Organizzati: come copiare i contatti da un'app all'altra

Dove sono i tuoi contatti? Si trovano nel software CRM (Customer Relationship Management), un account e-mail, il telefono o un'app di e-mail marketing come MailChimp? I tuoi elenchi di contatti potrebbero essere sparsi ovunque. Ehi, succede. A volte è necessario ripulirli, unirli o semplicemente copiare il database di persone e le loro informazioni di contatto da un luogo all'altro.

In generale, ci sono tre modi per copiare i contatti da un posto a un altro.

1. Sincronizzazione. Innanzitutto, puoi sincronizzare i tuoi contatti, che è di gran lunga l'opzione più semplice quando è disponibile. Il risultato è che hai due database di contatti esattamente identici, per sempre e sempre fino a quando non smetti di sincronizzarli.

2. Utilizzare un'app di contatti. Ci sono alcune app e servizi di contatti sul mercato, come Contatti + (precedentemente Full Contact), che assorbono i dati di contatto da una varietà di fonti (Facebook, Gmail, LinkedIn), li raccolgono e li sputano ovunque lo voglio. Con queste app, tieni a mente la privacy di te e dei tuoi contatti. Non vuoi alimentare volontariamente tutte le tue informazioni di contatto in un'app che cambierà e venderà.

3. Esporta / Importa seguita opzionalmente sincronizzando le nuove modifiche. Il secondo metodo consiste nel trasferire in blocco i contatti. Possiamo chiamarlo metodo di esportazione / importazione. Qui, scarichi tutte le tue informazioni di contatto da una fonte in massa e poi le carichi su una nuova fonte. È un trasferimento una tantum. Facoltativamente, è possibile aggiungere un passaggio in modo che da qui in poi tutte le nuove informazioni di contatto create o modificate nei primi aggiornamenti del database nel secondo.

Diamo un'occhiata a queste opzioni per vedere cosa comportano.

Sincronizzazione dei contatti

Quali sono alcuni esempi chiari di dove e come sincronizzare i contatti? Se usi iCloud, puoi sincronizzare i contatti tra i tuoi dispositivi iPhone, iPad e Mac. Facile vero? Potrebbe sembrare che si tratti semplicemente di avere l'app Contatti di Apple su tutti i tuoi dispositivi, ma in effetti devi abilitare anche la sincronizzazione tramite iCloud perché funzioni. Se non abiliti la sincronizzazione, le informazioni nelle app Contatti saranno diverse su ciascun dispositivo.

Quel primo esempio usa un'app. Ecco un esempio con due app. Esiste un'opzione di sincronizzazione tra MailChimp ed Eventbrite che puoi abilitare per portare le informazioni sui partecipanti a Eventbrite in MailChimp in modo da poter creare facilmente campagne di posta elettronica per loro. Puoi configurarlo scegliendo i gruppi che desideri sincronizzare e da quel momento, fino a quando non lo disabiliti, tutti i dati scelti saranno gli stessi tra le due app.

Quando si desidera sincronizzare i contatti, la ricerca di un'integrazione è solitamente l'opzione migliore. Ce ne sono molti. Ad esempio, puoi integrare Outlook e Salesforce per sincronizzare le informazioni di contatto tra queste due app e puoi sincronizzare i contatti di Gmail con molti CRM.

Usa un'app Contatti

Ci sono molte app di contatti sul mercato che attirano i dati da una varietà di fonti, le raccolgono e le uniscono e ti aiutano a dare un senso. Se disponi di informazioni di contatto in più account di posta elettronica, LinkedIn, Twitter e altre posizioni che desideri unire rapidamente e facilmente, un'app di contatti farà esattamente questo. Queste app sincronizzano spesso i dati risultanti ovunque tu voglia. Quindi, ad esempio, se si raccolgono informazioni da iCloud, Contatti Google, LinkedIn e Facebook, è possibile sincronizzare tutto nuovamente con Contatti Google e iCloud, ad esempio.

Come accennato, assicurati di tenere a mente la privacy quando cerchi le app dei contatti. PCMag non ha esaminato molti di essi e alcuni che non sono più operativi. Contatti + è l'unico che ho usato a qualsiasi livello mi sento a mio agio a raccomandare, ma ce ne sono sicuramente altri. Leggili almeno un po 'prima di fidarti di loro.

Export / Import Plus Sincronizzazione facoltativa di nuove modifiche

Non hai sempre la possibilità di sincronizzare completamente i contatti tra due sistemi. In questi casi, scarica o esporta i tuoi contatti da un'app, caricali sull'altra e, facoltativamente, sincronizza tutte le modifiche future dall'una all'altra.

