Organizzati: suggerimenti e strumenti per la gestione di un progetto

I proprietari di piccole imprese, i professionisti che lavorano e persino alcuni studenti svolgono spesso il ruolo di project manager, anche quando non sono completamente addestrati a farlo. La gestione del progetto è un business grande e serio, con gradi avanzati e certificazioni dedicate all'argomento. Se non sei un PM certificato, è facile per un progetto - e il suo team affiliato - sotto la tua supervisione perdere il controllo, svanire e trasformarsi in un casino completamente disorganizzato. Come mantenere il progetto in corso se non si sa nulla sulla gestione del progetto?

Questa stessa cosa mi è successa qualche anno fa in una piccola organizzazione. Mi è stato chiesto di gestire diverse riprogettazioni e rilanci del sito Web (sono stato assunto come editore). I membri del team includevano alcuni membri del personale interno, nonché alcuni appaltatori esterni e alcuni volontari non retribuiti. E non sapevo nulla della gestione del progetto.

Sono una persona altamente organizzata, motivo per cui sono stato incaricato in primo luogo della gestione dei progetti. Ma l'organizzazione personale non è la stessa della gestione dei progetti e il mio primo progetto è partito in modo terribile. Mi sono sentito orribile e la mia mancanza di fiducia ha solo peggiorato le cose. Certo, sapevo come raccogliere informazioni, redigere un programma e diffonderlo a tutte le parti coinvolte, ma non avevo idea di cos'altro avrei dovuto fare.

Alla fine, ho corretto il progetto e l'ho preso in considerazione, ma non è stato semplice. Ci sono così tante cose che vorrei sapere allora su come organizzare e gestire un progetto.

Per tutte le anime ignare che devono gestire i progetti inconsapevolmente, ho raccolto un po 'di saggezza dai project manager professionisti e ho condiviso anche alcuni dei suggerimenti che ho imparato. Tutti questi suggerimenti sono scritti in un linguaggio semplice, senza gergo PM, e puntano verso le migliori pratiche che sono generali, tattiche e pratiche.

Assicurarsi che la frequenza della riunione funzioni per tutte le parti. A seconda delle dimensioni del progetto e di come sta andando, la frequenza della riunione (o della chiamata, per i team geograficamente separati) varierà. Le riunioni o le chiamate settimanali sono spesso la norma, in particolare all'avvio, ma la frequenza dipende dalle dimensioni e dalla sequenza temporale del progetto e deve essere piacevole e prezioso per tutti i lati. - Tom Thrash, project manager di Aptara

Rendi importanti le riunioni. Avere un'agenda, attenersi all'agenda e finire presto. Sprecare il tempo di un team di progetto è uno dei modi più rapidi per perdere la fiducia di un team. Se si tratta di una riunione di stato, assicurati che rimanga una riunione di stato e non diventi una sessione di lamentela o un brainstorming. E restituire alcuni minuti che sono già stati assegnati è un modo rapido per comunicare che rispetti la squadra e il loro tempo. - Bill Sanders, amministratore delegato di Roebling Strauss, Inc. (un progetto digitale e consulenza di gestione)

Scegli gli strumenti per riunioni giusti. Quando le riunioni telefoniche settimanali con un appaltatore fuori sede si sono dimostrate improduttive, ho aggiunto un foglio di calcolo di Google Drive al mix. Mostrava un elenco di bug che avevo identificato in un progetto e una valutazione dell'importanza che pensavo fossero risolti. Il contraente e io abbiamo collaborato alla modifica di quel documento insieme, mentre parlavamo al telefono. A volte, risolveva anche piccoli problemi in quel momento. Ospitare "incontri di lavoro", in cui il lavoro viene svolto durante l'incontro stesso, da allora è diventato un'aggiunta preziosa al mio elenco di suggerimenti su come far avanzare un progetto. L'utilizzo di strumenti di collaborazione in tempo reale, sistemi di videoconferenza e incontri faccia a faccia vecchio stile da laptop a laptop sono tutte opzioni. -Jill Duffy

