Revisione e valutazione di Hotschedules

HotSchedules ha molte cose a posto. Questo software di pianificazione dei turni e di pianificazione dei dipendenti (che inizia a $ 40 al mese per una sede e fino a 30 utenti) ha molto da offrire. Ad esempio, dà ai dipendenti qualcosa da dire sui loro programmi, ha applicazioni mobili completamente funzionali e offre numerosi rapporti. Ma sbaglia anche alcune cose, incluso il fatto che alcune parti dell'interfaccia utente (UI) della versione desktop sembrano datate rispetto alle nuove interfacce utente dei concorrenti come il vice vincitore di Editors 'Choice. Ciò, oltre alla mancanza di una prova gratuita e all'assenza di informazioni pubblicate su livelli di prezzo aggiuntivi, è sufficiente per impedire a HotSchedules di salire in cima alle nostre valutazioni in questa carrellata.

Un altro punto importante da considerare è che HotSchedules è cresciuto dal settore della ristorazione e molte delle sue caratteristiche sono personalizzate per quel settore. Questo fatto lo ha aiutato a catturare grandi clienti come Buffalo Wild Wings, Centertwist (Zietta Anne's), Famous Dave's e Sonic. Il modulo di pianificazione, che la società ha recentemente ricostruito su una nuova piattaforma con un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) aperta, fa parte della suite di gestione dei ristoranti di HotSchedules, che include altri singoli moduli tra cui operazioni di back-office e gestione dell'inventario. I rappresentanti dell'azienda affermano che il software viene utilizzato anche in altri settori, tra cui l'ospitalità, i giochi e la gestione dello sport. Ma i clienti al di fuori del ristorante verticale vorranno valutarlo attentamente per assicurarsi che soddisfi le loro esigenze particolari.

Nessuna app mobile gratuita

La parte superiore della schermata principale di HotSchedules visualizza un menu principale orizzontale decorato con il marchio verde lime dell'azienda. A seconda del livello di accesso, i gestori, i programmatori o gli amministratori di sistema visualizzano le schede per Home, Impostazioni, Messaggi, Personale, Pianificazione, Registro e Rapporti. I dipendenti visualizzano solo Home, Impostazioni, Messaggi, Personale e Registro. L'aspetto del sito Web è importante perché, sebbene HotSchedules abbia app Android e iOS, non sono gratuite. I dipendenti o i loro datori di lavoro devono pagare $ 2, 99 per scaricarli da iTunes o Google Play. Con il prezzo che costituisce un ostacolo all'adozione, molti dipendenti probabilmente sceglieranno di rinunciare alla tariffa e di accedere dal sito Web abilitato per dispositivi mobili.

Una volta che sono sul sito Web, i dipendenti vedono una schermata principale che è divisa in due colonne verticali; quello di sinistra è riservato per il loro programma per le prossime due settimane e si chiama "My Plate" (in omaggio al patrimonio del ristorante della piattaforma). La colonna "Il mio piatto" elenca i giorni con intestazioni nere solide, con sezioni regolate che indicano i turni. Tutti i turni che il dipendente sta lavorando vengono visualizzati in rosso. Lo sguardo ricorda leggermente i pianificatori settimanali di Daytimer che ho usato molto tempo fa che, mi dispiace dirlo, lo fanno sembrare vecchio. La colonna di destra contiene widget per il profilo del lavoratore, video, messaggi privati ​​e di gruppo e sondaggi. Il risultato cumulativo è una schermata iniziale relativamente disordinata rispetto allo stile elegante e minimalista di concorrenti come When I Work o ZoomShift. HotSchedules ha recentemente aggiornato la sua interfaccia utente per risolvere alcune di queste carenze, incluso l'aggiunta di un nuovo modulo Impostazioni personali su cui i dipendenti possono mantenere le loro informazioni e aggiornare la disponibilità.

Che si trovino sul sito Web o sull'app mobile, dalla schermata principale è relativamente semplice per i dipendenti raccogliere o rilasciare turni, richiedere il tempo libero, impostare la loro disponibilità, modificare il loro profilo e impostare come desiderano ricevere lavoro notifiche correlate. Per quest'ultimo, dal sito Web, qualsiasi utente può accedere a Impostazioni> Preferenze> Preferenze utente e selezionare o deselezionare le caselle di controllo per ricevere notifiche e-mail di aggiornamenti di pianificazione, cambiamenti di turno, approvazioni del gestore e altri messaggi. Possono anche scegliere di collegare le informazioni sui turni al proprio Google Calendar. La piattaforma include un canale di messaggistica che funge da app di comunicazione integrata per l'invio e la ricezione di messaggi individuali o di gruppo. Tutti i dipendenti possono accedere alla scheda Personale per cercare le informazioni di contatto dei colleghi.

