scarica Google Apps Sync: installerà il software automaticamente dopo aver fatto clic su OK nella finestra di dialogo Controllo dell'account utente.
Successivamente, vedrai una piccola finestra di dialogo che ti chiede di accedere al tuo account Google Apps. Questo è lo stesso login che usi per Google Apps o per il tuo account Gmail aziendale.
Dopo aver eseguito correttamente l'accesso, vedrai una finestra di dialogo piuttosto complicata con caselle di controllo per specificare cosa potresti voler importare. Questo in realtà è un po 'confuso: la parte superiore della finestra di dialogo dice "Crea un profilo Google Apps in Microsoft Outlook" che è un problema separato dall'importazione. Se si dispone di un servizio di posta preesistente utilizzato con Outlook, è necessario selezionare la casella di controllo in alto per conservare i messaggi, i contatti, i calendari e le note precedenti.
È possibile selezionare e deselezionare separatamente una di queste sottocategorie se non si desidera conservare tutto. In particolare, probabilmente vorrai deselezionare la posta indesiderata e cancellata, che sono selezionate per impostazione predefinita. La finestra di dialogo consente facoltativamente di inviare i dati di utilizzo a Google per aiutarli con la loro garanzia di qualità. C'è un'altra opzione, visualizzata quando fai clic su Avanzate: disattiva l'archiviazione automatica. Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita e significa che Google manterrà copie di tutti i tuoi vecchi messaggi.
Quindi, fai clic sul pulsante Crea profilo. Se l'installazione è stata eseguita correttamente, verrà visualizzata una finestra di messaggio in tal senso. La finestra di messaggio mostra anche come lo strumento aggiunge un'icona alla barra delle applicazioni di Windows e offre un pulsante che avvia Outlook.
Quando avvii Outlook, vedrai la finestra di messaggio Stato sincronizzazione e l'app di Outlook verrà popolata con tutte le tue cartelle e nuove e-mail. Verranno scaricati sul computer locale fino a 1 GB, a meno che non si modifichi il limite dall'opzione Imposta limite dimensioni cassetta postale dell'icona nella barra delle applicazioni.
La finestra di dialogo Stato si apre da allora in poi ogni volta che si avvia Outlook, a meno che non si deselezioni la singola casella di controllo in basso: "Apri questa finestra all'avvio di Microsoft Outlook". Consiglio di deselezionarlo per evitare che questa finestra di dialogo distratta appaia sempre; puoi sempre richiamarlo dall'icona nella barra delle applicazioni. Potrebbe essere necessario eseguire questa operazione se noti posta mancante, elementi del calendario o contatti. Ogni categoria di sincronizzazione include un collegamento di risincronizzazione che può semplicemente curare i tuoi mali.
Ora sei pronto per iniziare a utilizzare Outlook come hai sempre fatto! Per ulteriori informazioni sulla spinta di Google per il mercato della messaggistica aziendale, leggi la nostra recensione completa di Google Apps. Per ulteriori informazioni su Outlook, leggi la nostra recensione di Microsoft Office.
