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Non ho mai incontrato un'unità di rete condivisa all'interno di un'azienda che non fosse almeno un po 'sciatta. I server condivisi sono in genere progettati per consentire la collaborazione e per rendere file e informazioni liberamente disponibili per i nostri colleghi. Aiutano anche le aziende a catturare e fare il backup dei dati in modo semplice ed efficiente, in teoria, cioè.
In realtà, si trasformano nel luogo in cui sono conservate le foto della festa aziendale di sei anni fa. In quest'ultima frase, ho usato la voce passiva intenzionalmente perché nessuno sembra assumersi la responsabilità di mettere qualcosa su un disco condiviso che non dovrebbe essere lì. Le cose sembrano solo. Nessuno sa come o perché ci siano arrivati. E quindi, nessuno li rimuove per paura di calpestare le dita dei piedi o di eliminare qualcosa di cui qualcun altro ha bisogno.
Gli spazi condivisi devono essere progettati in modo da corrispondere al flusso di lavoro o all'organigramma di un dipartimento o dell'azienda. Le cose di natura parallela, come due team che riportano allo stesso livello di gestione, dovrebbero essere parallele nella struttura delle cartelle. Quando una nuova persona si unisce a un dipartimento, dovrebbe essere in grado di capire rapidamente dove vivono i file importanti su una rete condivisa perché la loro posizione (nome della cartella e come è nidificata in altre cartelle) dovrebbe rispecchiare il modo in cui l'azienda è progettata. Una vera bandiera rossa è quando qualcuno che ha lavorato a lungo per un lungo periodo di tempo non riesce a trovare roba perché non sa dove si trova, o peggio, non sa nemmeno dove dovrebbe essere.
Ecco tutto ciò che abbiamo fatto, passo dopo passo, per ripulire i nostri server sciatti. Alla fine, troverai un riepilogo dei risultati, nonché note su cosa è andato bene e cosa è andato storto.
Il progetto di pulizia del server
Passaggio 1: comunicare. Innanzitutto, abbiamo parlato del problema di avere un server sciatto, incluso il motivo per cui è un problema (inefficienze, incoerenze, restringere lo spazio della nostra rete), possibili soluzioni e procedure per l'implementazione di tali soluzioni.
Poi ne abbiamo parlato ancora. Quindi abbiamo parlato di chi altri dovevamo parlare. Non riesco a guidare a casa abbastanza l'importanza della comunicazione per il successo di questo progetto. Abbiamo parlato molto, sia di persona che via e-mail.
Durante quelle conversazioni, ci siamo resi conto di quanto fosse importante comunicare anche con lo staff IT. Quindi li abbiamo inseriti nel nostro piano e abbiamo proposto la sequenza temporale. Il team IT ci ha dato un consiglio cruciale che, alla fine, è diventato il nostro vero punto di partenza per il progetto. Hanno detto, non cercare di ripulire ciò che hai; piuttosto, inizia con una tela vuota e crea le strutture delle cartelle che desideri e copia solo sui file che vuoi conservare. Tutto il resto, dicevano, avrebbero archiviato.
Passaggio 2: rivedere i dati esistenti. In secondo luogo, tutte le parti interessate, principalmente i team manager, si sono seduti a un tavolo con un laptop e un proiettore. Ci siamo collegati allo spazio del server in questione e insieme abbiamo esaminato alcuni dei file esistenti, solo per essere sicuri che nessuno trascurasse alcuni lotti di file che dovremmo conservare.
Abbiamo anche pensato ai dati esistenti in termini di come hanno riflesso o meno i nostri flussi di lavoro attuali. Gli spazi condivisi vengono generalmente utilizzati per collaborare al lavoro. La struttura e i nomi delle cartelle devono riflettere accuratamente quel flusso di lavoro affinché sia utile.
Molto di ciò che abbiamo trovato sui server era orribilmente obsoleto. C'erano cartelle nominate per i dipendenti che non erano stati con l'azienda per anni. Abbiamo trovato file risalenti al 2003. C'erano resti di progetti che non sono mai decollati. Nessuno aveva bisogno di nessuna di queste cose.
