Come proteggere i tuoi documenti Microsoft Word

Hai scritto un documento importante o sensibile in Microsoft Word. E vuoi mantenerlo privato o almeno sicuro. Forse vuoi assicurarti che solo tu e determinate persone possano leggerlo o modificarlo. Forse vuoi limitare i tipi di modifiche che qualcuno può apportare al documento. Forse vuoi assicurare ai lettori del documento che questa è la versione finale. Puoi fare tutto questo e altro se sai quali strumenti usare in Word e come usarli.

L'ultima versione di Microsoft Word di Office 365 offre diverse opzioni per proteggere il documento. È possibile impostare l'apertura di un documento in modalità di sola lettura per impedire modifiche accidentali. È possibile crittografare il documento in modo che nessuno possa accedervi senza la password corretta. È possibile limitare il contenuto che può essere modificato in un documento e il modo in cui può essere modificato. È possibile aggiungere una firma digitale per assicurarsi che nessuno possa armeggiare con il documento. E puoi contrassegnare un documento come definitivo in modo che la gente sappia che non è stato modificato dall'ultimo salvataggio.

Per questi trucchi, sto usando l'ultima versione di Word di Office 365. Le opzioni che tratterò qui funzionano sostanzialmente allo stesso modo in Word 2016, 2013 e 2010. Tuttavia, la possibilità di contrassegnare un documento come finale e renderlo di sola lettura sono due opzioni separate in Word 365 e una singola opzione combinata nelle altre versioni della parola.

Proteggi documento

Per iniziare, apri un documento in Microsoft Word che desideri proteggere. Fare clic sul menu File, quindi fare clic sul pulsante per proteggere il documento. Dal menu Proteggi documento, selezionare la prima opzione per Apri sempre in sola lettura .



Sola lettura

Salvare il documento e quindi riaprirlo. Word fa lampeggiare un messaggio che l'autore vorrebbe che tu aprissi questo come di sola lettura, a meno che non sia necessario apportare modifiche. Fare clic su Sì per aprire il documento in modalità di sola lettura. Naturalmente, chiunque può dire di no e aprire il documento in modalità modifica. L'obiettivo è rendere più semplice per le persone aprire il documento in sola lettura per mitigare le possibilità di apportare modifiche indesiderate.



Crittografa con password

Per disabilitare l'opzione di sola lettura, aprire il documento in modalità modifica. Fai clic sul menu File e seleziona Proteggi documento. Dal menu Proteggi documento, selezionare l'opzione Apri sempre in sola lettura . Rimani nella stessa schermata e fai di nuovo clic sul pulsante Proteggi documento. Questa volta, selezionare l'opzione per crittografare con password .



Crea una password

Nella finestra Crittografa documento, crea una password e fai clic su OK. Assicurati di utilizzare una password complessa ma memorabile. Se si dimentica la password, Microsoft non offre alcun modo per recuperarla o reimpostarla, il che significa che non sarà possibile accedere al documento. Digita di nuovo la password per confermarla. Clicca OK.

Salvare e chiudere il documento. Riaprilo. Digita la password per accedere al documento. Clicca OK.



Rimuovi la password

Per rimuovere la password, fai clic sul menu File e seleziona Proteggi documento. Fare clic sull'opzione per crittografare con password . Nella finestra Crittografa documento, elimina i punti che oscurano la tua password. Clicca OK. Salvare e chiudere il documento. Alla successiva apertura, non ti verrà richiesta una password.



Limita modifica

Fare clic sul menu File e tornare al pulsante Proteggi documento. Seleziona l'opzione per Limitare la modifica .

Il documento visualizza quindi un riquadro Limita modifica sulla destra per le restrizioni di formattazione e modifica. Qui, puoi dare alle persone il permesso di leggere il tuo documento, oltre a selezionare cosa possono modificare e come.



Restrizioni alla formattazione

Seleziona la casella Limita la formattazione a una selezione di stili per impedire alle persone di modificare la formattazione del documento tramite la funzione Stili di Word. Fai clic sul collegamento per Impostazioni. Nella finestra a comparsa Restrizioni di formattazione, tutti gli stili sono consentiti per impostazione predefinita. Puoi mantenerlo così com'è, modificarlo al minimo consigliato o modificarlo in Nessuno. Se non sei sicuro di quale impostazione scegliere, scegli quella per Minimo consigliato.

È anche possibile selezionare una delle tre opzioni in Formattazione per consentire a Formattazione automatica di ignorare le restrizioni, bloccare la possibilità di cambiare tema o bloccare la possibilità di cambiare i set di QuickStyle. Se non sei sicuro, lascia queste tre impostazioni deselezionate. Fare clic su OK per chiudere la finestra Restrizioni di formattazione.



