Organizzati: incontri più produttivi

Jeff Weiner, CEO di LinkedIn, ha recentemente pubblicato un articolo con la sua unica regola per eliminare riunioni inutili: nessuna presentazione. Capisco dove sta andando, ma è un'assoluta affermazione e non posso dire di essere d'accordo nel 100 percento di tutte le circostanze.

Credo che il modo di tenere riunioni migliori sia innanzitutto capire che tipo di riunione intendi tenere, quindi organizzarti e prepararti di conseguenza. Fare alcuni semplici passi nella fase di pianificazione di una riunione fa molto per renderlo più produttivo per tutti.

4 tipi di incontri

Nella mia mente, ci sono quattro tipi di incontri. Se non hai mai pensato al tipo di incontro che intendi tenere, potrebbe essere la metà del tuo problema.

Incontro informativo. Un incontro informativo è esattamente questo, un incontro usato per diffondere informazioni. Le riunioni semestrali del municipio sono in genere informative. Anche un briefing di pubbliche relazioni è di solito informativo. Di solito, solo una parte ha informazioni da condividere. I partecipanti sono lì per assorbirlo.

Riunione di discussione / collaborazione. Le riunioni di brainstorming sono esempi di riunioni di discussione o collaborazione. In questo tipo di riunione, una o più parti coinvolte potrebbero lavorare all'ordine del giorno. Le informazioni devono provenire da più persone. Le riunioni collaborative sono spesso anche riunioni per la risoluzione dei problemi.

Riunione del check-in. Il check-in è una riunione regolarmente programmata, in genere attorno a un determinato progetto, che potrebbe essere in corso o avere una data di completamento anticipata. Scrum giornalieri sono un esempio di check-in. I check-in sono utili per assicurarsi che tutte le parti interessate siano tenute aggiornate su problemi, soluzioni, modifiche, progressi, ecc. Uno dei vantaggi delle riunioni di check-in regolari è che spesso possono essere molto brevi.

Riunione di lavoro. Le riunioni di lavoro sono le preferite. In una riunione di lavoro, fai un lavoro che deve essere completato. E 'così semplice. Le riunioni di lavoro stroncano la procrastinazione sul nascere. Spesso collaborano. Un esempio di ciò che può essere realizzato in una riunione di lavoro sono i programmatori e le parti interessate che si riuniscono per implementare le modifiche del codice (ad esempio un sito Web o un altro prodotto interattivo) che le due parti possono realmente verificare accuratamente solo in presenza l'una dell'altra.

Come rendere le riunioni più produttive

1. Pianifica rapidamente. Tranne nel caso della gestione di un progetto in corso o di lunga durata, odio le riunioni che sono programmate per più di due o tre settimane. Spesso prima di pianificare una riunione, ci sono conversazioni tra tutte le parti, tramite e-mail, telefono o di persona, e preferisco di gran lunga avere quelle conversazioni nella mia mente prima della riunione. Pianifica troppo lontano e le informazioni pertinenti spariranno da tempo dalla mia testa.

Quando cerchi di trovare un orario adatto a un numero di persone che non rendono disponibili i loro calendari, puoi utilizzare un sito gratuito chiamato Doodle, che ti consente di creare un sondaggio in cui le persone possono indicare le ore in cui sono gratuite.

2. Utilizzare una riga dell'oggetto chiara. In un invito a una riunione, avere una chiara linea tematica è la chiave per la produttività di tutti. La riga dell'oggetto dovrebbe indicare in poche parole lo scopo generale della riunione. Aiuta le persone a sapere prima di presentarsi o partecipare alla riunione cosa dovrebbero aspettarsi.

Una riga dell'oggetto chiaramente scritta può anche dare una mancia ad alcune parti su ciò che devono preparare prima della riunione.

3. Avere un ordine del giorno o obiettivi. Ogni incontro ha bisogno di un ordine del giorno o di un elenco di obiettivi. A seconda della complessità della riunione, potrebbe non essere necessario che sia esplicito, nel qual caso dovrebbe essere implicitamente indicato nella riga dell'oggetto. Un esempio è "Oggetto: impostare la scaletta per il numero di ottobre della rivista", l'obiettivo è completare tale compito in una riunione di lavoro.

Lo scopo di una riunione di check-in è di effettuare il check-in, esaminare i progressi e sollevare dubbi, quindi probabilmente non avrai bisogno di un'agenda esplicita per quel tipo di riunioni.

Le riunioni di discussione traggono davvero vantaggio dall'avere un'agenda. Tutti dovrebbero ricevere l'ordine del giorno prima della riunione. Consiglio di includerlo nel campo delle note della richiesta di incontro.

Quando il responsabile della riunione si prende il tempo di scrivere un ordine del giorno o un elenco di base degli obiettivi, la aiuta anche a consolidare nella propria mente lo scopo della riunione e il modo in cui lo dirigerà.

4. Definire il responsabile della riunione. Ogni incontro ha bisogno di un leader o co-leader. Nella maggior parte dei casi, il leader della riunione è implicitamente noto: è chiunque abbia convocato la riunione o abbia qualcosa da condividere, nel caso di una riunione informativa. Nelle riunioni telefoniche e di chat video (ad es. Webex), è spesso la persona che avvia la chiamata.

L'incontro peggiore in assoluto a cui abbia mai partecipato non ha avuto alcun leader e, a metà dell'incontro, mi sono reso conto che diverse parti coinvolte pensavano che avrei dovuto guidare l'incontro. Fu allo stesso tempo esasperante e mortificante, per non parlare del tutto improduttivo. In un'altra scena sconsiderata, una volta ho convocato un incontro, programmato e intenzionato a gestirlo, solo per fare in modo che un altro collega lo riprendesse completamente, anche irritante.

5. Perdi la tecnologia, ma fai la demo. Sì, questo articolo è destinato a coprire argomenti relativi alla tecnologia e sì, ti sto dicendo di perdere almeno parte della tua tecnologia per tenere riunioni più produttive. Prima di perdere tempo a creare un mazzo PowerPoint, chiediti "Hai davvero bisogno di una presentazione?" Se la risposta è sì, ricorda che le diapositive dovrebbero essere utilizzate per coinvolgere le persone e rafforzare i tuoi punti, non per farli. Nessuno è impressionato dalle salviettine stellari e nessuno vuole guardare un video quando sono venuti per sentirti parlare o discutere con te.

Se hai un prodotto o un servizio da mostrare, dimostra come funziona! Non mostrare foto o video di esso. Dai loro il vero McCoy.

Se desideri fornire determinate informazioni a tutti i partecipanti a una riunione, comprese foto e video, inviale a loro prima della riunione in modo che possano familiarizzare con il materiale, che sarà comunque più produttivo per tutti. Quindi puoi dedicare il tuo tempo al nocciolo della questione, e probabilmente anche in molto meno tempo.