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Ho incontrato Doodle.com per la prima volta qualche anno fa mentre lavoravo con una dozzina di volontari a un progetto. I partecipanti erano sparsi in tutto il mondo - India, Israele, Singapore, California, Massachusetts - e in qualche modo abbiamo dovuto trovare un momento in cui la maggior parte di noi potesse incontrarsi online per discutere del progetto. Uno dei volontari ha inviato un link a Doodle.com e, da quel momento in poi, le date e gli orari per incontrarsi si sono riuniti come per magia.
Doodle è un sito Web e un servizio gratuiti che rendono la pianificazione semplice come la creazione di un sondaggio. Inviti le persone al sondaggio e semplicemente spuntano le volte in cui sono disponibili per incontrarsi in base a una serie di scelte fornite dal creatore del sondaggio. È un sogno di efficienza che diventa realtà.
Ma prima, una rapida panoramica di come funziona Doodle.com:
Jill Duffy: Sono un grande fan di Doodle e devo dire che mi sento di presentarlo alla gente tutto il tempo. È un problema, ottenere la parola?
Michael Naef: Da un lato, stiamo andando molto bene. Ora siamo a oltre 15 milioni di utenti ogni mese. Quindi è un successo straordinario e molto eccitante per noi. D'altra parte, c'è ancora molto potenziale là fuori se si considera che quasi tutti devono fare la programmazione in un punto o nell'altro.
Il nostro miglior meccanismo di comunicazione è lo strumento, il servizio stesso perché ha la viralità integrata. Ottieni altre persone sulla piattaforma programmando perché devi invitare le persone a partecipare al tuo sondaggio che invii.
JD: È certamente così che l'ho scoperto. Parlami dei progressi della produttività nel perdere meno tempo nella pianificazione usando uno strumento come Doodle.
MN: Questo è legato a un recente studio che abbiamo fatto. Un paio di anni fa abbiamo fatto uno studio in cui abbiamo esaminato quanto tempo le persone hanno bisogno per organizzare i loro incontri ogni settimana. Abbiamo scoperto che le persone sarebbero in grado di risparmiare fino a mezza giornata ogni settimana se potessero dedicare tutto il tempo trascorso a organizzare riunioni.
Questo nuovo studio è stato utilizzato per scoprire quale pianificazione online in particolare ti aiuta a risparmiare in termini di tempo, rispetto ai mezzi classici, come e-mail o telefonate. Abbiamo scoperto che puoi risparmiare fino a due terzi del tempo che devi programmare, semplicemente togliendo il coordinamento umano dal ciclo e rendendo l'intero processo più efficiente e meno snervante.
JD: Qual è il numero medio di persone in un determinato programma di riunioni?
MN: Nel nostro caso la media si aggira intorno alle 5-6. È proprio lì che inizi a risparmiare forse la metà del tempo che dovresti pianificare [rispetto alla pianificazione via e-mail o telefono] e risparmi sempre più tempo più persone partecipano. In effetti, vediamo molti sondaggi di programmazione per dieci persone, 20 persone, fino a centinaia di persone.
JD: Sto pensando che se hai solo due o tre persone, non hai bisogno di uno strumento per programmare. A quel punto, potrebbe essere più semplice parlare con le persone e risparmiare tempo in quel modo.
MN: Lo è spesso. È molto vero. Nel caso di due persone, abbiamo uno strumento per la pianificazione individuale. Si chiama MeetMe e funziona in modo leggermente diverso. Pubblica i tuoi tempi liberi e occupati su un piccolo calendario pubblicato sul tuo URL personale su Doodle.com.
Quindi nel mio caso è Doodle.com/myke. Puoi pubblicarlo e, se le persone vogliono incontrarti, possono semplicemente andare avanti e dare suggerimenti nel [tuo calendario] con un'alta probabilità che avrai tempo perché possono vedere le tue fasce orarie libere. E quindi puoi accettare, rifiutare o ignorare la richiesta.
È vero che per tre persone è ancora possibile ottenere un risultato via e-mail o telefono, ma trovo che questo metodo non sia veloce come l'utilizzo di uno strumento come Doodle.