Un focus sulla programmazione

Come con altri software di pianificazione dei turni, la raison d'etre di HotSchedules sta pianificando ed è qui che brilla la piattaforma. La scheda Pianificazione si apre sulla griglia del calendario settimanale familiare su cui puoi filtrare ciò che vedi per posizione, lavoro o ora del giorno. Un elenco di dipendenti scorre lungo il lato sinistro e i giorni vengono visualizzati in colonne nella griglia. Per creare un turno, fai doppio clic su un giorno in cui un dipendente non sta già lavorando per aprire una finestra "Aggiungi turno" a comparsa. In questa finestra è possibile inserire informazioni, inclusi i tempi di inizio e fine turno, i lavori e la posizione, quindi fare clic su "Salva" quando si è pronti per aggiungerli alla griglia.

Tutto sommato, è roba piuttosto superficiale, anche se ci sono una manciata di funzionalità straordinarie. Ad esempio, sulla griglia, i tempi in cui un dipendente non è disponibile per lavoro - forse sono a scuola o in vacanza - vengono visualizzati in grigio chiaro come promemoria. Se dimentichi e pianifichi un turno in un momento in cui un dipendente non può lavorare, attiverà un avviso "Pianifica avvisi" che verrà visualizzato accanto al suo nome come un punto rosso, con un numero all'interno corrispondente al numero totale di problemi con i loro turni. Risolvi i problemi e il numero diminuisce e, alla fine, il punto rosso scompare. Gli "Avvisi programmati" sono particolarmente utili per le piccole imprese che vogliono evitare di pagare gli straordinari o limitare le ore di lavoro a tempo parziale in modo da non infrangere le norme dell'Accordable Care Act relative alle prestazioni sanitarie. La società ha recentemente aggiunto un'esportazione generica per il software di contabilità MYOB. La società ora supporta anche Timecard Export.

Una delle sue migliori caratteristiche sono i suoi Rapporti, che scorrono nella parte inferiore della schermata Pianificazione. Fai clic su "Riepilogo programma, Budget del lavoro o Volume del lavoro" per aprire quel rapporto; vedrai come le persone che stai aggiungendo ai turni influenzeranno il costo del lavoro a budget. I report possono essere visualizzati come fogli di calcolo o grafici a barre. La piattaforma ha dozzine di altri rapporti nella scheda Rapporti, mettendoli in combutta con Humanity per offrire i rapporti più relativi alla pianificazione.

Tuttavia, la funzione di pianificazione di HotSchedules ha ancora più assi nella manica. I programmatori possono utilizzare Pianificazione> Strumenti per accedere a una serie di scorciatoie per la creazione di programmi, tra cui la copia di programmi esistenti, il salvataggio di turni comuni come modelli di turni riutilizzabili e la conversione di turni esistenti in "Turni di casa" che possono essere acquisiti da qualsiasi lavoratore qualificato. La funzione Pianificazione> Strumenti> Pianificazione automatica potrebbe essere la migliore di tutte. Uno scheduler può scegliere la posizione, il numero di ore che desidera coprire e il livello di abilità che desidera che i dipendenti abbiano. Quindi fanno clic su "Genera pianificazione" per consentire al sistema di decidere chi lavora quando. Questo è il mio tipo di programmatore.

Iniziare

Poiché HotSchedules è cresciuto nel settore della ristorazione, è integrato con molti popolari software di rilevazione presenze e sistemi Point-of-Sale (POS), in questo modo la piattaforma ottiene i dati di vendita per alcuni dei suoi report. Tuttavia, significa anche che i nuovi account devono caricare i dati dei dipendenti dal loro software POS o digitarli manualmente in quanto non esiste un modo self-service per caricare i dati del personale esistenti da Microsoft Excel. In alternativa, HotSchedules caricherà i dati dei dipendenti da un foglio di calcolo di Microsoft Excel per un nuovo cliente come parte del processo di onboarding.

Tipica del suo orientamento al ristorante, la piattaforma HotSchedules costa $ 49 al mese per una sede e fino a 30 utenti, inclusi manager, programmatori e dipendenti. Dal punto di vista del prezzo, questo lo colloca al centro del pacchetto: meno di Deputy o ZoomShift ma più di Humanity e When I Work. Sono previsti sconti per le operazioni multi-unità o per l'iscrizione ai servizi in bundle. Come parte della sua suite di gestione del ristorante, HotSchedules ha anche moduli per la formazione e i referral dei dipendenti per i candidati al lavoro. Un portavoce dell'azienda ha rifiutato di condividere ulteriori informazioni sui costi, ma ha dichiarato che è in corso una revisione dei prezzi. HotSchedules si discosta anche da quella che è diventata la norma per la pianificazione dei turni e molti altri fornitori di tecnologia delle risorse umane basati sul cloud non offrendo una prova gratuita, anche se il rappresentante dell'azienda ha affermato che è anche in lavorazione.

Dato il suo background, non sorprende che molto di ciò che HotSchedules offre si rivolge al settore della ristorazione. Ma la piattaforma è abbastanza flessibile anche per altri settori. Se riesci a vivere senza una prova gratuita e app mobili gratuite, offre solidi strumenti di pianificazione e una funzione Rapporti che supera la maggior parte dei suoi concorrenti.