Passaggio 3: mappare la nuova struttura. Mentre eravamo ancora seduti attorno a quel tavolo, abbiamo delineato la struttura delle cartelle che pensavamo dovesse essere a posto. Tutti i manager hanno avuto un riscontro sul design, che doveva riflettere la struttura e il flusso di lavoro del nostro team. Ecco cosa abbiamo progettato, anche se ho reso generici i nomi in modo che abbiano senso per qualcuno che non ha familiarità con il funzionamento interno del nostro ufficio:
Al livello superiore, abbiamo cartelle per ogni squadra e progetto o attività speciale, oltre a una per "Risorse" che si applicano a tutti i team.
Ogni team ha un sottoinsieme di cartelle: alcune che mostrano il flusso di lavoro, una per ciascun membro del team e cartelle aggiuntive in base alle esigenze di quel team. Ad esempio, le sottocartelle del mio team si presentano così:
Abbiamo utilizzato caratteri di sottolineatura e numeri per rendere le nostre cartelle del flusso di lavoro posizionate nella parte superiore della struttura e visualizzate nello stesso ordine in cui si svolge il lavoro. La cartella chiamata "1_EDITING" è dove i file che sono pronti per essere modificati vanno e rimangono fino al termine della modifica. Quindi passano a "2_RTP" che significa "pronto per la produzione", in altre parole, la modifica è completa e questi file sono pronti per la fase successiva. Dopo che un file è stato prodotto, dovrebbe essere spostato in "3_PRODUCED", che diventa essenzialmente il nostro archivio vivente. Qualunque cosa in quella cartella potrebbe, in teoria, essere archiviata, quindi avremo sempre una cache di file che sappiamo di poter rimuovere qualora avessimo bisogno di recuperare spazio.
Passaggio 4: creare regole. Come ho già iniziato a spiegare nella sezione precedente, ogni cartella ha alcune regole ad essa associate riguardo a cosa può e non può andare in esse, o come dovrebbero essere usate. Se qualcuno vuole condividere foto, ad esempio, deve metterle nella propria cartella omonima. In questo modo, è chiaro chi è responsabile dei dati.
Abbiamo anche discusso se avevamo file che devono essere accessibili per più team (lo abbiamo fatto e abbiamo creato una cartella Risorse per loro) e se qualsiasi informazione deve essere bloccata (sì: tutto nella cartella del Management Team).
Passaggio 5: garantire coerenza. Mentre progettavamo le nostre cartelle e regole per usarle, cerchiamo anche aree in cui potremmo e dovremmo essere coerenti. Quando le strutture delle cartelle e i flussi di lavoro possono (e dovrebbero essere) coerenti, si verificano durante i periodi di transizione del personale, come quando qualcuno lascia l'azienda, va in congedo di maternità o è inaspettatamente ammalato. La coerenza su uno spazio server condiviso aiuta tutti nell'organizzazione a capire lo stato dei progetti attuali, nonché ciò che è importante, quale lavoro è già stato completato e così via.
Un progetto di follow-up (che stiamo implementando ora) è quello di creare una migliore coerenza anche nelle nostre convenzioni di denominazione dei file. Abbiamo deciso di non implementare questa modifica alla denominazione dei file fino a quando tutti non si sono abituati a utilizzare le nuove cartelle condivise in modo da non sovraccaricare nessuno con troppe nuove informazioni contemporaneamente.
Passaggio 6: controllare un'ultima volta con tutte le parti interessate. Prima di implementare qualsiasi cosa, abbiamo eseguito un controllo finale sul piano con tutti gli stakeholder, incluse alcune persone che inizialmente non pensavamo di includere, ma i cui nomi sono emersi nella nostra revisione dei dati esistenti. "Non è questo il settore di competenza di Arielle? Faremmo meglio a chiederle cosa pensa che debba essere fatto in questa sezione."
