Organizzati: come annullare l'invio in Outlook | Jill Duffy

A volte, il modo migliore per essere produttivi nell'e-mail è di non inviare affatto un messaggio, specialmente se il suo contenuto è errato o sconsiderato. Dopo aver testato il pulsante Annulla invio tra un gruppo opt-in di utenti Gmail per anni, Google ha reso questa amata funzionalità disponibile per tutti. Annulla invio è un errore che ti dà fino a 30 secondi per annullare l'invio di un'e-mail. È appena il tempo di ansimare, tirare fuori il piede dalla bocca e assicurarsi che quel messaggio non veda mai la luce del giorno. Non tutti si rendono conto che Microsoft Outlook ha anche una serie di impostazioni e opzioni per richiamare un messaggio, ritardare l'invio di un messaggio e così via, forse perché non sono facili da trovare o capire. Esiste un'opzione simile al pulsante Annulla invio di Gmail, ma non è intuitivo da trovare o utilizzare. Ecco come funziona e come configurarlo.

Come funziona Annulla invio

Per capire come funziona Annulla invio in Outlook, aiuta prima a capire come funziona in Gmail. Per ottenere il pulsante Annulla invio in Gmail, devi abilitare la funzione e selezionare l'intervallo di tempo che desideri concederti per impedire l'invio di un messaggio. Il tempo massimo è di 30 secondi ed è l'opzione che raccomando.

Quando si attiva l'impostazione, ciò che si sta realmente facendo è creare uno stallo automatico o un ritardo per ogni messaggio inviato, che a sua volta crea una finestra di opportunità per annullarla. Quindi, non stai davvero annullando nulla. Stai solo fermando un'azione prima che inizi. Naturalmente, "annulla invio" è più conciso e più facile da comprendere rispetto a "ritardare l'invio con un'opportunità limitata per annullare".

Microsoft, nella sua tipica mancanza di incisività, offre la stessa cosa in Outlook, tranne per il fatto che si tratta di un processo in due fasi e richiede più lavoro per l'installazione.

Come impostare Annulla Annulla in Outlook

Come ho detto, l'impostazione dell'equivalente del pulsante Annulla invio di Gmail in Outlook è un processo in due passaggi. Innanzitutto, devi creare una regola che ritardi l'invio di tutti i messaggi. Riassumo le istruzioni qui:

1. Vai a File> Gestisci regole e avvisi> Nuova regola.
2. Qui, guarda sotto Inizia da una regola vuota. Scegli "Applica regola ai messaggi che invio". Non aggiungere altre regole (ad esempio, lasciare vuote le caselle di controllo).
3. Nell'elenco delle azioni, seleziona "differisci consegna di un numero di minuti". Puoi ritardare la consegna fino a 120 minuti, ma è troppo lungo. Consiglio 1 minuto, quindi inserisci "1" (o comunque quanti minuti vuoi) dove dice "un numero di".
4. Segui le istruzioni per salvare e assegnare un nome alla regola e assicurati di selezionare la casella di controllo "Attiva questa regola" prima di uscire.

Il passo successivo è quello che prendi quando premi accidentalmente Invia un messaggio e vuoi fermarlo prima che vada effettivamente.

Il tuo messaggio sarà nella tua posta in uscita. Ecco dove si blocca durante il ritardo di un minuto.

Il modo più rapido per assicurarsi che non vada da nessuna parte è premere il pulsante Lavora offline (nella scheda Invia / Ricevi). Ora è possibile trascinare il messaggio nella cartella delle bozze per modificarlo ancora oppure fare clic con il tasto destro del mouse sul messaggio ed eliminarlo.

Chi può utilizzare Annulla invio?

Sfortunatamente, la funzione Annulla invio di Outlook non è disponibile per tutti. L'app per Mac di Outlook semplicemente non ce l'ha. Tuttavia, è disponibile in Outlook per Windows 2016, 2013 e 2010.

Ho accennato in precedenza che Outlook ha altre opzioni per "richiamare" i messaggi. Perché non usare solo questo invece del metodo delay and delete? Ci sono alcune ottime risposte.

Innanzitutto, non tutti gli utenti di Outlook hanno a disposizione funzionalità di richiamo. Con gli account di Microsoft Exchange, l'amministratore deve rendere disponibili le opzioni. Molte organizzazioni scelgono di ometterlo e, a loro difesa, è una caratteristica piuttosto confusa. In secondo luogo, puoi solo ricordare i messaggi inviati ad altre persone nella tua organizzazione, quindi non funziona comunque su tutta la linea. In terzo luogo, se i destinatari hanno già aperto il messaggio, sei sfortunato. In quarto luogo, i destinatari possono abilitare la propria funzione che essenzialmente disabilita il richiamo.

Speriamo che la confusione dei messaggi richiamati sia sufficiente per convincerti a abilitare invece la funzione di ritardo dei messaggi e utilizzarla a tuo vantaggio. È l'opzione migliore e potrebbe farti risparmiare molto dolore!

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