Video: Come Bloccare le Mail Indesiderate Per Sempre! (Settembre 2024)
Ricordi l'impegno di Thierry Breton di eliminare l'e-mail aziendale interna al 100 percento dalla sua azienda, Atos, entro il 2014? All'epoca annunciò la sua ambizione - era il 2011 - molte persone del mondo della tecnologia e degli affari si burlavano. Hanno definito il suo piano ridicolo. Hanno detto che abbiamo bisogno di e-mail. Ci affidiamo a questo. È necessario!
Avanti veloce ad oggi, e il clima è già cambiato. Ho sempre più notizie dagli impiegati che la posta elettronica è la rovina della loro esistenza. È una perdita di tempo tanto quanto la parola "m": incontri. Quando chiedo perché sia un tale onere, le persone in genere dicono qualcosa del tipo: "Ricevo tonnellate di e-mail che non hanno nulla a che fare con me" o "La metà dei thread su cui sto lavorando non è rilevante per il mio lavoro". Ho anche iniziato a sentire lo stesso sentimento di alcune persone sull'e-mail personale: "Ricevo nove e-mail di follow-up dai membri del mio club del libro che confermano la prossima data del club del libro! Ciao, gente! Era nella prima e-mail!"
Ecco alcune strategie per tagliare o tagliare efficacemente le email di passaggio che non ti servono. (Anche se questo articolo non tratta la posta in arrivo, ho molti altri suggerimenti su come gestire le newsletter via email e le offerte giornaliere.)
1. Chiedere di essere rimosso dalle e-mail di gruppo, faccia a faccia
Quanto più facciamo affidamento sull'e-mail, tanto più è giusto dimenticare che alcuni problemi possono essere risolti meglio con una breve conversazione. Questo consiglio può sembrare pazzo e tecnologia molto bassa, ma può essere estremamente efficace. Se fai parte di una normale e-mail di gruppo (ad esempio, un rapporto giornaliero o il check-in settimanale del progetto) e non vuoi più esserlo, conversa con la persona che gestisce o avvia quella e-mail, preferibilmente faccia a faccia- faccia o per telefono, se necessario. "Ciao", dirai "Sai quell'email quotidiana su cose del genere? Dovrei essere su di esso? Continuo a ricevere messaggi, ma in realtà non si collegano mai direttamente a me o al mio lavoro. mi potresti rimuovere?"
La cosa peggiore che potresti fare in questa situazione è rispondere a tutti con un messaggio che dice "annulla iscrizione". È maleducato. Mostra che non hai alcun tatto sociale o netitquette. E dimostra che non sai come gestire la tua e-mail.
Quando hai una conversazione faccia a faccia, però, diventi di nuovo umano. Sei una persona piacevole con una richiesta ragionevole e diretta. Inoltre, se c'è un motivo per cui dovresti ricevere i messaggi, la persona spiegherà perché sei stato incluso fino ad oggi.
2. Sfrutta i social network, gli strumenti di gestione dei progetti e la messaggistica istantanea
A mio avviso, i social network (comprese le reti aziendali come Yammer e Podio) gestiscono la messaggistica opt-in molto meglio della posta elettronica. Prendi il caso della mia amica che si lamentava del suo club del libro. Se l'organizzatore avesse organizzato il prossimo invito alla riunione del club del libro su Facebook anziché tramite e-mail, ottenere le informazioni sarebbe sembrato meno obbligatorio per i membri. Gli eventi di Facebook sono opzionali. Puoi raggiungerli e digerire le informazioni quando ne hai voglia. Quando lo stesso invito all'evento arriva via e-mail, leggerlo immediatamente diventa obbligatorio.
Nelle organizzazioni aziendali, strumenti di comunicazione alternativi possono anche aiutare a ridurre enormemente le e-mail indesiderate. Qui a PCMag, tendiamo a utilizzare un programma di messaggistica istantanea quando abbiamo qualcosa per comunicare rapidamente e desideriamo una risposta altrettanto rapida. Usiamo Yammer per gestire alcune attività che operano su una base "chiunque può rispondere prima, per favore, faccia". Usiamo la piattaforma di project management Basecamp per ospitare discussioni su progetti artistici e di design in corso in un unico posto.
Quindi usa tutti i diversi strumenti a tua disposizione e, se sei in una posizione di gestione, incoraggia anche gli altri. La richiesta di una soluzione multi-tool aiuterà a ridurre le e-mail necessarie.
3. Utilizzare l'ordinamento automatico o i filtri
La soluzione più comune per la gestione di e-mail indesiderate è quella di impostare regole di ordinamento automatizzate o filtri come vengono talvolta chiamati, che inseriscono i messaggi indesiderati in un luogo designato (di solito una cartella, ma a volte il cestino) prima ancora che colpiscano la tua casella di posta. Tutti i principali programmi di posta elettronica hanno questa funzione.
Trova l'e-mail che non desideri più, identifica qualcosa di concreto e risolvi (ad esempio, sempre la stessa parola chiave nell'oggetto, mittente, ecc.) E imposta una regola che ordina tutti quei messaggi in un nuovo e opportunamente etichettati cartella per te.
Un'altra opzione in Microsoft Outlook è che puoi "annullare l'iscrizione" con garbo e senza preavviso da un thread semplicemente "disattivando" una conversazione (vedi i miei suggerimenti per Outlook su come farlo), anche se ciò ti lascia bloccato se qualcuno riutilizza lo stesso argomento linea in un secondo momento, in quanto è l'obiettivo per l'esecuzione dell'operazione. (In altre parole, quando si silenzia un thread, Outlook si sposta automaticamente nella cartella "elementi eliminati" tutti i messaggi che contengono lo stesso oggetto dell'e-mail offensiva.)
Personalmente non uso molto l'ordinamento automatico perché si basa su un nuovo comportamento: il controllo periodico delle cartelle designate. In passato, ogni volta che ho impostato l'ordinamento, mi sono immediatamente dimenticato di averlo fatto e, diversi giorni dopo, ho notato una pila di e-mail che potrebbe aver incluso qualcosa di importante spinto sul ciglio della strada. Preferirei solo eliminare i messaggi indesiderati mentre li ricevo. Se scegli questa strada, sii diligente sull'elaborazione di tali e-mail ordinate su base regolare.
4. Di 'alle persone di non rispondere "Grazie"
La prima volta che ho sentito un collega in un precedente lavoro dire ad alta voce a un altro collega, "Ti dispiacerebbe non rispondere con" grazie "a un messaggio quando tutto ciò che fa è confermare che sai che ho fatto la cosa che avrei dovuto fare? Mi aiuterà a tenere a bada il mio tempo di posta elettronica ", mi ha fatto impazzire! Si può dire che? Certo, potresti sembrare leggermente scontroso, ma il lato positivo è che non riceverai una tonnellata di messaggi di posta elettronica davvero inutili.
Potresti anche riformularlo in modo che sia estremamente passivo-aggressivo: "Non mi offenderò se mi ringrazierai meno spesso via e-mail. So già che apprezzi il mio lavoro", ma non lo consiglio!
Risorse addizionali
Altri strumenti per aiutarti a rimanere aggiornato sull'e-mail includono Sanebox (che imposta automaticamente alcuni ordinamenti automatici) o l'app Mailbox per iOS (molto utile per tenere sempre aggiornato l'e-mail mentre sei fuori ufficio), ma quelli sono più generali triage e-mail piuttosto che ridurre i messaggi indesiderati.
