Come assicurarsi che la tua azienda sopravviva a un disastro

Nel corso delle ultime sei settimane, siamo stati tutti rivettati sui canali di notizie via cavo mentre una coppia di uragani - prima l'uragano Florence e poi l'uragano Michael - avanzava negli Stati Uniti orientali. Sapevamo cosa sarebbe successo quando le tempeste avrebbero fatto lo sbarco; sapevamo che centinaia di imprese sarebbero state distrutte; sapevamo che le vite sarebbero andate perse e che le comunità sarebbero state distrutte. Quello che per lo più non sapevamo era quali imprese sarebbero tornate in vita e quali sarebbero andate via per sempre.

Puoi prendere provvedimenti per garantire che la tua azienda sia una di quelle che possono recuperare dopo un disastro, anche quando le tue strutture sono distrutte e anche quando i tuoi dipendenti sono sparsi nel vento. Ma non puoi farlo solo sperando. La passività è nemica di qualsiasi piano di disaster recovery (DR) efficace.

Invece, è necessario iniziare a pianificare in modo proattivo i disastri di domani oggi. Ciò significa che è necessario considerare tutti i fattori critici per la sopravvivenza della propria attività e per il ritorno della propria attività dopo la fine del disastro. Tali fattori devono includere la protezione e la conservazione dei dati, come ci si aspetterebbe, ma c'è molto altro da recuperare oltre a disporre di buoni backup dei dati. In effetti, ci sono fattori almeno importanti quanto i dati della tua azienda. Questi fattori includono i tuoi dipendenti, una struttura da cui lavorare, un ambiente di produzione temporaneo e servizi di supporto come internet e telefono. Manca qualcuno di questi e non sarai in affari anche se hai eseguito il backup di ogni bit e byte.

Comunicare con i dipendenti

Secondo Joseph George, vicepresidente della gestione dei prodotti per i servizi di recupero globale per i servizi di disponibilità Sungard, il fattore che la maggior parte dei pianificatori dimentica sono i propri dipendenti. Devi pianificare la comunicazione con i tuoi dipendenti prima e durante il disastro e devi pianificare di rimetterli al lavoro. Questo potrebbe essere più complesso di quanto tu stia probabilmente pensando.

Inoltre, è necessario pianificare l'ambiente di comunicazione a seguito del disastro, se interessato. Ciò significa anche che è necessario considerare che si può essere colpiti da più di un tipo di disastro. Ad esempio, la Florida può essere a maggior rischio per gli uragani, ma le strutture possono anche essere danneggiate dai tornado o possono perdere i dati a seguito di un attacco informatico.

Persone. Senza i tuoi dipendenti chiave, non puoi ripristinare la tua attività. Per questo motivo, devi pianificare in che modo i tuoi dipendenti saranno tenuti informati e in che modo rimarrai in contatto con loro. Ciò significa che dovrai creare responsabilità dettagliate per i tuoi dipendenti, incluso dove si riuniranno dopo un disastro e quali lavori possono svolgere oltre al proprio (nel caso in cui non tutti possano aiutare con il recupero).

Dovrai includere piani per comunicare dopo il disastro, sapendo che i telefoni cellulari non saranno disponibili e che anche i telefoni fissi potrebbero essere fuori servizio. Ciò può significare un piano per la comunicazione tramite SMS e può significare l'acquisto di alcuni telefoni satellitari.

Vista interna dell'ufficio mobile di Sungard Services Services. Credito: Sungard Availability Services

Strutture. Se i tuoi uffici vengono distrutti, danneggiati o semplicemente inaccessibili, allora hai bisogno di un posto di lavoro che abbia accesso a Internet, linee telefoniche, spazio sulla scrivania e computer. Potresti avere un ufficio in un'altra città che puoi usare, supponendo che i tuoi dipendenti possano arrivarci. Ma potresti anche voler stipulare un contratto con un servizio DR come Sungard Availability Services, che può fornire tale spazio.

"Una società in Florida si è contratta per uno dei nostri camion", ha detto George, spiegando come Sungard Availability Services sta aiutando con il recupero dopo l'uragano Michael. "Gli equipaggi si stanno assicurando di avere la giusta connettività. Hanno la connettività satellitare. Siamo in grado di contrattare per i siti in cui le persone possono andare, abbastanza lontano dal disastro, ma abbastanza vicino da consentire alle persone di arrivarci."