JD: Quel calendario si collega ad altri strumenti, come Outlook o Google Calendar?
MN: Sì. Tutto ciò che abbiamo in Doodle - abbiamo anche uno strumento per la soluzione di appuntamenti per i clienti chiamato BookMe che fa un passo avanti per, diciamo, uno studio di massaggi o quant'altro - tutti questi prodotti offrono l'integrazione del calendario. È tutto basato sulla stessa tecnologia da parte nostra. Questo è uno dei vantaggi. Se mai popoli il tuo calendario, che si tratti di Outlook o iCloud [supporto per iCloud lanciato solo di recente] o di Google Calendar, una volta connesso a questi calendari, puoi utilizzarli in tutti i servizi che forniamo. Ciò renderà l'intero processo più semplice e intuitivo per te.
JD: Voglio fare un backup del quadro generale per un momento e parlare della produttività in generale. Un giornalista mi ha chiesto l'altro giorno se siamo ossessionati dalla produttività e penso che ciò sia particolarmente vero per gli americani. Dagli anni '70, da quando abbiamo messo le mani sui computer sul posto di lavoro, abbiamo pensato che saremmo diventati così molto più efficienti che potremmo anche avere più tempo indietro e magari anche avere una settimana lavorativa di quattro giorni. E trovo che non sia affatto così. Siamo diventati ossessionati dalla produttività in questo impulso a lavorare di più, a produrre più risultati, a fare più soldi per l'azienda: mi chiedevo cosa ne pensassi.
MN: È un argomento piuttosto ampio [ride]! Lo sperimentiamo anche in Europa. Penso che sia sicuramente una tendenza negli Stati Uniti, ma in tutti i paesi e le mentalità molto industrializzati in cui le persone spingono anche ad essere produttive, a fare le cose.
Anche con il movimento del "sé quantificato" in cui provi a misurare tutto ciò che fai e cerchi di ottimizzare. Penso che ci sia un certo pericolo che i loop si accorcino sempre di più, e diventa molto faticoso per l'individuo. Le persone dovrebbero essere consapevoli di dove sono i loro punti di forza e dove sono i loro limiti in modo da sapere quando rallentare o quando accelerare quando necessario o su base regolare.
D'altra parte, penso che sia una tendenza molto positiva che molti di questi compiti più noiosi - che si tratti di programmare un evento o trovare un volo o cercare connessioni sul treno o trovare cose su Internet - qualunque cosa, tutti questi compiti ardui diventano molto più facili e ti aiutano a risparmiare tempo. Penso che la sfida sia quella di investire quel tempo risparmiato non solo in una maggiore produttività, ma anche in una maggiore qualità della vita per te personalmente. C'è un delicato equilibrio tra la quantità di lavoro che vuoi fare, il lavoro che ti dà e la vita privata di cui hai bisogno. E quanta zona grigia hai bisogno tra quei due, e questa è una decisione molto personale alla fine.
JD: Trovo che sempre più persone preferiscono avere una vita mista, che vogliono che il loro calendario personale e il loro calendario professionale siano uno. Certamente uso Doodle molto per scopi sociali, probabilmente più che per lavoro. Come hai detto, l'aumento della produttività comporta un certo vantaggio nel tempo libero e una riduzione dello stress.
Ci sono altri esempi di app per la produttività che creano un circolo vizioso nel tentativo di renderti più produttivo in modo da continuare a lavorare.
MN: Esistono sempre queste due diverse visioni. C'è la vita privata e la vita lavorativa, e si parla di equilibrio tra lavoro e vita privata. Anche questa è una domanda molto personale: se pensi che il lavoro e la vita siano cose molto separate e ci sia bisogno di un equilibrio tra i due, o se la miscela di queste due aree della tua vita debba essere nel giusto ritmo per te come persona.
JD: Dimmi di più sullo studio che hai condotto. Hai trovato qualcosa di sorprendente?
MN: Non siamo rimasti sorpresi dal risultato stesso. Abbiamo avuto molte prove aneddotiche che Doodle aiuta le persone a svolgere il proprio lavoro e aiuta le persone a risparmiare tempo, e questa è stata anche la nostra esperienza quando abbiamo usato lo strumento. [I risultati dello studio] sono stati solo prove più sistematiche che questo è davvero il caso.
