Come acquistare un servizio di videoconferenza

La tua azienda ha deciso di trasferire alcune delle sue comunicazioni in video. Hai sentito parlare di giocatori importanti come ClickMeeting, RingCentral, Skype e Vonage, ma non conosci davvero la differenza tra loro. Hai anche sentito parlare di strumenti orientati al consumatore come Facetime e Google Hangouts, ma non sei sicuro che siano adatti all'uso aziendale.

Nella nostra carrellata delle migliori soluzioni di videoconferenza, analizziamo le differenze tra i migliori strumenti sul mercato con un confronto funzione per funzionalità. Sebbene questa raccolta possa essere utile per gli acquirenti che comprendono cosa fanno queste funzionalità e come possono apportare vantaggi alla propria attività, potrebbe essere troppo avanzata per i team che stanno appena avviando il processo di acquisto della soluzione di videoconferenza.

Per aiutare, abbiamo parlato con Brian Gilman, Vice Presidente del Product Marketing di Vonage, su quali fattori i novizi dovrebbero considerare quando scelgono una soluzione di videoconferenza. Abbiamo discusso di tutto, dalla condivisione dei contenuti e dalla qualità delle chiamate all'analisi back-end. Grazie alle conoscenze fornite, dovresti essere in grado di tornare alla nostra migliore soluzione di videoconferenza con un'idea migliore di ciò di cui hai bisogno e quale fornitore può fornirti.

1 UC o videoconferenza

La videoconferenza in sé e per sé offre agli utenti molte funzionalità e opzioni diverse. Tuttavia, alla base, la videoconferenza è semplicemente un modo per un utente di comunicare avanti e indietro con un altro utente tramite un flusso video in diretta. Soluzioni più avanzate consentono cose come una o più trasmissioni video, condivisione dello schermo e persino funzionalità di webcasting che possono sondare i membri del pubblico e raccogliere i dati degli spettatori (ma stiamo andando avanti con noi stessi).

Unified Communications (UC) accetta le videoconferenze e le aggiunge a una più ampia suite di strumenti di comunicazione. Sarai in grado di inviare chat e messaggi di testo ai colleghi. Sarai in grado di creare flussi di lavoro di gestione dei progetti. Sarai in grado di creare documenti ed eseguire modifiche simultanee su di loro come faresti con una piattaforma come Google Drive.

Forse l'aspetto più importante di una piattaforma UC è la sua capacità di integrarsi con soluzioni di terze parti per aiutarti a recuperare ed esportare meglio i dati da strumento a strumento. Ad esempio, se devi chiamare un cliente e desideri accedere ai suoi record per migliorare le tue comunicazioni, l'integrazione tra il tuo account Salesforce e il tuo strumento UC lo rende incredibilmente facile. Dalla dashboard di Salesforce, potrai avviare la chiamata, visualizzare la cronologia delle interazioni del cliente e aggiungere note su ciò che viene detto durante la chiamata.

"Avere una piattaforma unificata è chiaramente qualcosa di interessante", ha affermato Gilman. "Una piattaforma unica per la mobilità, la collaborazione e la voce è qualcosa che la maggior parte delle aziende sta cercando oggi."

Gilman avverte che la costruzione di una piattaforma di comunicazione tramite singoli fornitori sarebbe proibitiva in termini di costi. Inoltre, i dati potrebbero non essere trasferiti da un sistema all'altro come facilmente all'interno di una piattaforma a fornitore singolo. Inoltre, se qualcosa si rompe, dovrai determinare il motivo parlando con più rappresentanti dell'assistenza di più aziende, il che sembra un incubo.



2 Facilità d'uso

Tutte le forme di software aziendale hanno una gamma di usabilità. Alcuni strumenti di email marketing sono così ben progettati da far sembrare che chiunque possa svegliarsi e diventare un marketer di posta elettronica senza una formazione formale. Altri strumenti sono così complicati e tecnici che persino i marketer più avanzati si trovano a raggiungere il pulsante di supporto.

La videoconferenza non è diversa. Alcuni strumenti offrono interfacce utente (UI) pulite e intuitive che ti consentono di fare clic sul nome di una persona e avviare una chiamata direttamente. Alcuni ti consentono di pianificare le riunioni in anticipo facendo clic sul calendario di un collega e digitando il tuo nome. Esistono strumenti che ti consentono di creare una sala conferenze virtuale, inviare un collegamento e invitare centinaia o migliaia di persone in quella sala senza prerequisiti per nessuno dei tuoi ospiti. Questi sono i tipi di soluzioni che dovresti prendere in considerazione quando effettui il tuo acquisto.