Passaggio 7: finalizzare e comunicare la sequenza temporale. Gli ultimi passaggi sono stati finalizzare la sequenza temporale e quindi dare il via al progetto. Questi erano gli ultimi pezzi del puzzle:
- Decidi quando e come divulgare le informazioni: invia un'email a tutti i dipendenti a metà settimana sulla nuova struttura del server, sulle regole e su tutte le informazioni correlate, comprese le date (vedi elemento successivo).
- Imposta le date per: quando le persone devono copiare i file che vogliono conservare (fine settimana); quando dovrebbero iniziare a utilizzare la nuova struttura (nel nostro caso, immediatamente dopo aver ricevuto l'e-mail); quando il vecchio server verrà interrotto (abbiamo detto loro alla fine della settimana, ma in realtà, abbiamo completato questa scadenza con qualche giorno in più).
- Pianifica alcune e-mail di promemoria prima di interrompere effettivamente l'accesso al vecchio server.
- Consenti all'IT di eseguire il taglio effettivo.
Risultati della pulizia del server
Quella e-mail di metà settimana contenente tutte le informazioni sul progetto di pulizia del server, è stata pubblicata mercoledì alle 11:27. Alcune persone hanno avuto domande ardenti, ma il thread di risposta a tutti si è calmato entro le 11:57. Ciò significa che a tutte le domande di base è stata data risposta entro 30 minuti.
All'interno del mio team, sono continuati ulteriori chiarimenti sul nostro flusso di lavoro, ma l'ultimo che ho è datato 13:05 dello stesso giorno. Senza dubbio alcune persone hanno posto ulteriori domande senza rispondere a tutti, ma alla maggior parte delle domande è stata data risposta entro due ore.
Nei prossimi giorni abbiamo completato la sequenza temporale senza intoppi. Il team IT ha pubblicato un rapporto rapido che mostra che abbiamo ridotto i dati totali del 76 percento. I numeri parlano da soli.
Prima
- Spazio totale: 250 GB
- Numero di file: 447.249
- Numero di cartelle: 36.773
Dopo
- Spazio totale: 59, 2 GB
- Numero di file: 58.624
- Numero di cartelle: 2.962
Progetto post-mortem e feedback
Alcune settimane dopo aver terminato la migrazione e la ristrutturazione del server, ho chiesto al responsabile del progetto, ai dirigenti e agli amministratori della rete IT se avevano commenti o note post mortem. Nessuno l'ha fatto. È andato tutto molto bene. Ecco cosa ha detto il capo dell'IT:
"Negli oltre 10 anni che sono qui, è la prima volta che un team dipartimentale intraprende un progetto come questo per suo interesse e lo porta a termine così bene. Questo aiuta sia [l'altro amministratore di rete IT] che io gestisco meglio la rete e sono sicuro che aiuta il tuo team con il flusso di lavoro e l'organizzazione. Abbiamo letteralmente chiesto a diverse generazioni di dirigenti di imporre ciò che il tuo team ha realizzato a livello di base ed è molto apprezzato ".
Dal mio punto di vista, c'è una cosa che vorrei aver fatto in modo leggermente diverso. Vorrei che inizialmente avessimo parlato ai dipendenti del progetto di persona in una riunione improvvisata, piuttosto che via e-mail. L'e-mail va bene, e sicuramente, a nessuno piacciono le riunioni, ma ho pensato che le persone si sarebbero sentite più incluse nel processo se le avessero detto durante una discussione aperta piuttosto che attraverso un "IMPORTANTE!" e-mail.
Ora abbiamo un server condiviso migliore, più coerente, più efficiente e più semplice. Le regole su come usarlo sono chiare, con responsabilità integrata. I team manager sono responsabili delle cartelle del team e le persone sono responsabili di ciò che è nelle loro cartelle dei nomi.
Se stai pensando di avviare il tuo progetto di pulizia del server presso la tua organizzazione, spero che tu possa ottenere alcuni consigli da questo articolo sull'importanza di ottenere consigli dal tuo dipartimento IT e comunicare a fondo in ogni fase è cruciale per il successo.
