Organizzati: le migliori pratiche per Gmail

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• Organizzati: best practice per Gmail
• Archivi Gmail, azioni collettive, laboratori

Gmail è uno dei servizi di posta elettronica più popolari. Indipendentemente dal fatto che lo utilizzi per la comunicazione personale, il lavoro o entrambi, otterrai di più se capisci come funzionano alcune funzionalità principali.

Questa edizione di Get Organized, una serie settimanale, spiega un paio di funzionalità di firma di Gmail e spiega come utilizzarle al meglio per mantenere il tuo account e-mail organizzato in modo efficace in modo da poter essere più produttivo.

Discussioni sui messaggi

Come tutti gli utenti di Gmail sanno, uno scambio di email continuo viene impilato in un thread. Il numero di messaggi in un thread appare sempre tra parentesi accanto al riepilogo dei nomi sullo scambio, un conteggio dei thread, se vuoi.

Il thread dei messaggi è una delle mie funzionalità preferite di Gmail perché quando sei persone rispondono a un singolo gruppo di e-mail, tutto ciò che vedo è un thread non letto anziché sei messaggi non letti. Ciò che interiorizzo è che c'è una discussione che mi richiede attenzione. Se vedo sei messaggi non letti, ho invece la sensazione che sei cose richiedano la mia attenzione.

Quando apri un thread, i messaggi che hai già letto rimangono compressi, mentre i messaggi non letti si espandono.

Best practice: uno dei migliori trucchi nella gestione dei thread è di mantenerli intatti fino a quando non si discostano dall'argomento. Quando cambiano argomento, inizia una nuova discussione semplicemente cambiando la riga dell'oggetto quando rispondi. Non devi iniziare un messaggio completamente nuovo. Tutti i destinatari verranno inclusi nel nuovo thread e la cronologia della tua comunicazione verrà comunque archiviata all'interno del messaggio stesso, sotto i puntini di sospensione che indicano "mostra contenuto abbreviato" quando ci passi sopra (vedi sotto), in modo che chiunque possa fare riferimento esso.

etichette

Se esistesse un'unica funzione che indica Gmail, sarebbero le etichette. Il modo di comprendere le etichette è descrivere ciò che non sono: cartelle. Le etichette in Gmail sembrano spesso cartelle e, in una certa misura, raggiungono lo stesso scopo. Ma le etichette sono fondamentalmente diverse dalle cartelle e confonderle con le cartelle limiterà davvero ciò che puoi fare con Gmail.

Vorrei iniziare spiegando un po 'di cartelle. Le cartelle e-mail, spesso progettate in una struttura ad albero con la possibilità di aggiungere sottocartelle, funzionano in modo simile a come funzionano le cartelle del mondo reale. Si archiviano le cose in loro. Se hai un messaggio da archiviare, puoi archiviarlo solo in una cartella.

Le etichette in Gmail sembrano molto simili alle cartelle a prima vista. Quando crei una nuova etichetta, questa appare sulla barra di sinistra, in modo simile a dove vedrai le cartelle (con le impostazioni predefinite comunque) in Yahoo! Mail, Hotmail e Outlook. A queste etichette di Gmail possono anche essere assegnati dei colori, facendoli sembrare ancora più simili a cartelle.

Quindi qual è la differenza?

Ogni dato thread di messaggi può avere più di un'etichetta, ad esempio "lavoro", "ottobre 2012" e "urgente". Gmail ti dà anche automaticamente due etichette: stelle e "importante", contrassegnate da un tag giallo sul lato sinistro dei messaggi che ti vengono inviati direttamente, ovvero non liste di server, messaggi di posta elettronica o altro.

Pensa alle etichette più come ai tag. E le etichette visive che vedi sulla barra di sinistra: pensa a quelle come un pulsante rapido per ordinare tutti i messaggi che hanno un determinato tag. Nota che anche la tua casella di posta è solo un'etichetta. Quando fai clic su un'etichetta sulla barra di sinistra, vedrai apparire automaticamente nuovo testo nella casella di ricerca in alto.

Questo testo aiuta a perfezionare la tua ricerca solo ai messaggi con l'etichetta in questione. Ricorda, Google è la società dietro Gmail e Google è stata fondata come strumento di ricerca.

Best practice: usa le etichette in Gmail liberamente perché non sostituiscono le cartelle, ma piuttosto un modo per classificare o taggare gli elementi e renderli più ricercabili.

Gli utenti esperti dovrebbero esplorare l'area Impostazioni per configurare attributi di etichettatura più avanzati. Ad esempio, puoi impostare regole o filtri per deviare determinati tipi di posta su un'etichetta e far sì che tale etichetta venga visualizzata nel riquadro di sinistra solo quando contiene messaggi non letti.