Revisione e valutazione di documenti, fogli e diapositive di Google

Interfaccia intuitiva

Come ti aspetteresti in base alle altre offerte di Google, Google Documenti si distingue per la sua interfaccia elegante, altamente utilizzabile e le prestazioni veloci. Quasi tutto nelle barre degli strumenti e nei menu ha un equivalente basato sulla tastiera chiaramente contrassegnato, quindi, ad esempio, puoi inserire un commento facendo clic su un'icona o premendo Ctrl-Alt-M in Windows o Cmd-Opzione-M in Mac OS.

Le funzioni che tendono a essere confuse nelle app tradizionali sono chiare in Google Documenti, in parte perché sono più limitate. Ad esempio, gli stili di paragrafo sono limitati a nove stili separati, uno per il testo normale, l'altro per vari titoli e titoli. È possibile modificare ciascuno di questi stili dal menu Strumenti e salvare gli stili modificati come predefiniti per tutti i documenti, ma non è possibile creare nuovi stili come in Word o Pages.

D'altra parte, l'inserimento di un prezzo azionario in tempo reale in un foglio di lavoro di Fogli Google non richiede alcuno sforzo: utilizza semplicemente la funzione GOOGLEFINANCE integrata, mentre la stessa funzionalità rimane sorprendentemente complicata in Excel e Numbers.

Revisioni e collaborazione

Google Documenti ha sempre archiviato tutte le tue revisioni e ha permesso di tornare a uno stato precedente di un documento nel caso in cui tu ne abbia bisogno. Quando collabori su un documento e lo apri dopo che qualcun altro lo ha modificato, ti avvisa delle modifiche recenti e memorizza i record delle revisioni a grana fine, proprio come la funzionalità opzionale Traccia modifiche in Office e iCloud.

Le versioni online di Office e entrambe le versioni desktop e online delle app iCloud hanno un monitoraggio simile ma meno accurato delle versioni recenti dei documenti. Microsoft Office ti consente di attivare le modifiche tracciate in modo dettagliato in un documento nell'app desktop e di continuare a tenere traccia delle modifiche nello stesso documento in Office online. Al contrario, le app iCloud hanno un fastidioso gotcha. Se attivi Traccia modifiche in un documento nell'app desktop di Apple Pages, puoi solo visualizzare il documento, non modificarlo, nella versione iCloud di Pages.

Esplorazione di Google Documenti

La nuova funzionalità più interessante di Google Documenti è il pulsante Esplora, che si apre in un riquadro sul lato destro della finestra del browser e visualizza informazioni e suggerimenti in base a ciò che viene mostrato nel documento. Ad esempio, se fai clic sul pulsante Esplora in un foglio di lavoro, il riquadro ti consentirà di porre domande sui tuoi dati, incluse domande suggerite come "Qual è la mediana della colonna D?" Una casella di formattazione suggerisce miglioramenti nella visualizzazione visiva dei tuoi dati, come l'aggiunta di ombreggiatura a righe alternate.

Un'ulteriore casella di analisi mostra grafici che mostrano diverse visualizzazioni dei tuoi dati, un po 'come le risposte che puoi ottenere dalla funzione Tabella pivot di Excel, ma offerto senza alcun lavoro da parte tua. Nelle diapositive, quando modifichi una presentazione, la casella Esplora offre immagini online relative all'oggetto della diapositiva corrente e puoi trascinarle direttamente nella diapositiva. Microsoft Office ha funzionalità di ricerca comparabili, ma non sono così facili da usare o flessibili.

Modelli

Se ricordi i primi tempi di Google Documenti, ricorderai che i suoi modelli di documento tendevano ad essere eleganti ma estremamente minimali. Tutto è cambiato nell'era della banda larga, quando ci vuole poco o niente tempo per scaricare grafica complessa. Google ha preso spunto da Apple e Microsoft e ora offre modelli visivamente splendidi per documenti, fogli di lavoro e soprattutto per presentazioni. A differenza dei modelli di Apple, Google non richiede che tu sia un graphic designer professionista e i modelli di presentazione di Google Slides sono ricchi di vivaci e vigorosi design di diapositive che chiunque può usare.