Se "va tutto bene", continua a scavare. I check-in sono preziosi. Molto spesso, trovo che una riunione di check-in dia una risposta di "tutto a posto". È allora che trovo risposte di follow-up come "È bello sentirlo, ma, davvero, non ci sono problemi?" può farti risaltare e dove puoi ricevere feedback puoi usare. Quella domanda di follow-up spesso porta a risposte di "Beh, sì, X si è mosso bene, ma c'era questa piccola Y che mi ha sfregato nel modo sbagliato." Ci sono molte persone a cui semplicemente non piace lamentarsi, quindi spetta al project manager scavare più a fondo. - Tom Thrash

Non sparare mai al messaggero. Quando le cose vanno male, e lo faranno, nessuno vuole fornire le cattive notizie. Se sei noto per aver reagito a cattive notizie con qualcosa di diverso da un positivo, "Grazie mille per averlo portato alla mia attenzione. Ora come possiamo risolverlo?" stai quasi garantendo che non riceverai mai brutte notizie in anticipo. E ricevere presto cattive notizie ti dà molto più tempo per risolvere il problema e ridurre il loro impatto negativo sul progetto. - Bill Sanders

Lascia che gli altri pensino di avere il controllo. Penso che ci voglia un po 'di condimento, ma una cosa che ho trovato prezioso è imparare ad avere il controllo mentre gli altri pensano che stiano guidando. Molti vogliono sentirsi come se avessero il controllo, e questo va bene, ma il PM deve capire che alla fine sono responsabili di come il progetto viene realizzato. - Tom Thrash

Chiedi all'utente di definire i criteri di qualità. Ogni prodotto ha un utente, sia esso un altro membro del team o un eventuale utente finale. Prima che i proprietari di quel prodotto possano stimare con precisione il tempo e le risorse necessarie per completarlo, devono sapere come il prodotto verrà misurato per qualità e completezza. Se questo assume la forma di una specifica tecnica completa o di un foglio di lavoro con criteri di qualità di una pagina, l'utente deve definirlo in anticipo. È una delle tecniche di gestione del rischio più semplici disponibili. - Bill Sanders

Strumenti per project manager

Oltre agli strumenti di business multiuso di base, come Excel e Outlook, i PM ad-lib potrebbero scoprire che un software specializzato di gestione dei progetti li spinge effettivamente verso le migliori pratiche tramite funzionalità integrate. Assegnare responsabilità, stimare i tempi di completamento delle attività e mantenere la comunicazione può essere più facile da ricordare se c'è uno strumento che ti guida attraverso i movimenti. Eccone alcuni che potresti usare per progetti grandi e piccoli:

Asana è davvero un task manager, ma supporta più utenti, è estremamente flessibile e può facilmente raddoppiare come un'app di gestione dei progetti leggera.

Basecamp, la nostra scelta dei redattori, è un software di gestione dei progetti utilizzato in molte grandi organizzazioni. Una versione gratuita è un'opzione agile e flessibile per i team con mezzi molto più piccoli, purché non necessitino di spazio di archiviazione connesso.

Huddle è uno "strumento per la collaborazione di contenuti cloud", secondo la società, il che significa che ti offre un posto dove mettere i documenti online e collaborare con loro. Mentre Huddle era in precedenza più di un'app PM, ora è progettata per essere utilizzata insieme ad altri software di gestione dei progetti. Tende ad essere utilizzato dai professionisti del marketing più di chiunque altro.

LiquidPlanner ($ 29 per membro al mese) ha un grande punto di forza: porta la programmazione sulla terra. Invece di chiedere agli utenti di inserire le date morbide di quando pensano che il lavoro sarà fatto, LiquidPlanner consente ai PM di pianificare in base alla priorità. È un modo diverso di pensare e lavorare, ma potrebbe funzionare per te.

Esistono molti più strumenti da utilizzare o cooptare durante la gestione di un progetto, e talvolta quelli più semplici svolgono il lavoro in modo più efficiente rispetto a quelli robusti e completi. Se hai un ottimo consiglio da condividere sulla gestione di progetti o di un programma da consigliare, lascia un commento qui sotto.