Organizzati: documenta il tuo flusso di lavoro

I nuovi dipendenti e le nuove figure della forza lavoro, compresi i neolaureati, in genere hanno più tempo a disposizione quando iniziano un nuovo lavoro. La formazione potrebbe richiedere settimane o mesi e colleghi colleghi e manager vogliono darti un po 'di respiro mentre ti abitui. Uno dei modi più preziosi per utilizzare i tempi di inattività è documentare il flusso di lavoro e i processi.

Documentare il flusso di lavoro e i processi non significa altro che scrivere esattamente ciò che il tuo lavoro comporta, passo dopo passo. È esattamente tutto ciò che stai imparando quando sei nuovo in un ambiente di lavoro. Implica anche tutte le modifiche e le modifiche che potresti apportare a tali processi col passare del tempo o quando scopri modi migliori o più efficienti per svolgere il tuo lavoro.

Le aziende e le organizzazioni governative che sono molto grandi e affermate possono già disporre di manuali operativi e altra documentazione in abbondanza, ma secondo la mia esperienza, le aziende e i team più piccoli in genere non lo fanno o, se lo fanno, sono seriamente obsoleti.

Quando devi affrontare i tempi di inattività di un nuovo lavoro, documenta il flusso di lavoro e i processi o aggiorna i manuali che hai ricevuto. I vantaggi sono enormi e molti.

Vantaggi della documentazione del flusso di lavoro

Tanto per cominciare, documentare il tuo flusso di lavoro rafforzerà la formazione pratica che hai avuto finora. In effetti, imparerai il lavoro più velocemente.

In secondo luogo, questi documenti sono d'oro per gli addetti ai lavori e il reparto IT, che potrebbero non conoscere i passaggi e le persone coinvolti nel tuo lavoro, che dovranno conoscere ogni volta che apportano modifiche o introducono nuovi strumenti e devono riflettere su tutti i possibili effetti. Lasciami dire per esperienza che non sentirai altro che elogi se riesci a consegnare un documento dettagliato e ordinato che contiene tutto ciò di cui hanno bisogno. L'alternativa è parlarne attraverso il tuo lavoro ad hoc, quando potresti dimenticare un passaggio, sbagliare o semplicemente sbagliare.

Terzo, manager e colleghi si aggrapperanno ai tuoi documenti se mai dovessi prendere un congedo inaspettato. Allo stesso modo, quando vieni promosso a una nuova posizione o vai in un'altra azienda, i colleghi che lasci saranno grati di avere manuali aggiornati da trasmettere alla persona che ti sostituisce.

Come documentare il flusso di lavoro

La documentazione che scrivi dovrebbe essere semplice, facile da capire e accessibile. Nella maggior parte dei casi, consiglio di creare un documento di testo (come un documento Word) con alcune immagini incorporate.

Piuttosto che creare un documento di grandi dimensioni che delinei tutto, creare documenti che catturino solo una procedura o che delineano una serie di procedure correlate che devono essere eseguite in ordine. Personalmente, sono sopraffatto dalla documentazione che è più lunga di circa 11 o 12 pagine. Preferisco di gran lunga vedere 4 o 5 pagine di istruzioni semplici e di facile lettura. Le "cose ​​da non perdere" in fondo a questo articolo ti aiuteranno a creare manuali concisi ma completi.

In parole povere, prendi appunti ogni volta che hai una formazione sul posto di lavoro e trasferiscili in un documento. Quando inizi a svolgere il lavoro da solo, aggiungi alle tue note o modificale per riflettere in modo più accurato le attività che stai svolgendo.

Se c'è un "quadro generale" nel tuo lavoro, una panoramica generale, inseriscilo all'inizio del documento. I punti che compongono il quadro generale sono ciò che dovresti registrare in modo più approfondito, sia in questo stesso documento, sia in alcuni documenti più piccoli se è necessario suddividerlo. Ad esempio, nel marketing delle newsletter, la panoramica potrebbe apparire così:

• Copywriter scrive la copia e la invia al responsabile marketing.
• Il responsabile marketing rivede e modifica la copia e ottiene l'approvazione dal responsabile marketing senior.
• Il responsabile marketing invia una richiesta per eseguire un aggiornamento dell'elenco.
• Il responsabile marketing consegna la copia finale all'assistente.
• Assistant produce newsletter e invia test di garanzia della qualità.
• Il team addetto al QA esamina le newsletter e invia le modifiche. Assistant implementa le modifiche, verifica e pianifica il rilascio.