Vista esterna dell'ufficio mobile di Sungard Services Services. Credito: Sungard Availability Services

Connettività. Molte aziende richiedono davvero solo la connettività per funzionare piuttosto che la necessità di un sito di strutture alternative in piena regola. Costruendo un piano che organizza i team dei dipendenti in team virtuali equivalenti, è possibile implementare un piano DR semplicemente fornendo connettività ai dati e alle app aziendali a cui i dipendenti possono accedere dalle loro connessioni Internet domestiche fino alla fine del disastro. Con l'ubiquità del cloud, questo tipo di approccio è diventato popolare per le piccole e medie imprese (PMI). Ma attenzione che un tale piano ha molte parti mobili per le quali non si potrà fare affidamento su un fornitore di servizi. La formazione adeguata dei dipendenti su cosa fare è la chiave del successo. Inoltre, sarà necessario preparare i sistemi, non solo dal punto di vista della connettività, ma anche per motivi di sicurezza e di accesso remoto.

Dati. È necessario aver archiviato tutti i dati aziendali richiesti in una posizione cloud abbastanza lontana dalle proprie strutture per non essere colpiti dallo stesso disastro. Ciò include tutti i tuoi dati locali, oltre ai dati sulle stazioni di lavoro e sui dispositivi mobili. Avrai anche bisogno di macchine in grado di ricevere questi dati quando è il momento di recuperare i dati necessari per gestire la tua attività.

Recupero dati 101

Ma c'è molto di più dei semplici backup dei dati. È inoltre necessario esercitarsi nel recupero dei dati e verificare le procedure in modo da sapere che funzioneranno. E devi farlo frequentemente. I test devono includere anche i tuoi dipendenti e questo significa assicurarti di poter riportare le cose anche se alcuni dei tuoi dipendenti non sono riusciti a superare il disastro.

È probabile che non puoi fare tutto questo da solo. Poche organizzazioni hanno la larghezza di banda, e tanto meno l'esperienza necessaria per impostare e gestire la propria DR. Fortunatamente, ci sono servizi che ti aiuteranno a fornire qualsiasi livello di servizio di cui probabilmente avrai bisogno. Prima degli ultimi 10 anni, tali imprese sarebbero state costose e avrebbero offerto servizi rivolti principalmente alle imprese benestanti. Ma tramite il cloud computing sono nati nuovi servizi di DR che rendono la DR efficace accessibile anche al più piccolo settore delle PMI.

Per le aziende che necessitano di un'opzione di servizio completo in grado di metterle in funzione in poche ore, inclusa la fornitura delle attrezzature e delle strutture in modo che i dipendenti possano mettersi al lavoro, c'è un'opzione di aziende come Sungard Availability Services. I servizi dell'azienda includono il ripristino dei dati, che vanno dal ripristino delle strutture alla fornitura di strutture temporanee dopo un disastro in alcuni dei loro camion DR.

Disaster Recovery-as-a-Service

Le aziende che utilizzano il cloud per indirizzare le loro offerte di DR alle PMI, sono generalmente indicate come soluzioni di Disaster Recovery-as-a-Service (DRaaS). Sungard Availability Services non è in questo elenco (anche se lo sarà al momento dell'aggiornamento della revisione), ma è anche una delle società in grado di fornire DRaaS.

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Quando pianifichi, è importante tenere presente che hai bisogno di quella che George chiama una "paranoia sana". Ha detto che hai bisogno di un piano B e un piano C se il tuo piano A fallisce. Devi pianificare la possibilità che alcuni dei tuoi dipendenti potrebbero non essere in grado di aiutare, perché sono gravemente colpiti dal disastro o perché non sono sopravvissuti.

Alla fine, la chiave per sopravvivere alla tua prossima catastrofe è pianificare, quindi pianificare le contingenze, quindi testare il piano, quindi correggere ciò che non ha funzionato e quindi testare nuovamente il piano. La pianificazione è fondamentale, ma lo è anche il test.