Come condividere i file di Google Drive

Hai creato un file in Google Drive che desideri condividere con altre persone. Nessun problema. Uno dei punti di forza del software è la sua capacità di giocare bene con gli altri.

In effetti, ci sono molti modi per condividere documenti, fogli e diapositive di Google che il processo può creare confusione. Vuoi che altre persone possano modificare il tuo file o semplicemente visualizzarlo? Devi consentire loro di accedere alla versione live o statica del documento? Le opzioni di condivisione variano in base alle risposte a tali domande.

Google Drive è costituito da diversi programmi, tra cui Documenti per l'elaborazione di testi, Fogli per fogli di calcolo e Diapositive per presentazioni. Il processo di condivisione all'interno di ciascun programma è abbastanza simile; di seguito ci concentreremo su Google Documenti.

Puoi accedere a Google Documenti in due modi: il sito Web di Google Documenti nel tuo browser; il programma Google Backup and Sync sul tuo computer; o le app di Google Documenti per iOS o Android.

Condividi un documento dal vivo

Hai appena creato e completato un documento e ora vuoi condividerlo. In questo caso, desideri condividere il documento live con una o più persone. Fai clic sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra (oppure fai clic sul menu File e seleziona Condividi).



Aggiungi destinatari

Digita un contatto Google o l'indirizzo e-mail della persona con cui desideri condividere il file; puoi condividere un file con un massimo di 200 persone o gruppi. Fare clic sulla freccia del menu a discesa e scegliere se si desidera che la persona o le persone siano in grado di modificare il documento, inserire commenti al suo interno o solo visualizzarlo. Puoi anche aggiungere una nota all'invito via e-mail. Fai clic su Invia.

Se la persona ha un account Google, la tua email viene inviata. Se il tuo destinatario non ha un account Google, ti vengono presentate due opzioni. Puoi inviare un invito, nel qual caso la persona ha 14 giorni per accedere con un account Google per modificare, commentare o visualizzare il documento.

In alternativa, è possibile creare e inviare un collegamento al documento, nel qual caso il destinatario può visualizzare il documento senza un account Google ma non modificarlo o commentarlo.



Ricezione di un invito

Dall'altro lato, il destinatario apre l'e-mail e fa clic sul pulsante per aprire in Documenti. Se la persona ha un account Google, gli viene richiesto di accedere per modificare, commentare o visualizzare il documento in Google Documenti.

Se la persona non ha un account Google e hai scelto l'opzione per inviare il link, il documento si apre in Google Documenti dove la persona può leggerlo ma non commentarlo o modificarlo. Quella persona non può richiedere commenti o modificare l'accesso a meno che non abbia un account Google.

Se la persona ha un account Google e accede al documento con l'autorizzazione a modificarlo, può fare clic sul pulsante che dice Modifica nell'angolo in alto a destra e cambiare l'opzione in Suggerimento o Visualizzazione. Se la persona accede al documento con l'autorizzazione a commentarlo, può fare clic sul pulsante che dice Suggerimenti e modificare l'opzione in Visualizzazione.



Ottieni link condivisibili

Per distribuire un collegamento diretto al documento invece di inviare inviti, fai di nuovo clic sul pulsante Condividi, quindi fai clic sull'opzione "Ottieni link condivisibile". Questa opzione è utile se si desidera condividere il documento con più persone in qualsiasi momento, ad esempio rilasciarlo in un canale lento.



Scegli Autorizzazioni

Fai clic sul menu a discesa "Chiunque abbia il link può…" per scegliere le autorizzazioni appropriate. Qui puoi dare ai destinatari la possibilità di modificare, commentare o visualizzare.



Copia link di condivisione

Fare clic sul pulsante per copiare il collegamento. Ora puoi incollare il link in un'altra applicazione per condividere il documento. I destinatari devono solo fare clic sul collegamento per accedere al documento, ma, di nuovo, dovranno accedere con un account Google entro 14 giorni per poter modificare o commentare.



Nessun accesso a Google

Che cosa succede se desideri che le persone possano modificare o commentare il documento senza dover accedere a Google? Fai di nuovo clic sul pulsante Condividi. Fai clic sul menu a discesa "Chiunque abbia il link può…" e fai clic su Altro.



Opzioni di condivisione link

Ora puoi giocare con tre opzioni per la condivisione dei link. La prima opzione per Pubblico sul Web consente a chiunque di accedere al tuo documento sul Web tramite il collegamento corretto. È possibile impostare le autorizzazioni per limitare altri utenti a modificare, commentare o semplicemente visualizzare il documento. A seconda delle autorizzazioni selezionate, i destinatari possono effettivamente modificare, commentare o visualizzare il documento senza dover accedere a Google.

La seconda opzione per Chiunque abbia il link consente alle persone di accedere al tuo documento se conoscono il suo URL. Questa opzione è un po ' più sicura della prima, a seconda di quanto prevedi di condividere il link.

La terza opzione per Off disabilita la condivisione dei collegamenti in modo che solo le persone invitate direttamente possano accedere al documento.



Opzioni di condivisione avanzate

Successivamente, come puoi condividere più facilmente il link al tuo documento o rimuovere del tutto la condivisione? Fare clic sul collegamento per Avanzate.



Opzioni di condivisione e autorizzazioni

Qui, puoi condividere il link tramite Gmail, Google+ (per ora), Facebook o Twitter. Puoi modificare le autorizzazioni per chiunque abbia condiviso il file o rimuovere completamente qualsiasi persona dalla condivisione file. Puoi anche selezionare un'opzione per impedire agli editor di modificare l'accesso e aggiungere nuove persone e disabilitare le opzioni per scaricare, stampare e copiare per commentatori e visualizzatori.



Pubblica sul Web

Non abbiamo ancora finito. Ci sono altri trucchi di condivisione nella manica di Google. Fai clic sul menu File e seleziona Pubblica sul Web.



Impostazione per la pubblicazione

Nella finestra Pubblica sul Web, fai clic sulla freccia giù per Contenuto e impostazioni pubblicati. Puoi decidere se aggiornare il tuo documento pubblico ogni volta che apporti una modifica. Per impostazione predefinita, il documento verrà pubblicato come pagina Web dedicata. Fai clic su Pubblica e rispondi sì quando Google ti chiede se sei sicuro.

Puoi anche scegliere di incorporare il documento, se desideri generare codice che ti consenta di incorporarlo in una pagina web esistente. Quindi si copia il codice incorporato.



Pagina Web pubblicata

Il documento è pubblicato come pagina Web accessibile a chiunque disponga del collegamento.



Ferma la pubblicazione

Per disattivare il documento come pagina Web, fare clic sul pulsante che dice Interrompi pubblicazione.



Email come allegato

Infine, puoi inviare il tuo documento via e-mail in uno dei diversi formati. Fai clic sul menu File e seleziona Email come allegato.



Cambia formato file

Nella finestra Invia come allegato, fare clic sul menu a discesa per Allega come. Puoi scegliere di inviare il tuo documento come PDF, documento Word, file Rich Text, pagina HTML, file di testo normale o Apri documento. Puoi anche scegliere di inserire il documento nell'email stessa.