Video: il Formato ora di Excel - Esempio di calcolo del totale ore e di una retribuzione oraria (Settembre 2024)
Uno dei trucchi organizzativi più semplici che utilizzo sul lavoro è quello di mantenere i fogli di calcolo privati dei miei progressi. Nessuno richiede che io lo faccia. Nessuno mi chiede di vedere i miei fogli di calcolo. Li tengo interamente per il mio bene, per farmi lavorare in modo efficiente e per poter vedere rapidamente ciò che ho realizzato.
In questa edizione di Get Organized, condividerò alcuni dei fogli di calcolo che attualmente tengo e spiegherò cosa fanno per me. Sebbene i contenuti dei fogli di calcolo riguardino specificamente il mio lavoro, molti dei principi sono universali e adattabili ad altri tipi di lavoro.
Idee per il salvataggio e la pianificazione
La colonna Organizza è settimanale, il che significa che devo inventare 52 idee che userò effettivamente in un anno… il che significa che probabilmente avrò bisogno di altre 50-100 idee che alla fine respingerò (la maggior parte di noi ha bisogno generare un volume enorme di idee per trovarne davvero buone).
Per farlo, tengo un foglio di calcolo molto rudimentale con un elenco continuo di idee in basso e una griglia in alto con tutte le date di pubblicazione programmate. Il foglio di calcolo mi aiuta a pensare in generale a come pianificare argomenti per molte settimane e mesi. Posso facilmente cambiare l'ordine degli articoli futuri per dedicare più tempo tra argomenti che sembrano troppo simili o raggruppare quelli che sono logicamente correlati.
Questo particolare foglio di calcolo vive in Google Drive perché quel servizio è disponibile praticamente da qualsiasi luogo e se ho un'idea mentre sono fuori dall'ufficio, posso accedere e aggiungerlo senza esitazione.
Poiché torno a questo foglio di calcolo frequentemente per registrare il lavoro una volta completato, controllo regolarmente le idee che ho fatto il brainstorming. Molte persone scrivono note delle loro idee ma non fanno mai riferimento a loro. Con questo sistema, mi trovo di fronte al mio elenco di idee almeno una volta alla settimana.
Registrazione del progresso del progetto
Gran parte del mio lavoro in PCMag consiste nel testare prodotti software e gadget per il fitness e scrivere recensioni sui prodotti, quindi ho un altro foglio di calcolo dedicato a quel lavoro.
(Mi scuso per la piccola quantità di contenuti sfocati nell'immagine sopra.)
Lascia che ti spieghi rapidamente le colonne che vedi nell'immagine sopra. La colonna 1, denominata ID, è l'ID articolo di una recensione del prodotto che è stata pubblicata. La colonna B è il nome del prodotto. La colonna C, Stato, mantiene lo stato della revisione, in modo tale che "pubblicato il 12 aprile 13" indica che un articolo è stato pubblicato il 12 aprile 2013. Le colonne da D a I sono caselle di controllo relative al lavoro che deve essere completato prima di una revisione del prodotto può passare attraverso il processo di modifica e pubblicazione.
I criteri (colonne DI) includono la registrazione del prodotto in un database ("QB"), l'invio di un modulo che delinea le specifiche del prodotto ("Specifiche"), il caricamento di un'immagine del prodotto ("Immagine") e la creazione di una presentazione di ulteriori immagini ("Presentazione"). Ogni prodotto ha anche bisogno di un punteggio da uno a cinque ("Valutazione") e ho aggiunto un'altra colonna per "Note", dove in genere indico solo se un prodotto merita una scelta degli editori PCMag.
Il foglio di calcolo è davvero al centro di una serie di caselle di controllo. Mi permette di vedere a colpo d'occhio se ho fatto tutto il lavoro di precursore necessario. Ma ha anche altri vantaggi.
Allo stesso modo in cui registro le mie idee di brainstorming per le future colonne di Get Organized, registro anche nella parte inferiore dei miei fogli di calcolo Recensioni che potrei potenzialmente essere interessato a rivedere. Pertanto, ho sempre una lista di nuove idee.
Serve anche come riferimento molto veloce se devo cercare la data di pubblicazione o l'ID articolo univoco per i prodotti che ho esaminato (cosa che faccio piuttosto spesso). Certo, abbiamo altri sistemi in ufficio per trovare quelle informazioni, ma di solito è più veloce per me estrarle da questo foglio di calcolo perché le ho personalizzate per essere specifiche per le mie esigenze.
Tenere traccia di ciò che è cambiato
L'ultimo foglio di calcolo che voglio condividere è quello che uso per tenere traccia di un articolo specifico che scrivo: le 100 migliori app per iPhone. L'articolo richiede un'organizzazione complessa da gestire perché aggiorno frequentemente il contenuto. In altre parole, ogni poche settimane, le diverse delle 100 migliori app sono nuove. Devo stare attento a quali app ho detto fossero le migliori oggi rispetto a quelle che ho detto che erano sei mesi fa.
Il mio metodo è abbastanza semplice. Registro ogni app in Excel man mano che entra nell'elenco dei 100 migliori. Annoto la data in cui è stato aggiunto all'articolo o l'ultima volta che ho aggiornato il testo, se si tratta di un'app che è ancora valida ma aggiornata in modo significativo dall'ultima volta che ne ho scritto un bizzarro. Tengo anche un elenco aggiornato delle app che erano precedentemente nell'elenco ma che da allora hanno perso il loro posto.
Questo foglio di calcolo mi aiuta anche a vedere se ho colpito 100 app perché Excel le conta automaticamente per me. Lo uso anche per raggruppare le app su pagine diverse aggiungendo bordi che indicano interruzioni di pagina. La codifica a colori mi consente anche di vedere quali app sono nuove nell'elenco (giallo), che è una bandiera durante il processo di pubblicazione, il che significa che dovrei controllare quelle sezioni più da vicino di altre.
Consentitemi anche di ammettere che non utilizzo tutte le colonne che ho impostato originariamente in questo foglio di calcolo. Una volta o l'altra, ho pensato che alcune informazioni fossero importanti, solo per rendermi conto in seguito che non ne avevo affatto bisogno. Poiché questo foglio di calcolo appartiene solo a me, posso abbandonare le aree che non hanno alcun payoff senza conseguenze. Potrei ripulire il foglio di calcolo e liberarmi delle sezioni che non utilizzo, ma vale la pena dedicare un po 'di tempo a tenerli e non usarli piuttosto che investire nel rendere il foglio di calcolo un po' più ordinato. Qual e il punto? Nessuno tranne me lo vede mai.
Vantaggi dell'utilizzo di fogli di calcolo per tenere traccia del proprio lavoro
I semplici fogli di calcolo possono essere strumenti potenti per organizzare il tuo lavoro e non devi essere un mago in Excel per realizzarli. I vantaggi dell'utilizzo dei fogli di calcolo per tenere traccia del tuo lavoro includono:
- essere in grado di vedere ciò che hai già fatto in modo da non ripeterlo (o se hai bisogno di ripeterlo, puoi vedere rapidamente quando e come lo hai fatto la prima volta in modo da poter sfruttare quel lavoro precedente)
- avere un posto dedicato per registrare idee e guardarle regolarmente
- mantenendo una registrazione del tuo lavoro se hai mai bisogno di prove di ciò che hai realizzato
- semplificando le proprie attività creando un sistema di recupero delle informazioni interamente personalizzato in base alle proprie esigenze.