Per avere un'idea delle abilità di Google nell'elaborare app basate sul Web, prova Google Slides in un browser e confrontalo con la versione di PowerPoint basata sul Web di Microsoft. Microsoft si affida a una versione ridotta della familiare barra multifunzione di Office, un'interfaccia progettata per le app desktop, in cui la barra multifunzione racchiude dozzine di funzioni in una barra degli strumenti compatta nella parte superiore dello schermo. Nelle app basate su Web di Office, la barra multifunzione con funzioni ridotte a volte sembra dispendiosa, con spazi vuoti invece delle opzioni visualizzate nella versione desktop. Può anche sembrare inefficiente, poiché la scheda Barra multifunzione nasconde altre funzionalità di layout che potresti voler utilizzare senza cambiare scheda.

Google utilizza un riquadro sul lato destro della finestra per molte funzionalità che Microsoft inserisce nella barra multifunzione, visualizzando anche una barra degli strumenti standard di funzionalità che usi spesso e l'effetto è sottilmente ma notevolmente più efficiente e intuitivo rispetto al modello di Office. In Presentazioni, ad esempio, puoi modificare le transizioni nel riquadro di destra mentre accedi ancora alle funzioni di formattazione e disegno di base nella barra degli strumenti della riga superiore.

Integrazione di Google Documenti con Microsoft Office

Google Documenti può importare documenti di Microsoft Office con una fedeltà impressionante e importa anche formati open-source come quelli usati da LibreOffice. Non aspettarti che importi i documenti iCloud di Apple, ma nient'altro al di fuori di iCloud può importare documenti iCloud. Puoi esportare da Google Documenti in Office, Open Document (OpenOffice e LibreOffice), PDF, HTML ed ePub, una gamma di opzioni di esportazione più utile di quella che puoi trovare altrove.

Puoi anche utilizzare Google Translate per convertire un documento in un'altra lingua, con risultati prevedibilmente irregolari; una funzionalità simile, utilizzando gli strumenti online di Microsoft, è integrata in Microsoft Office. Una vasta gamma di componenti aggiuntivi di terze parti offre funzionalità integrate in Microsoft Office, come la stampa unione, la stampa di etichette Avery e un editor di equazioni più avanzato rispetto a quello fornito da Google. Tuttavia, se hai bisogno di funzionalità come queste, probabilmente stai meglio con Office.

Google Documenti, Fogli e Presentazioni fa per te?

Dovresti tagliare il cavo a Microsoft Office, LibreOffice o iCloud e passare a Google Documenti? Se sei soddisfatto della modifica in una finestra del browser e non ti dispiace archiviare i tuoi dati sui server di Google e non sei preoccupato di perdere l'accesso a Internet, allora ci sono molti motivi per farlo. Certamente uso Google Documenti per tutti i miei documenti su cui voglio che altre persone collaborino, perché le funzionalità di collaborazione della suite sono più fluide e notevolmente più veloci di qualsiasi cosa la concorrenza offra.

Ma uso Microsoft Office su Windows e su Mac per tutto il resto, perché nessuna suite online può eguagliare la potenza e la flessibilità delle app per ufficio mature e complete come Word, Excel e PowerPoint e se devo modificare un Office documento online, anche Office basato su browser ha alcune funzionalità, come le note di chiusura, che Google Docs non ha.

Se non hai Google Documenti configurato con il tuo account Google, ti consiglio di configurarlo ora. Puoi utilizzare il tuo indirizzo e-mail esistente e non è necessario configurare un account Gmail. Ci vorrà molto tempo prima che possa eguagliare la piena potenza di una suite per ufficio installata localmente, ma la suite per ufficio online di Google ha un bell'aspetto, funziona rapidamente e probabilmente fa tutto, o quasi, tutto ciò di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro. Google Documenti, Suite e Presentazioni condivide la nostra scelta dell'editore per le suite per ufficio online con Microsoft Office 365.