Restrizioni alla modifica

In Restrizioni alla modifica, seleziona la casella Consenti solo questo tipo di modifica nel documento. Fai clic sul menu a discesa sotto. Ora puoi scegliere tra quattro opzioni: Rilevamento modifiche attiva Traccia modifiche per qualsiasi lettore del documento e limita tutti gli altri tipi di modifica; Commenti consente ai lettori di inserire commenti nel documento senza apportare altre modifiche; La compilazione dei moduli consente ai lettori di compilare i moduli che hai creato, ma non di modificarli; e Nessuna modifica (Sola lettura) mette il documento in modalità di sola lettura, quindi non è possibile apportare modifiche. Seleziona l'opzione che desideri.



eccezioni

Se selezioni l'opzione Commenti o Nessuna modifica (sola lettura), puoi creare eccezioni affinché chiunque possa modificare determinate parti del documento. Nella sezione Eccezioni, seleziona la casella Tutti e seleziona tutte le parti del documento che desideri che chiunque possa modificare.



Applica protezione

Infine, fai clic sull'opzione per Sì, avvia l'applicazione della protezione . Digitare e quindi digitare nuovamente una password e fare clic su OK. Salvare e chiudere il documento. Riaprilo. I controlli di modifica sulla barra multifunzione sono ora disattivati. Fare clic in qualsiasi sezione del documento consentita per la modifica e i controlli diventano accessibili.



Disattiva protezione

Per disattivare la protezione, fai clic sulla scheda Revisiona e fai clic sull'icona per Limita modifica. Fai clic sul pulsante Interrompi protezione nella parte inferiore del riquadro Limita modifica. Digita la password e fai clic su OK. Quindi deseleziona le opzioni per le restrizioni di formattazione e modifica che appaiono in alto a destra.



Aggiungi una firma digitale

Fare clic sul menu File e tornare al pulsante Proteggi documento. Seleziona l'opzione per aggiungere una firma digitale . Questo dice alle persone che hanno letto il tuo documento che tu e nessun altro lo hai firmato, indicando che eri l'ultima persona a rivederlo e salvarlo.



Certificato di firma

Per creare una firma digitale, è necessario un certificato di firma. La prima volta che lo fai, Word visualizza il messaggio: "Per firmare un documento di Microsoft Office hai bisogno di una firma digitale, vorresti ottenerne uno da un partner Microsoft adesso?" Fai clic su Sì Viene visualizzata una pagina di supporto Microsoft per aiutarti a trovare un ID digitale. Prova i link per i vari provider per ottenere un ID digitale. Quindi, fare clic sul collegamento nella pagina Web per aggiungere o rimuovere una firma digitale nei file di Office. Scorri verso il basso la pagina per imparare come aggiungere una firma digitale.

Dopo aver ottenuto l'ID digitale, tornare al pulsante Proteggi documento e fare nuovamente clic sull'opzione per aggiungere una firma digitale . Nella finestra Firma, compila i campi necessari e fai clic sul pulsante Firma. È possibile che ti venga chiesto di confermare la firma digitale. Clicca OK.

Il documento è ora firmato digitalmente e reso di sola lettura. Word spiega che il documento è stato firmato e contrassegnato come finale e che se qualcuno lo manomette, le firme diventano non valide. Chiunque apra il documento vedrà l'avviso della tua firma digitale.



Segna come finale

Infine, se non puoi o non vuoi usare una firma digitale, puoi comunque contrassegnare il documento come finale. Fare clic sul menu File e tornare al pulsante Proteggi documento. Seleziona l'opzione Contrassegna come finale .

Un messaggio pop-up ti dice: "Questo documento sarà contrassegnato come finale e quindi salvato." Clicca OK. Un altro messaggio appare e ti dice: "Questo documento è stato contrassegnato come finale per indicare che la modifica è completa e che questa è la versione finale del documento. Quando un documento è contrassegnato come finale, la proprietà status è impostata su" Final "e la digitazione, la modifica dei comandi e i segni di correzione sono disattivati. È possibile riconoscere che un documento è contrassegnato come finale quando l'icona Contrassegna come finale viene visualizzata nella barra di stato. " Clicca OK.



Modifica comunque

Quando qualcuno apre il documento, viene visualizzato un messaggio in alto: "SEGNATO COME FINALE. Un autore ha contrassegnato questo documento come definitivo per scoraggiare la modifica". Viene visualizzato anche un pulsante Modifica comunque. Se qualcuno fa clic su quel pulsante, può comunque modificare e salvare nuovamente il documento. Ma poi il documento ti mostrerebbe come autore e l'altra persona come colui che l'ha modificato per ultimo. Quindi l'obiettivo finale qui non è quello di impedire a qualcuno di modificare il documento, ma di dire ai lettori che il documento è definitivo e che dovresti apparire sia come autore che come persona che lo ha modificato per ultimo.