Ciò che ci ha davvero stupito è stata la differenza. Se guardi la tabella che mostra quanto tempo viene utilizzato, le persone che pianificano senza uno strumento impiegano dai 90 ai 120 minuti per programmare qualcosa da 10 a 15 partecipanti. Con Doodle in questo esperimento hanno solo bisogno di mezz'ora, e questo è un enorme risparmio di tempo che non mi sarei aspettato.
JD: Potresti condividere qualche suggerimento o pratica organizzativa che usi personalmente? Non deve necessariamente riferirsi alla pianificazione.
MN: Un paio di anni fa ho letto il libro Getting Things Done. Per me è stato un libro molto produttivo. Non ho usato tutte le tecniche che descrive. Ma una tecnica a cui aderisco è quella di ottenere tutto dalla mia testa e in sistemi utili e sistemi affidabili.
Oggi lavoro rigorosamente con calendari e liste di cose da fare. La maggior parte di questi mi toglie dalla testa tutti questi piccoli compiti e mi libera per un lavoro più produttivo. Sapere che ho un sistema affidabile che mi ricorderà quando è necessario fare qualcosa di necessario è ciò che mi ha aiutato a fare molto di più, per rendere la mia giornata lavorativa molto più produttiva. Ma mi libera anche la mente. Avere una mente libera per il tempo libero e per qualsiasi altra cosa io faccia, piuttosto che dover pensare "Non devo dimenticare questo o quello".
JD: Il mio partner è un responsabile delle operazioni e ha in qualsiasi momento tra le 100 e le 150 attività nella sua lista di cose da fare. Mi ha detto: "Tengo i più importanti nella mia testa perché sono preoccupato per loro, e il resto lo tengo per posta elettronica". Stavo cercando di spiegargli che questo è uno stress per lui. Quando le attività non si trovano in un luogo chiaro dove è possibile vederle, creano uno stress. Ma una volta passato a un sistema affidabile di cui ti puoi fidare, sai che tutto sarà presente quando ne avrai bisogno.
Vuole passare a un sistema nuovo e più organizzato, però. Ho stimato che avrebbe avuto un periodo di circa due settimane di transizione dolorosa. Hai provato qualcosa del genere? Quando ti sei trasferito in GTD, hai avuto dolori durante la transizione?
MN: Non ho vissuto molto di un periodo di transizione, ma ho sperimentato un ostacolo mentale. Prima di introdurre il sistema nella mia pratica di lavoro, non mi fidavo davvero che avrebbe funzionato alla fine, o che avrei potuto tenerlo aggiornato, o che sarebbe stato davvero un sistema affidabile che mi avrebbe aiutato a superare i giorni e attraverso le settimane. Mi ci è voluto parecchio tempo, un paio di settimane fino a quando ho deciso, "beh, proviamolo". E poi, ho passato un giorno a configurare il sistema. Ora non ho nemmeno cartelle di posta elettronica. Di solito ho solo una casella di posta vuota e metto tutto ciò che è importante nella mia lista di cose da fare. È iniziato abbastanza bene.
Ho anche semplificato il sistema per un paio di mesi. Oggi è davvero un sistema molto semplice per me. La prova migliore è che la maggior parte dei giorni non conosco cose da fare e riunioni e altri eventi del calendario che ho in programma il giorno successivo o il giorno successivo perché il sistema è abbastanza ben organizzato da far funzionare tutto va bene e mi verrà ricordato. Di solito guardo il mio calendario solo la mattina per vedere cosa succede oggi.
JD: Quali altre app e servizi usi?
MN: Ricorda che il latte è molto importante per me per tenere le mie cose da fare in pista. Uso il sistema basato sul Web e l'app per Android per annotare qualsiasi cosa mi venga in mente durante una riunione o durante la socializzazione. Piuttosto che cercare di ricordare, lo scrivo e basta.
L'altro è Google Calendar. Tutto ciò che è veramente data e ora è lì dentro. Ci sono molti calendari lì dentro, sia per la mia vita privata che per il lavoro.