Le informazioni esatte per l'esportazione dei contatti da un'app variano a seconda dell'app. Per le app di posta elettronica come Gmail e Outlook, esportare i tuoi contatti è abbastanza semplice. La domanda più urgente è di solito quale tipo di formato di file si desidera utilizzare, CSV o vCard. Quindi discutiamo delle differenze prima di arare in avanti.

Che cos'è un file CSV?

CSV sta per valori separati da virgola ed è il formato di file più comunemente accettato per i dati della rubrica. Sono gli stessi valori separati da virgola che ottieni quando esporti un foglio di calcolo in un file di elaborazione testi. Ogni riga di dati dal foglio di calcolo si traduce in una riga di testo, con il contenuto della cella separato da virgole. I CSV sono leggibili dall'uomo, flessibili e leggeri nel senso che le dimensioni del file non saranno mai enormi. Quindi perché non usarlo? Bene, l'esportazione in CSV può comportare la perdita di dati, tra cui la foto, il nickname, il sito Web e talvolta il campo "note" dei tuoi contatti. I CSV non sono bravi a gestire caratteri speciali, quindi se hai informazioni di contatto in un altro script o conosci persone con segni di accento nei loro nomi, questi saranno spariti o confusi.

Che cos'è una vCard?

vCard è un formato di biglietto da visita elettronico. È un formato di esportazione più completo per le informazioni di contatto, il che significa che il file risultante sarà probabilmente più grande di un CSV. Una vCard esportata non perde più dati e supporta più (ma non tutti) caratteri speciali e alfabeti stranieri. Tuttavia, perderai comunque nickname, siti Web e dati AIM quando esporti in vCard. La vCard tende ad essere associata ad applicazioni OS X e iOS, sebbene anche Outlook e alcuni altri programmi di posta elettronica eseguiti anche su Windows possano utilizzarla.

Torna all'esportazione / importazione e facoltativamente alla sincronizzazione. Una volta capito quale formato vuoi usare e verificando che funzionerà con qualunque app e database tu abbia in mente, puoi scaricare i tuoi contatti da uno e caricarli su un altro. Non è una cattiva idea controllare alcuni dei contatti risultanti per assicurarsi che funzioni correttamente.

Ora che hai copiato i contatti da un'app a un'altra, vuoi che le nuove modifiche apportate a una delle app vengano visualizzate automaticamente nell'altra? In tal caso, avrai bisogno di uno strumento di terze parti per il lavoro. Alcuni esempi sono IFTTT, Zapier e Microsoft Flow. A volte vengono chiamati collettivamente strumenti di automazione.

Gli strumenti di automazione possono connettere app che non si integrano necessariamente da sole. In altre parole, hai le app A e B e nessuna di esse ha creato un'integrazione one-touch con l'altra. Lo strumento di automazione è intervenuto e ha creato un'integrazione tra A e B per te e ora può aiutarti a impostare e gestire il flusso di dati tra queste due app.

Con gli strumenti di automazione, spesso non è possibile copiare una grande quantità di informazioni esistenti da un'app all'altra come si fa quando si esporta / importa da soli. Ci sono alcune soluzioni alternative che coinvolgono Fogli Google, ma possono essere frustranti da creare e difficili da ottenere nel modo giusto. Tuttavia, puoi utilizzare uno strumento di automazione per impostare una regola in modo che tutte le nuove modifiche in un'app vengano copiate sull'altra, che è il metodo che raccomando.

• Organizzati: Contatti e-mail Organizzati: Contatti e-mail
• Come accedere ai contatti in Windows 10 Come accedere ai contatti in Windows 10
• 5 nuove funzionalità di Gmail da verificare ora 5 nuove funzionalità di Gmail da verificare ora

Ad esempio, puoi impostare una regola in modo che quando lo strumento di automazione rileva un aggiornamento per i tuoi contatti iCloud, preleva la modifica e la copia su, diciamo, in Contatti Google. O vice versa. Puoi configurarlo tra due app supportate dal tuo strumento di automazione.

Il vero trucco è assicurarsi di capire cosa è e cosa non accade quando si imposta l'automazione. Devi assicurarti di sapere in quale direzione avviene la sincronizzazione e se c'è un ritardo tra quando apporti la modifica e quando appare nella seconda app.

Non è più necessario copiare e incollare

La copia dei dati di contatto tra due app è del tutto possibile e non dipende dal fatto che tu prema ripetutamente ctrl-c, ctrl-v. Hai più opzioni, a seconda di cosa vuoi fare, e sono tutte piuttosto semplici.