"Molto tempo, la videoconferenza ha molte sfumature perché oggi vengono utilizzati molti protocolli diversi", ha affermato Gilman. "Ti imbatti in sfide che coinvolgono piattaforme legacy, che coinvolgono terze parti che sono fuori sede… questa è stata la sfida per anni. La capacità di inviare un collegamento a una piattaforma di terze parti e di rispondere a una chiamata tanto semplice quanto una telefonata è fondamentale per il successo. "

Fondamentalmente, se apri il tuo software di videoconferenza e senti che avresti dovuto ottenere una laurea in ingegneria, probabilmente stai lavorando con lo strumento sbagliato.



3 Collaborazione e condivisione

Anche se scegli di non acquistare una piattaforma UC, potresti comunque desiderare uno strumento di videoconferenza in grado di condurre la condivisione di documenti e schermate di base. Queste funzionalità consentono agli utenti di inviare file a chiunque nella sala conferenze o di far apparire un documento da un sito Web sul proprio schermo per dimostrazione.

"La necessità di collaborazione e condivisione dei contenuti è importante", ha affermato Gilman. "Per un incontro efficace, la condivisione di contenuti è quasi importante quanto vedere faccia a faccia. Può essere semplice come la condivisione di documenti in modo che gli utenti possano condividere ciò su cui stanno lavorando in tempo reale. Questo è un componente fondamentale per qualsiasi ambiente collaborativo. "

Avere queste funzionalità ti consente anche di utilizzare lo strumento di videoconferenza in modi che non avevi mai immaginato in precedenza. Tutti pensano alla videoconferenza per le riunioni del team, ma per quanto riguarda le riunioni con i clienti, le potenziali chiamate dell'acquirente o le chiamate dei partner? "Quando inizi a considerare come il video può trasformare il modo in cui le aziende possono fare affari, è allora che l'adozione diventa molto più diffusa", ha affermato Gilman.



4 Strumenti consumer vs. business

Se sei convinto che utilizzerai sempre e solo gli strumenti di videoconferenza per le comunicazioni one-to-one, potresti anche averti indotto a pensare che un'app orientata al consumatore sarà sufficiente per svolgere il lavoro. In alcuni casi, potresti essere corretto. Tuttavia, tieni presente che non tutte le chiamate verranno effettuate dai confini di un ufficio che fornisce Ethernet ad alta velocità. In effetti, la maggior parte delle chiamate verrà probabilmente condotta su laptop e tablet tramite connessioni Wi-Fi (alcune delle quali sono in veicoli in movimento).

Ecco dove la tua app consumer standard non riesce a offrire il valore di uno strumento di videoconferenza di livello aziendale. "Quelle app per i consumatori sono fantastiche ma si verificano problemi di qualità", ha affermato Gilman. "Non sono abbastanza stabili da gestire affidabilità e resilienza se parli con un cliente. Guardi determinate piattaforme di consumo se sei su un client mobile nella tua auto; la tua soluzione di videoconferenza deve essere preparata per gestire un minimo comune denominatore che probabilmente sarà un dispositivo mobile. La capacità di gestire la perdita di pacchetti senza degradazione di video e voce è importante. "

“La tecnologia che esegue le piattaforme è migliorata molto. E quando lo abbini alla qualità della rete che possiamo offrire, abbiamo risolto la rete ", ha affermato Gilman. “La possibilità di condividere una scansione CAT su video sarebbe stata ridicola tre o quattro anni fa. Ora puoi vedere la scansione CAT più dettagliata. "



5 Amministrazione back-end

Dato che sei tu a scegliere il sistema, perché non sceglierne uno che ti dia il controllo di tutto? Gli strumenti video aziendali ti danno accesso a funzionalità come la registrazione delle chiamate con un clic, le statistiche che indicano chi effettua il maggior numero di chiamate, per quanto tempo le persone restano in chiamata, quando le persone abbandonano le chiamate e molto altro. È inoltre possibile controllare chi dispone delle autorizzazioni amministrative per registrare la propria chiamata, chi può salire o trasferire le chiamate ad altri utenti e chi può esaminare la qualità delle chiamate per garantire che il sistema fornisca immagini chiare.

"Gli amministratori sofisticati vorranno sapere com'era la perdita di pacchetti", ha affermato Gilman. “Era in fondo? Se era locale, allora devi guardare la rete. "