Organizzati: 7 modi per organizzare automaticamente i contatti | Jill Duffy

Quanti indirizzi email usi? Quanti database di contatti hai come risultato? Mantenere aggiornata la tua rubrica è un problema, in quanto richiede aggiornamenti frequenti. Fortunatamente, ci sono alcuni modi per automatizzare il processo di aggiornamento e backup dell'elenco dei contatti.

Qui condividerò con te sette modi in cui puoi organizzare automaticamente il tuo elenco di contatti. Cinque dei trucchi usano IFTTT, un sito Web e un servizio gratuiti che significa "se questo, allora quello". IFTTT funziona in questo modo: lo autorizzi ad avere accesso a diversi account online che usi, come Gmail, Evernote, Contatti iOS e così via. Quindi si creano "se questo, quindi quello" scenari (o "ricette", come vengono chiamati) che il servizio esegue. Ti mostrerò alcuni esempi tra un momento. Non è necessario sapere come codificare o scrivere script per creare le ricette. È davvero molto semplice.

Preferisco utilizzare il sito Web IFTTT su uno schermo di un computer o laptop di dimensioni standard, ma c'è un'app IFTTT per iPhone e un'app IFTTT Android rilasciata di recente se preferisci lavorare su un dispositivo mobile.

Quindi ecco cinque modi per usare IFTTT (e due modi bonus usando strumenti diversi da IFTTT) per aiutarti a organizzare, eseguire il backup e in generale mantenere la tua rubrica. Iscriviti per un account IFTTT gratuito e cerca queste ricette nella sezione "Sfoglia" del sito. Noterai che le ricette incluse qui sono di natura simile, ma utilizzano diversi servizi. Per ulteriori suggerimenti per le automazioni, vedere 101 Ricette ifttt migliori.

1. Se arriva una nuova e-mail Gmail, aggiungi "Da indirizzo" a Google Drive

Abilita questa ricetta e quando arriva un nuovo messaggio Gmail, avrai automaticamente un registro dell'indirizzo email del mittente aggiunto a un foglio di calcolo di Google Drive. Nel testare questa ricetta, ho notato che otterrai duplicati, il che è un po 'fastidioso e tutt'altro che ideale. Se hai un modo intelligente e automatizzato per annullare la duplicazione di questo elenco, ti preghiamo di condividerlo nei commenti!

2. Se viene aggiunto un nuovo contatto ai contatti iOS, aggiungere "Da indirizzo" a Google Drive

Questa automazione funziona come quella precedente, tranne per il fatto che utilizza i Contatti iOS anziché i nuovi messaggi Gmail in arrivo. Di conseguenza, non soffre del problema duplicato sopra indicato. Sul lato negativo, è destinato solo agli utenti Apple.

3. Se un nuovo contatto viene aggiunto ai contatti iOS, quindi invita a connettersi su LinkedIn

Attiva questa ricetta e ti aiuterà a mantenere il tuo database di connessioni LinkedIn. Puoi usarlo in aggiunta ad altre ricette di contatti iOS (non sei limitato a una sola), ma di nuovo, solo se sei un utente Apple.

4. Se arriva una nuova e-mail in Gmail, aggiungi l'indirizzo e-mail del mittente a una nota in Evernote

Questa ricetta è l'unica in questo elenco che non è stata prefabbricata in IFTTT e disponibile nella sezione "Sfoglia", ma l'ho condivisa, quindi dovrebbe essere disponibile pubblicamente ora. Come per la precedente ricetta Gmail (numero uno in questo elenco), avrai voci duplicate all'arrivo di nuove e-mail, ma almeno avrai un backup dei tuoi contatti.

5. Se viene aggiunto un nuovo contatto ai contatti iOS, aggiungere la nota a Evernote

Eccone un altro per gli utenti iOS. Esegui il backup dei tuoi contatti iOS su Evernote. Come scritto, questa ricetta acquisirà il nome, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail, l'indirizzo, l'affiliazione (organizzazione / azienda) del mittente, il titolo del lavoro, le note e la data aggiunta. Puoi modificare la ricetta per escludere uno di quei campi, se lo desideri.

Due trucchi bonus

Mentre IFTTT è un servizio eccellente che è facile da usare, ho altre due tattiche per organizzare le informazioni di contatto.

6. Inoltra i messaggi a una variazione personalizzata del tuo indirizzo Gmail

Uno usa un vecchio trucco di Gmail. I periodi nel tuo indirizzo Gmail, a quanto pare, non influiscono sulla consegna della posta. Quindi, ed entrambi recapitano sullo stesso account. Il trucco, quindi, è impostare una regola in Gmail che filtra diverse varianti sul tuo indirizzo Gmail. Ho impostato una regola in modo tale che se la posta in arrivo viene inviata al mio indirizzo Gmail personale con due punti specificati nel nome, il messaggio salta la posta in arrivo e viene etichettato "Contatti". Uso quell'indirizzo quando ricevo un'email inviata al mio indirizzo di lavoro da qualcuno che sta anche diventando un contatto personale: inoltro il messaggio al mio indirizzo Gmail variante speciale o rispondo. Il risultato è che quelle persone e la cronologia delle e-mail sono ora nella mia Gmail personale, totalmente ricercabili, ma nascoste alla vista dalla mia casella di posta.

7. Aggiungi automaticamente ai contatti Email in arrivo ed esistente

Un secondo trucco è utilizzare l'app gratuita EasilyDo per Android o EasilyDo per iPhone. È un'app di assistente personale con dozzine di automazioni che puoi abilitare facoltativamente. Ha un'automazione chiamata Informazioni di contatto, che cerca le informazioni di contatto nuove ed esistenti dagli account e-mail a cui si autorizza l'accesso. Aggiunge quindi le persone che trova nei tuoi account Contatti, Evernote, Salesforce e LinkedIn o tra quelle che scegli. Easily di solito riconosce quando esiste già un contatto, eliminando il problema di duplicazione che ho notato in alcune delle altre automazioni e ha anche un'automazione di de-duping che puoi eseguire per ripulire i tuoi contatti esistenti.

Mantenere i contatti organizzati, sottoposti a backup e aggiornati è una di quelle faccende che richiedono un po 'di manutenzione. Ma quando automatizzi quel mantenimento, praticamente non rimane più lavoro sulle tue spalle.