Ognuno di questi elementi potrebbe avere un manuale di tre pagine che descrive i passaggi necessari per eseguire il lavoro. Dove e come viene inviata la copia? Quale formato deve essere la copia? Chi esegue l'aggiornamento dell'elenco e cosa significa? Oppure, molti di questi elementi potrebbero essere combinati in un manuale, ad esempio le tre attività che iniziano con "responsabile marketing…"

Cosa ti servirà

Per scrivere i passaggi, devi esserti formato almeno una volta. Quando devi ripetere il lavoro, usa la prima bozza delle tue procedure per guidarti attraverso i passaggi per vedere se sono accurati e facili da capire.

Catture dello schermo. Cattura schermate di tutto ciò che sembra difficile da spiegare nel testo o che è meglio illustrato visivamente. Salvare prima tutti gli screenshot in una cartella e aggiungerli al documento solo se necessari. Avere troppi screenshot sembrerà prepotente per chiunque legga i tuoi manuali.

(Esistono diversi metodi per acquisire una schermata, ma i più veloci sono: in Windows, utilizza il pulsante PrtScn e quindi la funzione incolla per rilasciare l'immagine in un programma di modifica delle immagini in cui è possibile ritagliare e modificare; su un Mac, utilizzare Apple + Maiusc + 4 e trascina il bersaglio intorno all'area che vuoi sparare.)

Software di acquisizione dello schermo. L'editor di immagini che usi può includere strumenti per contrassegnare i tuoi screenshot se vuoi aggiungere una freccia che punta a qualcosa di rilevante o evidenziare una particolare parte dell'immagine. Per $ 50, il programma di cattura schermo Snagit e Snagit per Mac farà quasi tutto ciò di cui potresti aver bisogno.

Strumenti diagramma. Alcuni flussi di lavoro e procedure sono meglio espressi attraverso piccoli diagrammi. Il software di mappatura mentale può aiutarti a disegnare rapidamente diagrammi di flusso e simili, anche se puoi trovare molti di questi stessi strumenti di diagrammi in Microsoft PowerPoint e una selezione più limitata in Word nella scheda Inserisci.

Cosa fare e cosa non fare

• Crea singoli documenti per diversi processi e procedure, piuttosto che un documento enorme che spieghi l'intero lavoro.
• Sii accurato, ma anche conciso.
• Includere schermate.
• Impiegare alcune settimane per completare i documenti. Concediti il ​​tempo di riflettere sui processi e di tornare ai documenti per verificare se li hai registrati accuratamente.
• Metti un timbro data nella parte superiore della pagina che mostra quando il file è stato aggiornato più di recente.
• Utilizzare i titoli di lavoro anziché i nomi delle persone durante la documentazione del flusso di lavoro.
• Conservare le copie principali in una posizione condivisa in modo che altre persone possano recuperarle facilmente.
• Mantenere un backup locale dei file sul desktop o in un sistema basato su cloud privato (o entrambi).
• Esamina e rivedi i tuoi documenti una volta all'anno. Pensali come documenti viventi che non sono mai "finiti". Sono in continua evoluzione.
• Informa il tuo capo e i tuoi colleghi che stai creando e mantenendo questi nuovi record, poiché potrebbero anche avere un contributo prezioso.
• Non includere ClipArt semplicemente per ravvivare le pagine. Tutti lo odiano.
• Non impazzire formattando il testo. Mantienilo semplice. Usa il grassetto per i sottotitoli. Utilizzare i punti elenco e gli elenchi numerati appropriati per aiutare le persone a visualizzare facilmente le informazioni pertinenti. Mantieni i paragrafi molto brevi.
• Non usare i nomi delle persone. Fare riferimento alle persone in base al titolo professionale. L'ho già detto? Sì, l'ho fatto, ma è davvero importante, quindi lo ripeto.
• Non essere eccessivamente protettivo nei confronti dei tuoi documenti. Li hai creati per aiutare l'organizzazione, non per il tuo unico vantaggio.
• Non inviare i tuoi documenti in PDF. Lasciali in un formato modificabile (vedi sopra).